Uppgifterna är fördelade på fyra flikar: Sökande, Placerade, Reserverad plats och Ej

Transkript

1 1 Placering 1.1 Allmänt om placeringsarbetet När skolvalet är stängt för föräldrarna ska placeringsarbetet påbörjas. Inget kommer att visas för vårdnadshavarna förrän publiceringsdatumet som sattes i inställningarna har infallit, vilket gör att man kan placera, omplacera och avslå i lugn och ro under handläggningstiden utan att riskera att placeringen visas. För att en elev ska vara möjlig att placera måste ansökan vara klar för placering. Eleven är bara placeringsbar 1. på sitt högst rankade val. Eleven måste avslås på ett val för att bli placeringsbar på nästa alternativ, 2. på sin reserverade skola om alla övriga val har blivit avslagna eller 3. på sin reserverade skola om inget svar har kommit in under valperioden. En ansökan som avslås blir automatiskt placeringsbar på nästkommande alternativ. Om inget ytterligare alternativ har angivits i ansökan blir ansökan placeringsbar på den reserverade skolan. En reserverad plats kan inte avslås. Om fritidshemsansökan har ingått i skolvalet blir den aktiv så fort eleven har fått en skolplacering. 1.2 Inför placeringsarbetet När perioden för skolvalet är stängd finns alla uppgifter samlade under Skola, Skolval i den vänstra menypanelen. Där finns en sammanställning av alla elever som haft möjlighet att göra val, alla som har gjort val och de uppgifter som kommit in. Uppgifterna är fördelade på fyra flikar: Sökande, Placerade, Reserverad plats och Ej placeringsbara. I flikarna visas följande information: Flik Sökande Placerade Reserverad plats Ej placeringsbara Vad som visas i fliken Alla elever som sökt till enheten och har enheten som högsta aktuella, priorieterade val. Det kan antingen var förstahandsvalet eller lägre prioriterade val om eleven blivit avslagen på högre val. De elever som har blivit placerade. Fliken är tom när arbetet påbörjas. Alla elever som har en reserverad plats på enheten. De elever som har valt enheten, men har valt andra enheter med högre prioritet. Under varje ovanstående flik finns ytterligare flikar där man kan göra individuella inställningar för vilken information man vill se om eleverna och valet. Där finns också möjlighet att exportera uppgifterna till en Exel-fil eller pdf. Beroende på om en specifik enhet är markerad eller du står på Alla områden och Alla enheter så varierar sökmängden och därför också resultatet. 1

2 1.2.1 Filter I fliken Filter finns möjligheten att filtrera de uppgifter som ska visas. Det går att välja Fält, Operator och Värde och det går även att lägga till ytterligare filter i samma visning. Om man bockar för rutan Visa antal i sökresultat visas antalet som uppfyller kriterierna för filtret Kolumner I fliken Kolumner kan man välja vilken information som ska visas om eleven. De flesta kolumner är dessutom möjliga att sortera genom att man klickar på pilarna (se röda rutan nedan) i kolumnrubriken i fliken med elever Inställningar I fliken Inställningar kan man skapa personliga profiler om man använder samma kolumnval ofta och vill kunna ta fram dem med en enkel knapptryckning. Välj i fliken Kolumner de kolumner som ska ingå i profilen. Gå sedan till fliken Inställningar och klicka på Skapa profil. Ge profilen ett namn och klicka på Skapa. Profilen är nu valbar i den flik du har skapat den, så att du varje gång när du går in i fliken kan välja den och direkt få upp en bild med din valda inställning. 2

3 1.2.4 Exportera I fliken Exportera kan man exportera den information man tagit fram, antingen till Excel eller pdf. Gå till den flik du vill exportera information ifrån och välj eventuellt de kolumner du vill ha med och lägg på filter om det behövs och klicka sedan på ikonen för det format du vill ha exporten i. 1.3 Typ, status och ansökningstyp Genom att titta på vilket typ, status och ansökningstyp ett ärende har kan man få fram om vårdnadshavarna har svarat eller inte, om de är överens, om de har accepterat den reserverade platsen eller gjort ett eget val, om det är ett obligatoriskt eller frivilligt val och om det finns någon annan skolansökan gjord för eleven. Följande olika typ och status finns i programmet: Typ Accepterat reserverad plats Eget val Reserverad plats Vad typen betyder Elevens vårdnadshavare har tackat ja till den reserverade platsen. Elevens vårdnadshavare har aktivt valt en enhet. Antingen visades ingen reserverad enhet eller så valdes en annan. Elevens vårdnadshavare har inte gjort något aktivt val, men eleven har en reserverad plats på enheten. Status Ny Ej svar Inväntar svar Vad statusen betyder Eleven är integrerad för ett skolval, men kan inte göra något skolval ännu. Elevens vårdnadshavare har inte gjort något val. En av elevens vårdnadshavare har gjort ett val, men eleven har två vårdnadshavare och den andra har inte godkänt ansökan. 3

