Detta är första steget, i vårt arbete, med att göra det ännu enklare att arbeta i Capitex Säljstöd Fastighet.

Transkript

1 Nyheter i Capitex Säljstöd Fastighet ver 4.4 nov 2006 För dig som arbetar med Capitex Säljstöd Fastighet är den största nyheten att vi, väsentligt, har ändrat snabbgranskningen för fastigheter, lokaler, lägenheter och bilplatser. Det blir därigenom enklare att arbeta direkt ifrån listorna när du väl har registrerat en lägenhet eller en lokal. Du kan med hjälp av fördjupningspilarna komma direkt till inmatningen och göra förändringar utan att öppna registerkortet. Du kan också redigera bilder och se journalen direkt ifrån snabbgranskningen. Detta är första steget, i vårt arbete, med att göra det ännu enklare att arbeta i Capitex Säljstöd Fastighet. Vi har också lagt till modulen Aktivitet som är mycket användbar för att hantera Events och inbjudningar. Andra nyheter är dubblettsammanslagningen och magasineringen som du kan läsa mer om i detta nyhetsbrev. Vi rekommenderar att du läser igenom nyhetsbrevet innan du börjar jobba i programmet eller i alla fall ögnar igenom innehållsförteckningen så du vet vilka nya funktioner som har tillkommit. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version 4.4 1(15)

2 Innehållsförteckning Nyheter i Capitex Säljstöd Fastighet ver 4.4 nov Innehållsförteckning...2 Snabbgranskningen...3 Aktivitet...4 Magasinering...5 Dubblettsammanslagning...7 Planlösningar - kopplingar till partners...8 Import...8 Adressering av etiketter, brev och massfakturor...8 Kategorisering i journalen...9 Kalenderhändelser i företags- och personlistor...9 Kopiera i journalen med kortkommando...10 Kopiera från fastighet...10 Kopplingarna mellan lokal och hyresgäst...11 Komplettering av lokalguiden...12 Nytt namn föreslås på objektbeskrivningen...12 Inställningar...12 Vyinställningen...12 Kategorisering av bilder...13 Journalkategorier...14 Kortkommandon...15 Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version 4.4 2(15)

3 Snabbgranskningen Snabbgranskningen är omgjord efter ett nytt koncept med en fast del överst där en bild och en faktaruta visas för det markerade objektet. Under ser du flikar där du kan välja vad du vill se och arbeta med. Både från faktarutan och från översiktsfliken kan du fördjupa dig och ändra uppgifter vid de blåa pilarna. Ett fönster öppnas på skärmen och du kan ändra uppgifterna och sedan stänga dem igen. På flikarna Spekulanter, Hyresgäster och Journal finner du samma typ av listor som du ser på korten. Samma kolumner visas också. Du kan anpassa dessa listor genom att välja i menyerna som du får fram genom att högerklicka. Längst till höger finner du en flik med dokument så att du kan göra utskrifterna direkt ifrån snabbgranskningen. Nedan ser du exempel på hur det kan se ut i en lokallista. Du kan givetvis arbeta som tidigare genom att markera ett objekt och sedan välja Skriv ut på verktygsraden eller knappen Utför. Där hittar du samma funktioner som tidigare. Om du saknar snabbmenyn kan du lägga till den genom att sätta muspekaren på de tre små trianglarna uppe till vänster i listan. Du finner dock de flesta funktionerna på verktygsraden. Om du skulle sakna någon knapp på verktygsraden kan du högerklicka på verktygsraden och välja knappar i menyn du får fram. Den nya standarden på snabbgranskningen finns för fastigheter, lokaler, lägenheter och bilplatser. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version 4.4 3(15)

4 Aktivitet Planering är en viktig faktor för att du ska lyckas med din marknadsaktivitet. Men att hålla ordning på allt är inte det enklaste. Med tilläggsmodulen Aktivitet får du en kraftfull förstärkning av ditt Säljstöd. Tilläggsmodulen Aktivitet ger dig det stöd du behöver för att administrera dina reklamutskick eller evenemang. Med modulen kan du enkelt hantera adresser och göra utskick och ta emot anmälningar - allt sköter du i Säljstöd. Du kan enkelt se vilka som har tackat ja till din inbjudan. Naturligtvis kan du göra urval i listorna och skicka ut påminnelser till dem som inte har svarat. Genom summeringsfunktionen kan du också se hur många som kommer. För mer information: kontakta någon av våra säljare på telefon Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version 4.4 4(15)

5 Magasinering När många av våra användare nu har använt Capitex Säljstöd under flera år och fått mer och mer i sina register har gjort en tilläggsmodul som gör det möjligt att magasinera data på hårddisken utanför databasen. Observera att denna funktion kräver en särskild licens. Tala med din säljare om du inte har tillgång till den, på telefon Det innebär att informationen lagras för sig och inte är sökbar i de ordinarie listorna utan endast i listan Magasinet som finns bland Övriga listor i menyn Listor. Du gör magasineringen så här: Öppna en lista med den typ av objekt som du vill magasinera. Markera objekten genom att hålla ner Ctrl eller Shift och klicka i listan. Välj Utför och menyvalet Magasinera. Du får fram en lista över det som du har valt att magasinera och de objekt som är kopplade till det valda objektet. Väljer du t ex att magasinera en fastighet kommer du att få föreslaget att magasinera även lokaler och lägenheter i fastigheten och dess hyresgäster. Spekulanter magasineras aldrig. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version 4.4 5(15)

