Manual för Användarhanteraren. ett verktyg för att administrera enheter och personal som registrerar i kvalitetsregister

Transkript

1 Manual för Användarhanteraren ett verktyg för att administrera enheter och personal som registrerar i kvalitetsregister

2 Kvalitetsregister som är anslutna till Registercentrum Västra Götaland ligger oftast på en IT-plattform som heter Stratum. I Stratum finns verktyget Användarhanteraren som är till för att ge enheter och deras medarbetare behörighet att registrera. Du som är koordinator för ett register på Stratum har tillgång till Användarhanteraren. Här kan du dela ut nya behörigheter och ändra uppgifter om anslutna enheter och medarbetare. Den här manualen beskriver den nya version av Användarhanteraren som kom Generellt gäller följande i Användarhanteraren. När du får fram användare, enheter eller något annat i en lista kan du klicka på en post i listan för att få se mer information. Ett nytt fönster öppnas då med informationen nedanför de redan öppna fönstren. Ibland syns det inte att du har öppnat ett nytt fönster. Då får du scrolla nedåt så upptäcker du det. Ibland kommer många fönster att vara öppna samtidigt. Du kanske tycker det är för många för att du ska ha överblick. Då kan du minimera eller stänga fönster med hjälp av de knappar som finns uppe i högra hörnet på fönstren.

3 Lägga till en ny enhet För att komma till Användarhanteraren måste du logga in i ett register som koordinator. Det första du ser när du kommer in är det här. Om du vill lägga till en enhet, tryck på knappen Ny enhet.

4 Nu får du fram den här vyn. Skriv in enhetskod. Användarhanteraren föreslår en enhetskod, men den kan bytas ut till en annan kod enligt någon princip som registret har valt. Skriv in enhetens namn. Enhetsnamnet kommer att synas i presentationer med statistik. Därför är det viktigt att det är kort, men det måste också vara unikt. Ett sätt är att ange ett ortnamn i slutet enligt modellen Vårdkliniken, Göteborg. Man ska undvika postadress och liknande uppgifter. HSA-id finner du i katalogtjänst HSA som innehåller uppgifter om personer och verksamheter inom svensk vård och omsorg. PAR-id finns i patientregistret hos Socialstyrelsen. Vilka uppgifter som i övrigt ska fyllas i kan variera mellan olika register. En röd prick betyder att en uppgift är obligatorisk. Fyll i alla uppgifter om enheten och tryck på Spara.

5 Ändra uppgifter om en enhet För att ändra uppgifter om en enhet letar du först reda på enheten på något av följande sätt: 1. Tryck på pilen till höger i rutan för enheter och välj en enhet i rullisten. 2. Skriv in minst tre tecken av enhetens namn eller ID i rutan för enheter. 3. Tryck på knappen Visa alla för att se alla enheter som finns i det register du är inloggad i.

6 När du har tryckt på knappen Visa alla får du upp den här vyn. Du kan sortera listan med enheter på olika sätt genom att klicka på kolumnrubrikerna Enhetens namn eller Enhetskod. Samma princip gäller för andra listor i Användarhanteraren. Klicka på den enhet i listan som du vill ändra uppgifter för. När du fått fram den klicka Visa enhet.

7 När du har fått fram uppgifterna om en enhet kan du uppdatera dem. Tryck på Uppdatera när du är klar. Observera att du inte kan ändra enhetskod eller tillhörande uppgifter såsom landsting, vårdnivå eller sjukhustyp efter att du har sparat dem första gången. Det är för att detta skulle kunna påverka befintliga registreringar. Måste någon av dessa uppgifter ändras får du kontakta din kontaktperson på Registercentrum Västra Götaland. I den här vyn syns även enhetens kontexter. Kontexter betyder i det här sammanhanget vilka användare som är behöriga att registrera för enheten och vilka roller de har.

8 Lägga till en användare När du ska lägga till en ny användare måste du först göra en sökning. Det är för att se om användaren redan är upplagd. Sökningen görs i alla register på Stratum. Skriv in minst tre tecken i rutan Sök användare. Det kan vara tre tecken i början av användarens namn eller i någon annan uppgift om användaren, till exempel HSA-id. Klicka sedan på knappen Sök. Du får nu upp sökträffar i listan Sökresultat. Hittar du användaren i listan ska du lägga till en kontext. Läs om det i avsnittet Lägga till en kontext. Om användare inte finns, tryck på knappen Ny användare/kontext.

9 Nu får du fram vyn Skapa ny användare. Skriv in användarens e-postadress i fältet Användarnamn. (Om du kopierar adressen från till exempel ett worddokument, se till så att du inte får med några mellanslag. Om du har fått med mellanslag får du ett felmeddelande.) Tryck sedan på knappen Kontrollera. Då gör systemet en kontroll av om användarnamnet är ledigt. Om det är ledigt kommer en grön text fram som säger Ny användare. Om användaren redan är upplagd för att registrera i andra register, ska du skapa en ny kontext. Läs om det under rubriken Lägga till en kontext.

