ANVÄNDARMANUAL. Användarmanual Klasskortsadministration (För den som administrerar klasskortet) Version A

Transkript

1 Användarmanual Klasskortsadministration (För den som administrerar klasskortet) Version A 3

2 Innehållsförteckning INLEDNING... 5 Hur man använder manualen... 5 Systemkrav och inställningar... 5 ALLMÄNT OM KLASSKORT OCH ADMINISTRATION... 6 Introduktion... 6 KOM IGÅNG MED KLASSKORTET... 7 Inledning... 7 Logga in... 8 Logga ut... 9 ARBETA MED ADMINPORTALEN Förstasidan Erbjudande/Nyheter Mina bokningar Klasskortskonto Klasskortskonto Menyalternativ Klasskortskonto Menyval kontoutdrag Klasskortskonto Menyval ladda konto Klasskortskonto Menyval: klasskort/administrera kort Klasskortskonto Menyval: klasskort/beställa klasskort Klasskortskonto Menyval: Användare/Administrera användare Klasskortskonto Menyval: Användare/Lägg till användare

3 Inledning Hur man använder manualen Användarmanualen vänder sig såväl till den som endast använder programmet vid enstaka tillfällen som till den som använder det dagligen. Därför består av den av flera olika delar och man kan välja att läsa de avsnitt som man känner att man vill lära mer om. Manualen är upplagd på ett sådant sätt att man under arbetets gång kan använda den för att slå upp hur man löser de olika uppgifterna som man kan utföra med hjälp av systemet. Ofta krävs det att man gör flera arbetssteg för att utföra en uppgift och då beskrivs alla stegen i följd. Systemkrav och inställningar Bör använda något av följande operativsystem: Windows XP, Windows Vista eller Windows 7 Bör använda Microsoft Internet Explorer 7.0, eller senare för bästa funktionalitet JavaScript måste vara påslaget (annars fungerar inte menysystemet i portaldelarna) För att använda Adminportalen krävs av klienten att följande är uppfyllt: 1. Att Pc:n har tillgång till Internet. För detta krävs ett modem eller en fast anslutning. En rekommenderad lägsta bandbredd (hastighet) på uppkopplingen till Internet över vilket man kommunicerar med Adminportalen är cirka 128 kb/s, exempelvis via ISDN. 2. Tillräcklig skärmupplösning. Man bör ställa in webbläsaren så att man uppnår bästa komfort i arbetet. Adminportalen är utvecklat för en skärmupplösning motsvarande 800x600. Färgupplösningen bör vara minst 8-bitar/256 färger (24-bitars, högupplösande bildskärm rekommenderas). Gör så här för att ställa in skärmupplösningen: I Windows, gå till Start Inställningar Kontrollpanelen Bildskärm. Klicka på fliken Inställningar. Under Skrivbord ser du din upplösning. Några vanliga mått är t.ex. 800x600, 1024x768 och 1280x1024. Välj en upplösning som är lika med eller större än 800x600. Spara inställningarna. 5

4 Allmänt om klasskort och administration Introduktion Klasskortsportalen har tagits fram för att stödja dina uppgifter att hantera klasskortet med funktioner såsom: Mina bokningar som ger dig en överblick över kommande och gjorda resor, samt ger dig möjlighet att avboka dessa, eller kanske skriva ut en ny bokningsbekräftelse Favoriter där du kan lägga till de resvägar som du ofta bokar Du kan även som administratör göra: Ladda skolans klasskortskonto Beställa klasskort, Administrera skolans egna användare (klasskortsbokare), Etc. Klasskortet är till för er som vill ta möjligheten att låta era elever uppleva Skåne, och/eller ni som bara vill ha ett smidigt sätt att ta er till exempelvis simhallen till ett mycket förmånligt pris. För att göra er portal ännu bättre i framtiden är det viktigt att ni kommer med feedback till oss såsom beröm, kritik, och inte minst viktigt förslag på funktioner eller information som ni skulle vilja se på er portal. Skicka denna feedback till: klasskortet@skanetrafiken.se. Varsågoda att kliva in i klasskortsportalen denna manual förklarar hur. Vänligen, Skånetrafiken 6

