Lathund Skola

Transkript

1 Lathund Skola

2 Innehåll Logga in... 3 Behörighet... 3 Inloggning till systemet, Hypernet... 3 Glömt lösenord... 3 Uppdatera lösenordet... 3 Ändra lösenord... 4 Vyer anpassa det du vill se... 4 Kolumner... 4 Profiler... 5 Exportera till Excel eller PDF... 6 Anpassa antalet rader i vyn... 6 Söka med filter i en vy... 6 Familjebilden... 7 Hantera inflytt och byte... 7 Hantera elever som sökt via Inflytt eller Byte... 7 Placera elev... 7 Avslå elev... 7 Elevöversikt... 8 Byta klass på placerad elev... 8 Flytta upp elev under innevarande läsår... 8 Utflytt av elev som ej dyker upp och ej är uppsagd... 8 Hantera utflytt... 9 Godkänna utflyttningsbegäran... 9 Hantering av uppsägning med status oense... 9 Avslå utflyttningsbegäran... 9 Utskriftskö Söka fram utskrifter Hantering av elever som får riktigt personnummer Pengbelopplista Hämta pengbelopplistan Support Hypernet

3 Logga in Behörighet Om du behöver inloggning till systemet och inte har fått inloggningsuppgifter skickade till dig mailar du till kundsupporten som skickar en blankett, Behörighetsanmälan, som ansvarig utförare behöver skriva under för att du ska få inloggning. Inloggning till systemet, Hypernet Du loggar in i systemet genom att gå till Välj rollen Personal. Om du har flera roller byter du roll genom att klicka på den enhet du vill hantera i rullistan. Glömt lösenord Om du har glömt dina inloggningsuppgifter klockar du på Glömt lösenordet? uppe i högra hörnet på inloggningssidan. Du kommer att få fylla i din e-post och sedan svara på en kontrollfråga. Du kommer att få ett e-postmeddelande med en länk där du igen får svara på kontrollfrågan, ange samma svar, och sedan skapas ett nytt lösenord och du kan logga in. Uppdatera lösenordet Lösenordet behöver bytas regelbundet och efter 90 dagar uppmanas du att byta ut lösenordet på inloggningssidan. Lösenordet som du väljer måste innehålla minst 8 tecken. Minst en bokstav som måste vara versal och två tecken ska vara siffror eller tecken. 3

4 Ändra lösenord Du kan själv ändra ditt lösenord under menyn Konto. Klicka sedan på Ändra lösenord. Du behöver sedan ange ditt nuvarande lösenord och nya lösenordet. Lösenordet måste vara minst 8 tecken, varav en stor bokstav och minst en siffra. Spara genom att klicka på Spara. Vyer anpassa det du vill se Det finns två olika utseenden i systemet beroende på om du befinner dig i menyn Hantera inflytt och byte, Godkänn utflytt och byte eller Elevöversikt. Du kan i båda menyerna anpassa det du ser, men hur du gör det skiljer sig lite åt. Kolumner Elevöversikten För att lägga till eller ta bort en kolumn i en vy klickar du på fliken Kolumner och väljer om du ska ta bort eller lägga till en kolumn. Du anger ordningen på kolumnerna genom att klicka på en vald kolumn och använda eller. Avsluta genom att klicka på Tillämpa. Hantera inflytt och byten För att lägga till eller ta bort en kolumn i vyn klickar du fram rullistan och markerar de kolumner som du vill ha med i vyn. Du kan också byta plats på kolumnerna genom att hålla ned musknappen på kolumnrubriken och flytta den till höger eller vänster. 4

5 Profiler Elevöversikten Du kan spara dina urval av kolumner och vilken ordning de ligger i genom att klicka på fliken Inställningar och sedan knappen. Ange vilket namn du vill spara den som. Beskrivning är frivilligt. Du väljer sedan vilken profil du vill använda i rullistan som visas när du skapat en profil. Hantera inflytt och byte Det finns ett antal gemensamma profiler, t.ex. Avböjda elever som visar vilka elevers ansökningar som du avslagit. Du kan spara dina urval av kolumner och vilken ordning de ligger till en egen profil genom att klicka på: 5

6 Exportera till Excel eller PDF Elevöversikten Om du vill arbeta vidare med en lista kan du exportera de kolumner du har i vyn till Excel eller PDF. Det gör du genom att klicka på fliken Exportera. Välj om du vill ha filen som xls eller pdf. Hantera inflytt och byte Om du vill arbeta vidare med en lista kan du exportera de kolumner du har i vyn till Excel eller PDF. Det gör du genom att klicka på: Anpassa antalet rader i vyn Elevöversikten Du kan anpassa hur många rader du vill se i vyn genom att välja sidstorlek: Hantera inflytt och byte Du kan anpassa hur många rader du vill se genom att klicka på: Söka med filter i en vy Filter är ett urval, dvs. du kan bestämma vilken information som ska finnas på din lista. Klicka på Filter och välj sedan de fält som du vill göra urval på. Du lägger till ett fält genom att klicka på och tar bort genom att trycka på. 6

