SKOLKORT. Användarmanual. Sida 1 av 17

Transkript

1 SKOLKORT Användarmanual Sida 1 av 17

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 Inledning...3 Hur man använder manualen... 3 Systemkrav... 3 Att komma igång med Boomerang...4 Logga in och ut... 4 Arbeta med Boomerang...5 Min sida...5 Hantera informationen om din skola... 6 Beställ kort... 7 Skadat kort Makulerat/ Avmagnetiserat kort Förlorat kort Buffertkort till ny elev...12 Retur av delvis använt kort...14 Redovisning av kort...14 Redovisa kort Redovisa buffertlager Sida 2 av 17

3 Inledning Detta avsnitt hjälper dig att komma igång med Boomerang genom att förklara grundläggande begrepp och annat som du behöver känna till. Tänk på att... Användarmanualen är beskriven utifrån Microsoft Windows-miljö och det arbetssätt som används där. Hur man använder manualen Användarmanualen vänder sig såväl till den som endast använder programmet vid enstaka tillfällen som till den som använder det dagligen. Därför består av den av flera olika delar och man kan välja att läsa de avsnitt som man känner att man vill läsa mer om. Manualen är upplagd på ett sådant sätt att man under arbetets gång kan använda den för att slå upp hur man löser de olika uppgifterna som man kan utföra med hjälp av systemet. Ofta krävs det att man gör flera arbetssteg för att utföra en uppgift och då beskrivs alla stegen i följd. Systemkrav Boomerang ställer några få krav på den lokala klientmiljön för användaren. Kraven på hårdvara är normalt svårt att specificera eftersom prestanda beror på andra faktorer som parallella program etc., men normalt anses att det underliggande operativsystemets hårdvarukrav måste vara uppfyllda. Kravet för att använda Boomerang är därför att man har en PC med följande installerat: För att använda Boomerang krävs att nedanstående delar är uppfyllda: 1. Att Microsoft Internet Explorer 10 eller 11 är installerat. 2. Att Adobe Acrobat Reader X tidigare är installerat. Alla utskrifter i Boomerang skapas med hjälp av PDF. 3. Tillgång till Internet. Sida 3 av 17

4 Att komma igång med Boomerang Logga in Som användare av Boomerang har du ett personligt användarnamn och lösenord. Varje användare är också medlem av minst en arbetsgrupp. För att få tillgång till Boomerang måste man ange sitt användarnamn och lösenord. Figur 1: Boomerangs inloggningssida. Fyll i användarinformation för att logga in. 1. Skriv in ditt användarnamn i textrutan Användarid. 2. Skriv in ditt lösenord i textrutan Lösenord. 3. Klicka på knappen Logga in. När du loggat in i Boomerang visas ditt användarnamn längst upp på sidan tillsammans med den arbetsgrupp som du är medlem av. För att inloggningen skall lyckas krävs att användarnamnet finns i systemet och att lösenordet är korrekt för det angivna användarnamnet. Om så inte är fallet får du ett meddelande om att dina angivna uppgifter inte är korrekta, korrigera dina uppgifter och försök på nytt. Tänk på att... Lösenordet får inte vara detsamma som användarnamnet. Användarnamnet måste vara 2-8 tecken långt och endast innehålla tecknen A-Ö, a-ö och 0-9. Lösenordet måste vara 5-8 tecken långt och endast innehålla tecknen A-Z, a-z och 0-9. Notera att Å, Ä, Ö, å, ä eller ö inte får ingå i lösenordet samt att minst en bokstav och minst en siffra måste ingå. Specialtecken över siffertangenterna kan användas. Logga ut Du kan när som helst lämna systemet och återgå till sidan för inloggning till Boomerang genom att följa länken Logga ut överst till höger i fönstret. Detta val kan göras från samtliga sidor utom Inloggningssidan. När du loggat ut, kommer du automatiskt tillbaka till inloggningssidan för Boomerang igen. Sida 4 av 17