5 Kom igång med Klasskortet Inledning Klasskortsapplikationen är uppdelad i två delar. Den ena delen är det som denna manual handlar om, nämligen administration av klasskortet; klasskortskontot, klasskort och användare. Den andra delen handlar om bokning av klasskortsresor. Som klasskortsadministratör kommer du att ha full tillgång till allt som beskrivs i denna manual, vilket är den funktionalitet och information som normalt ska behövas för att du själv ska kunna administrera skolans klasskort. Du kommer som administratör att ansvara för laddning av klasskortskonto, beställning av klasskort, spärrning av klasskort, samt administration av skolans egna användare (klasskortsbokarna). För att få en komplett bild över klasskortsbokningen rekommenderas att du även tar del av användarmanualen för klasskortsbokning. I manualen för klasskortsbokning upplyses användarna om följande, vilket innebär att de kommer att ställa lite krav på er som administratörer: Kontakta din klasskortsadministratör om: 1. Ditt klasskort har förkommit eller skadats, så att klasskortsadministratören kan gå in och spärra det gamla kortet och beställa ett nytt klasskort. Det är mycket viktigt att förlorade och skada kort spärras, så att de inte kan användas av någon annan och belasta skolans konto. 2. Det finns inte tillräckligt med pengar på klasskortskontot för att genomföra din bokning. Klasskortsadministratören kan ladda kontot direkt via applikationen och du kan sedan omedelbart därefter boka din resa. 3. Du har problem med din inloggning; har ingen inloggning, eller har glömt ditt lösenord. Administratören på skolan kan hjälpa dig med detta. Passa även på att se till att du får ditt eget användarkonto så att du inte behöver dela mina resor och mina favoriter (förklaring av mina resor och mina favoriter kommer i senare i användarmanualen) med andra lärare detta underlättar för dig. Användarkonto och klasskort är inte samma sak. Ett användarkonto (en användare, du t.ex.) kan ha tillgång till flera klasskort. Normalt sett är det alltså många lärare/administratörer som delar på några klasskort, men ni har alla era egna användarkonton, med era egna resor och favoriter. Läs även igenom Regelverket för att få full förståelse över vilka regler som gäller. För frågor och support ring Klasskortsupporten på telefon alt. klasskortet@skanetrafiken.se de kan hjälpa er men utför inga bokningar. 7

6 Logga in För att använda systemet måste användaren vara inloggad på adminportalen. Figur 1: Inloggning administrationsportalen Gör så här för att logga in på adminportalen: 1. Skriv in adressen till adminportalen i din webbläsare. Webbadress: 2. Fyll i ditt användarnamn i inmatningsfältet med rubriken användarnamn: 3. Fyll i ditt lösenord i inmatningsfältet med rubriken lösenord: 4. Tryck på knappen med texten logga in. Beroende på om du även administrerar övriga skolkort kommer din första sida att se lite olika ut. Om du inte administrerar skolkort kommer din förstasida att se ut enligt Figur 2. Figur 2: Förstasidan administrationsportalen 8

7 Är du även skolkortsadministratör kommer du att komma in på samma sida som du normalt kommer in på, men det kommer att finnas en extra länk för navigering till portalen för klasskortsbokning. Klicka på länken för klasskortsbokning för att komma till startsidan enligt Figur 2. Logga ut Du kan när som helst lämna Klasskortsportalen och välja annan webbsida i webbläsaren. Glöm inte att logga ut ur webbsystemet när du är klar, annars kan andra användare göra bokningar i ditt namn. Du loggar ut genom att stänga ner din webbläsare ett klickar på Logga ut länken uppe till höger. 9

8 Arbeta med Adminportalen Nedan beskrivs hur Adminportalen fungerar och på vilket sätt bokningarna ska utföras. Förstasidan När du valt att gå in på Adminportalen kommer du se startsidan. Här presenteras en överblick med de möjligheter som finns att arbeta med för dig som administratör. Figur 2: Startsidan, med översikt över de möjligheter som finns för administratören På startsidan presenteras tre olika portaldelar som fungerar som ingångar för de områden som man kan arbeta med inom Adminportalen. Nedan följer en kort beskrivning av de olika ingångarna och vilken möjlighet man har inom respektive område. Erbjudande/Nyheter: Här kan ni lämna feedback och synpunkter på portalen för att vi ska kunna göra den ytterligare bättre i framtiden. Mina bokningar: Översikt över planerade och genomförda resor. Klasskortskonto: Översikt över administratörens klasskortskonton. Erbjudande/Nyheter Här finner administratören Erbjudanden och nyheter från transportbolaget. Klicka på den nyhet som du vill läsa mer om. Här kan ni även lämna feedback och synpunkter på portalen för att vi ska kunna göra den ytterligare bättre i framtiden. 10

