Lathund till Survey & Report

Transkript

1 Lathund till Survey & Report Johan Jäger Medicinska fakultetens kansli Medicinska fakultetens kansli Linköping ,

2 2(32) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Begär tillgång till mallen... 3 Logga in... 3 Kopiera mallen eller en tidigare enkät för kursen... 3 Grundläggande information... 6 Enkätnamn... 6 Enkättyp... 6 Behörighet... 7 Publicering... 8 Inledningstext Lägga till frågor Lägga till en fråga Standardfråga Inställningar Kopiera fråga/lägg till fråga med mall Importera frågor Ordna Lägga till respondenter Avsluta konstruktion Göra enkätutskick Skapa rapport Layout Exportera rapporten... 32

3 3(32) Begär tillgång till mallen Logga in Gå till Välj Linköpings Universitet i rullmenyn och klicka på [Select] Du dirigeras nu till LiU:s hemsida där du loggar in med ditt vanliga LiU-ID och lösenord. Efter att ha loggat in skickas du automatiskt vidare till Survey&Report. FUN har tagit fram en mall för utvärdering av forskarutbildningskurserna. För att du ska ha tillgång till mallen i Survey&Report måste du först ha kontaktat Johan Jäger (johan.jager@liu.se) som ger dig behörighet. Kopiera mallen eller en tidigare enkät för kursen Se till att Enkätguide är markerad i vänstra menyn och klicka på Hitta enkät I menyn för Hitta enkät visas de senaste 50 enkäterna du har behörighet att redigera. Vill du se fler enkäter är det bara att klicka på Sök. Leta upp enkäten för forskarutbildningskurserna (FUN:s mall har ID 4207) alternativt en tidigare enkät för den aktuella kursen.

4 4(32) Se till att du står på informationssidan för enkäten (har du varit inne i enkäten tidigare och navigerat från förstasidan sparas den sist besökta sidan). Klicka på Hus-ikonen vid enkättiteln för att komma till informationssidan.

5 5(32) Nere till vänster har du en Kopiera -knapp, klicka på den för att skapa din egen enkät.

6 6(32) Grundläggande information Enkätnamn Fyll i ett enkätnamn. Enkätnamnet bör vara så pass informativt att det är lätt att hitta det vid en sökning i framtiden även om man inte kommer ihåg formuleringen exakt. Exempelvis: Kursutvärdering [kursnamn] [termin] Enkätnamnet kommer att utgöra titel (fliktnamnet i webbläsaren) på sidan med utvärderingen. Enkättyp Det finns två huvudsakliga enkättyper, Respondentenkät och Publik enkät. Publik enkät gör att alla med länken har möjlighet att genomföra utvärderingen, medan respondentenkät gör att endast de som har blivit inbjudna kan se och svara på frågorna. Respondentenkät är enklast eftersom man då kan använda systemets distributionskanaler och göra automatiska påminnelser.

7 7(32) Behörighet Under behörighet lägger man till andra användare som skall kunna hantera enkäten och skapa rapporten. Här är det viktigt att lägga till de kollegor man vill ska kunna arbeta med enkäterna om man skulle få förhinder att färdigställa en enkät. Lägga till behöriga användare Klicka på Lägg till Sök efter medarbetarens namn. För att namnet ska synas i listan måste personen ha loggat in i Survey&Report. Markera den användare du vill lägga till genom att kryssa i valboxen. Klicka på OK. Gör detta för alla medarbetare som ska kunna hantera enkäten. Säkerställ att de finns med i listan över behöriga användare.

8 8(32) Publicering Det är inte nödvändigt att fylla i informationen under publicering vid detta tillfälle, men här kan man ställa in när respondenterna ska kunna besvara enkäten.

9 9(32) Innan man avslutar konstruktionen kommer man att kunna anpassa publiceringsperioden. Klicka på Skapa enkät När enkäten är skapad blir fältet för Grundläggande information grönmarkerat och man skickas vidare till inledningstext.

