Manual. valwebb. Förskole- och lärarutbildningarna. Linköpings universitet 2017/2018. VFU-teamet

Transkript

1 Manual valwebb Förskole- och lärarutbildningarna Linköpings universitet 2017/2018 VFU-teamet

2 INNEHÅLL Inloggning... 3 Inställningar, tecken och symboler... 3 Hitta ditt VFU-område med dina studenter... 4 Att göra en placering... 7 Lägga in skolor, handledare och VFU-samordnare Studentens tidigare placeringar VFU-översikt Ändra status Mail till studenter och handledare Excellista över handledare och studenter Testversionen av valweb OBS: I bilderna som är inklippta i dokumentet står de gamla beteckningarna, vilka i valwebben inför 17/18 har justerats enligt följande: Fältområde = VFU-område Fältskola = Skola Fältmentor=VFU-samordnare Frågor om valwebb: Kontakta VFU-koordinator 2

3 INLOGGNING Klicka på länken: 2FLogin%2FLoginAdmCAS.jsp Logga in med ditt Liu id och det lösenord du valde när du aktiverade ditt Liu-id INSTÄLLNINGAR, TECKEN OCH SYMBOLER När du loggar in möts du av följande vy 3

4 Om du klickar på LATHUND får du en förklaring på vad tecken och symboler som används i valweb betyder. HITTA DITT VFU-OMRÅDE MED DINA STUDENTER Klicka på ikonen för VFU och välj VFU HOS PARTNER 4

5 Då möts du av följande VY där du kan ditt VFU-område. Välj TERMIN och SKOLA för att hitta dina studenter. Välj aktuell skola (om du har flera och studenterna är beställda i olika skolor) och klicka på skolans namn så kommer du att se dina studenter i en lista där du också ser verksamhetsområde, ämne, antal VFU-dagar m.m. Det kan också vara så att alla dina studenter kommer upp i samma lista och att du själv kan fördelar dem på de olika skolor du har ansvara för. 5

6 Om du vill ha mer information om studenten, klicka på studentens namn och på det gröna plusset som finns vid studentens personnummer. 6

7 ATT GÖRA EN PLACERING Gå in på din lista och ta fram den student du vill göra en placering på. Under studentens ruta kan det ibland finnas anteckningar som någon i VFU-teamet gjort och som du måste ta hänsyn till. Mer information kan du få om du klickar på studentens namn. Du kan också använda anteckningsfältet för att göra egna noteringar om sådant du behöver komma ihåg, t.ex. om du tagit kontakt med någon presumtiv handledare. Klicka på den lilla rutan/fyrkanten som pilen till höger visar på bilden ovan visar. Här kan du välja vilka som ska kunna se ditt meddelande. Se bilden nedan. 7

8 Om du klickar på studentens namn kommer följande vy upp. Du som placerar studenter som läser mot 7-9 eller gymnasiet måste gå in på individvyn för att kunna göra en korrekt placering. Om du scrollar ner kan du se alla studentens kurser och studiegång. Det kan vara bra då du ibland kan behöva svara på hur långt studenten kommit i sin utbildning, vilka fler ämnen studenten läser etc. Om du klickar på ikonen för VFU- ÖVERSIKT kan du också se tidigare placeringar. Se bild nedan. 8

9 Nästa steg är att skriva in den handledare du hittat till studenten utifrån den information du fått i valweb. Klicka på den lilla pennan som finns under studentens beställning. Lättast är om du utgår från din lista men det går också att göra placeringen i individvyn. Om du klickar på symbolen för pennan (se bilderna) kan du sedan skriva in handledare, skola samt dig själv som samordnare. Ändra status till Klar att påbörjas samt Publicera din placering så att studenten kan se den. Vi brukar ge direktiv om när publicering ska ske. Glöm inte att spara. 9

10 LÄGGA IN SKOLOR, HANDLEDARE OCH VFU-SAMORDNARE Klicka på symbolen för inställningar hammaren och skäran 10

11 När du klickar får du upp följande vy där du kan hitta ditt VFU-område och göra de inställningar du behöver. Klicka på VFU-område och du ser följande vy. När du sedan väljer ditt område får du upp de skolor du har i ditt område. 11

12 Om du vill lägga in någon ny skola gå till Skola och klicka sedan på Lägg till. Då får du följande vy där du kan fylla i aktuella uppgifter. Glöm inte trycka på spara när du är klar När du ska fylla i dig själv som samordnare eller ny handledare fungerar det på samma sätt. Istället för fältskola klickar du på den skola i din lista som du vill lägga in handledare på (eller dig själv som samordnare det måste du göra på alla skolor. När du klickar på vald skola kommer en lista upp med de skolor du har i ditt område. 12

13 För att lägga in nya handledare och dig som samordnare klicka på den skola där du vill lägga till information under rubriken VFU-samordnare. Klicka på Lägg till 13