7 Familjebilden Om du klickar på ett barns namn i vyn får du fram barnets familjebild. I första fliken, Familjebilden, hittar du information om vårdnadshavare, syskon samt kontaktuppgifter. I fliken Köansökningar ser du om barnet står i kö till förskolor/fritidshem och i fliken Platserbjudanden ser du om barnet har ett pågående erbjudande till förskola. I Placeringar ser du barnets alla placeringar inom förskola och fritidshem, både historiska, nuvarande och framtida. I fliken Skolansökningar ser du om eleven har en ansökan och till vilka skolor. Under Skolplaceringar ser du var eleven går samt har gått i skolan. Sista fliken, Journalanteckningar använder vi oss inte av. Hantera inflytt och byte Hantera elever som sökt via Inflytt eller Byte De elever som söker till din skola gör antingen en inflyttsansökan eller en bytesansökan. Du hittar de under menyn Skola och sedan Hantera inflytt och byte. I fliken Ansökningar hanterar du ansökan, antingen direktplacerar du eleven eller så avslår du ansökningsalternativet. Placera elev För att placera en elev markerar du eleven genom att bocka i i och klicka på knappen Direktplacera markerad. I nästa vy behöver du ange lite mer information. De rubriker som är i fetstil är obligatoriska. Saknar du klass att placera eleven i klickar du på knappen Skapa klasser. Du anger då vad klassen ska heta (utan mellanslag) och det är förifyllt till vilket läsår den hör. Slutför genom att klicka på knappen Skapa nya klassen. Den nya klassen hamnar i listan för skapade klasser. Klicka på Stäng för att stänga vyn och fortsätta att placera eleven. Ange Enhet, Placeringsdatum, Klass, Utbildningsväg (GR för alla placeringar även förskoleklass) och Årskurs. För kommunala skolor behöver även skolenhet anges. Genomför genom att klicka på Placera. Glöm inte att kontrollera i utskriftskön om du behöver skicka beskedet om skolplats med posten. Läs mer under rubriken Utskriftskö. Avslå elev Ska eleven avslås från din skola markerar du eleven genom att bocka i och klickar på knappen Avslå ansökningsalternativ. I nästa vy behöver du ange en orsak till varför du avslår eleven, tänk på att den texten kan ses av vårdnadshavaren. Genomför genom att klicka på Spara. 7

8 Elevöversikt Under Elevöversikten ser du samtliga elever som är placerade på din skola, vilken klass de går i och när de börjar och slutar. Det finns flera flikar och beroende på om placeringen är pågående, framtida eller avslutad finns den under de olika flikarna. Fliken Aktuella placeringar visar de elever som har en pågående placering idag. Byta klass på placerad elev Sök fram eleven som du ska byta klass på och markera den genom att bocka i och klicka på knappen Direktbyte. Fyll i de obligatoriska uppgifterna som är fetstilade och glöm inte att skriva en Bytesorsak. Om din skola är kommunal ska även Skolenhet fyllas i. Klicka på Genomför byte. Om klassen du vill flytta eleven till saknas behöver du skapa den. Flytta upp elev under innevarande läsår Om du missat att flytta upp någon elev i läsårsbytet och 1 juli har passerat flyttar du upp eleven med hjälp av Direktbyte. Klicka på Skola och sedan Elevöversikt. Markera genom att bocka i för de elever det gäller och klicka på Direktbyte. Ange Placeringsdatum, Klass, Utbildningsväg och Årskurs. Bytesorsak är också obligatoriskt och Skolenhet om skolan är kommunal. Spara genom att klicka på Genomför byte. Utflytt av elev som ej dyker upp och ej är uppsagd Om en elev är folkbokförd i Täby och har slutat på skolan ska eleven avslutas på en gång. Eleven får dock inte avslutas av skolan förrän det är styrkt att det är båda vårdnadshavares önskan att så ska ske. Om en elev slutar på skolan utan att vårdnadshavare har gjort en utflyttsanmälan eller ansökt om ett byte av skola, och det inte är möjligt att nå familjen (t.ex. om de lämnat landet) gör skolan en utflyttsanmälan. När utflyttsanmälan görs av skolan ska ett mail skickas till Barnoch grundskolenämnden, bgn@taby.se med information om varför detta skett. Eleven fångas upp i och med det upp i skolpliktsbevakningen. För att göra en utflyttsanmälan klickar du på menyn Skola och sedan Elevöversikt. Bocka i för den eleven anmälan ska göras och klicka på knappen Utflyttning. Ange Utflyttningsdatum och Orsak som är obligatoriska fält. Om du vet Ny skola, Telefon till ny skola samt Vilken kommun ligger nya skolan i anger du det annars lämnar du det tomt. Spara genom att klicka på Genomför utflyttning. 8