4 Status Klar för plac Oense Passiv Placerad (val) Placerad Pågående Vad statusen betyder Eleven går att placera. Båda vårdnadshavarna har loggat in och gjort skolvalet. (ena har utfört skolvalet och den andra har godkänt ansökan.) Vårdnadshavarna är inte överens om valet. Eleven har sökt till enheten men har högre prioriterade enheter i sitt val och går därför inte att handlägga på enheten. Eleven är placerad. Vårdnadshavaren har gjort ett eget val till enheten. Eleven är placerad. Vårdnadshavaren har inte gjort något val, utan antingen tackat ja till reserverad plats eller inte svarat alls. Ärendet har intierats av förälder/vårdnadshavare och kräver handläggning för att komma vidare. Ansökningstyp Frivilligt val Obligatoriskt val Inflytt Byte Vad ansökningstypen innebär/betyder Det går inte ut någon inbjudan eller någon påminnelse till vårdnadshavare inför och under skolvalet. Inbjudan och påminnelse skickas till vårdnadshavare om detta är valt i inställningarna. Ansökan har kommit in som en inflyttsansökan och måste hanteras under Hantera inflytt/byte. Ansökan har kommit in som en bytesansökan och måste hanteras under Hantera inflytt/byte. 1.4 Placera 1. Välj Skola, Skolval i den vänstra menypanelen. 2. Välj skolvalsformulär, d.v.s. det skolval som ska hanteras. 3. Välj fliken Sökande. Alla elever som har sökt enheten i första hand eller som lägre alternativ och blivit avslagna på de högre visas på sidan. 4. Markera den eller de elever som ska placeras.genom att bocka för i bockrutan längst ut till vänster och välj Godkänn. 4

5 5. Den enhet som är förvald för eleven är den enhet som man valt att stå på som handläggare. Det finns möjlighet att byta till en annan enhet som eleven ska placeras på om man har behörighet för andra enheter. Välj i så fall den enheten i rullistan under Enhet och skriv en eventuell kommentar i fältet Kommentar. Om det endast är en elev som ska placeras eller få kommentaren ska den skrivas på den elevens rad. Om alla elever ska ha samma placering och/eller kommentar anges dessa på översta raden. Välj därefter varje elev. så läggs kommentaren in på 6. Välj Spara. Eleven visas nu inte längre under fliken Sökande utan hamnar i fliken Placerade. 1.5 Avslå ett val Om en enhet inte kan ta emot eleven så måste eleven avslås så att eleven hamnar i sökandefliken på sitt nästa sökta alternativ och får en chans att få en placering där. Man kan aldrig avslå en elev från sin reserverade skola. 1. Välj Skola, Skolval i den vänstra menypanelen. 2. Gå till den enhet som ska handläggas. 3. Välj skolvalsformulär, d.v.s. det skolval som ska hanteras. 4. Välj fliken Sökande. 5. Markera den eller de elever som ska avslås.genom att bocka för i bockrutan längst ut till vänster och välj Avslå. 6. Skriv en eventuell kommentar i fältet Kommentar. Om det endast är en elev som ska ha kommentaren ska den skrivas på den elevens rad. Om alla elever ska ha samma kommentar anges kommentaren på översta raden. Välj därefter så läggs kommentaren in på varje rad. 5

