Syfte Denna användarmanual beskriver hur databasen RunerevA används.

Transkript

1 Bilaga 2, Användarmanual Syfte Denna användarmanual beskriver hur databasen RunerevA används. Innehåll 1 Arbeta med Alice Logga in Meny Avsluta Logga in Timpriser Milersättning Kopietyper Bästa kund Bästa Arbete Kopieringar Sök kopieringsarbeten Tidrapporter Sök tidrapporter Arbeten Kunder Sök Sökt resultat Skriv ut tidrapport Förhandsgranskning av tidrapport Skriv ut dialog Fakturera Arbetsregister Förhandsgranskning av faktura Tidrapporter för anbud Fakturera Anbud Arbetsregister Aconto Förhandsgranskning av anbudsfaktura Fakturerade Kreditfaktura Förhandsgranskning av kreditfaktura Kopia av faktura Kopia av kreditfaktura Ångra faktura Ångra kreditfaktura Fakturerade Anbud Betalda fakturor... 25

2 1 Arbeta med Alice Denna användarmanual vänder sig till de anställda på företaget Byggkonsulten Rune Norbäck AB. I menyn Arkiv för dialoger kan programmet avslutas. 1.1 Logga in Starta programmet genom att klicka på ikonen RunerevA.mdb. När programmet startas öppnar en inloggningsdialog. Välj Ert namn i kombinationsrutan! Välj Ert namn Figur 1. Dialogen Logga in 1.2 Meny Härifrån kan Ni välja vilket arbete som behövs göras. Figur 2. Dialogen Meny 2

3 1.3 Avsluta Knappen Avsluta avslutar programmet. 1.4 Logga in Knappen Logga in i figur 2 används för att byta namn på anställd, se figur Timpriser Knappen Timpriser i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här kan de anställdas timpris och namn ändras. Det går även att lägga till nyanställda. För att lägga till nyanställda klickar Ni på den nedersta högra pilen med en stjärna. När detta är gjort fylls namn och timpris i. Vid redigering av namn och timpris går det att använda knappen Ångra. Men då måste den redigerade anställde fortfarande vara markerad. För att bläddra mellan de anställda används bläddringspilarna längst ner i figuren. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Ångra redigering Skapa nyanställd Figur 3 Dialogen Anställd 1.6 Milersättning Knappen Milersättning i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här kan bensinpriset ändras. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Figur 4. Dialogen Bensinpris 3

4 1.6.1 Kopietyper Knappen Kopietyper i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här kan kopiornas pris och namn ändras. Det går även att lägga till nya typer av kopior. För att lägga till ny kopia klickar Ni på den nederst högra pilen med en stjärna. När detta är gjort fylls namn och pris i. Vid redigering av namn och pris går det att använda knappen Ångra. Men då måste den redigerade kopian fortfarande vara i markerad. För att bläddra mellan kopietyperna används bläddringspilarna längst ner i figuren. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Ångra redigering Skapa kopietyp Figur 5. Dialogen Kopietyper 1.7 Bästa kund Knappen Bästa Kund i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här visas statistiken över vilken kund som har köpt mest tjänster. Den kund som har det är högst upp i listan och den som har köpt minst är längst ner. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Figur 6. Dialogen Bästa Kund 4

5 1.8 Bästa Arbete Knappen Bästa Arbete i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här visas statistiken över vilket arbete som gett bäst. Det arbete som har gett mest pengar är högst upp i listan och det som har gett minst är längst ner. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Figur 7. Dialogen Bästa Arbete 5

6 1.9 Kopieringar Knappen Kopieringar i figur 2 öppnar dialogen nedan. När knappen Ny används ska kopietyperna som sålts och till vilket antal fyllas i. Ni måste vid skapande av ett nytt kopieringsarbete fylla i till vilket arbete dessa tillhör, vilken kopietyp och till vilket antal. Om ett nytt kopieringsarbete vill ångras ska knappen Ångra användas, men detta måste ske innan Ni sparar. Efter att värdena är ifyllda klickas knappen Spara, det går då inte längre att ångra. Vid sökning efter gjorda kopieringsarbeten klickas knappen Sök. Då ges en fråga om Ni vill söka efter fakturerade eller ofakturerade kopieringsarbeten. Vid val av ofakturerade kopieringsarbeten kan kopians pris och antalet sålda ändras, vid val av fakturerade kopieringsarbeten kan inga redigeringar ske. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Skapa nytt kopieringsarbete Ångra nytt kopieringsarbete Välj kopietyp Välj antal Spara nytt kopieringsarbete Söka efter kopieringsarbeten Figur 8. Dialogen Kopieringar 6

