Sortera och filtrera listor

Transkript

1 Sortera och filtrera listor Excel är ett kraftfullt kalkylprogram, men det är också idealiskt för att skapa och hantera listor. En lista kan innehålla allt från e-postadresser till lagerartiklar, men för att den ska vara effektiv är det viktigt att du snabbt kan hitta den information du letar efter. I den här självstudiekursen lär du dig hur du gör. Innan du börjar Förbereda kalkylbladet Sortera information i en lista Sortera efter flera kolumner samtidigt Filtrera en lista Filtrera efter anpassade villkor Återställa filter Snabbreferenskort Innan du börjar Det här lär du dig När du är klar med självstudierna ska du kunna: Ordna ett kalkylblad så att det kan hanteras som en lista. Snabbt sortera en lista i alfabetisk eller numerisk ordning. Filtrera en lista så att särskilda poster visas. Sortera och filtrera en lista baserat på olika villkor. Återställa och ta bort filter som har tillämpats på en lista. Krav Excel för Mac 2011 Grundläggande Excel-kunskaper, bland annat hur du öppnar en arbetsbok och markerar celler, kolumner och rader. Tips Om det är första gången du använder Excel kan du först gå igenom självstudierna Självstudiekurs: Grunderna i Excel. Övningsfil Självstudielektionerna ska visas i ordning. Hämta och använd den här övningsfilen för att få praktisk erfarenhet under tiden du går igenom självstudierna. SortFilterLists.xlsx (92 K) Beräknad t idsåt gång: 20 minuter Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 1

2 1. Förbereda kalkylbladet I Excel kan en lista innehålla en eller flera kolumner med data. Innan du kan hantera en lista måste du se till att informationen i kalkylbladet är ordnad på rätt sätt. Exempelvis måste informationen vara ordnad i kolumner med etiketter, och det får inte finnas några tomma rader eller kolumner. Nu ska du ordna kalkylbladet för den här självstudiekursen så att det enkelt kan hanteras som en lista. Öppna övningsfilen som finns i början av de här självstudierna. Håll ned CTRL och klicka på rubriken för rad 7 (eller högerklicka på rubriken). Klicka på Ta bort. Håll ned CTRL och klicka på rubriken för kolumn B (eller högerklicka på rubriken). Klicka på Ta bort. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 2

3 Klicka i cell C1, skriv Dat um för etiketten och tryck på RETUR. Nu har alla kolumner en etikett och listan innehåller inte längre några tomma rader eller kolumner. Tips Om du vill att kolumnetiketterna ska visas när du rullar igenom en lång lista kan du låsa raden som innehåller etiketterna. I övningsbladet klickar du någonstans på rad 2 (t.ex. på cell A2) och sedan på Fönst er > Lås fönsterrutor. Om du vill låsa upp raden klickar du på Fönst er > Lås upp fönsterrutor. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Förbered ett kalkylblad så att det kan hanteras som en lista genom att lägga till rubriketiketter och ta bort tomma rader och kolumner. 2. Sortera information i en lista Ett sätt att ordna data i en lista är att sortera informationen i alfabetisk eller numerisk ordning. Du vill kanske visa alla transaktioner ordnade efter datum. Nu ska du sortera listan så att transaktionerna visas efter datum, med det senaste datumet först. Klicka på en cell i kolumn C som innehåller data (t.ex. C2). Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 3

4 På fliken Dat a, under Sortera och filtrera, klickar du på pilen bredvid Sortera och sedan på Fallande. Nu är listan ordnad efter datum, med de senaste transaktionerna överst. Alla associerade data i de övriga kolumnerna är ordnade enligt ordningen för den sorterade kolumnen. Obs! Om informationen innehåller rubriker (t.ex. Plats, Datum, Objekt) tas inte etiketterna med när du sorterar. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 4

