Hantering Reklamationer. Version Torkelson Möbel AB

Transkript

1 Hantering Reklamationer Version Torkelson Möbel AB

2 Hantering Reklamationer (8) Gå till 1. Inloggning 2. Skapa ny reklamation Tryck på Skapa reklamation i menyn och klicka på Torkelsonreklamation. Fyll i fält enligt anvisningar. Fält markerade med * är obligatoriska, reklamationen går inte att sända in om dessa ej är ifyllda. E-post - Denna adress kommer användas vid eventuella frågor eller meddelanden angående reklamationen. Ändra om ni vill att kontakt sker till annan adress. Egna anteckningar - Används för interna kommentarer i butik, enbart synliga för egna butiken. Här följer ett avsnitt med information gällande konsument, alltså er kund. Observera att fälten Kundnamn och Leveransdatum till kund är obligatoriska. Sök fram vilken order reklamationen avser. Klicka på Sök. Välj ett eller flera kriterier att söka på: Ordernummer - enklaste och snabbaste variabeln att söka på. Intervall mellan två datum Modellnamn Kommission

3 Hantering Reklamationer (8) I sökresultatet väljer man den orderrad reklamationen avser, vald rad läggs automatiskt till i reklamationsverktyget åt er med rätt Ordernr, Lev.datum, Artikelnamn och Art.nr. Välj Antal produkter som reklameras. Ange Produkt ID (ID-märkning/stämpel på produkt) # Utförlig skadebeskrivning Beskriv skadan på artikeln så utförligt som möjligt # Fyll i önskad åtgärd (ex. ny produkt, kredit, reservdel, retur etc) Bifogade filer Minst 3 tydliga bilder på reklamationen skall bifogas enligt följande: En bild per skada En bild som visar hela produkten En bild som visar ID-märkning/stämpel nr per artikel Det går utmärkt att komplettera med bilder i efterhand om ny vara önskas först och sedan efter bytet komplettera med bilderna inför bedömning av åtgärd. Vidare följer fem frågor att ta ställning till: # Totalskadad Ja/Nej (vid val Ja-öppnas en ruta där ert varuvärde syns det ni betalt för varan, detta hämtas per automatik från det produkt/ordernr ni valt att söka upp som reklamationen gäller) # Rabatterat pris Ja/Nej (Vid val Ja-öppnas en ruta för lämnad rabatt vid överrenskommelse om detta) # Reparerbar Ja/Nej (Vid val Ja-öppnas en ruta där ni kan fylla i er ev. kostnad för detta.) # Reservdel Ja/Nej (Vid val Ja-öppnas en ruta där ni anger önskad reservdel samt bockar i om reservdel skall skickas till er slutkund- kontrollera isf att du angivit fullständig kundadress längre upp på sidan). # Inspekterad Ja/Nej Reklamations/kreditbegäran summeras med automatik beroende på vilket val som gjorts.

4 Hantering Reklamationer (8) När ni fyllt i samtliga fält så är det bara att trycka på knappen Spara. Följande meddelande visas och bekräftar att reklamation är inskickad samt tilldelat reklamationsnummer. Ni kan även skriva ut blanketten om så önskas via Skriv ut rutan. Om den ej sparar och ger er ovan bekräftelse betyder det att någon kolumn ej är korrekt ifylld, scrolla då upp till överst på sidan så står där en tydligt röd text med vad som saknas eller är fel.

