Din guide till. Digitala assistenten

Transkript

1 Din guide till Digitala assistenten Dec 2012

2 Innehåll SÅ HÄR SÄTTER DU DIGITALA ASSISTENTEN I ARBETE... 3 Steg 1 Skapa en ny kalenderhändelse... 3 Steg 2 Välj vad du vill att Digitala assistenten ska göra... 4 Automatisk radering... 4 Automatisk magasinering... 5 Exportera listdata till textfil... 5 Meddela handläggare/kontaktpersoner... 5 Steg 3 Infoga en lista eller skapa en ny lista för dina urval... 7 Bygga en ny lista... 8 Hämta in en befintlig lista Steg 4 Ange när arbetet ska utföras SÅ HÄR ARBETAR DU MED LISTOR I VITEC SÄLJSTÖD Urval på namn i listan Urval på objekt som är till salu Urval på finns data / finns inte data Lägg till kolumner i listor Redigera och ta bort kolumner Spara egna listlayouter Datumformatering i listor Fler urvalskommandon Så här gör du registerförändringar direkt i en lista KORTKOMMANDON Din guide till Digitala assistenten

3 Med Digitala assistenten kan du schemalägga olika listor i Vitec Säljstöd, både sådana som finns inbyggda i programmet och listor som du själv har skapat. Säg t ex att du har byggt en lista som visar vilka tillträden du hade för två veckor sedan. Denna lista tar du fram varje måndag för att kontrollera vilka du ska ringa och följa upp. Nu kan du schemalägga den här listan i stället, så att den utför en kontroll varje måndag och påminner dig via e-post. Så här sätter du Digitala assistenten i arbete STEG 1 SKAPA EN NY KALENDERHÄNDELSE För att komma igång med Digitala assistenten börjar du med att skapa en ny kalenderhändelse. Välj Funktion som bokningstyp och funktionsalternativet Bearbeta data. 3 Din guide till Digitala assistenten

4 STEG 2 VÄLJ VAD DU VILL ATT DIGITALA ASSISTENTEN SKA GÖRA I rutan som kommer fram kan du välja mellan ett antal underfunktioner. Vi ska nu ta oss en närmare titt på var och en av dessa. Automatisk radering Med Automatisk radering kan du låta programmet radera innehållet i den lista som du kopplar till Digitala assistenten. Om din lista innehåller personer kommer dessa alltså att raderas och läggas i Papperskorgen, såvida du har rätt att radera personer även i vanliga fall. Normala rättighetsregler gäller alltså även här. 4 Din guide till Digitala assistenten

5 Automatisk magasinering Detta alternativ finns bara tillgängligt om du har licens för tilläggsmodulen Magasinering. Funktionen påminner om Automatisk radering, men med skillnaden att objekten hamnar i Magasinet i stället för i Papperskorgen. Exportera listdata till textfil Med det här alternativet kan du exportera data från den lista som är kopplad till Digitala assistenten. Klicka på den gula mappen för att ställa in vad filen ska heta och i vilken mapp du vill att filen ska sparas. Meddela handläggare/kontaktpersoner Den fjärde och sista underfunktionen kan användas till väldigt mycket, allt beroende på vilka urval du har i den lista som du kopplar till Digitala assistenten. Exempel kan vara: Att ringa upp köpare och säljare två veckor efter tillträdet. Påminna mäklarna om att de har för många objekt som ligger under intag. Arkivera objekten så blir objektlistan kortare och lättare att jobba med. Kontrollera att registret innehåller e-postadresser till köpare och säljare för efterbearbetning. Påminna två veckor före tillträdet för att boka tid på banken och förbereda handlingar. Med mera, med mera I inställningarna kan du välja vem/vilka som ska meddelas, hur de ska meddelas samt vad det ska stå i själva meddelandet. Möjlighet finns att skicka till en specifik person eller till handläggaren. 5 Din guide till Digitala assistenten

6 Meddelandet som skickas visar en förteckning över de objekt som berör just aktuell mottagare. Detta gäller e-post och interna meddelanden. Vid sms-utskick visas endast hur många objekt det är av varje typ. 6 Din guide till Digitala assistenten

7 När du kommer tillbaka till grundinställningarna för din kalenderhändelse bör du göra en notering som beskriver vad schemaläggningen handlar om, så blir det lättare för dig att hitta tillbaka till den i efterhand. STEG 3 INFOGA EN LISTA ELLER SKAPA EN NY LISTA FÖR DINA URVAL Klicka på Bearbeta data och därefter på Nytt. 7 Din guide till Digitala assistenten

8 I fönstret som öppnas kan du välja om du ska bygga en ny lista från grunden eller om du vill hämta en lista som redan finns i systemet. Bygga en ny lista Om du vill bygga en helt ny lista går det till på precis samma sätt som när du annars bygger listor i Vitec Säljstöd. I högra delen av fönstret, under rubriken Välj objekttyp/er att visa i listan, klickar du på det som du vill att listan ska innehålla, t ex Bostadslägenheter. Håll ner Ctrl-tangenten medan du klickar om du vill markera flera rader, t ex även villor och fritidshus. Bekräfta genom att klicka på knappen Välj fält. 8 Din guide till Digitala assistenten