6 7. Välj Spara. Eleven visas nu inte längre under fliken Sökande på den egna enheten utan hamnar i sökandefliken på elevens nästkommande alternativ eller om inget sådant finns, på den reserverade skolan. 1.6 Ändra status Om inställningen kräver att två vårdnadshavare måste göra skolvalet, men bara en av dem har gjort ett val finns en möjlighet för handläggaren att ändra status på ärendet, så att eleven ändå går att placeras. Detta krävs även för att kunna placera eller avslå en elev som har status Oense. 1. Välj Skola, Skolval i den vänstra menypanelen. 2. Gå till den enhet som ska handläggas. 3. Välj skolvalsformulär, d.v.s. det skolval som ska hanteras. 4. Välj fliken Sökande. 5. Välj fliken Kolumner 6. Markera Sätt status till Klar för plac och Sätt till Avböjd i den vänstra rutan. 7. Välj Lägg till. Kolumnerna kommer då i rutan för valda kolumner. Ordna kolumnerna i den ordning de ska visas genom att markera en rad och välja Upp eller Nedåt och klicka på Tillämpa. 8. Välj åter igen fliken Kolumner för att stänga fliken. 9. Beroende på vad svaret är från den första vårdnadshavaren går det att använda dessa funktioner. Om första svaret är ett val av enheter går det bara att sätta till Klar för plac. Om det första svaret är att man har tackat nej till den reserverade 6

7 platsen går det bara att använda Sätt till avböjd. Dessa begränsningar finns för att en handläggare inte ska kunna sätta ett ärende till status Oense. 1.7 Skicka tillbaka en ansökan till vårdnadshavaren Om en vårdnadshavare hör av sig under skolvalsperioden och vill göra om sitt skolval finns denna möjlighet. Detta gäller dock endast fram till det datum som skolvalet stänger. Därefter får de nya önskemålen hanteras manuellt. 1. Välj Skola, Skolval i den vänstra menypanelen. 2. Gå till den enhet som ska handläggas. 3. Välj skolvalsformulär, d.v.s. det skolval som ska hanteras. 4. Välj fliken Sökande. 5. Välj fliken Kolumner 6. Markera Skicka tillbaka ärendet i den vänstra rutan. 7. Välj Lägg till. Kolumnerna kommer då i rutan för valda kolumner. Ordna kolumnerna i den ordning de ska visas genom att markera en rad och välja Upp eller Nedåt och klicka på Tillämpa. 8. Välj åter igen fliken Kolumner för att stänga fliken. 9. Välj ikonen för Skicka tillbaka ärendet på den elev som vill göra om sitt skolval. 10. Ange en kommentar och välj därefter Ändra status. Ärendet får då status Ej besvarad och länken för att göra ett skolval visas åter igen för vårdnadshavaren när den loggar in. 7

8 1.8 Skicka tillbaka en ansökan till kön Om en elev har blivit felaktigt placerad och handläggaren vill ta tillbaka detta finns den möjligheten ända fram till att placeringarna ska publiceras för vårdnadshavarna. Genom att utföra detta hamnar eleven i sökandefliken där den var innan placeringen utfördes. 1. Välj Skola, Skolval i den vänstra menypanelen. 2. Gå till den enhet som ska handläggas. 3. Välj skolvalsformulär, d.v.s. det skolval som ska hanteras. 4. Välj fliken Placerade. Här visas alla elever som blivit placerade på enheten. 5. Välj fliken Kolumner och lägg till Tillbaka till kön om den kolumnen inte redan visas. 6. Välj Tillbaka till kön på raden för den elev som ska sättas tillbaka till kön. 7. Ange en eventuell kommentar och välj Tillbaka till kön. Eleven kommer då att se orörd ut och är möjlig att placera eller avslå från det läge som var innan eleven placerades. Man kan aldrig sätta tillbaka till kön för sin reserverade enhet. 1.9 Inloggning som ombud Det finns även en möjlighet för administratören att logga in i det publika gränssnittet och vara ombud för en vårdnadshavare. Administratören lägger först upp rättigheten i admin att kunna logga in som en viss person i publika. Sedan loggar admin in i publika med sin egen användare och sitt eget lösenord. Det som administratören gör i det publika loggas med administratörens namn. Det finns sedan en lista i admin som visar vilken administratör som har varit inloggad som ombud för vilken person. Behörigheter/profiler som behövs på rollen: för att kunna skapa en ombudsinloggning: Hantera ombud för att kunna titta på en lista över vilka personer som har varit inloggade som ombud och för vilken person ombudsrollen gällde: Titta på ombud Registrera ombud 1. Välj Ombudshantering, Registrera ombud i den vänstra menypanelen. 2. Sök fram den person som ombudsinloggningen ska skapas för på samma sätt som när du söker fram en person i personregistret och klicka på raden för personen. 3. Ange varför denne ska vara ombud samt hur man har kommit överens om detta uppdrag och klicka på Spara. 8