5 Tips Om du vill visa listan med dess ursprungliga ordning sorterar du efter en kolumn som visas med den ursprungliga ordningen (t.ex. en kolumn med transaktionsnummer som kolumnen Transaction i övningsfilen för självstudiekursen). Du kan sortera kolumner, men inte rader. Du kan inte sortera en kolumn som innehåller sammanfogade celler. Om du vill separera celler börjar du med att markera cellerna som innehåller sammanfogade data. På fliken St art, under Just ering, klickar du på pilen bredvid Sammanfoga och klickar sedan på Separera celler. När du sorterar en kolumn med celler som innehåller textdata i stället för numeriska data, sorteras informationen i alfabetisk ordning. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Sortera en lista som innehåller antingen numeriska data eller textdata. 3. Sortera efter flera kolumner samtidigt I den förra lektionen sorterade du listan efter datum så att transaktionerna visades från den nyaste till den äldsta. Men du kan också sortera listan baserat på flera villkor. Du vill kanske visa transaktionerna först efter datum och sedan, för varje datum, efter pris från det högsta till det lägsta. Nu ska du sortera listan baserat på flera villkor. Klicka på pilen bredvid Sortera och sedan på Anpassad sortering. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 5

6 Lägg märke till att dialogrutan Sortera redan innehåller ett sorteringsvillkor (t.ex. Sortera efter datum) från sorteringen i den förra lektionen. Du lägger till ett till sorteringsvillkor genom att klicka på knappen +. Klicka i det tomma området till höger om Sedan efter och klicka på Försäljnings-pris. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 6

7 Klicka på St örsta till minsta på popup-menyn Ordna och klicka på OK. Tips Om du vill ändra ordning på sorteringsvillkoren klickar du på Sortera efter eller Sedan eft er och drar villkoren i önskad ordning. Nu är listan sorterad efter datum, från nyaste till äldsta, och för varje datum, efter grossistpris, från största till minsta. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Sortera en lista efter flera villkor. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 7

8 4. Filtrera en lista Filtrering är ett annat sätt att visa data i en lista. När du sorterar ordnas alla objekt i alfabetisk eller numerisk ordning. När du filtrerar visas bara de objekt som uppfyller särskilda villkor. Du vill kanske t.ex. att bara transaktioner från ett visst datum ska visas. Nu ska du filtrera listan så att bara transaktioner från den 5 maj visas. Klicka på en cell i listan som innehåller data (t.ex. A2). På fliken Dat a, under Sortera och filtrera, klickar du på Filt rera. Lägg märke till att ett filter visas för cellen för varje kolumnetikett. Klicka på filterpilen för kolumnetiketten Dat um. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 8

9 Avmarkera kryssrutan Markera alla på filterpanelen. Klicka på pilen bredvid maj, markera kryssrutan 05 och stäng filterpanelen genom att klicka på X. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 9

10 Observera att listan har filtrerats så att endast transaktioner från den 5 maj visas, och att radnumren för raderna som uppfyller filtervillkoren visas i blått. Tips En filterikon visas för kolumner som har filtrerats. Om du vill flytta filterpanelen till en annan plats i bladet drar du verktygsfältet för panelen. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Filtrera en lista efter flera villkor. 5. Filtrera efter anpassade villkor Du kan filtrera en lista efter mer än en kolumn samtidigt och efter anpassade villkor. Du kanske exempelvis bara vill att transaktioner som gjorts i en viss stad och som ligger inom ett särskilt prisintervall ska visas i listan med transaktioner från ett visst datum. Nu ska du filtrera listan så att bara transaktioner från den 5 maj som gjordes i Göteborg och Stockholm, och som har en totalförsäljning på mellan kr och kr, visas. Klicka på filterpilen för kolumnetiketten Plat s. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 10

11 Avmarkera kryssrutan Sundsvall och stäng filterpanelen genom att klicka på X. Klicka på filterpilen för kolumnetiketten Tot alsumma. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 11