5 Arbeta med Boomerang Nedan beskrivs hur Boomerang fungerar och vilka möjligheter som finns att arbeta med Boomerang som stöd i sitt arbete med beställning och hantering av kort etc. Min sida När du loggat in i Boomerang kommer du till startsidan i Boomerang som är Min sida. Här presenteras en överblick över de möjligheter som finns att arbeta med kort på olika sätt i Boomerang. Figur 2: Startsidan, Min sida, med översikt över de möjligheter som finns att arbeta med kort på olika sätt i Boomerang. På startsidan Min sida presenteras de fem olika arbetsområden som man arbetar inom i Boomerang, med en kort beskrivning av vilka möjlighet man har inom respektive område. Beställ kort Ersätt kort Buffertkort till ny elev Retur av delvis använt kort Redovisning av kort/ buffertkort Sida 5 av 17

6 Hantera informationen om din skola Det är möjligt för dig att se och uppdatera den information som finns sparad om dig som kund hos Skånetrafiken. För att göra det, klicka på länken Beställ kort på startsidan Min sida, då visas den sida där du har överblick över all information om dig själv som kund hos Skånetrafiken och dina beställningar av kort. Uppdatera den information som skall ändras i området Kund som och spara uppdateringen. Detta finner du på första bilden Beställa kort. Fönstret Adresser för att ange flera adresser till skolan, visas i nytt fönster. Gör så här för att uppdatera informationen om adresserna till skolan: 1. Klicka på ikonen som indikerar att det är möjligt att spara flera adresser till skolan, vilken visas efter textrutan Adresser (Primär). Ett nytt fönster öppnas nu som visar en lista med dina adresser överst 2. Skapa en ny adress som är aktuell för skolan genom att klicka på knappen Ny i området Adress. Ett tomt formulär visas nu vilket är förberett för registrering av en ny adress 3. Om adressen är kopplad till en alternativ mottagare (annan än skolan) skriv då in den alternativa mottagaren som hör ihop med den aktuella adressen i textrutan Alternativ mottagare 4. Skriv in postadressen för den aktuella adressen i textrutan Postadress/Box 5. Skriv in postnummer för den aktuella adressen i textrutan Postnummer 6. Skriv in orten för den aktuella adressen i textrutan Ort 7. Välj vilket land som mottagaren tillhör i textrutan Land 8. Klicka på knappen Spara och adressen är sparad som en av flera till skolan Fönstret Kontaktpersoner för att ange flera kontaktpersoner till skolan, visas i nytt fönster. Gör så här för att uppdatera informationen om kontaktpersoner till skolan: 9. Klicka på ikonen som indikerar att det är möjligt att spara flera kontaktpersoner till skolan, vilken visas efter textrutan Kontaktperson (Primär). Ett nytt fönster öppnas nu som visar en lista med skolans kontaktpersoner överst 10. Skapa en ny kontaktperson som är aktuell för skolan genom att klicka på knappen Ny i området Kontaktperson. Ett tomt formulär visas nu vilket är förberett för registrering av en ny kontaktperson 11. Skriv in kontaktpersonens förnamn i textrutan Förnamn 12. Skriv in kontaktpersonens efternamn i textrutan Efternamn 13. Skriv in telefonnummer som går direkt till kontaktpersonen i textrutan Direktnummer 14. Skriv in kontaktpersonens e-postadress i textrutan E-post 15. Välj om kontaktpersonen skall ha tillgång till Boomerang via Internet (Internet access). I så fall ange användar-id och lösenord för kontaktpersonen i textrutorna som nu visas 16. Klicka på knappen Spara och kontaktpersonen är sparad som en av flera till skolan Tänk på att... Det är tvunget att en av adresserna och kontaktpersonerna som finns registrerade för kunden är primära. Detta sätts genom att välja Sätt som primär i snabb menyn för den specifika adressen eller kontaktpersonen. Den primära markeras sedan i listan med hjälp av en ikon Information som är obligatorisk att ange är markerad med en ikon * Sida 6 av 17