7 1.9.1 Sök kopieringsarbeten Knappen Sök i figur 8 ovan, öppnar denna dialog. Om Ni i frågan valde ofakturerade fakturor kan antalet kopior och priset på kopiorna ändras. I kombinationsrutan Sök kopieringsarbeten väljs vilket arbetsnummer som ska visas och dess kopieringsarbeten. Vid ändring och Ni skriver in ett fel värde, t ex en bokstav i textrutan för antalet, fås en fråga om Ni vill avbryta eller skriva in rätt värde. Vid val av knappen Avbryt ångras ändringen och vid val av knappen OK får Ni chans att ändra igen. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Välj arbetsnummer Ändring av antalet kopieringsarbeten Ändring av belopp Figur 9. Dialogen Sök kopieringsarbeten 7

8 1.10 Tidrapporter Knappen Tidrapporter i figur 2 öppnar dialogen nedan. När knappen Ny används ska måste vilket arbete Ni arbetat med, hur många arbetstimmar och antalet resta mil i arbetet fyllas i. Om Ni skriver in ett arbetsnummer som inte finns öppnas dialogen Arbeten där ni kan skapa arbetet. När Ni har skapat detta arbete och klickat på knappen Spara och knappen Meny är Ni tillbaka till dialogen Tidrapporter för att fylla i resten. Om en ny tidrapport vill ångras ska knappen Ångra användas, men detta måste ske innan Ni sparar. Efter att värdena är ifyllda klickas knappen Spara, det går då inte längre att ångra. Vid sökning efter gjorda tidrapporter klickas knappen Sök. Då ges fråga om Ni vill söka efter fakturerade eller ofakturerade tidrapporter. Vid val av ofakturerade tidrapporter kan timpris, antalet arbetstimmar, bensinpris och antalet resta mil ändras, vid val av fakturerade tidrapporter kan inga redigeringar ske. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Skapa ny tidrapport Ångra ny tidrapport Välj antal timmar Välj antal mil Spara ny tidrapport Söka efter tidrapporter Figur 10. Dialogen Tidrapporter 8

9 Sök tidrapporter Knappen Sök i figur 10 ovan, öppnar denna dialog. Om Ni i frågan valde ofakturerade fakturor kan antalet arbetstimmar, timpriset, bensinpris och antalet resta mil ändras. I kombinationsrutan Sök tidrapporter väljs vilket arbetsnummer som ska visas och dess tidrapporter. Vid ändring och Ni skriver in ett fel värde, t ex en bokstav i textrutan för antalet, fås en fråga om Ni vill avbryta eller skriva in rätt värde. Vid val av knappen Avbryt ångras ändringen och vid val av knappen OK får Ni chans att ändra igen. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Välj arbetsnummer Ändring av antalet resta mil Ändring av bensinpris Ändring av antalet arbetstimmar Ändring av timpris Figur 11. Dialogen Sök tidrapporter 9

10 1.11 Arbeten Knappen Arbeten i figur 2 öppnar dialogen nedan. När knappen Ny används vilken kund arbetet tillhör och vem som är kontakperson fyllas i. Om Ni skriver in en kund som inte finns öppnas dialogen Kunder där Ni kan skapa kunden. När Ni har skapat denna kund och klickat på knappen Spara och knappen Meny är Ni tillbaka till dialogen Arbeten för att fylla i resten. Är arbetet ett anbudsprojekt ska kryssrutan Aconto markeras och ett anbudspris fyllas i. Om ett nytt arbete vill ångras klickas knappen Ångra, men detta måste ske innan Ni sparar. Efter värdena är ifyllda klickas knappen Spara, det går då inte längre att ångra. Innan knappen Ny används går det att söka efter arbeten. Detta görs med kombinationsrutan vid namn Sök Arb Nr. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Skapa ny tidrapport Ångra ny tidrapport Söka efter arbeten Välj kund Spara ny tidrapport Välj projektledare Välj kontaktperson Skriv in anbudssumman Markera om arbetet är ett anbudsprojekt Figur 12. Dialogen Arbeten 10