14 Fyll i de uppgifter som efterfrågas (Titel, namn och e-post i första hand). Spara! 1. Arkivera skolor och handledare Handledare som slutar eller skolor som byter namn, upphör eller som du inte använder måste du arkivera. När du arkiverar blir skola/handledare rödmarkerade. Om du arkiverar en skola måste du även arkivera varje enskild handledare som finns på skolan. (Om du önskar aktivera en arkiverad skola kontakta VFU-koordinator.) 14

15 Klicka på den skola du vill arkivera och klicka ikonen för Ändra. Tänk på att arkivera ALLA handledare som finns under den skola du ska arkivera. Välj sedan Arkivera 15

16 Ska du arkivera en handledare fungerar det på samma sätt. Klicka på den handledare du vill arkivera, välj ändra och sedan arkivera. 16

17 STUDENTENS TIDIGARE PLACERINGAR VFU-ÖVERSIKT Välj den student från listan över studenter i ditt område och klicka på vald student. Klicka sedan på VFU-översikt i menyraden. Du ser då studentens tidigare placeringar. 17

18 ÄNDRA STATUS Gå till din lista med de studenter som finns i ditt område. När du gjort en placering ska du ändra statusen från beställd till klar att påbörjas samt publicera placeringen så att studenten kan se den också. Vi brukar ange vilka datum som är aktuella för publicering. Varje termin ska studenten också klarmarkeras efter avslutad VFU, ett datum som VFU-teamet meddelar. Du ändrar status genom att klicka på status i högra hörnet samt markera de studenter du vill ändra status för. Du kan ändra status för alla studenter på samma gång om det är önskvärt genom att klicka i rutan för VFU-placering. Vill du bara ändra på en eller ett par studenter markerar du endast dessa. Klicka sedan på de studenter du vill sätta status på samt ikonen för sätt status. 18

19 Välj sedan status genom att klicka på rullistan. MAIL TILL STUDENTER OCH HANDLEDARE Gå till din lista med de studenter som finns i ditt område. Principen för mailutskick är densamma oavsett om du skickar till handledare eller student. Du skickar mail genom att klicka på e- post i den ruta som finns i högra hörnet. Markera de studenter du vill skicka mail till samt klicka sedan på E-post. Klicka sedan i de som du vill skicka E-post till. 19

20 När du skickar kan det se ut som om mailet inte har skickats, men det har det. 20

21 EXCELLISTA ÖVER HANDLEDARE OCH STUDENTER Logga in på valwebb: och tryck på knappen Utökad sökning. Då kommer en ny knapp upp - Utökad sökning ( student) tryck på den. 21

22 Då ser det ut enligt nedan. Om det är första gången du är inne på Utökad sökning måste du trycka på k nappen Utvariabler. Där gör du dina inställningar. Klicka i de uppgifter som är relevanta för dig. Tänk på att inte klicka i för många variabler då blir det svårt att hantera. Glöm inte att spara. 22

23 Gå sedan till fliken KURS och fyll i kursen och aktuell termin. Gå sedan till fliken VFU och fyll i status Klar att påbörjas. Klicka sedan på SÖK längst till höger. Då får du upp studenternas namn, e-post osv = de uppgifter du valt när du gjorde inställningarna i utvariabler. 23

24 Scrolla bilden år höger ( se nedan) då ser du handledarnas e-post. Om det ser ut som att det saknas en adress beror det oftast på att studenten är avbokad och inte ska göra vfu. Hör av dig till VFU-teamet om du är osäker. Det går tyvärr inte att skicka mail till handledarna direkt via valweb utan du måste exportera till excel. Det kan du göra om du scrollar tillbaka bilden och klickar på knappen Exportera till excel längst upp till vänster. 24

25 Då får du upp följande bild. Nu måste du spara dokumentet på din dator. Viktigt att du sparar dokumentet som ett exceldokument! Detta för att du ska kunna klistra in dem i din mail senare. 25

26 Markera därefter handledarnas mailadresser och kopiera. Gå därefter till din mail och öppna ett nytt dokument och klistra in adresserna. Nu är det bara att skriva det du vill och bifoga de bilagor du vill ha med och skicka, precis som vanligt 26

27 TESTVERSIONEN AV VALW EB länk: Det finns mer att lära sig om valweb och det kommer nya funktioner hela tiden. Lathunden kommer därför att uppdateras kontinuerligt. Lek gärna i vår testversion av valweb, där kan inget bli fel. Hör gärna av dig om du hittar något du vill dela med dig och som kan hjälpa andra av eller något som du undrar över och som inte fungerar som det ska. Logga in och testa valweb: Du loggar in genom att skriva ditt användarnamn i båda fälten t.ex campr00, alltså samma i båda fälten. 27