9 Välj vilka kolumner du vill ha i listan genom att dubbelklicka på önskade alternativ under rubriken Välj fält att lägga till. 9 Din guide till Digitala assistenten

10 På sidan 15 kan du läsa mer om hur du arbetar med listor och anpassar dem efter dina egna behov. Hämta in en befintlig lista Du kan också använda någon av de listor som finns i systemet vid leverans, eller egna listor som du tidigare har sparat. Klicka på knappen Listor. 10 Din guide till Digitala assistenten

11 Välj sedan vilken lista du vill schemalägga med hjälp av Digitala assistenten. Klicka på det röda krysset för att stänga listan och svara Ja på frågan om att spara. 11 Din guide till Digitala assistenten

12 Därefter ger du din lista ett namn. 12 Din guide till Digitala assistenten

13 Du har nu kopplat ihop din lista med schemaläggningen. STEG 4 ANGE NÄR ARBETET SKA UTFÖRAS Sista steget är att tala om för kalendern hur ofta du vill att Digitala assistenten ska bearbeta din lista och hur dags på dagen. Gå tillbaka till Händelse och fyll i önskat startdatum och klockslag. Klicka på Återkommande längst ner till vänster. Du får då upp en ruta där du anger vilka tidsintervall du vill ska gälla. Bekräfta med OK. 13 Din guide till Digitala assistenten

14 Stäng nu din kalenderhändelse så att den sparas. När du senare vill hitta tillbaka till din schemaläggning finns den under Kalender och Schemalagda funktioner. 14 Din guide till Digitala assistenten

15 Så här arbetar du med listor i Vitec Säljstöd Med hjälp av olika urval kan du enkelt få fram den information du är intresserad av i en lista. Vi ska här gå igenom några exempel på urval som du kan ha nytta av när du använder Digitala assistenten, oavsett om du bygger din egen lista från grunden eller om du utgår från en befintlig. URVAL PÅ NAMN I LISTAN I listorna kan du sortera ut poster efter begynnelsebokstav. Du använder urvalsfältet med texten Allt för att skriva in din sökning. Skriv in bokstaven S i fältet under Fast.bet/lgh.nr och tryck Enter på tangentbordet. 15 Din guide till Digitala assistenten

16 Du får då upp de objekt vars fastighetsbeteckning börjar med bokstaven S. Du kan även skriva in flera bokstäver och söka efter det. Vill du ha tillbaka alla poster igen, så väljer du Allt i listrutan (klicka på nedåtpilen till höger i listrutan). URVAL PÅ OBJEKT SOM ÄR TILL SALU I listan ska du nu ta fram alla objekt som är till salu. I listans kolumn Status väljer du Till salu och trycker på Enter. Då får du fram alla objekt som är till salu. Vill du ta tillbaka alla igen väljer du Allt i listrutan. URVAL PÅ FINNS DATA / FINNS INTE DATA I urvalet finns även alternativen Finns data och Finns inte data. Öppna listan och ställ dig i fältet Gatuadress. Välj Finns data och tryck på Enter. Då kommer du att få en lista över alla objekt vars gatuadresser du har registrerat. Om du i stället väljer Finns inte data kommer du att få en lista över de objekt som inte har någon gatuadress registrerad. Låter du texten Allt stå kvar i fältet gör du inget urval alls på gatuadress. Detta kan även vara användbart t ex i en spekulantlista där du vill veta vilka som har ett mobilnummer inmatat. 16 Din guide till Digitala assistenten

17 SORTERA I BOKSTAVS- ELLER NUMMERORDNING Du kan också sortera i bokstavs- eller nummerordning. Sortera t ex efter bokstavsordning på fastighetsbeteckningen genom att sätta markören på kolumnrubriken Fast.bet/lgh.nr och klicka. Bredvid kolumnrubriken ser du nu att det visas en pil upp eller pil ner för stigande respektive sjunkande sorteringsordning. LÄGG TILL KOLUMNER I LISTOR Du kan ta bort eller lägga till kolumner i listan så att den anpassas efter just ditt sätt att arbeta. Klicka på knappen Fält och välj Lägg till fält i undermenyn. Till höger på arbetsytan får du nu upp ett fönster med förslag på fält som du kan lägga till i listan. Välj att lägga till fältet Tillträdesdag under mappen Kontrakt genom att dubbelklicka på fältet. 17 Din guide till Digitala assistenten

18 När du är nöjd med valet av fält att lägga till i listan stänger du fönstret med hjälp av krysset längst uppe i högra hörnet. Du kan nu se den nya kolumnen längst till höger i listan. REDIGERA OCH TA BORT KOLUMNER Genom att högerklicka på kolumnrubriken i listorna kan du ur snabbmenyn välja att byta namn, sortera, justera text och kolumnbredd, ta bort och dölja fält m m. 18 Din guide till Digitala assistenten

