I dokumentet beskrivs hur man i medlemsregistret (MiRiaM) utför en så kallad avancerad sökning.

Transkript

1 Avancerad sökning Innehåll Avancerad sökning Avancerad sökning Allmänt Begreppsförklaringar Posttyp Kolumn Lista Rad Vy Skapa vy med avancerad sökning Inledning Göra en ny sökning Redigera kolumner Dela din sparade vy med andra MiRiaM-användare Spara din sökning som en vy Ändra en befintlig sökning Ta bort en befintlig sökning/ vy Avancerad sökning 1.1 Allmänt I dokumentet beskrivs hur man i medlemsregistret (MiRiaM) utför en så kallad avancerad sökning. En avancerad sökning innebär att man via ett fönster i MiRiaM söker och grupperar information som finns lagrad i systemet på ett sätt som inte visas i några av de vyer som finns tillgängliga. Via den avancerade sökningen kan man kombinera information från olika posttyper. Resultatet av den avancerade sökningen kan ses direkt via det gränssnitt som används för att utföra den avancerade sökningen. Om man vill spara sin sökning så kommer den att sparas som en vy under Mina vyer. Samma sökverktyg som används här används också när man skapar Markandsföringslistor. Resultatet av sökningen visas alltid som en lista. Det visas inga summor eller totaler. Om man behöver ha detta får man skapa en rapport. För att göra det tydligare så har vi här i manualen tagit upp några exempel på hur man gör en avancerad sökning. Det finns ett näst intill oändligt antal olika sätt att söka och kombinera sökningar, och alla kan inte beskrivas i detalj. 1 (20)

2 Endast de delar av avancerad sökning som är relevanta för SPF ingår i detta dokument. 1.2 Begreppsförklaringar Posttyp Den information som finns i MiRiaM är grupperad i olika posttyper. Inom varje posttyp samlas information som logiskt hänger ihop. Exempel på posttyper: Person, Medlemskap, Eventtillfälle, Användare Kolumn En kolumn är ett fält som innehåller viss information kopplat till en posttyp. Posttypen Person innehåller kolumnerna personnummer, förnamn, efternamn, e-post, gatuadress mm. Posttypen Medlemskap innehåller personnummer, startdatum och slutdatum. Exempel från MiRiaM: Lista En lista är resultatet av en sökning och innehåller valda kolumner. Till exempel information om alla personer i en viss förening. 2 (20)

3 1.2.4 Rad En enskild rad i en lista. Till exempel en medlem i listan över medlemmar Vy En på förhand skapad sökning som sparas med ett namn. Det finns ett antal färdiga vyer men det är också möjligt att skapa egna. I detta dokument beskrivs hur man gör. 1. Klicka på namnet på den vy som för tillfället är aktiv på sidan. 2. Lista på alla vyer visas. De är sorterade i Systemvyer och Mina vyer Skapa vy med avancerad sökning 2.1 Inledning För att nå funktionen för avancerad sökning klickar man på symbolen vänster i den svarta navigationsmenyn i MiRiaM. som finns till 3 (20)

4 När du klickat på symbolen öppnas ett nytt fönster enligt nedanstående bild. Följande knappar visas under fliken Avancerad sökning ovan: 1. Fråga. Knappen trycker du på när du vill ställa en fråga /söka. 2. Sparade vyer. Klicka här för att se tidigare sökningar som sparats som vyer. 3. Resultat. Denna klickar du på när du vill se resultatet av din sökning. 4. Ny. Klicka på knappen när du vill göra en ny sökning. Fälten nedanför strecket rensas då. 5. Spara. Klicka på knappen när du vill spara en sökning. Om din sökning har ett namn kommer den att sparas med detta. Om den inte sparats tidigare får du ange ett namn. 6. Spara som. Om du vill spara din sökning med ett nytt namn klickar du här och anger det nya vy-namn du vill ha på den. 7. Redigera kolumner. Här klickar du för att lägga till, ta bort eller ändra ordning och storlek på de kolumner som ska visas i din sökning. 8. Redigera egenskaper. Här kan du klicka om du vill byta namn på din sökning eller lägga till en mer utförlig beskrivning. 9. Rensa. Rensar valda fält (urvalskriterier) nedanför strecket. 10. Gruppera OCH. Används för att ange att flera villkor ska gälla tillsammans. 11. Gruppera ELLER. Används för att visa att villkor ska gälla var för sig. 12. Detaljer. Klicka här om du vill dölja/ se detaljer i sökningen (20)