7 Beställa kort i Boomerang: Beställ kort För att beställa kort av olika slag från Skånetrafiken klicka på länken Beställ kort på startsidan Min sida Gå in under avsnittet Order och klicka på Ny Klicka på pilarna i fälten - Leveransadress - Kontaktperson leverans - Faktureringsadr ess - Kontaktperson faktura och välj rätt information. Klicka därefter på spara. Sida 7 av 17

8 Välj OK i rutan som dyker upp. För att fortsätta med ordern måste man nu trycka på Behandla - knappen. Efter det kan man eventuellt ändra adresserna. och sedan spara Rutan Ordern är nu låst till dig kommer upp. Klicka på OK. Gå därefter ner under avsnittet Orderrad och klicka på Ny - knappen. Sida 8 av 17

9 Här väljer man vilket kort man vill beställa och klickar på OK - knappen. Under Orderrad fyller man sedan i antal och väljer termin. Tryck på Spara. För att skicka iväg ordern måste man gå upp under Order och klicka på den lilla vita cirkeln för att få upp Beställ -funktionen. Klicka på Beställ och ordern skickas iväg. Det kommer automatiskt upp en orderbekräftelse. Sida 9 av 17

10 Ersätt kort För att ersätta kort klicka på respektive länk under rubriken Ersätt kort på startsidan Min sida. Skadat kort För att ersätta ett kort som är skadat med ett nytt från buffertlagret, klicka på länken Skadat kort under rubriken Ersätt kort på startsidan Min sida, då visas den sida där du söker upp det kort som du skall ersätta i registret med dina kort. Figur 3: Området Sökning av kort där du söker fram det kort som är skadat och skall ersättas. Ange kortnumret på det kort som är skadat och skall ersättas och klicka på knappen Sök, nu visas information om det aktuella kortet och möjlighet att ange information om ersättningskortet. Figur 4: Området Kortärende förberett för registrering av ett nytt kortärende vilket berör skadat kort. Gör så här för att skapa ett nytt kortärende: 1. Klicka på länken Skadat kort under rubriken Ersätt kort på startsidan Min sida, då visas en ny 2. Skriv in det kortnummer som det skadade kortet har i textfältet Kortnummer. 3. Klicka på knappen Sök, en ny sida visas med ett nytt kortärende gällande det aktuella kortet. 4. Kontrollera att kortuppgifterna stämmer och hämta ett kort från buffertlagret. 5. Ange kortnumret för ersättningskortet i textfältet Ersätt med kortnummer. Ange en beskrivning om vad som hänt med det skadade kortet om ni behöver det för egen del. 6. Klicka på knappen Spara. Ärendet med det skadade kortet är nu sparat och ditt buffertlager har nu minskat med ett kort. Tänk på att... Det är tvunget att det skadade kortet är registrerat som utdelat. Det är tvunget att ersättningskortet finns i ditt buffertlager. Ditt redovisningsunderlag uppdateras med informationen från kortärendet. Sida 10 av 17

