Snabbguide för användare

Transkript

1 Snabbguide för användare Användarmanual 2015

2 Inloggning...4 Webbklienten...5 Den övre delen...6 Hänvisningar...7 Tidsangivelser och datum...9 Söka efter kollegor...10 Snabbsök...10 Avancerad sökning...10 MyTellus...11 Ladda ner MyTellus...11 Vad kan jag använda MyTellus till?...11 Tellus Mobile...12

3 Snabbguide för användare SourceTech Telllus Copyright Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten.

4 Inloggning För att logga in i systemet krävs ett användarnamn och lösenord. Detta får du av din systemadministratör. Om du har glömt ditt lösenord kan du använda länken Glömt lösenord för att få ett nytt lösenord skickat till den epostadress som finns kopplad till din användare.

5 Webbklienten När du har loggat in i webbklienten kommer du direkt till startsidan. Där ser du en sammanställning av dina kommande hänvisningar, dina fem senaste meddelanden, dina kollegors fem kommande födelsedagar och du kan även se de fem senaste mikroblogginläggen från kollegorna du följer. Webbklienten är uppdelad i två delar, den övre delen har funktioner för att snabbsöka, byta profil, externa länkar samt en meny. Den nedre delen visar olika innehåll beroende på vilken meny som är vald.

6 Den övre delen 1. Detta är en länk till startsidan, globen blir blå när startsidan är aktiv. 2. Textruta för snabbsök. Sökningen sker på namn eller nummer beroende på första tecknet. Är det första tecknet en bokstav görs sökningen på namn, är det en siffra görs sökningen på nummer. Systemet söker i första hand på förnamn, vill man söka på efternamn så slår man ett mellanslag innan man börjar skriva. 3. Namnet på den inloggade användaren. 4. Med hjälp av dessa ikoner kan man enkelt ändra profil. Den blå ikonen indikerar att den telefonen är den som är aktiv just nu, ikonerna kan skilja då de styrs av vilka telefoner en användare har. Om man har flera telefonnummer på samma telefontyp (t.ex. två anknytningar) kommer man att få en lista när man klickar på ikonen för att välja vilken av numren man är tillgänglig på. 5. Här finns externa länkar till sourcetech.se, SourceTech Portal, instruktionsvideos och manualer. Här finns även en nedladdningslänk där du kan ladda ner applikationen MyTellus. 6. Här finns alla val som användaren har. (Tillgängliga val beror på vilka rättigheter användaren har och vilka licenser systemet har).

7 Hänvisningar Att lägga hänvisningar i Tellus kan göras via webbklienten och då väljer du fliken Hänvisningar längst till vänster i menyn. Börja med att välja vilken hänvisning vill göra, när du gjort det kommer systemet att föreslå standardvärden som administratören har satt på just den hänvisningstypen. Du kan sedan själv ändra tiderna som gäller för just denna hänvisning. 1. I den här listan väljer du vilken typ av hänvisning du vill göra. 2. Fyll i informationen om när hänvisningen ska bli aktiv. 3. Fyll i informationen om när hänvisningen ska bli inaktiv. 4. Markera denna box om hänvisningen inte ska ha en sluttid, detta gäller t.ex. vid hänvisningstypen Sjuk då man inte vet när personen i fråga kommer tillbaka. 5. Här kan du skriva i ytterligare information om hänvisningen. 6. Klicka på knappen för att lägga till hänvisningen.

8 Hantera din anknytning En anknytning kan hanteras på olika sätt när en hänvisning blir aktiv. I listan bredvid datum och tid kan du välja hur telefonen ska styras under tiden för hänvisningen. Ingen uppdatering på telefonen skickas till växeln. Detta val används oftast när man vill ha en så kallad mjuk hänvisning. Detta innebär att telefonen inte kommer att stängas eller medflyttas till röstbrevlåda, men telefonister och kollegor kommer att kunna se att du har en hänvisning. Följ profil innebär att telefonen kommer att behålla de inställningar som är satta som standard. Detta är vanligtvis medflytta till röstbrevlåda. Begäran Öppna kommer att skickas till växeln och telefonen kommer att öppnas. Begäran Stäng kommer att skickas till växeln och samtalen blir oftast dirigerade till telefonist. Detta val vidarekopplar telefonen till det nummer du skriver in i textfältet bredvid. Glöm inte att ange utslagsprefix om du medflyttar till ett externt nummer. Detta val vidarekopplar din telefon till din röstbrevlåda. Använd detta val om du vill skapa en medflyttning till denna telefon. Använd detta val om du vill medflytta din anknytning till den specifika mobiltelefonen.

