LÄRARUTBILDNINGSNÄMNDEN

Transkript

1 LÄRARUTBILDNINGSNÄMNDEN MANUAL VFU-WEBB FÖR VFU-KOORDINATORER

2 INLEDNING 3 INLOGGNING 3 UTLOGGNING 3 SÖK STUDENTER PÅ VFU-OMRÅDE 4 SÖK STUDENTER PÅ VFU-KURS 5 VFU-PLACERING AV STUDENTER PÅ VFU-OMRÅDE 5 ANTECKNINGAR PÅ SPECIFIK VFU-KURS 10 ANTECKNINGAR PÅ STUDENT 11 RAPPORT PLACERINGSRAPPORT 12 RAPPORT STUDIEUPPEHÅLL 15 VIKTIGT ATT TÄNKA PÅ 16 SUPPORT 16 2 (16)

3 Inledning Denna manual beskriver några av funktionerna i VFU-webb, som från och med VT16 är Göteborgs universitets databas för VFU-placeringar inom Förskollärarprogrammet. Enligt planerna ska övriga lärarprogram ingå i VFUwebb från och med HT16. I manualen får du veta hur du loggar in, söker studenter på ditt VFU-område, placerar studenter på skola/förskola, avdelning och hos LLU samt hur du går tillväga när du ska skriva anteckningar. Parallellt med VFU-webb där VFU-placeringar hanteras finns en Kurswebb med samtliga lärarstudenters studieplaner. En studieplan består av studenters lärarprogramskurser och de ligger i den ordning de ska läsas. VFUplaceringarna i VFU-webb utgår ifrån de VFU-kurser som är inlagda i studenters studieplaner. Inloggning Gå till följande webbsida: Du möts då av en sida med inloggningsmöjlighet, se bild nedan. Fyll i ditt användarnamn och lösenord, klicka sedan på Logga in. Klicka på hussymbolen (se bild med pil) för att komma till VFU-webb. Utloggning För att logga ut från VFU-webb klicka på den röda kvadraten med cirkel i, se bild nedan 3 (16)

4 Sök studenter på VFU-område När du loggat in i databasen kommer du till en webbsida med en huvudmeny enligt nedanstående bild. Klicka på VFU så kommer det egna VFU-området upp, det vill säga det område du har behörighet för i VFU-webb. Välj Termin och Område i rullistorna (obligatoriskt val). Enbart det VFU-område du är koordinator för syns i rullistan. Klicka på Sök och du ser nu alla studenter som har en VFU-kurs inlagd i sin studieplan utifrån den termin du har valt. 4 (16)

5 Sök studenter på VFU-kurs När du vill söka studenter på en specifik VFU-kurs, välj Område och därefter aktuell Termin i rullistorna enligt bild ovan. I rullistan Kurs, välj den VFU-kurs du vill ha studentuppgifter på, exempelvis LÖVU11. Vill du precisera sökningen ytterligare kan du välja en Skola/förskola i rullistan. Senast tre veckor före kommande VFU-kursperiod ska du söka fram studenter som inom kursen ska göra VFU på området. Gå igenom listan och se efter att samtliga har placering på skola/förskola och hos LLU och att uppgifterna stämmer. VFU-placering av studenter på VFU-område Bilden nedan visar hur koordinator i Göteborg Centrum sökt fram studenter som placerats inom området och som har planerat att läsa en VFU-kurs HT15. Den del av VFU-placeringen som finns inlagd har gjorts av utbildningshandläggare vid LUN, det vill säga placering på VFUområde och namn på koordinator, skolhuvudman och VFU-kurslärare. 5 (16)

6 För att placera studenten inom VFU-området, klicka på ikonen skiftnyckel (ordet Ändra visas när du håller pekdon över ikonen). En ruta med ett flertal rullistor visar sig då (se bild nedan). De rullistor du ska bortse ifrån är Status, Publicerad och Ämne/Nivå. Klicka på rullistan Skola/förskola. Du ser då ett antal poster på skolor och förskolor. Markera den skola/förskola som studenten ska placeras på. 6 (16)