9 En lista över vilka uppdrag som har utförts av ombud visas när den nya registreringen skapas. När detta är registrerat har administratören 1 timme på sig att utföra uppdraget Titta på ombud Att ha behörigheten att endast titta på ombud kan vara bra för enskilda administratörer som ofta har kontakt med föräldrar. Då går det enkelt att se vilka ombud som har använts om en vårdnadshavare hör av sig och tycker att det finns ärenden registrerade som de själva inte har utfört. 1. Välj Ombudshantering, Ombud i den vänstra menypanelen. Då visas en lista över vilka uppdrag som har utförts och av vem. I denna lista visas också om administratören har utnyttjat inloggningen som har skapats eller om den skapades men aldrig användes. 9

10 1.9.3 Logga in publikt Efter det att administratören har registrerat sig själv som ombud i det administrativa går det att logga in i det publika gränssnittet med sin egen inloggning och sitt eget lösenord. Det som visas i det publika är exakt den bild som vårdnadshavaren själv skulle ha fått se. Den enda skillnad är att det uppe till höger står Inloggad som ombud för:. På så vis kan administratören uträtta ärenden som t ex svara på skolval eller svara på ett platserbjudande. Ett ombud kan också logga in i supportsyfte för att se exakt vad vårdnadshavaren ser och på så vis skapa sig en bättre förståelse eller kunna hjälpa till och beskriva hur något speciellt fungerar. Administratören har 1 timme på sig att utföra sitt uppdrag. Under denna timme kan administratören inte logga in som sig själv i det publika gränssnittet. Om en administratör skulle skapa flera inloggningar samtidigt är det den senast gjorda ombudsregistreringen som gäller i det publika gränssnittet Omplacera Under den tid som handläggarna arbetar med att placera elever kan även funktionen omplacera användas. Denna används om eleven är placerad och inte har några sökta alternativ kvar i sin ansökan. När placeringarna är överförda till Extens ska denna funktion inte användas utan då ska eleverna omplaceras i Extens. 1. Välj Skola, Skolval i den vänstra menypanelen. 2. Gå till den enhet som ska handläggas. 3. Välj skolvalsformulär, d.v.s. det skolval som ska hanteras. 4. Välj fliken Placerade. 5. Välj fliken Kolumner och lägg till Omplacera om den kolumnen inte redan visas. 6. Välj ikonen för Omplacera för den eleven som ska förflyttas. 10

11 7. Sök fram den enhet som eleven ska omplaceras till i rullistan Välj ny enhet för placering. Urvalet i denna vallista styrs av den inloggades behörighet. Ange en notering om varför omplaceringen görs. 8. Välj Omplacera. Eleven får då status Placerad och visas under fliken Placerade på den nya enheten Kontrollera ärendelogg Det finns en ärendelogg på varje elev i ett skolval. I denna ärendelogg visas alla händelser i ärendet och vem som har gjort vad. Här visas även eventuella kommentarer som är inskrivna av handläggaren. 1. Välj Skola, Skolval i den vänstra menypanelen. 2. Gå till den enhet där eleven som ska kontrolleras har sin reserverade plats eller dit eleven har sökt eller där den är placerad. Detta beror på när i flödet ärendeloggen ska kontrolleras. 3. Välj länken under Status ex Klar för plac. 4. En ärendehistorik med eventuella angivna kommentarer visas. 11