11 1.12 Kunder Knappen Kunder i figur 2 öppna dialogen nedan. När knappen Ny Kund används ska kundens namn och kontaktpersonen till kunden fyllas i. När knappen Ny kontaktperson används ska sökning efter vilken kund som kontaktpersonen ska tillhöra, detta görs med kombinationsrutan Sök kund och fylla i kontaktpersonens namn. Om en ny kontaktperson eller kund vill ångras klickas knappen Ångra, men detta måste ske innan Ni sparar. Efter värdena är ifyllda klickas knappen Spara, det går då inte längre att ångra. Det går även att söka efter kunder för att ändra dennes data, som t ex adress. Om Ni vill ändra på en kontaktpersons namn söks kunden upp som kontaktpersonen tillhör och tar fram kontakpersonen i kombinationsrutan Kontaktperson. Redigeringen på kontaktpersonen sker i textrutan Kontakperson. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Skapa ny kund Söka efter kund Välj kontaktperson Skapa ny kontaktperson Ångra ny kontaktperson eller kund Figur 13. Dialogen Kunder 1.13 Sök Knappen Sök i figur 2 öppnar dialogen nedan. I detta formulär kan gjorda arbeten sökas. Ni kan välja att söka efter vilket arbetsnummer arbetet har, vart arbetet är lokaliserat, i vilken stad arbetet är utfört och till vilken kund arbetet tillhör. Ni klickar på den knapp Ni vill söka efter och skriver in Ert sökord. Klicka sedan på knappen Sök. Om det som söktes efter inte finns ges ett meddelande om detta. Finns arbetet öppnas dialogen Sökresultat, vilket visar det sökningens resultat. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Söka på arbetsnummer Söka på lokalitet Söka på stad Söka på kund Söka efter arbeten Figur 14. Dialogen Sök 11

12 Sökt resultat Knappen Sök i figur 14 öppnar dialogen nedan om sökningen av något resultat. Här visas resultatet efter Er sökning. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Figur 15. Dialogen Sökt resultat Skriv ut tidrapport Knappen Skriv ut tidrapport i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här väljs för vilken anställd, för vilken månad och för vilket år tidrapporten ska gälla. Detta väljs i kombinationsrutorna i figuren nedan. När det är valt ska på knappen Tidrapport klicka. Om det som valdes inte ger något resultat ges ett meddelande. Om det finns tidrapporter till det valda ges en fråga om Ni vill förhandsgranska och skriva ut rapporten stående eller liggande. Efter detta öppnas förhandsgranskningen. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Förhandsgranska tidrapport Välj Namn Välj Månad Skriv in år Figur 16. Dialogen Skriv ut tidrapport 12

13 Förhandsgranskning av tidrapport När Ni klickar på knappen Tidrapport i figur 16 och väljer att skriva ut tidrapporten stående öppnas förhandsgranskningen nedan. Härifrån kan Ni i menyn Arkiv välja Stäng för att stänga förhandsgranskningen eller Skriv ut för att skriva ut tidrapporten. Välj Skriv ut eller Stäng Figur 17. Förhandsgranskning av tidrapport Skriv ut dialog När Skriv ut i menyn Arkiv väljs öppnas dialogen nedan. Härifrån ska Ni inte välja knappen Egenskaper, fliken Allmänt för att ändra Orientering, dvs utskrift på stående eller liggande papper. Ni ska heller inte klicka på knappen Inställningar för att ändra på marginalerna och antalet kolumner. Använd istället knappen Skriv ut för att skriva ut eller knappen Avbryt för att avbryta utskriften. Används inte Används inte För utskrift Avbryt utskrift Figur 18. Skriv ut dialogen 13

14 1.14 Fakturera Knappen Fakturera i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här visas de arbeten som innehåller ofakturerade tidrapporter och kopieringsarbeten. I textrutorna Summa visas vad den totala summan är för dessa. När textrutan Order nr klickas öppnas dialogen Arbetsregister ifrån vilken det valda arbetet kan faktureras. Om textrutan Order nr klickas för ett anbudsprojekt öppnas en dialog som visar de tidrapporter och kopieringsarbeten som gjorts för detta arbete. Från denna dialog kan Ni inte fakturera. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Klicka i rutan för valt arbete Figur 19. Dialogen Fakturera 14

