4059EE med feature pack

Transkript

1 4059EE med feature pack 4059EE med feature pack

2 Information om 4059EE med feature pack 40059EE är en modern telefonistapplikation och tillsammans med Tellus feature pack får telefonisterna ett kraftfullt verktyg. Denna manual innehåller kortfattad information om hur du hanterar samtal, hänvisar användare samt skickar meddelanden i 4059EE. Information om utbildningsmaterialet Detta utbildningsmaterial är grundläggande. Utbildningsmaterialet delas endast ut vid utbildning hos SourceTech AB och får inte kopieras eller vidaredistribueras. Copyright SourceTech AB Innehållet i denna manual är skyddat enligt upphovsrättslagen och får varken helt eller delvis kopieras utan uttrycklig tillåtelse av utgivaren. Stor noggrannhet har lagts vid att all information i manualen skall vara korrekt, men inget ansvar kan tas för eventuell felaktig eller utelämnad information. Vi förbehåller oss rätten att göra förändringar i produkten. 4059EE med feature pack SourceTech AB 1

3 Innehållsförteckning Information om 4059EE med feature pack... 1 Information om utbildningsmaterialet... 1 Översikt... 3 Starta 4059EE... 3 De olika delarna i telefonisten... 4 Huvudfönstrets visningsalternativ... 5 Sökningar... 6 Söka i databasen... 6 Klicka och sök... 6 Lägga till sökfält... 7 Sökresultat... 7 Detaljvyn... 8 Ringa upp... 9 Telefonistinformation... 9 Hänvisningar Lägga till hänvisning Fylla i hänvisningsformuläret Ändra och ta bort hänvisning Medflytta anknytning... Error! Bookmark not defined. Tidsstyrd medflytt... Error! Bookmark not defined. Medflytt tillsvidare... Error! Bookmark not defined. Meddelanden Skicka meddelanden Skapa meddelandemall... Error! Bookmark not defined. Samtalshantering Tangentbord Alcatel tangentbord Standard tangentbord Samtalsfönster och samtalshantering Svara på inkommande samtal Koppla samtal Avisera Pendla mellan två samtal Ringa upp en anknytning eller externt nummer Avsluta samtal Telefonlistor EE med feature pack SourceTech AB 2

4 Översikt 4059EE installeras av certifierad tekniker på en dator och för att öppna programmet klickar man på symbolen på datorns skrivbord eller i Start-menyn. Starta 4059EE När man har startat applikationen så kommer det upp ett inloggningsfönster. Alla personer som är definierade som telefonister i Tellusdatabasen kommer att listas. 1. Välj användare. (Den som senast loggade på telefonistapplikationen på datorn kommer att föreslås automatiskt.) 2. Skriv lösenord. 3. Klicka i denna box om du vill att dina uppgifter ska sparas. 4. Används endast av tekniker vid installation av systemet. 5. Om man avbryter inloggningen så avslutas applikationen. 6. Tryck på knappen för att verifiera lösenordet. Applikationen startar efter lyckad inloggning. 4059EE med feature pack SourceTech AB 3

5 De olika delarna i telefonisten Beroende på version, tillägg mm. kan utseendet på 4059EE variera något. 1. Inloggningsinformation 2. Menyrad - här kan man göra inställningar för hänvisningar och samtalshanteringen. 3. Knappar för att skriva nytt meddelande och sätta en ny hänvisning för vald användare. 4. Klicka och sök. 5. Samtalshanteringsfönster. 6. Sökalternativ. 7. Visningsalternativ. 8. Huvudfönster, detta varierar beroende på vilket visningsalternativ som är valt. 9. Flikar för mer information om användaren. 10. Funktionsknappar för samtalshantering. 11. Snabbknappar för samtalshantering och inställningar. 12. Upptagetmarkering. 4059EE med feature pack SourceTech AB 4

6 Huvudfönstrets visningsalternativ I huvudfönstret visas den flik som är markerad. Tellus PAM, hänvisningsdelen, är normalt standardsida och övriga tillgängliga sidor syns till höger. 1. Klicka på den här symbolen för att låsa aktuell sida till startsida 2. Aktuell sida visas här 3. Visa Tellus PAM 4. Visa samtalsköer 5. Visa telefonlistor 6. Används ej 7. Visa besökssidan (tilläggstjänst) 4059EE med feature pack SourceTech AB 5