5 Under knapparna i detta nya fönster finns ytan för själva sökningen. 13. Sök efter. Anger vilken posttyp du vill söka i 14. Använd sparad vy. Om du istället vill utgå från en sparad vy när du gör ny vy / sökning, väljer du den här Göra en ny sökning För att göra en helt ny sökning går du tillväga på följande sätt. Vi beskriver här hur du gör för att få fram alla medlemmar som inträtt de senaste fyra veckorna. 1. Klicka på knappen Avancerad sökning till höger i navigationsmenyn Fönstret för avancerad sökning öppnas. Klicka på knappen Ny. 2 5 (20)

6 I fältet Sök efter ska du ange vilken posttyp du vill söka i. Fältet kommer alltid att vara ifyllt med något värde. Värdet kan variera beroende på var i MiRiaM du befann dig när du klickade på knappen Avancerad Sökning. Om du befann dig på Person-menyn kommer här stå Personer. Om du befann dig i menyn Medlemskap kommer det här att stå Medlemskap, osv. 3. Den informationen som vi är ute efter i vårt exempel finns i posttypen Medlemskap. Du ska därför vid behov byta valet i fältet Sök efter till Medlemskap. 3 Nu ska vi välja medlemmar som inträtt de senaste 4 veckorna. 4. Klicka på Välj. En lista på alla fält som finns i posttypen visas. Inte alla av dessa fält används av MiRiaM men de finns där ändå Klicka på fältet Inträdesdatum så visas ytterligare val 5 6 (20)

7 6. Klicka på rubriken På. 7. Då kan du välja bland ytterligare ett antal alternativ, Klicka på Senaste X veckorna. Ett fält öppnas intill där du kan ange 4, vilket alltså säger att du vill se alla medlemmar med inträdesdatum de senaste 4 veckorna Nu har du gjort din sökning. Då klickar du på Utropstecknet = Resultat. 9 7 (20)

8 10. En ny flik öppnas i fönstret med rubriken Listverktyg. I den nedre delen listas alla medlemmar som inträtt de senaste 4 veckorna Redigera kolumner Som du ser så visas inte medlemmarnas hela namn i en kolumn. Det beror på att det bara är information från posttypen medlemskap som visas. För att också se efternamnet separat, som vi vill, måste du göra några ytterligare moment så att vi kommer åt fält under Person. 1. Klicka på fliken Avancerad sökning igen. Då växlar systemet över till din fråga igen och du kan göra den justering som behövs för att du ska se det du vill. 1 Nu vill vi få fram medlemmarnas efternamn också. 8 (20)

9 2. Klicka på knappen Redigera kolumner Ett nytt fönster öppnas där de kolumner som visades i listan visas. Här kan du bl.a. lägga till eller ta bort kolumner. Fönstret innehåller följande: a. Kolumner som visas i listan b. Pil för att ändra ordning på en markerad kolumn c. Knapp för att ändra sortering av listan d. Knapp för att lägga till fler kolumner e. Knapp för att ändra egenskaper på kolumnerna. f. Knapp för att ta bort kolumner från listan. a b c d e f 9 (20)

10 4. För att visa medlemmarnas efternamn, klicka på knappen Lägg till kolumner. 4 Ett nytt fönster öppnas som visar alla kolumner som finns i varje posttyp. För att kunna visa kolumner som finns i en annan posttyp än den man sökt i måste posttyperna vara sammankopplade på något sätt. 5. Klickar på ner-pilen vid rubriken Posttyp så ser man vilka posttyper som det är möjligt att få information från (20)

11 6. Välj posttypen Person. En lista över kolumner som finns i posttypen Person visas. Det är väldigt många och långt från alla används i MiRiaM. 7. Scrolla ned till kolumnen Efternamn och markera i rutan framför. 8. Klicka sedan OK Nu har efternamn lagts till bland de kolumner som ska visas. För att ta bort kolumner: Markera kolumnen och klicka sen på Ta bort. 11 (20)

12 Sortering av resultaten ska göras i datumordning. 9. Klicka på knappen konfigurera sortering. 9 Rutan Konfigurera sorteringsordn visas 10. Välj kolumnen Inträdesdatum. 11. Markera Stigande ordning 12. Klicka på OK (20)

13 13. Stäng sedan fönstret för redigera kolumner genom att klicka på OK Klicka nu på knappen för Resultat igen (20)