11 Makulerat/ Avmagnetiserat kort För att ersätta ett kort som har blivit avmagnetiserat med ett nytt från buffertlagret, klicka på länken Makulerat/Avmagnetiserat kort under rubriken Ersätt kort på startsidan Min sida, då visas den sida där du söker upp det kort som du skall ersätta i registret med dina kort. Figur 5: Området Sökning av kort där du söker fram det kort som är Makulerat/Avmagnetiserat och skall ersättas. Ange kortnumret på det kort som är Makulerat/Avmagnetiserat och skall ersättas och klicka på knappen Sök, nu visas information om det aktuella kortet och möjlighet att ange information om ersättningskortet. Figur 6: Området Kortärende förberett för registrering av ett nytt kortärende vilket berör makulerat/avmagnetiserat kort. Gör så här för att skapa ett nytt kortärende: 1. Klicka på länken makulerat/avmagnetiserat under rubriken Ersätt kort på startsidan Min sida, då visas en ny 2. Skriv in det kortnummer som det avmagnetiserade kortet har i textfältet Kortnummer 3. Klicka på knappen Sök, en ny sida visas med ett nytt kortärende gällande det aktuella kortet 4. Kontrollera att kortuppgifterna stämmer och hämta ett kort från buffertlagret 5. Ange kortnumret för ersättningskortet i textfältet Ersätt med kortnummer 6. Ange en beskrivning om vad som hänt med det skadade kortet om ni behöver det för egen del. 7. Klicka på knappen Spara Ärendet med Makulerat/Avmagnetiserat kort ort är nu sparat och ditt buffertlager har nu minskat med ett kort. Tänk på att... Det är tvunget att makulerat/avmagnetiserat kort är registrerat som utdelat. Det är tvunget att ersättningskortet finns i ditt buffertlager. Ditt redovisningsunderlag uppdateras med informationen från kortärendet. Sida 11 av 17

12 Förlorat kort För att ersätta ett kort som har förlorats med ett nytt från buffertlagret, klicka på länken Förlorat kort under rubriken Ersätt kort på startsidan Min sida, då visas den sida där du söker upp det kort som du skall ersätta i registret med dina kort. Figur 7: Området Sökning av kort där du söker fram det kort som är förlorat och skall ersättas. Ange kortnumret på det kort som är förlorat och skall ersättas och klicka på knappen Sök, nu visas information om det aktuella kortet och möjlighet att ange information om ersättningskortet. Figur 8: Området Kortärende förberett för registrering av ett nytt kortärende vilket berör förlorat kort. Gör så här för att skapa ett nytt kortärende: 1. Klicka på länken Förlorat kort under rubriken Ersätt kort på startsidan Min sida, då visas en ny 2. Skriv in det kortnummer som det förlorade kortet har i textfältet Kortnummer 3. Klicka på knappen Sök, en ny sida visas med ett nytt kortärende gällande det aktuella kortet 4. Kontrollera att kortuppgifterna stämmer och hämta ett kort från buffertlagret. 5. Ange kortnumret för ersättningskortet i textfältet Ersätt med kortnummer. 6. Ange en beskrivning om vad som hänt med det skadade kortet om ni behöver det för egen del. 7. Klicka på knappen Spara. Ärendet med det förlorade kortet är nu sparat och ditt buffertlager har nu minskat med ett kort. Tänk på att... Det är tvunget att det förlorade kortet är registrerat som utdelat. Det är tvunget att ersättningskortet finns i ditt buffertlager. Ditt redovisningsunderlag uppdateras med informationen från kortärendet. Sida 12 av 17

13 Buffertkort till ny elev För att registrera att du gett ett buffertkort till en ny elev klicka på länken Buffertkort till ny elev på startsidan Min sida, då visas den sida där du söker upp det kort som du skall använda från ditt buffertlager i registret med dina kort. Figur 9: Området Sökning av kort där du söker fram det kort från ditt buffertlager som skall användas. Ange kortnumret på det kort från ditt buffertlager som skall användas och klicka på knappen Sök, nu visas information om det aktuella kortet och möjlighet att ange ytterligare information om det aktuella kortet. Figur 10: Området Kortärende förberett för registrering av ett nytt kortärende vilket berör buffertkort till ny elev. Gör så här för att skapa ett nytt kortärende: 1. Klicka på länken Buffertkort till ny elev under på startsidan Min sida, då visas en ny sida 2. Skriv in det kortnummer som det aktuella kortet har i textfältet Kortnummer 3. Klicka på knappen Sök, en ny sida visas med ett nytt kortärende gällande det aktuella kortet 4. Kontrollera att kortuppgifterna stämmer 5. Välj vilken typ av kort som är aktuellt (Antalet zoner) 6. Ange när det aktuella kortet skall börja gälla i textfältet Datum när kortet började användas (Kan inte göras i förtid) 7. Ange en beskrivning om vad som hänt med det skadade kortet om ni behöver det för egen del. 8. Klicka på knappen Spara. Ärendet med det nya kortet är nu sparat och ditt buffertlager har nu minskat med ett kort. Tänk på att... Det är tvunget att det nya kortet finns i ditt buffertlager. Ditt redovisningsunderlag uppdateras med informationen från kortärendet. Sida 13 av 17