5 Hantering Reklamationer (8) 3. Hantera reklamationer För att administrera ärenden klicka på Hantera reklamationer. Ovanför griden/tabellen med ärenden finns ett antal knappar Inställningar av vyn Hantera reklamationer Vi har valt ett antal kolumner som visas i vyn Hantera reklamationer. Har man andra önskemål går det att ändra. Valda kolumner och dess ordning sparas för inloggad användare för framtida inloggningar. För att ändra kolumner klicka på Hantera kolumner. Kolumnfönstret öppnas. Dra önskade kolumnrubriker dit ni önskar och släpp. Det går också bra att flytta plats på kolumner genom att dra dem dit man önskar. För att ta bort en kolumn, dra kolumnrubriken till kolumnrutan Filtrering och sortering Man kan sortera på olika kolumner genom att klicka på rubrikerna. I de tomma fälten under varje rubrik kan man skriva in vad man önskar filtrera på. Ange kriterier för säljare och artikel så filtreras urvalet. Man måste trycka Enter eller klicka i annan filtreringsruta efter man skrivit sitt sökord i kolumnen för att aktivera sökningen, när

6 Hantering Reklamationer (8) den hittat och ni vill söka på ytterligare fler kolumner, skriv nytt sökord och tryck Enter igen Rensa filtrering Om man önskar ha rensa bort sina sökord i kolumnerna klickar man på Rensa filtrering Export till excel Om man vill kan man exportera ärendena till excel. Bra om man vill föra statistik Visa/dölj arkiverade reklamationer Som default visas ej arkiverade ärenden. Om man klickar på Visa/Dölj arkiverade reklamationer så visas även ärenden med status Arkiv. Kolumnen Svar (syns i vyn Hantera Reklamationer) För att se vem som senast redigerat ett ärende finns två symboler.! Ärendet har senast ändrats av handläggare (Torkelsons) B Ärendet har senast ändrats av butik När man går in på ett redan skapat ärende från kolumnen Hantera reklamation så skriver ni i rutan för den kolumn ni vill söka på tex det Rekl.nr ni vill gå in på eller er kunds namn etc. När sökresultatet kommer upp klickar ni på den rad som motsvarar önskat ärende och ärendets formulär öppnas. Här finns nu mer information att följa. # Ers.order: Ersättnings-/Utbytesordernr ifylles av Torkelsons när detta är utfört # Returnr: Returfraktsedels-/ordernr som ifylles av Torkelsons när registrering är utförd inför retur och kreditering av produkten. # Utbytesvara/reservdel debiterad: Ja/Nej ifylles av Torkelson

7 Hantering Reklamationer (8) # Ers./Kredit godkänd: ifylles av Torkelsons i de fall en kredit är på gång enligt summering i kolumnen Sa Reklamationsbegäran # Kreditordernr: # Kreditorderdatum: ifylles av Ekonomiavdelningen när er kreditfaktura är behandlad och skickad. # Handläggare: Visar den kontaktperson hos Torkelsons som hanterar ditt ärende # Status: Här kan ni följa vilken status ert ärende har fått. Butikslogg: Här kan ni skriva meddelanden och frågor till er handläggare hos Torkelsons. Låt bocken under med texten Skicka även som e-post alltid vara ifylld för då genererar systemet ett mail till er handläggare som informerar om att ni uppdaterat ärendet. Detta bidrar till snabbare hantering av ert ärende. Samma sker när er handläggare vill ställa er frågor i loggen, då får ni ett mail till er e-postadress med vilket Rekl.nr, Produkt och senaste kommentaren från loggen. Du skall Ej svara på detta via mail, utan alltid logga in och svara via reklamationsverktyget!

8 Hantering Reklamationer (8) 4. Kopplat ärende Om ni skulle få en reklamation på en ersättningsvara från tidigare ärende kan ni gå in på det tidigare ärendet och längst ner på ärendet klicka på knappen Skapa kopplat ärende. Då skapas ett underlag med nytt ärendenummer med viss information ifylld från det föregående ärendet. Tanken är att underlätta för er då ni inte behöver fylla i all information på nytt. De fält som ärvs från det tidigare ärendet är: Reklamationstyp Butik Ansvarig säljare butik Telefon E-post Kundens ordernummer Kundnamn Kundadress Kundtelefon Ordernummer Artikelnamn (Lev.)Artikelnr Antal Komplettera med unik information för den nya reklamationen och klicka sedan knappen Spara.