6 När du kvitterar Magasinera i ovanstående fönster hamnar allt markerat i magasinet och du kan hämta tillbaka det i listan Magasinet. Där kan du markera vilka du vill återställa och klickar sedan på Återställ från magasinet. OBSERVERA! Alla dokument som finns för objekten kommer att göras om till arkivdokument innan du gör arkiveringen och kan inte ändras när objektet har återställts men kan givetvis läsas och skrivas ut. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version 4.4 6(15)

7 Dubblettsammanslagning När du nu har använt Capitex Säljstöd ett tag kommer du att märka att du, trots dubblettkontrollen, har fått en hel del dubbletter bland dina personer och företag. I denna version gör vi det möjligt för dig att slå samman två personer till en. Denna funktion är mycket farlig på så sätt att om du slår ihop fel personer kommer endast det senast ändrade att vara kvar. Rent praktiskt gör du sammanslagningen utifrån en lista med t ex personer och företag. Du markerar en person och håller ner vänster musknapp och drar personen till den som den ska sammanslås med. Du får en fråga om vad som ska göras. Du väljer Dubblettsammanslagning och då kommer personerna att slås samman. Det som kommer att vara kvar är t ex det senast inmatade namnet, telefonnumret eller adressen. Kopplingarna kommer att läggas ihop. Det kan innebära att en person kan få dubbelt så många fruar och barn och det är därför lämpligt att efter sammanslagningen gå in på fliken Relationer på personkortet och också slå ihop fruarna och barnen. OBS! Det kommer upp varningar om detta. Alla produkter och journalposter kommer att läggas ihop och när det gäller önskemålen får du välja hur du vill att det ska vara. Du kan välja att behålla antingen det senast sparade önskemålet per objektkategori eller att spara samtliga önskemål. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version 4.4 7(15)

8 Capitex har också möjlighet att göra en totalgenomgång av dina företags- och personregister där sammanslagning görs efter vissa givna regler t ex efter personnummer eller namn i kombination med adress. Detta utför vi som en konsulttjänst där vi säkerställer att säkerhetskopieringar utförs innan du gör sammanslagningen och vi går också igenom konsekvenserna mer er. Om ni är intresserade av denna tjänst ta då kontakt med någon av våra säljare på telefon Planlösningar - kopplingar till partners I denna version av Säljstöd finns möjlighet att föra över planritningar för bearbetning till Matrix direkt ifrån listan över lokaler, lägenheter eller fastigheter. Resultatet får du tillbaka som en 3Dplanritning i färg som är mycket snygg att publicera både i pappersform och på hemsidan. Du gör överföringen efter det att du lagt in planlösningen bland bilderna i Capitex Säljstöd och träffat ett avtal med Matrix. Detta får du fram första gången du markerar ett objekt och väljer Utför i snabbmenyn och menyvalet Matrix. Läs mer på så får du veta mera eller ta kontakt med någon av våra säljare på telefon Import Vi har gått igenom importen och gjort en del förändringar för att underlätta importerna bland annat när det gäller unika fält. Där har vi utökat så att du kan ha ännu flera fält som unika i kombination med andra fält. Vi har också gjort en del strukturella ändringar så att vi klarar av även mer komplicerade importer än tidigare. Adressering av etiketter, brev och massfakturor Från lokal/lägenhet och bilplats kan du nu välja att adressera till olika adresstyper för hyresgästerna. T ex i första hand ska adresseringen gå till företagets aviadress, i andra hand till lokalens adress och i tredje hand till företagets adress på grunduppgifterna. Adresseringen till företag från en företagslista kan du nu göra till olika adresser t ex besöksadress, aviadress, postadress. Du kan också göra utskick utan att välja någon kontaktperson alls. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version 4.4 8(15)

9 Kategorisering i journalen När du efter ett tag har fått mycket information i journalen kan det vara bra att kunna kategorisera journalposterna för att lättare hitta det som är intressant genom att använda urvalet. Genom att lägga till kolumnen Journalkategori samt ställa in kategorierna under Gemensamma inställningar kan du göra dessa kategoriseringar och urval. Du ändrar kategori genom att använda funktionen Ctrl + Ä d v s Ändra listraden eller funktionen Massuppdatering. Kalenderhändelser i företags- och personlistor Nu kan du i företags- och i personlistor lägga till en kommande notering och ändå visa samtliga företag eller personer i listan. Detta kan vara en bra funktion att använda för att se när du ska ta nästa kontakt med en kund eller ska träffa en kund. Listan som du skapar kan se ut så här: Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version 4.4 9(15)