7 Sökningar För att enkelt och snabbt kunna söka efter personer kan man i Tellus söka på olika sätt och med en rad olika sökkriterier. Söka i databasen Att kunna söka rätt på personer är en av grundfunktionerna i ett hänvisningssystem. För de vanligaste typerna av sökning: Namn/Nummer (Anknytning, Förnamn, Efternamn, Fonetik, kombination för-efternamn eller efter-förnamn), behöver man inte ändra söktyp. Gör så här: 1. Välj söktyp i listan. 2. Skriv i textinmatningsfältet. 3. Tryck enter för att aktivera sökningen. Namn/Nummer sökningen fungerar på följande sätt: Om första tecknet är en siffra så söker Tellus på anknytningsnummer. Är det första tecknet en bokstav tolkas det som förnamn, även fonetiska träffar returneras då. Vill man inte få med fonetikträffar, gör man ett mellanslag efter förnamnet. Börjar man med ett mellanslag sker sökningen på efternamn. Sökningen kan även göras med kombinationen av för & efternamn eller efter & förnamn. Klicka och sök För att få en överblick över organisationen, titlar, användargrupper, sökord och kontakter kan man välja att ta fram Klicka och sök genom att klicka på den streckade linjen till vänster i huvudfältet i 4059EE. Den döljs sedan genom att man klickar på linjen igen. 4059EE med feature pack SourceTech AB 6

8 Lägga till sökfält För att göra en utökad sökning kan man lägga till ett eller flera sökfält. Klicka på och högerklicka sedan på sökfältet som kommer upp för att välja sökkriterium. För att fästa dessa sökkriterier som standard, klicka på. Sökresultat Sökresultatet presenteras alltid i en lista. För att se detaljer om en användare dubbelklicka på namnet eller markera och tryck enter. Kryssrutan till vänster används för att markera användare för olika åtgärder, t.ex. hänvisa eller skicka meddelande. I listan visas användarnas närvarostatus: Närvarande Frånvarande (Hänvisad) 4059EE med feature pack SourceTech AB 7

9 Detaljvyn När du har valt en användare i söklistan och klickat på enter eller dubbelklickat på användaren kommer du till en detaljeradvy med utökad information. 1. Här ser du personliginformation om användaren. Den blå knappen med punkter i visar att det finns fonetik inskriven på användaren och klickar du på den får du upp en lista med fonetiken. Info ikonen visar födelsedatum för användaren. Namn Födelsedag (3 veckor innan födelsedagen är paketet grått, 1 vecka innan blir den blå och på själva födelsedagen är paketet rött. När födelsedagen har passerats kommer paketet bli grått igen och visas i en vecka till. I parentesen ser vi hur mycket personen i fråga fyller) För att denna information ska synas behöver den vara inskriven i administrationen på Tellus Web. Titel Organisationstillhörighet (Syns inte på bilden) Plats Chef Ersättare E-post Anknytning Mobiltelefon Etc. 2. Hänvisningar Här visas aktiva hänvisningar först, sedan har denna person en hänvisning som ligger i framtiden som även den syns. Inställningar för detta görs i Närvaro & Frånvaro inställningarna, se sidan Användarens bild, microblogg och adress syns här. För att uppdatera vyn för att se om några ändringar har gjorts, kan man klicka på namnet. All information i ruta 1 är klickbar och då görs en sökning på den informationen. 4059EE med feature pack SourceTech AB 8

10 Ringa upp Man kan ringa upp en person genom att trycka på den knapp som representerar telefonen som man vill ringa i detaljvyn. Om ett nummer inte syns utan det är markerat med stjärnor innebär det att den telefonen är satt som privat i Tellus. Du kan fortfarande ringa till telefonen genom att klicka på stjärnorna. Telefonistinformation Information som kan vara bra för telefonisterna att se, men som övriga användare ej ska ha tillgång till, kan enkelt skrivas in i telefonistapplikationen. 1. Sök reda på en användare. 2. Gå in i Tellus PAM i menyraden, klicka på Lägg till under telefonistinformation. 3. Skriv in informationen i dialogrutan. 4. Tryck på OK. Texten syns nu längst upp i detaljfönstret ovanför användarens namn (se bild nedan. Längst till höger i informationsfältet kan man redigera eller radera texten. 4059EE med feature pack SourceTech AB 9