9 Figur 3: Erbjudande/Nyheter Mina bokningar Läs mer om mina bokningar i användarmanualen klasskortsbokning under avsnittet Mina bokningar Skillnaden är att administratören ser alla skolans bokningar till skillnad från läraren som bara ser sina egna bokningar. Som administratörer kan ni alltså se och administrera alla skolans bokningar. Klasskortskonto I portaldelen klasskortskonto, ser administratören vilket konto som han/hon har rättigheter att administrera, samt saldot och tillgängligt belopp på kontot. Figur 4: Klasskortskonto Det kan här vara på sin plats att förklara begreppen tillgängligt belopp och saldo här. Definitionerna ser ut så här: Tillgängligt belopp: Den summa pengar som finns tillgängliga för att boka en resa. Om resan pris överstiger tillgängligt saldo kommer resan inte gå att boka. Om resan kan bokas kommer det tillgängliga saldot att minskas med den bokade resans pris. Saldo: Beskriver ditt verkliga kontosaldo, dvs. saldot efter att resor debiterats (resor debiteras kontot 3 arbetsdagar innan resa) Ett exempel för att förklara detta: Du väljer att ladda ditt klasskortskonto med 5000:-. Direkt efter laddningen kommer ditt saldo och ditt tillgängliga belopp båda vara 5000:-. En lärare går in och bokar en resa som kostar 500:- och ska genomföras om en vecka. Direkt efter denna bokning kommer det tillgängliga saldot att vara 4500:-. Skulle du välja att avboka resan kommer ditt tillgängliga saldo åter att vara 5000:-. Väljer du att genomföra resan kommer, 3 arbetsdagar innan resan, saldot att minskas med 500:-, vilket innebär att saldo och tillgängligt belopp åter är lika, men nu 4500:-. Klasskortskonto Menyalternativ För att kunna göra ändringar eller för att komma åt viss information relaterad klasskortskontot, finns det menyalternativ som man kommer åt genom att klicka på konto (understruket). 11

10 Menyalternativen är: 1. Kontoutdrag Tar dig till en sida med utdrag över kontotransaktioner. 2. Ladda konto Tar dig till en sida där du kan ladda kontot med pengar. 3. Klasskort Leder till en undermeny där följande alternativ finns: a. Administrera klasskort b. Beställ klasskort 4. Användare Leder till en undermeny där följande alternativ finns: a. Administrera användare b. Lägg till användare 5. Boka resa tar dig till sidan för Boka resa, se användarmanualen för klasskortsbokning Klasskortskonto Menyval kontoutdrag Figur 5: Klasskortskonto Gör så här för att få kontoutdrag för önskat konto: 1. Tryck med vänster musknapp på klasskortskontot, ex för att få fram menyalternativ för kontot. 2. Välj alternativet Kontoutdrag genom att klicka på det. 3. Nu visas sidan Kontoutdrag (se Figur 6) där ser du information om det valda kontot. Figur 6: Klasskortskonto Kontoutdrag På kontoutdraget kan du se resor som debiterats samt laddningar av klasskortskontot. Överst på sidan har du en sammanfattning av klasskortskontot: 12