7 När du lagt in uppgifter om skola/förskola, avdelning och LLU, klicka på Spara enligt bild ovan. Hittar du inte den skola/förskola du söker, försäkra dig om att den inte redan är inlagd genom att skriva/söka på del av namnet. Skriver du del av skolan/förskolans namn, till exempel mäst, så visas skolor/förskolor som innehåller mäst. Finns inte den post du söker, lägg till skolan/förskolan genom att klicka på det gröna plustecknet som syns till höger om Skola/förskola, se bild nedan. När du klickat på det gröna plustecknet syns rutan enligt bild nedan. I fältet Namn skriver du in skolan/förskolans namn. Namnet på skola/förskola ska skrivas enligt följande mall: Guldhedsskolan 3-9 (skolans namn, mellanslag, årskurser) Glasmästaregatan 2 förskola (förskolans namn och gatunummer i de fall förskolan namnges så, mellanslag, ordet förskola). Om förskolan heter Förskolan Smultronet, skriv: Smultronets förskola Inga uppgifter utöver skolan/förskolans namn ska läggas in. Bortse alltså från resterande fält. Klicka på Spara. 7 (16)

8 För att placera student på en avdelning, klicka på rullistan Avdelning. Du ser då post/poster på avdelning knutna till vald skola/förskola. Markera den avdelning som studenten ska placeras på samt Spara. Innan du skriver in en ny avdelning, försäkra dig om att den inte redan är inlagd genom att skriva/söka på del av namnet. Skriver du del av avdelningens namn, till exempel sör, så visas namn på avdelning som innehåller sör. Finns inte den post du söker, lägg till avdelning genom att klicka på det gröna plustecknet som syns till höger om Avdelning. När du klickat på det gröna plustecknet syns rutan enligt bild nedan. I fältet Förnamn skriver du in avdelningens namn. Observera att inga andra fält ska fyllas i! Klicka på Spara så att den nya posten finns kvar. 8 (16)

9 För att placera student hos LLU, klicka på rullistan LLU. Du ser då ett antal poster på LLU. Markera den LLU som studenten ska placeras hos samt Spara. Innan du skriver in en ny LLU, försäkra dig om att den inte redan är inlagd genom att skriva/söka på del av namnet. Skriver du del av LLU:s namn, till exempel fri, så visas namn på LLU som innehåller fri. Finns inte den post du söker, lägg till LLU genom att klicka på det gröna plustecknet som syns till höger om LLU. När du klickat på det gröna plustecknet syns rutan enligt bild nedan. I fältet Förnamn skriver du in LLU:s för- och efternamn. Observera att fältet Efternamn inte ska fyllas i! I fältet E-post skriver du in LLU:s e-postadress. I fältet Telefon anger du det telefonnummer som LLU kan nås på. Klicka på Spara så att den nya posten finns kvar. När du lagt in uppgifter om skola/förskola, avdelning och LLU, klicka på Spara enligt bild på s (16)

10 Anteckningar på specifik VFU-kurs För att göra en anteckning, klicka på ikonen anteckningsblock (texten Ny Anteckning syns när du håller pekdon på ikonen), se pil i bild nedan. Observera att anteckning som görs på specifik VFU-kurs inte syns på andra VFU-kurser! Nedanstående meddelanderuta visas. Skriv anteckning och avsluta alltid med datum (ååmmdd) och signatur (versaler) enligt exempel i bild nedan. Klicka på Extern så att rutan markeras. Detta är en förutsättning för att anteckningen ska synas för dig som koordinator. Anteckningar på specifik VFU-kurs kan vara byte av förskola och LLU. I LÖVU30 och 40 kan det vara uppgifter om skola och LLU för de studenter som gör VFU i förskoleklass. Denna anteckning kommer att finnas med när du tar ut rapporter över studenterna. Glöm inte att klicka på Spara så att anteckningen finns kvar. 10 (16)

11 Anteckningar på student En anteckning som görs på student följer denne under hela studietiden och är inte knuten till en specifik VFU-kurs. Anteckningar på student görs av utbildningshandläggare på LUN. Beroende på anteckningens karaktär blir de i vissa fall synliga för koordinator, t ex student som är U på VFU-kurs och kallad till studievägledande samtal på LUN. För att se anteckning på student, klicka på studentens namn (se pil i bild nedan). På sidan du nu kommer till, klicka på fältet Anteckningar i mittenkolumnen. Anteckningar som görs på student följer inte med när du tar ut rapporter över studenterna. 11 (16)