14 Nu visas kolumnen med medlemmarnas efternamn också. Om du vill att den ska ligga först i listan kan du klicka på Avancerad sökning och sen Redigera kolumner och flytta på den med pilarna. Nu har du gjort en avancerad sökning genom att välja vilken posttyp du ska söka i, vilka villkor som ska vara uppfyllda och vilka kolumner du vill se om varje post i listan. Nu kan resultatet också exporteras till Excel som statiskt kalkylblad. 2.4 Dela din sparade vy med andra MiRiaM-användare 1. För att dela en Sparad vy Markerar du först aktuell vy (bock framför ett vynamn). 2. Klicka på Dela. (Cirkel) (OBS. Med Tilldela Sparade vyer ger du bort ägandet.) I nya fönstret: Lägg till de användare du vill och klicka sen på Dela längst ner (20)

15 2.5 Spara din sökning som en vy Till slut bör du spara din sökning så du snabbt kan söka fram nya medlemmar igen. 1. Klicka på knappen Avancerad sökning 2. Klicka på knappen Spara som. 3. Skriv namn på nya vyn i rutan som visas. 4. Klicka på Spara Sökningen kan du hitta bland vyer under den posttyp som den baserades på, i detta fall under Medlemskap, men i många andra fall under Personer. Gå till Medlemscenter Medlemskap. Klicka på knappen som visar alla vyer. Den nya vyn finns under Mina vyer Ändra en befintlig sökning En vy som du tidigare skapat kan ändras om det finns behov av det. Öppna fönstret för avancerad sökning på samma sätt som beskrivs ovan. 1. Klicka på knappen Sparade vyer (20)

16 2. En lista med Sparade vyer för denna posttyp visas och de vyer som du har rätt att ändra listas. Observera att vyer kopplade till var och en posttyp visas för sig. Om du vill ändra en vy kopplad till en annan posttyp gör du följande: 3. Klicka på Sparade vyer i rubriken. 4. Klicka på knappen Posttyp och välj den du vill ha Klicka på namnet på vyn, i detta exempel Nya medlemmar. Nu ser du sökkriterier för denna sökning. 6. Nu kan du redigera och titta på resultatet av den sparade vyn, eller skapa en ny med den som bas. (Har du bytt Posttyp kan du behöva öppna Fliken avancerad sökning.) 16 (20)

17 Antag att vi vill utöka villkoret nu så att bara nya medlemmar som saknar e-post adress tas med. Vi kanske vill kontakta dem och uppmana dem att registrera en e-postadress så att vi lättare kan kommunicera med dem. Information om e-post lagras i posttypen Person medan den information vi tidigare sökt fram lagras i posttypen Medlemskap. Vi måste alltså kombinera sökningen i två olika posttyper. 7. För att även få fram information från posttypen Person ska du först skapa en ny vy genom att Klicka på Ny och använd den sparade vyn ovan. 8. Klicka på tomma raden under Inträdesdatum. En lista visas, scrolla ned till en rubrik där det står Relaterad. Det betyder information som är relaterad till Medlemskap. 9. Klicka på raden Person (20)

18 Nu kan du söka efter kolumner i posttypen Person också. Klicka på ordet Välj. 11. En lista på kolumnnamn fälls ut. Klicka på E-post Nästa steg är att tala om att e-post ska vara tomt. Klicka på rubriken Lika med. Några andra alternativ för villkoret visas. Klicka på Innehåller inga data. Det betyder alltså att du vill få fram medlemmar som inte har någon e-postadress ifylld (20)

19 13. Därefter är det dags att titta på resultatet. Klicka på knappen Resultat 13 Du har alltså nu sökt efter alla medlemmar som inträtt de senaste 4 veckorna och som saknar e-post. För att kontrollera att det verkligen stämmer kan du lägga till e-post i listan. Då gör du som beskrivs ovan för hur man redigerar kolumner. Slutligen kan du spara den nya sökningen antingen under samma namn eller som en ny vy. Klicka på Spara eller på Spara som. 19 (20)

20 4. Ta bort en befintlig sökning/ vy Du kan ta bort en sparad sökning enligt följande när du har uppe Avancerad sökning: 1. Klicka på Sparade vyer Markera den vy du vill ta bort genom att klicka strax framför vy-namnet, så att det blir en bock där. 3. Klicka på sopkärlet Klicka på Radera i nya popupp-fönstret. 4 Vyn har nu tagits bort från listan över dina vyer. Var du inte ägare, så kan du inte ta bort vyn, utan får kontakta den som äger den och delat den med dig. (Ägare står efter vy-namnet) 20 (20)