Adressetiketter, utskrift via Excel och Word.

Transkript

1 Adressetiketter, utskrift via Excel och Word. Instruktionen är för nya Office 365 (2016), men passar även Office 2007, 2010 och Manualen använder export av statiskt kalkylblad från medlemsregistret. När man använt denna manual en gång på en dator, kan man nästa gång på samma dator använda den kortare manualen M74 text. Använd etikettpapper A4 med 3 x 8 etiketter, dvs detsamma som behövs vid utskrift av etiketter från medlemsregistret. Använd de med en toppmarginal på ung. 4 mm. Då blir etiketten 70 x 36 mm. Avery 3475 och Herma 4453 passar. (Det går ibland bra när första etiketten börjar direkt i topp, t.ex. Avery 3474, men det beror på skrivaren.) (Det finns möjlighet att definiera helt ny layout på etiketten under steg 6 nedan, om man väljer Ny Etikett. Detta förfarande är dock mycket mer komplext.) Instruktionen är för nya Office 365 (2016), men passar även Office 2007, 2010 och Exportera en vy (t.ex. P02 eller Prospects) från medlemsregistret till Excel som Statiskt kalkylblad. Vyn skall innehålla Förnamn, Efternamn, c/o, Gatuadress, Postnummer och Postort vilket de två nämnda gör. 2. Klicka på Aktivera redigering. Spara den sen med lämpligt namn på din dator, men ändra inget i det exporterade kalkylarket Öppna Word och välj fliken Utskick 4. Välj Starta koppling av dokument och välj Etiketter (7)

2 5. Välj Kassett dvs standard eller Manuell matning beroende på din skrivare. 6. Välj Etikettleverantör Avery A4/A5. (eller t.ex. HERMA.) 7. Välj Produktnummer. För Avery A4 med 3 x 8 etiketter med c:a 4 mm marginal högst upp väljer du Detta passar de flesta etikettpapper med 3 x 8. Gå till nästa steg, eller läs följande om du vill ha annan etikettlayout: Alternativ: Avery utan marginal högst upp välj 3474, dock klarar inte alla skrivare översta raden, så även för dessa papper kan det gå bra med För HERMA 3 x 8 välj produkt HERMA 4453 PREMIUM labels A4. 8. Klicka på OK Får du följande utskrift så klicka på OK a. Välj fliken Arkiv. (för Office 365, 2010, 2013, 2016) 10 b. Office 2007: Välj Office-knappen och sen Word Options längst ner. 2 (7)

3 11. Välj Alternativ längst ner i vertikala menyn. (för Office 365, 2010, 2013, 2016) Välj Avancerat 13. Skrolla till avsnittet Allmänt och markera kryssrutan Bekräfta filformatskonvertering 14. Klicka på OK Välj Utskick. 16. Markera Välj mottagare samt välj Använd en befintlig lista (7)

4 17. Välj den Excelfil du exporterade från medlemsregistret. 18. Klicka på Öppna Får du denna bild, så låt OLE DB Data. vara markerat och klicka på OK Välj tabell från Excel (Medlemslista, Prospects), använd EJ hiddensh Klicka på OK (7)

5 22. Klicka på Matcha fält. 23. Följande fält skall vara matchade: Förnamn - Förnamn, Efternamn - Efternamn, Adress 1 - c/o, Adress 2 - Gatuadress, Ort - Postort, Postnummer - Postnr. Använd nerpilen vid respektive fält för att matcha ifall det saknas. 24. Bocka för Kom ihåg matchningen för den här uppsättningen med datakällor 25. Klicka på OK Klicka på Adressblock för att välja layout (7)

6 27. Normalt passar det valda. (Saknar du adressdelar, så finns Matcha fält igen här.) 28. Klicka på OK Nu får du texten <<Adressblock>> i övre vänstra hörnet på etikettsidan. 29. Klicka på Förhandsgranska resultat. Du får nu texten ifylld på första etiketten i övre vänstra hörnet. 30. Klicka på Uppdatera etiketter. Hela första sidans etiketter blir nu ifyllda Klicka på Slutför och koppla. 32. Välj Redigera enskilda dokument (7)

7 33. Se till att Alla är markerat i lilla popuppfönstret. Klicka på OK. 33 Du får nu upp ett nytt Worddokument med alla etikettsidorna ifyllda. Detta kan du nu spara som Word eller som PDF med nytt namn för senare utskrift, eller skriva ut direkt. Fördelen med att spara först, är att du har säkrat en kopia ifall något går fel. Det bakomliggande Word-fönstret med arbetsdokumentet behöver du ej spara. När ovanstående gjorts en gång på en dator, kan man skriva ut etiketter enklare vid export från medlemsregistret. Använd då manual M74 text xx-xx-xx Adressetiketter Excel-Word kort manual. Där är texten förenklad och bilderna borta vilket gör arbetet snabbare de följande gångerna. 7 (7)