19 Om du vill kan du dölja fält eller ta bort fält. I så fall väljer du Ta bort fält i snabbmenyn (högerklicka på det fält som du vill ta bort). För att ändra ordningen på befintliga fält i listorna tar du tag i fältet men hjälp av vänster musknapp och drar sedan fältet till önskad position. Fältet blir en liten rektangel som du flyttar runt. Rektangeln får en liten pil i änden när den närmar sig en möjlig position, och pilens riktning visar var fältet hamnar. SPARA EGNA LISTLAYOUTER När du är färdig med listan så som du vill ha den klickar du på knappen Listor i verktygsraden och väljer Spara som. Du får upp fönstret Ordna listor och döper där din nya lista så att du vet vad den innehåller. Här kan du även skapa mappar för att hålla ordning på de egna listorna. 19 Din guide till Digitala assistenten

20 Originallistan ändras inte när du sparar nya listor. Din nya lista lägger sig längst ner i menyn Listor. Du kan även härifrån ordna listor samt skapa listor genom att välja Ny lista. Du skapar då från en tom lista en egen lista genom att lägga till de fält du önskar. 20 Din guide till Digitala assistenten

21 DATUMFORMATERING I LISTOR När du ska göra urval på ett datumfält i din lista kan du använda något av nedanstående kommandon i stället för att skriva in det fullständiga datumet. nu idag imorgon, i morgon igår, i går iövermorgon, i övermorgon iförrgår, i förrgår vecka xx förra/nästa/denna vecka/n förra/nästa/denna månad/en förra/nästa/detta år/et förra/nästa/detta kvartal första/1:a/1a/1 kvartalet t o m 4:e kvartalet jan/januari feb/februari... dec/december första/sista jan/januari... första/sista dec/december nästa måndag/tisdag/../söndag datum tom/t o m/till och med/till (något av ovanstående) +/- x dagar ger dagens datum +/- x dagar +/- x dagar och y minuter ger dagens datum +/- x dagar + y minuter FLER URVALSKOMMANDON Här följer ytterligare några kommandon som du kan ha nytta av när du arbetar med urval i listorna. > större än < mindre än = lika med >= större än och lika med <= mindre än och lika med <> skilt från till 21 Din guide till Digitala assistenten

22 t o m mellan två olika summor SÅ HÄR GÖR DU REGISTERFÖRÄNDRINGAR DIREKT I EN LISTA Det är inte alltid du behöver öppna ett registerkort för att göra ändringar i Vitec Säljstöd. Många uppgifter kan du modifiera direkt i listorna. Du kan också ändra flera kolumnvärden i en enskild rad. Det gör du antingen genom att trycka Ctrl + Ä när du har en rad markerad eller genom att välja Redigera Ändra listraden i snabbmenyn. Du klickar i eller tabbar dig fram till fältet du vill ändra och skriver in det nya värdet. Du sparar och stänger med hjälp av Enter-tangenten. Det finns vissa fält, såsom större textfält och sammanställda fält, som du inte kan ändra på detta sätt. Det beror på att informationen i dessa fall hämtas från flera olika fält. Ett exempel på detta är personnamn, som sätts samman av både förnamn och efternamn. 22 Din guide till Digitala assistenten

23 Kortkommandon Tryck på F1 F3 F5 F7 F8 SHIFT + F7 SHIFT + F10 CTRL + I CTRL + N CTRL + M CTRL + L CTRL + K CTRL + R CTRL + D CTRL + M CTRL + Q CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + Z DEL TAB SHIFT + TAB CTRL + HÖGERPIL CTRL + VÄNSTERPIL CTRL + HOME CTRL + END CTRL + F4 CTRL + TAB ALT + F4 ALT + TAB ALT + ESC Om du vill Visa hjälp Öppna sökrutan Uppdatera en lista Gå till föregående flik i ett registerkort Gå till nästa flik i ett registerkort Starta stavningskontrollen Visa snabbmenyn för ett markerat objekt Nå inmatningsfälten i ett registerkort Nå arbetsflödet i ett registerkort Nå snabbmenyn i en lista Nå listdelen i en lista Nå knapparna i listans verktygsrad Nå registerkortet i listan om detta är öppet Nå månadskalendern om du står i ett datumfält Räkna om månadsvärde till årsvärde Räkna om månadsvärde till kvartalsvärde Kopiera Klippa ut Klistra in Ångra Ta bort Gå till nästa fält Gå till föregående fält Flytta insättningspunkten till början av nästa ord Flytta insättningspunkten till början av föregående ord Flytta insättningspunkten till början av texten Flytta insättningspunkten till slutet av texten Stänga det aktiva fönstret Växla mellan öppna fönster Stänga eller avsluta det aktiva objektet/programmet Växla mellan program i Windows Växla mellan programmen i den ordning som de startades ALT Skriva tvåan i m² ALT Skriva trean i m³ 23 Din guide till Digitala assistenten