11 Hänvisningar För att meddela telefonister, övriga kollegor och kunder var de är och när de beräknar vara tillbaka kan användare i organisationen enkelt hänvisa sig i Tellus Webbklient, via telefonen eller kalendern. Telefonisten kan också göra hänvisningar direkt i 4059EE Lägga till hänvisning Genom att klicka på hänvisa-knappen kan man lägga till en hänvisning till en eller flera personer. En dialogruta med ett hänvisningsformulär för den valda användaren kommer upp. För att lägga till personer i efterhand till en hänvisning så går man tillbaka till sökrutan och söker upp en eller flera personer. Klicka på den lilla pilen vid Hänvisa. En dialogruta med den första användarens hänvisning kommer upp. Klicka på den och den andra användaren har då lagts till på den förstas hänvisning. 4059EE med feature pack SourceTech AB 10

12 1. Lista med valda användare 2. Lista med frånvaroorsaker, klicka i standard om du vill att ditt val alltid ska visas först i listan. 3. Tid och händelse vid aktivering av hänvisning 4. Tid och händelse vid avaktivering av hänvisning 5. Kryssruta för hänvisning som ska gälla tillsvidare 6. Fält för ytterligare information Fylla i hänvisningsformuläret 1. Välj frånvarokod i den översta rullgardinsmenyn. När man valt en hänvisning så hämtas standardvärden för just den frånvarokoden och automatiskt fylls tider i för återkomst Välj datum och tid för aktivering av hänvisning. Man kan välja datum på flera sätt, antingen genom att trycka på pilen i rullgardinsmenyn, eller genom att placera sig på t.ex. månaden och pila upp och ner med piltangenterna för att byta månad. Piltangenterna fungerar att bläddra datum och år med. Hur skriver jag in ett klockslag? Systemet försöker att tolka det du skriver in i textrutan som ett klockslag. Minst två tecken måste skrivas in. T.ex. så kommer texten 09, 0900, 09 AM och 09:00 tolkas på samma sätt dvs. 09:00. Ska man ange tiden 17:15 så kan man alltså skriva in 1715, 17:15, 515 PM och 0515 PM 1 Tiderna som är angivna i systemet hämtas när du väljer en hänvisningstyp från rullgardinsmenyn. Om du har värde i något datum eller tidsfält så kommer inte tider att hämtas från systemet 4059EE med feature pack SourceTech AB 11

13 3. Välj vad som ska ske med telefonen då hänvisningen träder i kraft. Systemet kommer automatiskt att ange den standardinställning som är kopplad till hänvisningskoden. Vill man välja ett annat alternativ än det som föreslås trycker man i rullgardinsmenyn och väljer mellan följande: Följ profil telefonen följer de inställningar som administratören ställt in på den telefon (profil) som just nu är aktiv. För mer information om profiler, se nedan. Öppna - en order om att öppna telefonen kommer att skickas till telefonväxeln Stäng - Telefonen kommer att stängas. Vanligtvis så innebär det att samtalen omdirigeras till telefonist. Ingen - ingen förändring av telefonens status Medflytta medflyttar telefonen till det nummer som skrivs in i textrutan som kommer att visas under. Kom ihåg att ange 0/00 för linjen ut om anknytningen ska medflyttas till ett externt nummer. 4. Välj datum och tid för avaktivering av hänvisning. Ange här när hänvisningen ska sluta gälla. Samma tillvägagångssätt som vid aktivering av hänvisning. 5. Välj vad som ska ske med telefonen då hänvisningen upphör Samma tillvägagångssätt som vid aktivering av hänvisning. 6. Möjlighet att skriva in tilläggsinformation till hänvisningen finns. Observera att denna information syns för alla användare då de söker i webklienten. Skriv därför ingen privat eller hemlig information i detta fält. 7. Tryck på OK för att spara. 4059EE med feature pack SourceTech AB 12

14 Ändra och ta bort hänvisning För att ta bort eller ändra en hänvisning håller man markören över hänvisningen tills symbolerna kommer fram. 1. Klicka på anteckningsblocket för att redigera en hänvisning. 2. Klicka på krysset för att ta bort en hänvisning. 4059EE med feature pack SourceTech AB 13

15 Meddelanden Telefonisten kan enkelt skicka meddelanden till en eller flera personer och välja hur det ska skickas. Alla meddelanden skickas till webbklienten utöver övriga valda meddelandekanaler. Skicka meddelanden När man har sökt upp och valt en mottagare klickar man på knappen för nytt meddelande så att meddelandeformuläret blir aktivt. 1. Lista med mottagare 2. Ämnesrad 3. Textfält 4. Kryssrutor för sändningsalternativ. Meddelanden skickas alltid som meddelande till mottagarens webklient men möjligheten finns att även skicka som e-post eller sms. Sms kräver tilläggsmodul. 5. Hög respektive låg prioritet. 6. Klicka på Skicka när du är klar, du kan även använda ctrl+retur för att skicka meddelandet med hjälp av tangentbordet. 4059EE med feature pack SourceTech AB 14