14 Retur av delvis använt kort För att returnera ett kort till Skånetrafiken som är delvis använt klicka på länken Retur av delvis använt kort på startsidan Min sida, då visas den sida där du söker upp det kort som du skall returnera i registret med dina kort. Figur 11: Området Sökning av kort där du söker fram det kort som skall returneras. Ange kortnumret på det kort som skall returneras och klicka på knappen Sök, nu visas information om det aktuella kortet och möjlighet att ange ytterligare information om det aktuella kortet. Figur 12: Området Kortärende förberett för registrering av retur av ett delvis ett nytt kortärende vilket berör buffertkort till ny elev. Gör så här för att skapa ett nytt kortärende: 1. Klicka på länken Retur av delvis använt kort under på startsidan Min sida, då visas en ny sida 2. Skriv in det kortnummer som det aktuella kortet har i textfältet Kortnummer 3. Klicka på knappen Sök, en ny sida visas med ett nytt kortärende gällande det aktuella kortet 4. Kontrollera att kortuppgifterna stämmer 5. Välj vilken typ av kort som är aktuellt 6. Välj om det aktuella kortet är inlämnat eller inte, Kort inlämnat. 7. Det går inte välja datum i efterhand. 8. Klicka på knappen Spara. Ärendet med kortet är nu sparat och ditt redovisningsunderlag är uppdaterat. Tänk på att... Det är tvunget att det aktuella kortet finns registrerat som utdelat. Ditt redovisningsunderlag uppdateras med informationen från kortärendet. Sida 14 av 17

15 Redovisning av kort För att redovisa din skolas kort klicka på respektive länk under rubriken Redovisning av kort på startsidan Min sida. Redovisa kort För att följa upp eller för att slutredovisa din skolas kort klicka på länken Redovisa kort under rubriken Redovisning av kort på startsidan Min sida. En ny sida visas nu med översikt över alla de kort som din skola har beställt och vilka ännu inte är redovisade. Här kan du se hur de är fördelade mellan utdelade, i buffertlager och hur många som är använda i samband med ett ärende (skadade, förlorade mm). Figur 13: Området Redovisning, med en lista över dina orderrader och området Redovisa skolkort med möjlighet att redovisa en specifik orderrad, vilken visas på sidan Redovisa utdelade kort. Överst visas en sammanställning av information hur korten är fördelade mellan utdelade, i buffertlager och hur många som är använda i samband med ett ärende (skadade, förlorade mm) och under en möjlighet att ange en kommentar till redovisningen. Det är här din skola håller koll på de kort ni erhållit och uppdaterar informationen om hur många kort som ni har delat ut här visas också hur många kort som finns i buffertlager för tillfället. Denna information är sammanställd bl.a. utifrån de ärenden som är skapade där ni använt buffertkort som ersättningskort för ett redan utdelat kort mm. För att uppdatera informationen om hur många kort som är utdelade till eleverna av de som ni erhållit, klicka på ikonen. Ett nytt fönster öppnas. Figur 14: Området Utdelade kort för registrering av vilka kort som är utdelade. Gör så här för att uppdatera informationen om utdelade kort till skolan: 1. Klicka på ikonen som indikerar att det är möjligt att spara ytterligare information om utdelade kort, vilken visas efter textrutan Utdelade. Ett nytt fönster öppnas nu som visar en lista med dina erhållna kort överst Sida 15 av 17