11 Här har du möjlighet att välja bland övriga menyalternativ på kontonumret. Klicka på det understrukna kontot för att få upp samma meny som du har i portaldelen klasskortskonto. För menyvalen, se Klasskortskonto Menyalternativ. Klasskortskonto Menyval ladda konto Figur 7: Klasskortskonto Undermeny, Ladda konto Gör så här för att ladda det önskade kontot: 1. Tryck med vänster musknapp på ett klasskortskonto, ex för att få fram menyalternativ för kontot. 2. Välj alternativet Ladda konto genom att klicka på det. 3. Nu tas du till sidan Ladda konto (se Figur 8) där ser du information om det valda kontot. Figur 8: Klasskortskonto Sida för Ladda konto Det är möjligt att ladda klasskortskontot med mellan 1000:- till :- vid varje tillfälle. Du måste välja en faktureringsadress för laddningen. Om en faktureringsadress saknas ber vi er vända er till Skånetrafiken, eller skicka e-post på adressen klasskortet@skanetrafiken.se. Klicka på spara för att genomföra laddningen. Beloppet du laddat kommer omedelbart att vara tillgängligt för bokning av resa. Faktura kommer att skickas till den fakturaadress du uppgivit ovan. Överst på sidan har du en sammanfattning av klasskortskontot: 13

12 Här har du möjlighet att välja bland övriga menyalternativ på kontonumret. Klicka på det understrukna kontot för att få upp samma meny som du har i portaldelen klasskortskonto. För menyvalen, se Klasskortskonto Menyalternativ. Klasskortskonto Menyval: klasskort/administrera kort Figur 9: Klasskortskonto Undermeny, Klasskort Gör så här för att komma åt klasskontots undermenyval: 1. Tryck med vänster musknapp på ett klasskortskonto, ex för att få fram menyalternativen för klasskorten. 2. En orange pil syns till höger, för musen dit och två undermenyalternativ syns: a. Administrera klasskort b. Beställ klasskort 3. Välj alternativet Administrera klasskort genom att klicka på det. 4. Nu tas du till sidan Administrera klasskort. Figur 10: Klasskortskonto Administrera klasskort Här får du en översikt över samtliga aktiva klasskort, som är kopplade till ett visst konto. Kortnumret i listan är en länk till menyval. På ett kort finns följande menyval: 5. Spärra kort Ger dig möjlighet att spärra ett kort som du exempelvis förlorat eller skadat. 14

13 Överst på sidan har du en sammanfattning av klasskortskontot: Här har du möjlighet att välja bland övriga menyalternativ på kontonumret. Klicka på det understrukna kontot för att få upp samma meny som du har i portaldelen klasskortskonto. För menyvalen, se Klasskortskonto Menyalternativ. Klasskortskonto/Administrera klasskort Menyval Spärra kort Gör så här för att spärra ett kort som är kopplat till ett visst konto (se Figur 8): 1. Tryck med vänster musknapp på ett kortnummer, ex för att får fram menyalternativen för klasskorten 2. För musen över spärra kort och klicka med vänster musknapp. 3. En bekräftelsedialog visas. Välj OK. 4. Kortet är nu spärrat. Det är viktigt att ni omedelbart spärrar kort som förlorats, så att ingen annan kan använda kortet att åka på och därmed eventuellt ge er skola onödiga kostnader. Ni ska även spärra kort som skadats eller avmagnetiserats för att inte heller dessa ska kunna hamna i orätta händer. Om ni spärrar ett kort som är kopplat till kommande bokningar kommer ni att få ett meddelande om detta och anmodas att ändra till ett annat klasskort på dessa bokningar. Alla som gjort bokningar på ett klasskort som spärras kommer att få e-post som berättar detta, samt anmodar till att gå in på mina resor och ändra klasskort samt skriva ut en ny bokningsbekräftelse. För att beställa nytt kort se Klasskortskonto Menyval: klasskort/beställa klasskort. Klasskortskonto Menyval: klasskort/beställa klasskort Gör så här för att komma åt klasskontos undermenyval (se Figur 9): 1. Tryck med vänster musknapp på ett klasskortskonto, ex för att få fram menyalternativen för klasskontona. 2. En orange pil syns till höger, för musen dit och två undermenyalternativ syns: a. Administrera klasskort b. Beställ klasskort 3. Välj alternativet Beställ klasskort genom att klicka på det. 4. Nu tas du till sidan Beställ klasskort (se nedan). 15