9 Hantera utflytt Om vårdnadshavarna själva har sagt upp platsen i skola, gjort en utflyttsanmälan, behöver du hantera den. För att hantera utflyttsanmälan klickar du på menyn Skola och Godkänn utflytt och byte. I första fliken, Hantera utflyttning ser du dem som du måste hantera. Välj den gemensamma profilen Uppsägning 2 VH om du vill se vilken vårdnadshavare som begärt utflytt och vem som godkänt. Kolumnen Status kan har följande alternativ: Ny - den ena vårdnadshavaren har gjort en utflyttningsbegäran, den andra inte har svarat än. Utflytten kan inte godkännas eller avslås. Oense - båda vårdnadshavarna har svarat men är inte överens om utflytt. Utflytten kan inte godkännas eller avslås. Aktiv - båda vårdnadshavarna har svarat, utflytten kan godkännas eller avslås. Genom att klicka på den blå statustexten kan du se vilken vårdnadshavare som gjort vad. Godkänna utflyttningsbegäran För att godkänna en utflyttningsbegäran klickar du på för den eleven det gäller och i nästa vy fyller du i Noteringar för beslut. Spara genom att klicka på Ändra status. Glöm inte att kontrollera i utskriftskön om du behöver skicka bekräftelsen av uppsägningen med posten. Läs mer under rubriken Utskriftskö. Hantering av uppsägning med status oense Om vårdnadshavarna inte är överens om utflytten måste du kontakta dem och be dem komma överens. De behöver gå in på Min sida Mina ärenden och ta bort ansökan om utflytt och göra en ny som de är eniga om. Alternativt så avslår du utflyttningsbegäran. Klicka först på den gröna pilen Sätt till aktiv, och därefter går den att avslå. Avslå utflyttningsbegäran så att vårdnadshavarna kan göra en ny utflyttsansökan som de är överens om. I noteringar för beslut skriver du att vårdnadshavarna var oense som anledning till avslaget. Avslå utflyttningsbegäran Ibland väljer vårdnadshavarna fel placering på sin sida när de ska säga upp fritids och tar skolplaceringen, skulle det ha uppstått kan du välja att avslå 9

10 utflyttningsbegäran. Klicka på för den eleven det gäller och i nästa vy fyller du i Noteringar för beslut. Spara genom att klicka på Ändra status. Utskriftskö Alla meddelanden som skickas från systemet till vårdnadshavare skickas i första hand via e-post. Men om vårdnadshavaren inte har någon e-postadress registrerad i systemet skapas ett brev som du behöver skriva ut och skicka till vårdnadshavarna när du t.ex. placerat en elev eller godkänt en uppsägning. Ta för vana att varje gång du varit inloggad titta i utskriftskön så du inte missar några viktiga brev som behöver postas till vårdnadshavarna. Söka fram utskrifter Du hittar de brev som du behöver skicka med posten under menyn Utskriftskö och sedan Utskriftskö enheter. Om du har som rutin att söka fram brev varje dag som du jobbat i systemet kan du använda profilen Skapade brev idag. Längst till höger finns en rutan där du väljer Idag. Då listas bara de brev som skapats idag. Markera vilka brev du vill skriva ut och klicka på Skriv ut markerade. När du sedan skrivit ut breven klarmarkerar du utskriften. Det innebär att brev hamnar i nästa flik, Utskrivna dokument och att det är där du hittar dem om du skulle behöva skriva ut dem igen. Hantering av elever som får riktigt personnummer Om skolan har en elev placerad som har ett tillfälligt personnummer TFnummer och eleven får ett riktigt personnummer behöver ni meddela kundsupport@taby.se. Det tillfälliga personnumret kommer då matchas med elevens riktiga och placeringen i systemet kommer överföras till det riktiga. Pengbelopplista Du kan läsa mer om reglerna kring peng på och under Näringsliv & företagande/för utförare och sedan Skola och fritidshem. Det görs en preliminär beräkning av pengen några dagar innan den definitiva körningen. Ni kan se underlaget för den preliminära beräkningen (se tidplan nedan). Är det några förändringar behöver ni maila resurspeng@taby.se innan 10

11 den definitiva körningen för att korrigeringen ska kunna göras innevarande månad. Definitivt utbetalningsunderlag kommer att finnas att hämta senast den 20:e i varje månad i samband med utbetalning. Ni får pengen inbetalt till ert konto senast den 20:e varje månad Tidsplan för körning och utbetalning: Hämta pengbelopplistan Klicka på Rapporter och sedan Importerade rapporter. I fältet för Enhetsnamn väljer du din enhet. Ta bort de resterande fälten genom att klicka på röda knappen. Välj vilken rapport du vill titta på. Support Hypernet Om du skulle behöva hjälp eller support i Hypernet mailar du ditt ärende till kundsupport@taby.se. 11