12 5. Välj Stäng för att stänga ärendeloggen Söka elev Om du vill få fram information om en specifik elev går det att använda sökfunktionen. 1. Välj Sök, Person i den vänstra menypanelen. 2. Fyll i den information om eleven som du vill söka på under Värde. Det går att välja om det resultat du får fram ska vara lika med, börja eller sluta med det värde du fyller i. 3. Välj för att få fram resultatet. Om värdet du fyller i stämmer på fler personer får du upp en lista med personer. Om du hittar den du söker i listan väljer du den genom att klicka på raden för den personen. Om du inte vet vem av dem det är du söker får du specificera sökningen och göra om den. Det går även att i de lägen elever visas klicka på namnet för en elev. Då visas samma information som i ovanstående sökning, dvs elevens familjebild, placeringar och ansökningar Skicka e-post Det finns en funktion för att skicka e-post till ett urval av barn och deras föräldrar genom att söka fram dem bland placeringar. 1. Sök fram det urval av barn som det ska skickas e-post till under Skola Skolval. 2. Markera de barn som ska hanteras. 3. Välj knappen Skicka e-post. Markera de barn som ska hanteras. Välj knappen Skicka e- post. En dialog visas där användaren får välja om e-post ska gå till barnet, vårdnadshavarna eller till både barn och vårdnadshavare. Mailklienten som finns tillgänglig på administratörens dator öppnas. Där finns de utvalda personerna som har en mailadress i systemet inlagda i ett mail som hemliga kopior. Anledningen till att adresserna ligger som hemliga kopior är att då vet inte de olika mottagarna om varandra adresser förblir dolda. 4. Skriv den text som önskas och bifoga eventuella dokument. När mailet är skickat så finns det i mailklientens historik. En resultatlista öppnas. Där visas de valda barnen samt resultatet på hur utskickat föll ut. De personer i urvalet som inte hade någon e- post adress registrerad måste då hanteras manuellt. Listan går att exportera till excel för att kunna hanteras vidare. 12

13 2 Efter skolvalet När skolvalet är stängt och alla placeringar är gjorda ska resultatet på något sätt dels meddelas vårdnadshavarna, dels skickas till Extens eller bearbetas i programmet för att bli en ny placering i samband med klassuppflyttningen. 2.1 Skolvalet publiceras Ett schemalagt jobb sätter igång publiceringen av skolvalet. Datumet för detta jobb fylldes i när skolvalet administrerades. När jobbet är kört kan vårdnadshavarna logga in och se sin placering i programmet. Ett placeringsbesked har också skapats som har/kan skickas på det sätt man har ställt in. 2.2 Klassplacera elever från skolvalet De kommuner som har IST Skolval som master klassplacerar sina elever från skolvalet till kommande läsår. Placeringarna kommer att integreras när det blir en definitiv klassplacering och visas i utbildningstabellen det datum som man har satt som terminsstart på läsåret eller det datum som är manuellt angivet som placeringsstart vid klassplaceringstillfället. Innan man börjar måste man se till att läsåret för kommande läsår är upplagt, se beskrivning ovan Preliminär klassplacering 1. Gå till menyraden Skola/Skolval och därefter fliken placerade och sök fram de elever som ska preliminärklassplaceras. Så länge eleverna ligger preliminärt klassplacerade kan admin ändra dessa i denna bild. De preliminära klassplaceringarna integreras inte till Extens. 2. Markera den eller de elever som ska preliminärt klassplaceras och klicka på Klassplacera preliminärt. 13

14 3. Fyll i klass och utbildningsväg. Om klasser saknas kan de skapas genom att klicka på Skapa klasser. (Skapa den/de klasser som behövs och klicka sen på stäng.) 4. Klicka på Spara. Eleven får sin nya klassbeteckning och Placeringstypen ändras till prel klassplac. Det är sedan dessa rader som kan gå vidare till nästa steg, att definitiv placeras. 14

15 2.2.2 Definitiv klassplacering Vid definitiv klassplacering går placeringarna över till Extens och elevuppgifterna visas på Elevöversikt/läsår/kommande placeringar. Alla elever måste ha en preliminär klassplacering för att kunna behandlas. 1. Gå till menyraden Skola/Skolval och därefter fliken placerade. Markera de elever som ska definitivklassplaceras. 2. Klicka på Klassplacera definitivt. 3. Klicka på Klassplacera definitivt om du är säker på att du vill utföra klassplaceringen. Placeringen ändrar Placeringstypen på eleven till Def klassplac och placeringen integreras till Extens. Eleverna visas nu i Skola/Elevöversikt under det läsår som avses och framtida placeringar Den visas inte i Extens utbildningstabell förrän startdatumet har infallit. Vill man ändra på en placering med Plac. typ Def klassplac måste detta göras i elevöversikten som ett byte. 15