15 Arbetsregister När textrutan Order nr i figur 20 klickas öppnas dialogen nedan. Här visas de ofakturerade tidrapporterna och kopieringsarbetena för det valda arbetet. Om kryssrutan Ta med tidigare fakturerat markeras, kommer de tidigare fakturorna för detta arbete att läggas till i fakturan. När knappen Fakturera klickas öppnas förhandsgranskningen av fakturan. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Förhandsgranskning av faktura Markera för att ta med tidigare arbeten Välj specifikationstext Figur 20. Dialogen Arbetsregister 15

16 Förhandsgranskning av faktura När knappen Fakturera i figur 20 klickas öppnas förhandsgranskningen nedan. Härifrån kan Ni i menyn Arkiv välja Stäng för att stänga förhandsgranskningen eller Skriv ut för att skriva ut Fakturan. När fakturan är utskriven är fakturan fakturerad. Avbryter Ni utskriften eller stänger förhandsgranskningen utan att skriva ut är fakturan fortfarande ofakturerad. Samma regler vid utskriftsdialogen som vid rubrik gäller även här. Välj Skriv ut för att fakturera eller välj Stäng Figur 21. Förhandsgranskning av faktura 16

17 Tidrapporter för anbud När textrutan Order nr i figur 20 klickas för ett anbudsprojekt öppnas dialogen nedan. Här visas tidrapporterna och kopieringsarbetena för det valda anbudsprojektet. I denna dialog visas hur många arbetstimmar som har lagts ned på arbetet och hur många kopietyper som sålts. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Figur 22. Dialogen Tidrapporter för anbud 1.15 Fakturera Anbud Knappen Fakturera Anbud i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här visas de anbudsprojekt som inte är färdigfakturerade. I textrutorna Anbud visas vad anbudssumman är för dessa. När textrutan Order nr klickas öppnas dialogen Arbetsregister Aconto ifrån vilken Ni kan fakturera det valda anbudsprojektet. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Klicka i rutan för valt anbudsprojekt Figur 23. Dialogen Fakturera Anbud 17

18 Arbetsregister Aconto När textrutan Order nr i figur 23 klickas i öppnas dialogen nedan. Här ska beloppet fyllas i om hur mycket som ska fakturera vid detta tillfälle. Beloppet skrivs in i textrutan Betala och text till fakturan skrivs in i textrutan FakturaText. Skrivs ett högre belopp än anbudet ges ett meddelande. Skrivs ett belopp som plus de tidigare fakturorna överstiger anbudet ges också ett meddelande. Om kryssrutan Ta med tidigare fakturerat markeras, kommer de tidigare fakturorna för detta arbete att läggas till i fakturan. När knappen Fakturera klickas öppnas förhandsgranskningen av anbudsfakturan. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Välj specifikationstext Förhandsgranskning av anbudsfaktura Skriv in belopp Markera för att ta med tidigare anbudsprojekt Skriv in fakturatext Figur 24. Dialogen Arbetsregister Aconto 18

19 Förhandsgranskning av anbudsfaktura När knappen Fakturera i figur 24 klickas öppnas förhandsgranskningen nedan. Härifrån kan Ni i menyn Arkiv välja Stäng för att stänga förhandsgranskningen eller Skriv ut för att skriva ut anbudsfakturan. När anbudsfakturan är utskriven är anbudsfakturan fakturerad.. Avbryter Ni utskriften eller stänger förhandsgranskningen utan att skriva ut är fakturan fortfarande ofakturerad. Samma regler vid utskriftsdialogen som vid rubrik gäller även här. Välj Skriv ut för att fakturera eller välj Stäng Figur 25 Förhandsgranskning av anbudsfaktura 19