10 10(32) Inledningstext I inledningstexten står rubrik till enkäten och information om skalan i enkäten. Lägga till frågor Vi har nu en enkät med FUNs förutbestämda frågor som är de frågor som alltid ska finnas med. Du kan dock lägga till ytterligare frågor om det är något du önskar komplettera med och ta bort enstaka frågor om de inte är relevanta för kursen. Klicka på plus-tecknet för att lägga till en fråga från grunden, eller importera frågor från en gammal enkät.

11 11(32) Lägga till en fråga Titel bör vara något unikt, eftersom det är namnet som syns när man exempelvis skall sortera bland frågor, eller rubriken när man sedan skapar rapporter. Standardfråga Enkäten använder i huvudsak kategorin Standardfråga och Matris / Radioknappar. Denna blir bättre layoutmässigt än Enval / Radioknappar i den färdiga enkäten.

12 12(32) Se till att Typ är inställd till standardfrågor och välj i den högra rullisten Matris / Radioknappar Matriserna är skapade för att kunna hantera underfrågor flera underfrågor till en kategori. Lägg till svarsalternativt under Alternativ. Värdet läggs till automatiskt. För att lägga till ytterligare ett värde kan man antingen trycka på tabknappen två gånger eller klicka på det gröna plus-tecknet..

13 13(32) För att ta bort ett svarsalternativ klickar man på det röda krysset. Inställningar På varje fråga kan man själv göra inställningar. Det kan till exempel vara om en fråga är obligatorisk eller om man skall visa numrering och om man ska tillåtas kommentera frågan. Det är endast alternativet för att visa numrering som är förvalt. Vill man tillåta kommentarer på en fråga kan man därför markera frågan för att lägga till alternativet Tillåt kommentarer från respondenten markeras. Då öppnas en ny textruta med rubriken Kommentarstext till vänster i fältet. Du kan också lägga till fritextsvar med en standardfråga Text / Textfält Textarea Klicka på skapa för att lägga till frågan i formuläret.

14 14(32) Meny till höger om respektive fråga Till höger av en fråga finns det en menyrad. De gröna plus-knapparna skapar en ny fråga ovanför eller under den aktuella frågan. Pennan redigerar frågan. De två arken trycker man på om man vill kopiera frågan. Den mystiska figuren i hatt som gömmer sig i dimman är för inställningar hur man vill att frågan skall visas (i webbläsarläge). Hela radens bredd är förvalt och standard. Till höger respektive vänster gör att frågan upptar endast halva sidans bredd och en vänster + höger-fråga bredvid varandra bildar en hel rad tillsammans. Krysset används för att ta bort frågan.

15 15(32) Kopiera fråga/lägg till fråga med mall Vill du bara kopiera en fråga och använda den som mall för nya frågor klickar du på de två arken i mitten av sidomenyn. Frågan som ska kopieras byter då färg och de gröna plus-tecknen byts till en clipboard och ett pappersark. Klicka på symbolen för att kopiera och lägga till en likadan fråga..

16 16(32) Originalfrågan kopieras fram till dess att du avmarkerat att du vill kopiera frågan genom att klicka på samma knapp som när man påbörjade kopieringen. (Du kan klicka på en likadan knapp bredvid valfri fråga det behöver inte vara frågan du påbörjade kopieringen ifrån).

17 17(32) Importera frågor Du kan också importera frågor från tidigare skapade enkäter, utan att för den delen behöva kopiera hela enkäten. Det gör att du kan importera enskilda frågor eller hela block med frågor från andra enkäter. För att importera frågor, klicka på sidan med frågor. längst nere på Skriv in ett sökord och klicka på sök så ser du enkäterna. Markera den enkät du vill kopiera frågor ifrån, klicka på frågorna du vill importera och klicka på OK.

18 18(32) Namnet på frågorna vi ser är titeln på frågan i original-enkäten. Därför är det viktigt att frågorna döps till något informativt och inte bara Föreläsning som i exemplet ovan. Frågor som importeras blir grå-markerade. Du kan avmarkera en fråga genom att klicka på den igen. Ordna I Ordna-fliken kan du flytta frågorna i ordning eller lägga till dem till nya sidor. Med informativa titlar blir det lättare att se vilka frågor det handlar om för att kunna ordna till dem effektivt.

19 19(32) Lägga till respondenter För att respondenterna skall kunna svara på frågorna för enkäten måste personerna läggas som respondenter. Klicka på knappen för Respondenter. Klicka på Lägg till respondenter Välj fliken Från e-postlista.