10 Kopiera i journalen med kortkommando Nu kan du kopiera t ex filer i journalen med kommandot Ctrl + C och klistra in dem igen med Ctrl + V. Med samma kortkommando kan du skapa en kopia av fastigheter, lokaler, lägenheter och bilplatser. Du markerar t ex en lokal i en lista och trycker Ctrl + C och får fram en fråga om du vill skapa en kopia av lokalen. Du finner sedan lokalen i listan över lokaler. Kopiera från fastighet Att kopiera uppgifter från en fastighet till lägenheter, lokaler och bilplatser kan du nu även göra inifrån fastighetens registerkort. Tidigare har du kunnat välja kopiering från Utför-menyn i den stora listan men nu kan du även göra det inifrån relationslistan på fastigheten. Vi rekommenderar att du registrerar så mycket uppgifter som möjligt på fastigheten och sedan väljer att kopiera dem till samtliga lokaler, lägenheter och bilplatser. Det gäller t ex uppgifter om gemensamma utrymmen, bilplatser, omgivningsbeskrivningar och bilder. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version (15)

11 Kopplingarna mellan lokal och hyresgäst Nu har vi utökat uppgifterna som du hittar i kopplingen mellan lokaler och hyresgäster så att den innehåller ännu mera hyresinformation. För att du ska se denna information krävs det att du har en flagga för utökad kontraktshantering i din licens. Det ser du under Inställningar menyvalet Systeminformation och Licensinformation. Har du inte det kan du tala med din säljare hos Capitex på telefon Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version (15)

12 Komplettering av lokalguiden. När du väljer att lägga upp en ny lokal via guiden eller att komplettera uppgifterna via guide kan du nu lägga in även den säljande beskrivningen direkt. Du måste dock komplettera dina bilder antingen via registerkortet eller via snabbgranskningen. Nytt namn föreslås på objektbeskrivningen Nu kommer namnet på objektet att ingå i det namn som föreslås för objektbeskrivningen när den sparas. Detta för att du lättare ska kunna hitta t ex pdf-filer som du sparar på din hårddisk för att skicka till en kund. Inställningar Vyinställningen Här kan du göra en inställning om hur du vill att vyerna ska visas när du väljer Ny vy från menyn Vyer. Du kan antingen välja att vyn ska visas i ett nytt huvudfönster eller att vyn ska ersätta det som du arbetar med i det fönster som du har aktuellt. Du finner inställningen under Gemensamma inställningar under gruppen Gränssnitt menyvalet Vyer. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version (15)

13 Kategorisering av bilder Här kan du välja vilken kategori de bilder ska ha som du hämtar in till ditt register. Du väljer vilket huvudobjekt det gäller och i den vänstra vilken kategori som ska vara förinställd. Om ingen av de kategorier som finns i listan passar måste du gå in på en bild och skriva in kategorin. Den blir då valbar i listan när du öppnar inställningen nästa gång. Du finner inställningen under Gemensamma inställningar menyvalet Kategorisering av bilder. Fram till denna version har Exteriörbild varit förinställt för alla bilder som hämtas in till alla objekttyper. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version (15)

14 Journalkategorier Om du arbetar med kategorisering av dina journalposter använder du denna inställning för att ställa in vilka kategorier som du vill arbeta med. Exempel på kategorier kan t ex vara förvaltning, uthyrning eller namnet på den person som har lagt upp journalposten. Inställningen finner du under Gemensamma inställningar menyvalet Journalkategorisering. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version (15)

15 Kortkommandon Tryck på F1 F3 F5 F7 F8 SHIFT + F7 SHIFT+F10 CTRL+I CTRL+N CTRL+M CTRL+L CTRL+K CTRL+R CTRL+D CTRL+M CTRL+Q CTRL+C CTRL+X CTRL+V CTRL+Z DEL TAB SHIFT+TAB CTRL+HÖGERPIL CTRL+VÄNSTERPIL CTRL+HOME CTRL+END CTRL+F4 CTRL+TAB ALT+F4 ALT+TAB ALT+ESC Om du vill visa hjälp. öppna sökrutan. uppdatera listan gå till föregående flik i registerkortet. gå till nästa flik i registerkortet. stavningskontroll visa snabbmenyn för det markerade objektet. nå inmatningsfälten i registerkort. nå flödeslistan i registerkort. nå snabbmenyn i en lista. nå listdelen i en lista. nå knapparna i listans verktygsrad. nå registerkortet i listan om detta är öppet. nå månadskalendern om du står i ett datumfält. räkna om månadsvärde till årsvärde. räkna om månadsvärde till kvartalsvärde. kopiera. Kopiera även i journal och av FBL-objekt. klippa ut. klistra in. ångra en åtgärd. ta bort. gå till nästa fält. gå till föregående fält. flytta insättningspunkten till början av nästa ord. flytta insättningspunkten till början av föregående ord. flytta insättningspunkten till början av texten. flytta insättningspunkten till slutet av texten. stänga det aktiva fönstret. växla mellan öppna fönster. stänga eller avsluta det aktiva objektet/programmet. växla mellan öppna fönster. växla mellan programmen i den ordning som de startades. Capitex Säljstöd Fastighet Nyhetsbrev november 2006 version (15)