16 2. Klicka på respektive rad i listan och uppdatera antalet i textrutan Antal 3. Klicka på knappen Spara och antalen utdelade kort är sparade För att uppdatera informationen om hur många kort som finns i buffertlager av de som ni erhållit, klicka på ikonen. Ett nytt fönster öppnas. Figur 15: Området Kort i buffertlager för registrering av vilka kort som är sparade i lager. Gör så här för att uppdatera informationen om buffertlagret till skolan: 1. Klicka på ikonen som indikerar att det är möjligt att spara ytterligare information om buffertkort, vilken visas efter textrutan Aktuell buffert. Ett nytt fönster öppnas nu som visar en lista med dina buffert kort överst 2. Klicka på respektive rad i listan och uppdatera vilka nummerserier av kort som finns kvar i buffert i textrutorna Kortnummer från respektive Kortnummer till antalet i textrutan Antal uppdateras automatiskt 3. Klicka på knappen Spara och antalen och nummerserierna för buffertkorten är sparade För att uppdatera informationen om hur många kort som skall gå i retur till Skånetrafiken av de som ni erhållit, klicka på ikonen. Ett nytt fönster öppnas. Figur 16: Området Kort att returnera för registrering av vilka kort som skall returneras till Skånetrafiken. Gör så här för att uppdatera informationen om returkort från skolan: 1. Klicka på ikonen som indikerar att det är möjligt att spara ytterligare information om returkort, vilken visas efter textrutan Retur. Ett nytt fönster öppnas nu som visar en lista med dina buffert kort överst 2. Klicka på respektive rad i listan och uppdatera vilka nummerserier av kort som skall returneras i textrutorna Kortnummer från respektive Kortnummer till antalet i textrutan Antal uppdateras automatiskt 3. Klicka på knappen Spara och antalen och nummerserierna för returkorten är sparade När det är dags för slutredovisning måste rest per rad vara 0 för att redovisningen skall gå att genomföra, dvs. alla erhållna kort måste vara redovisade antingen som utdelade, använda som ersättningskort etc. Klicka på knappen Spara och skicka för att genomföra slutredovisning till Skånetrafiken. Sida 16 av 17

17 Redovisa buffertlager (Detta skall endast göras när läsåret är slut) För att slutredovisa din skolas buffertkort klicka på länken Redovisa buffertlager under rubriken Redovisning av kort och buffertkort på startsidan Min sida. En ny sida visas nu med översikt över alla de buffertkort som din skola har och vilka ännu inte är redovisade. Här kan du se hur de är fördelade mellan utdelade, i buffertlager och hur många som är använda i samband med ett ärende (skadade, förlorade mm). Överst på sidan visas en lista med de orderrader som din skola har lagt. Genom att klicka på en specifik rad i listan visas informationen om denna orderrad under listan (området Redovisa buffertlager). Figur 17: Området Redovisa buffertlager, med en lista över dina orderrader och området Redovisa buffertlager med möjlighet att redovisa en specifik orderrad, vilken visas på sidan Redovisa buffertlager. Överst visas en sammanställning av information hur korten är fördelade mellan utdelade, i buffertlager och hur många som är använda i samband med ett ärende (skadade, förlorade mm) och under en möjlighet att ange en kommentar till redovisningen. Denna information är sammanställd bl.a. utifrån de ärenden som är skapade där ni använt buffertkort som ersättningskort för ett redan utdelat kort mm. Gör så här för att redovisa din skolas buffertlager: 1. Klicka på respektive rad i listan och ange eventuellt en kommentar till redovisningen i textrutan Kommentar (Antalet utdelade kan inte ändras) 2. Klicka på knappen Spara och skicka och buffertlagret är redovisat När det är dags för slutredovisning måste rest per rad vara 0 för att redovisningen skall gå att genomföra, dvs. alla erhållna kort måste vara redovisade antingen som använda som ersättningskort eller returnerade etc. Klicka på knappen Spara och skicka för att genomföra slutredovisning till Skånetrafiken. Sida 17 av 17