9 Datum Tidsangivelser och datum Det finns flera sätt att ställa in datum på. Du kan klicka på kalenderikonen och öppna den inbyggda kalendern där du kan välja datum. Du kan även använda piltangenterna när du har fokus i fältet för datum, eller skriva in datumet manuellt. Tid Systemet försöker att tolka det du skriva i textrutorna som tid. För att detta ska fungera behöver du ange minst två tecken. Till exempel kommer texten 09, 0900, 09AM och 09:00 att tolkas på samma sätt: 09:00. När kommer standardinställningarna att användas? De tider som finns kopplad till frånvaroorsaken kommer att föreslås direkt när du väljer orsak i listan.

10 Söka efter kollegor Att söka efter kollegor är enkelt att göra i Tellus. Detta kan göras på flera sätt. Snabbsök Snabbsökningen finns alltid tillhands. Du kan enkelt nå den genom att trycka på escape tangenten (längst upp till vänster på ditt tangentbord). Den söker enligt Namn/Nummer-principen vilket innebär att systemet titta på det första tecknet som skrivs in i textrutan. Är det en siffra så kommer systemet att söka efter anknytningar. Är det en bokstav så letar systemet på förnamn. I de fall det är ett mellanslag som första tecken och det andra tecknet är en bokstav så tittar systemet efter en person med ett efternamn som stämmer med sökkriteriet. Avancerad sökning Den avancerade sökningen kommer man till genom att välja Sök i menyn. Där kan man välja mellan olika sökkriterier i en rullgardinsmeny, till exempel företag, sökord, titel osv. Standardkriteriet är Namn/nummer, det innebär att systemet titta på det första tecknet som skrivs in i textrutan. Är det en siffra så kommer systemet att söka efter anknytningar. Är det en bokstav så letar systemet på förnamn. I de fall det är ett mellanslag som första tecken och det andra tecknet är en bokstav så tittar systemet efter en person med ett efternamn som stämmer med sökkriteriet. Vad är Fonetik? Med hjälp av fonetik så kan man hitta personer med hjälp av alternativ stavning. I Tellus används två typer av fonetik vid sökning. Den automatiska fonetiken som gör en jämförelse på hur någonting låter. T ex Karlsson och Carlsson låter likadant och därför så kommer sökresultatet innehålla personer som stavar med både K och C. Den fonetiska sökningen skiljer sig från den avancerade sökningen. När man använder Snabbsök så görs en fonetisk sökning med en ljudigenkänningsteknik. I den avancerade sökningen så används speciella fonetikfält. Detta innebär att sökresultaten från de båda söktyperna kan skilja något.

11 MyTellus MyTellus är en applikation tillgänglig för de vanliga Tellus-användarna. Den laddas ner via webbklienten, där en pil finns i det övre hörnet om användaren har en roll som tillåter nedladdning av program. MyTellus är en tray-applikation som visar aktuell status som en ikon till vänster om klockan. Ikonen är grön om man är nåbar och röd när man är hänvisad. Man kan högerklicka på ikonen för att få upp en meny där man enkelt kommer åt hänvisningar, meddelanden, besök och skifta aktiv profil. MyTellus kontrollerar vid varje programstart om det finns en ny version av applikationen på Tellus-servern och uppgraderar då denna automatiskt. Ladda ner MyTellus För att kunna ladda ner MyTellus behöver du ha rättigheten att ladda ner program från webbklienten. Har du inte en pil i det översta högra hörnet kan du kontakta din systemadministratör för att få hjälp. Klicka på pilen och följ sedan instruktionerna för att ladda ner och komma igång med MyTellus. Vad kan jag använda MyTellus till? MyTellus kan användas för att snabbt göra hänvisningar. Högerklicka på jordgloben bredvid klockan för att få upp själva applikationen.

12 Tellus Mobile Tellus Mobile är en mobilanpassad webbsida som fungerar för Android, Windows phone 7.5 och ios. Du kan använda Tellus Mobile för att söka efter kollegor när du inte är på kontoret samt skapa hänvisningar. Med Tellus Mobile har du alla dina kollegors närvarostatus samt kontaktinformation direkt i mobilen, vart du än är.