14 Figur 11: Klasskortskonto Beställ klasskort Här väljer man antalet kort som ska beställas och till vilken adress de ska levereras till. Om en leveransadress saknas ber vi er vända er till Skånetrafiken, eller skicka e-post på adressen på att... Tänk Antalet kort som går att beställa är max 10 st per gång och maximalt 20 st aktiva kort samtidigt. Överst på sidan har du en sammanfattning av klasskortskontot: Här har du möjlighet att välja bland övriga menyalternativ på kontonumret. Klicka på det understrukna kontot för att få upp samma meny som du har i portaldelen klasskortskonto. För menyvalen, se Klasskortskonto Menyalternativ. Klasskortskonto Menyval: Användare/Administrera användare Gör så här för att komma åt klasskontots undermenyval: 1. Tryck med vänster musknapp på ett klasskortskonto, ex för att få fram menyalternativen för klasskorten. 2. En orange pil syns till höger, för musen dit och två undermeny alternativ syns: a. Administrera användare b. Lägg till andvändare 3. Välj alternativet Administrera användare genom att klicka på det. 4. Nu tas du till sidan Administrera användare (se figur 13). 16

15 Figur 12: Klasskortskonto Undermeny, Användare Figur 13: Klasskortskonto Undermeny, Användare Här visas en lista över de användare som är kopplade till klasskontot. Även inloggningsuppgifter och lösenord visas. Användarnamnet (understruket) i listan är en länk till menyval. På en användare finns följande menyval: 1. Redigera Ger dig möjlighet att redigera lösenord. 2. Ta bort tar bort en användare från listan, dvs. denna användare kan inte längre boka resor i klasskortsbokningen. Överst på sidan har du en sammanfattning av klasskortskontot: Här har du möjlighet att välja bland övriga menyalternativ på kontonumret. Klicka på det understrukna kontot för att få upp samma meny som du har i portaldelen klasskortskonto. För menyvalen, se Klasskortskonto Menyalternativ. Klasskortskonto/Användare/Administrera användare Menyval Redigera Gör så här för redigera en användares uppgifter: 1. Tryck med vänster musknapp på ett namn, ex Jonas Martinsson för att får fram menyalternativen för den användaren. 2. För musen över redigera och klicka med vänster musknapp. 3. Nu visas redigerasidan (Se nedan). 17

16 Figur 14: Klasskortskonto Redigera användare Ändra uppgifterna genom att fylla i fälten med ny information. När du sparat visas en sida med en bekräftelse på att ändringen är genomförd samt den nya informationen. på att... Tänk Lösenordet skall bestå av 6 tecken blandat med både bokstäver och siffror. Sprid det inte vidare än till behöriga. Överst på sidan har du en sammanfattning av klasskortskontot: Här har du möjlighet att välja bland övriga menyalternativ på kontonumret. Klicka på det understrukna kontot för att få upp samma meny som du har i portaldelen klasskortskonto. För menyvalen, se Klasskortskonto Menyalternativ. Klasskortskonto/Användare/Administrera användare Menyval Ta bort Gör så här för att ta bort en användares uppgifter (se Figur 13): 1. Tryck med vänster musknapp på ett namn, ex Jonas Martinsson för att få fram menyalternativen för den användaren. 2. För musen över ta bort och klicka med vänster musknapp. 3. En bekräftelsedialog visas. Välj OK. 4. Namnet försvinner från listan. Denna användare kan inte längre logga in till klasskortsbokningen. Det kommer inte att hända någonting med denne användares pågående bokningar. 18

17 Klasskortskonto Menyval: Användare/Lägg till användare 1. Gör så här för att komma åt klasskontots undermenyval: 2. Tryck med vänster musknapp på ett klasskortskonto, ex för att få fram menyalternativen för klasskorten. 3. En orange pil syns till höger, för musen dit och två undermeny alternativ syns: a. Administrera användare b. Lägg till användare 4. Välj alternativet Lägg till användare genom att klicka på det. 5. Nu visas sidan Lägg till användare. Figur 15: Klasskortskonto Lägg till användare Fyll i för och efternamn, användarid samt önskat lösenord tryck spara. Överst på sidan har du en sammanfattning av klasskortskontot: Här har du möjlighet att välja bland övriga menyalternativ på kontonumret. Klicka på det understrukna kontot för att få upp samma meny som du har i portaldelen klasskortskonto. För menyvalen, se Klasskortskonto Menyalternativ. på att... Tänk Läs Regelverket för komplett information om vilka regler som gäller! 19