20 1.16 Fakturerade Knappen Fakturerade i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här visas de fakturerade fakturorna. När textrutan Order nr klickas öppnas dialogen Arbetsregister faktura ifrån vilken en kopia av den vald fakturan kan skrivas ut. Men om denna faktura är kreditfakturerad ges ett meddelande om att denna faktura är en kreditfaktura. När textrutan Fakturanr klickas öppnas även då dialogen Arbetsregister faktura, men nu visas de kreditfakturerade tidrapporterna och kopieringsarbetena. Klickas knappen Betald blir fakturan betald och fakturorna får dagens datum som betalningsdatum. Klickas knappen Kredit öppnas dialogen Kreditfaktura från vilken Ni kan välja de tidrapporter eller kopieringsarbeten som ska kreditfaktureras. Klickas knappen Ångra ångras fakturan eller kreditfakturan och fakturan eller kreditfakturan blir ofakturerad. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Klicka i rutan för valt arbete Klicka i rutan för valt arbete Ångra faktura För betald faktura För kreditfaktura Figur 26. Dialogen Fakturerade 20

21 Kreditfaktura När knappen Kredit i figur 26 klickas på öppnas dialogen nedan. Här väljs vilket som ska krediteras genom att markera kryssrutan Kreditera. Om alla ska krediteras klickas knappen Välj alla. När Ni har valt färdigt och klickar på knappen Kreditera öppnas förhandsgranskningen av kreditfakturan. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Välj alla tidrapporter och kopieringsarbeten Förhandsgranskning av kreditfaktura Markera vald tidrapport eller kopieringsarbete Figur 27. Dialogen Kreditfaktura 21

22 Förhandsgranskning av kreditfaktura När knappen Kreditera i figur 27 klickas på öppnas förhandsgranskningen nedan. Härifrån kan Ni i menyn Arkiv välja Stäng för att stänga förhandsgranskningen eller Skriv ut för att skriva ut kreditfakturan. När anbudsfakturan är utskriven är anbudsfakturan fakturerad.. Avbryter Ni utskriften eller stänger förhandsgranskningen utan att skriva ut är fakturan fortfarande ofakturerad. Samma regler vid utskriftsdialogen som vid rubrik gäller även här. Välj Skriv ut för att fakturera eller Stäng Figur 28 Förhandsgranskning av kreditfaktura 22

23 Kopia av faktura När textrutan Order nr i figur 26 klickas öppnas dialogen nedan. Här visas de fakturerade tidrapporterna och kopieringsarbetena från den valda fakturan. När knappen Skriv kopia klickas på öppnas förhandsgranskningen av fakturan. Då visas samma förhandsgranskning som under rubrik Följ anvisningarna under denna rubrik. Men när utskrift sker från denna förhandsgranskning faktureras inget. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Förhandsgranskning av kopia Figur 29. Dialogen Arbetsregister faktura för faktura Kopia av kreditfaktura När textrutan Fakturanr i figur 26 klickas öppnas dialogen nedan. Här visas de kreditfakturerade tidrapporterna och kopieringsarbetena från den valda kreditfakturan. När knappen Skriv kopia klickas på öppnas förhandsgranskningen av kreditfakturan. Då visas samma förhandsgranskning som under rubrik Följ anvisningarna under denna rubrik. Men när utskrift sker från denna förhandsgranskning faktureras inget. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Förhandsgranskning av kopia Figur 30. Dialogen Arbetsregister faktura för kreditfaktura 23

24 Ångra faktura När knappen Ångra i figur 26 klickas på och den valda fakturanumret är en faktura öppnas dialogen nedan. Här klickas knappen Avfakturera för att avfakturera fakturan. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Avfakturera faktura Figur 31. Dialogen Arbetsregister faktura för ånger av faktura Ångra kreditfaktura När knappen Ångra i figur 26 klickas på och den valda fakturanumret är en kreditfaktura öppnas dialogen nedan. Här klickas knappen Avkreditera för att avkreditera kreditfakturan. Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogen. Avkreditera kreditfakturan Figur 32. Dialogen Kreditfaktura för ånger av kreditfaktura 24

25 1.17 Fakturerade Anbud Knappen Fakturera Anbud i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här visas fakturorna för anbudsprojekt. När knappen Ångra klickas blir fakturan avfakturerad. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Ångra faktura Figur 33. Dialogen Fakturerade Anbud 1.18 Betalda fakturor Knappen Betalda fakturor i figur 2 öppnar dialogen nedan. Här visas de fakturor som är betalda. I textrutan Summa visas den totala summan av fakturan och i textrutan Betalad den visa när fakturan är betalad. Klicka på knappen Meny för att stänga dialogen. Figur 34. Dialogen Betalda Fakturor 25