10 Om användaren är helt ny fortsätter du med att ange om användaren ska logga in med SITHS-kort eller Mobilt BankID. En användare kan inte ha inloggning med både SITHSkort och Mobilt BankID. Man måste välja det ena eller det andra. Om du anger SITHS-kort finns sedan två alternativ. Om du har användarens HSA-id kan du fylla i det i fältet HSA-id. Då är allt förberett för att användaren ska logga in. Det andra alternativet är att användaren själv anger en engångskod vid första inloggningen. Detta är för att användarens SITHSkort ska kopplas samman i systemet med uppgifterna om användaren. Om du anger att användaren ska logga in med Mobilt BankID kommer du att behöva fylla i användarens personnummer. Om du vill skicka e-post till användaren med inloggningsuppgifter och information om hur man kommer igång att registrera, klicka på Skapa epost. Detta kräver att du har Outlook. Du får upp ett e- postmeddelande med förslag till text. I rutan Ny kontext för ny användare väljer du vilken enhet användaren ska registrera för och i vilken roll.

11 När du är klar ser sidan ut så här. Du har lagt upp en användare och skapat en kontext för användaren. En kontext betyder här en specifik kombination av register, användare, enhet och roll. Om en användare ska registrera för flera enheter måste du skapa flera kontexter för användaren. Samma sak om användaren ska ha flera roller. Då klickar du på knappen Ny kontext. Men observera att du inte kan skapa kontexter med rollen koordinator. Det kan bara medarbetare på Registercentrum Västra Götaland göra. En användare kan ha kontexter även i andra register, men detta kan du inte se. Du kan bara se de kontexter användaren har i det register som du som koordinator är inloggad i.

12 När nya användare inte kan logga in Nya användare får detaljerade anvisningar för hur de ska logga in första gången. Om problem uppstår i det här skedet, måste man först kolla så att instruktionerna verkligen har följts. Om användaren ändå inte kan logga in kan du ibland lösa problemet genom att manuellt fylla i HSA-id. (Användaren har ett dokument med sitt HSA-id.) Klicka sedan Uppdatera. I vissa fall när du försöker skriva in användarens HSA-id får du felmeddelandet här till höger. Det betyder vanligen att användaren redan har ett konto med detta HSA-id. Kontakta din kontaktperson på Registercentrum Västra Götaland och be om hjälp.

13 Ändra uppgifter om en användare Det går bra att byta namn och e-postadress för en användare. Man behöver inte lägga upp en ny användare i dessa lägen. Sök upp användaren på det sätt som tidigare beskrivits. Nu kan du byta förnamn, efternamn, användarnamn och e-postadress. När du byter Användarnamn kommer du att behöva trycka på knappen Kontrollera för att se till att användarnamnet är ledigt. Observera att du även måste ändra e-postadress i rutan e-post. Du kan också ändra typ av inloggning. Byter du till Mobilt BankID måste du sedan ange användarens personnummer. När du gjort alla ändringar tryck på knappen Uppdatera.

14 Lägga till en kontext I flera situationer kan du behöva lägga till kontexter. Om en användare i det register du är koordinator för ska börja registrera för ytterligare en enhet behövs en ny kontext. En annan situation är om en användare i ett annat register ska börja registrera i det register du är koordinator för. I båda fallen börjar du med att söka upp användaren. Du får fram användaren i listan med sökresultat.

15 När du har klickat på användaren i resultatlistan får du fram den här vyn. Du ser de kontexter användaren har i det registret du är inloggad i. Klicka på knappen Ny kontext. Nu kan du lägga till en kontext för användaren.

16 Du väljer en enhet och roll för användaren och anger om kontexten ska vara aktiv eller inte. Ibland kan man vilja lägga till en kontext och låta den vara inaktiv för att aktivera den vid ett senare tillfälle. Tryck på Spara.

17 Kontexten du sparade syns nu i listan. Om du skulle råka lägga till en felaktig kontext måste du få hjälp att ta bort den. Kontakta din kontaktperson på Registercentrum Västra Götaland.

18 Deaktivera en kontext Om en användare byter jobb eller av någon annan anledning slutar registrera på en viss enhet ska användarens kontext för den enheten deaktiveras. Man kan inte ta bort en användare från en enhet, eftersom man vill ha kvar informationen om vilka användare som gjort vilka registreringar. När du ska deaktivera en kontext börjar du med att söka upp användaren. Klicka sedan på användaren i listan med sökresultat. Du får fram användarens uppgifter och alla kontexter.

19 Klicka på den kontext som ska deaktiveras. Scrolla ned till Kontextinformation. Tryck sedan på knappen Deaktivera. Samma sak görs om kontexten ska aktiveras. Då står det Aktivera på knappen istället.

20 När en användare fått nytt SITHS-kort Oftast när en användare får nytt SITHSkort kan de fortsätta logga in i registret som vanligt. Men ibland går inte det. Då måste de göra om proceduren för att logga in första gången. För att det ska bli möjligt ska du som koordinator göra det följande: Sök upp användaren och tryck på knappen Nytt SITHS-kort.

21 En dialogruta kommer upp där du får försäkra att du verkligen vill göra ändringen. En ny dialogruta kommer upp. Klicka OK. Nu kan användaren göra om proceduren för att logga in första gången.