16 Samtalshantering 4059EE är ett kraftfullt verktyg för telefonister och används den tillsammans med Tellus Feature Pack kommer all information som telefonisten behöver finns tillgänglig. Samtalshanteringen i 4059EE går att sköta med vilket tangentbord som helst. Det finns därför möjlighet att anpassa efter det arbetssätt som passar telefonisten och utrustningen. Tangentbord 4059EE kan användas med vilket tangentbord som helst, både Alcatel-Lucents och ett standard tangentbord. Vid beskrivning av samtalshantering visas bilder på vilken knapp som används för de båda typerna. Alcatel tangentbord Standard tangentbord När man använder ett vanligt tangentbord till 4059EE medföljer en uppsättning av snabbknappar som används för samtalshantering. 4059EE med feature pack SourceTech AB 15

17 Samtalsfönster och samtalshantering För att göra telefonisten uppmärksam på inkommande samtal kan man göra inställningar för att aktivera samtalsköer och visa samtalsnotifiering. Detta görs under Inställningar Fler inställningar OmniPCXEnterprise Inställningar. Detta beskrivs närmare på sida 47. Aktiverar man detta kommer telefonisten få upp en samtalsnotifiering längst ner i högra hörnet under fem sekunder. Köfönstret kommer också att aktiveras. 1. Inkommande samtal 2. Väntkopplade samtal 3. Parkerade samtal 4059EE med feature pack SourceTech AB 16

18 Svara på inkommande samtal För att svara på inkommande samtal klicka på: Svara på inkommande samtal för MAC Enter-tangenten för standard tangentbord Samtalet lägger sig nu i det vänstra samtalsfönstret. 4059EE med feature pack SourceTech AB 17

19 Koppla samtal När du har ett aktivt samtal som ska kopplas till en Tellus-användare: Sök upp den önskade användaren i hänvisningsdelen, se efter så att personen inte är hänvisad och klicka på telefonnumret eller F12 för att skicka aktiv telefon till samtalsfönster. Det nya samtalet lägger sig i det högra samtalsfönstret och är nu reserverat, d.v.s. redo för uppringning. Det första samtalet har symbolen av en pratbubbla som visar att det är aktivt. I det andra fönstret kan vi se texten Reserved vilket innebär att denna anknytning är bokad av telefonist och då kan inget annat samtal komma emellan. Koppla samtalet genom att klicka på: Transport Enter-tangenten 4059EE med feature pack SourceTech AB 18

20 Avisera I vissa situationer vill man ringa upp och fråga om det går bra att koppla fram ett samtal. För att avisera/göra förfrågan innan transport klicka på: Ringa internt Plus-tangenten När du vill transportera klickar du på Transport eller Enter. 4059EE med feature pack SourceTech AB 19

21 Pendla mellan två samtal När man har två samtal kan man ibland behöva pendla mellan dessa två. Symbolerna i fönstren visar vilket samtal som är aktivt. För att pendla klicka på: Pendla Pil höger/vänster-tangenten 4059EE med feature pack SourceTech AB 20

22 Ringa upp en anknytning eller externt nummer För att ringa upp en anknytning, sök upp användaren i sökrutan. Klicka på telefonnumret eller F12 för att skicka aktivt nummer till samtalsfönster. Samtalet ligger nu reserverat i vänster samtalsfönster. För att ringa upp klicka på: Påringning internt Plus-tangenten När det ringer på anknytningen syns denna bild För att ringa upp ett externt nummer skriver du in det önskade numret i sökrutan och klicka på snabbknapp för uppringning. Applikationen reserverar inte utan börjar direkt slå numret. 4059EE med feature pack SourceTech AB 21

23 Avsluta samtal För att avsluta ett samtal/koppla ned klicka på: Nedkoppling Minus-tangenten För att sudda höger samtalsfönster, dvs lägga på höger samtalsfönster klicka på: Sudda Dividera-tangenten 4059EE med feature pack SourceTech AB 22

24 Telefonlistor I 4059EE kan man se en lista de senaste samtalen, du hittar dem under telefonlistor. För att spara ett nummer högerklicka på det, fyll i för och efternamn. Dessa nummer sparas nu i den personliga telefonlistan som du hittar i menyn högst upp. 4059EE med feature pack SourceTech AB 23