12 Rapport - Placeringsrapport För att få en lista över samtliga studenter placerade på ditt VFU-område, klicka på rubriken Rapport i menyraden överst på sidan. Du kommer då till en sida med ett flertal rapporter. Klicka på rapporten Placeringsrapport. Du möts nu av en sida som ser ut som bild nedan. I rullistorna väljer du Program, Kurs och/eller Termin. Det är alltså möjligt att exempelvis välja endast ett program och en termin. I det fallet kommer din lista att innehålla uppgifter om samtliga kurser den termin och inom det program du valt. Klicka på Sök. 12 (16)

13 Uppgifter om studenterna på ditt VFU-område visas då som i bild nedan. För att få listan i Excel, klicka på Exportera till Excel. Om rutan nedan visas, välj att öppna med Excel. Klicka OK. 13 (16)

14 Uppgifterna i rapporten visas nu i ditt Excelprogram, se bild nedan. Klicka på kolumnlinjerna för att öka kolumnbredder, se pil i bilden ovan. Startdatum och Slutdatum för VFU-kursperioden visas först efter att du ökat kolumnbredden. Filen innehåller uppgifter om studenters: Förnamn, Efternamn, Program, Inriktning, Antagningstermin, VFU-kurs, Termin för VFU-kurs, Start- och slutdatum för VFU-kurs, VFU-område, Skola/förskola, Avdelning, LLU, Koordinator och Skolhuvudman. I excelfilen kan du enkelt radera de kolumner som är ointressanta för dig. Du kan också välja att sortera datan i filen.klicka på Sortera och filtrera och därefter på Anpassad sortering i listan. Om du istället önskar filtrera ut endast vissa poster, klicka på Sortera och filtrera och därefter på Filter i listan. 14 (16)

15 Rapport - Studieuppehåll För att få en lista över studenter med studieuppehåll och som har placering i ditt VFU-område, klicka på rubriken Rapport i menyraden överst på sidan. Du kommer då till en sida med ett flertal rapporter. Klicka på rapporten Studieuppehåll. Fälten Program och Termin är inte obligatoriska, du kan därför lämna dem tomma. Om du önskar se samtliga programs studenter med studieuppehåll aktuell termin, lämna programfältet tomt och ange endast en viss termin. I exemplet nedan har Förskollärarprogrammet valts samt termin V16. Klicka på Sök. Klicka därefter på Exportera till Excel. I excelfilen visas förskollärarprogramsstudenter med studieuppehåll V16. I filen anges bl.a. från vilken termin uppehållet gäller samt hur länge det pågår. 15 (16)

16 Viktigt att tänka på för dig som koordinator Som koordinator ska du kontinuerligt logga in och se om någon student tillkommit eller försvunnit från ditt VFU-område. Koordinatorer ansvarar för att hålla sig uppdaterade på eventuella förändringar i VFU-webb, t.ex. om student gjort avbrott innan VFU-kurs startar. Information om sena avbrott inför VFU-kurs meddelas alltså inte alltid från LUN. Uppdatering av studenters studieplan görs inte av LUN, det är istället studentens ansvar att hålla sin studieplan uppdaterad. Då de inte själva kan uppdatera sina studieplaner ska de senast 4 veckor innan aktuell VFUkursperiod kontakta sin programstudievägledare. Denne ska i sin tur göra uppdateringen senast 3 veckor innan VFU-kursperioden startar. Som koordinator kan du ännu inte själv lägga till eller ändra uppgift om skola, avdelning och LLU som du lagt in vid ett tidigare tillfälle, (se istället support nedan). Du får tillsvidare mejla LUN om någon uppgift behöver ändras eller läggas till. Vid driftsättning i mitten av april ändras detta så att koordinatorerna själva kan göra det. Support Viss möjlighet att få support på databasen finns. Kontakta i första hand; Lena Lundholm, LUN:s kansli, lena.lundholm@gu.se, och därefter Jennie Corneskog, LUN:s kansli, jennie.corneskog@gu.se, så hjälper vi till i mån av tid. 16 (16)