12 Klicka på Mellan på popup-menyn Välj ett. Skriv 5000 och i rutorna som du ser nedan och stäng filterpanelen genom att klicka på X. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 12

13 Nu visas bara transaktioner från den 5 maj som gjordes i Göteborg och Stockholm och som har en totalförsäljning på mellan kr och kr. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Filtrera en lista efter anpassade villkor. 6. Återställa filter När du har filtrerat en lista så att rätt information visas kan du återställa filtren så att de dolda raderna visas. Du kan återställa filtren ett i taget eller alla på en gång. Nu ska du återställa ett filter för en enskild kolumn och sedan för hela listan. Klicka på filterpilen för kolumnetiketten Tot alsumma. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 13

14 Klicka på Radera filt er på filterpanelen och stäng filterpanelen genom att klicka på X. Lägg märke till att kolumnen Tot alsumma inte längre är filtrerad och att filterikonen inte längre visas på kolumnetiketten. Om du vill återställa filter för hela listan klickar du på Dat a > Radera filter. Obs! Om alternativet Radera filter inte är tillgängligt betyder det att alla filter har återställts. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 14

15 Observera att filterikonerna inte längre visas på kolumnetiketterna och att radnumren inte längre visas i blått. Det betyder att inga filter tillämpas på listan. Tips Om du vill inaktivera filtreringen för hela bladet klickar du på Filt rera under Sortera och filtrera på fliken Dat a. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Återställ ett filter som tillämpats på en enskild kolumn och filter som tillämpats på en hel lista. Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 15

16 Snabbreferenskort Om du vill Ta bort en tom rad eller kolumn Visa kolumnetiketterna när du rullar i bladet Sortera en kolumn Återställa en listas ursprungliga dataordning Sortera efter flera kolumner samtidigt Gör du så här Håll ned CTRL och klicka på kolumn- eller radrubriken (t.ex. A eller 1). Klicka på Ta bort. Du kan också högerklicka på kolumn- eller radrubriken och sedan klicka på Ta bort. Klicka någonstans på raden under den rad som ska vara synlig. Klicka sedan på Fönst er > Lås fönsterrutor. Om du vill låsa upp raden klickar du på Fönst er > Lås upp fönsterrutor. Klicka på en datacell i kolumnen. Klicka på pilen bredvid Sortera under Sortera och filtrera på fliken Dat a och välj ett alternativ. Kontrollera att listan innehåller en kolumn (t.ex. Transaction) där informationen är ordnad så som den ursprungligen lades till. Sortera sedan efter den kolumnen. Klicka på pilen bredvid Sortera under Sortera och filtrera på fliken Dat a och klicka på Anpassad sort ering. Lägg till sorteringsvillkor. Aktivera filtrering Klicka på Filt rera under Sortera och filtrera på fliken Dat a. Visa filterpanelen Ta bort ett filter från en kolumn Radera alla filter från en lista Klicka på filterpilen på kolumnetiketten för den kolumn som du vill filtrera. Klicka på filterpilen på kolumnetiketten och sedan på Radera filt er. Klicka på Dat a > Radera filter. Fler t ips När du sorterar ordnas alla poster i en lista, antingen i alfabetisk eller i numerisk ordning. När du filtrerar visas bara de poster i en lista som uppfyller särskilda villkor. Innan du sorterar eller filtrerar en lista bör du ta bort tomma kolumner och rader och lägga till beskrivande namn för alla kolumnetiketter (t.ex. Plats, Datum, Objekt). En filterikon på kolumnetiketten anger att kolumnen har filtrerats. Dessutom visas radrubriker (t.ex. 1, 2, 3) i blått för att ange vilka rader som uppfyller de valda filtervillkoren. Du kan sortera kolumner, men inte rader. Det finns fler sorterings- och filtreringsvillkor på Dat a-menyn (t.ex. Dat a > Radera filter). Microsoft Office för Mac 2011: Sortera och filtrera listor 16