20 20(32) I fliken har du nu ett fönster där du kan kopiera in adresserna från Excel, Outlook eller annat textdokument. Du kan använda kommatecken, semikolon, mellanslag eller ny rad som avgränsade för att lägga till nya adresser. Klicka på nästa Survey & Report gör om e-posten till separata respondenter. Det enda som behövs för att hantera enkäten är e-posten, så de övriga detaljerna behöver vi inte bry oss om. Det spelar heller ingen roll om det är enkätspecifika respondenter eller inte. Klicka därför på Lägg till.

21 21(32) Varje användare får nu ett slumpmässigt inlogg och ett slumpmässigt lösenord. För att respondenten ska kunna besvara enkäten måste vederbörande få sitt specifika användarnamn och lösenord, och detta görs lämpligast med enkätutskicksfunktionen i Survey & Report.

22 22(32) Avsluta konstruktion Avsluta konstruktion är sista steget innan enkäten görs publik så att respondenterna kan svara på den. Ställ in en publiceringsperiod Det första datumet anger när respondenterna som tidigast kan börja svara på enkäten. Det andra datumet anger när enkäten avslutas och stängs (bör vara minst 2 veckor efter temats sista moment). När datumen är ifyllda. Klicka på Slutför och bekräfta den dialogrutan som kommer upp (kan se olika ut beroende på vilken webbläsare man har).

23 23(32) Enkäten är nu live och respondenterna kan börja besvara den!

24 24(32) Göra enkätutskick För att kunna göra enkätutskick måste konstruktionen av enkäten vara avslutad och klar. Välj datainsamling och knappen Utskick Klicka längst nere till höger på Nytt utskick. Välj Första utskick i rullisten.

25 25(32) Du kan nu skriva ett e-post med variabeldata som gör att respondenten automatiskt loggas in och kan svara på enkäten. Fyll i ämnet i e-postutskicket. I meddelanderutan skrivs meddelandet. För att lägga in variabeldata kan du klicka på respektive variabel inom {}. Det som är viktigast att få med är {Enkätens adress med inloggning}.

26 26(32) Längst uppe till höger kan du ställa in när brevet ska skickas. När du har skrivit ditt brev och fyllt i när det ska skickas. Klicka antingen på Spara eller Spara och skicka nu (om det ska skickas på en gång). Systemet fyller nu i variabeldatan och länken som skapas gör att respondenten automatiskt loggas in och kan besvara enkäten. Du kan skapa fler utskick (till exempel påminnels till de som ännu inte besvarat enkäten) genom att välja något annat i rullisten och därefter gå igenom samma steg.

27 27(32) Skapa rapport För att skapa rapport letar man enklast upp enkäten genom att klicka på Hitta enkät under Enkät -alternativet i vänstra menyn. Man får då se en översiktsbild över enkäten och när svar har inkommit.

28 28(32) Från den här vyn kan du hantera enkäten, bland annat kopiera den (nedre vänstra hörnet) eller stänga enkäten (nedre högra hörnet).

29 29(32) För att skapa en rapport klickar du på Rapporter i vänstra menyn och Ny rapport Fyll i ett rapportnamn. Det här kommer också att bli filnamnet för den exporterade rapporten. Några övriga uppgifter behöver inte skrivas in på den här sidan, utan när namnet är klart är det bara att trycka på Skapa rapport i nedre vänstra hörnet. Layout Klicka på knappen Layout i vänstra menyn. En ruta kommer upp för att skapa en ny layout. Skriv ett valfritt namn och tryck på OK.

30 30(32) Klicka på Generera automatiskt i fältet längst ner för att generera en layout. En dialogruta kommer att öppnas där de frågar om man vill ersätta det nuvarande innehållet. Tryck på OK.

31 31(32) Du bör nu ha ett förslag på en layout.

32 32(32) Klicka på Spara. Exportera rapporten Klicka på Exportera i vänstra menyn. Formatet Word 2007 är förvalt och längst nere på sidan finns knappen Exportera. Klicka på den och spara rapporten i Word-format för vidare bearbetning och distribution.