GUIDE TILL SKAPA PROJEKT

Transkript

1 GUIDE TILL SKAPA PROJEKT Projektet är grunden för hela systemet. Projekt innehåller alltid Projektnamn, Datum, Projektledare, Anteckningar och vilket typ av projekt det är: Internt eller Externt. Externt projekt - Baseras på en offert med prisangivelser samt en kund. Ett projekt som är Externt kan faktureras. EXTERNT STEG 1. SKAPA DITT PROJEKT Skapa ett projekt genom att fylla i nedanstående uppgifter. Observera att Anteckningsfältet inte är obligatoriskt. Välj Externt

2 STEG 2. Välj din kund Det Externa projektet är alltid knutet till en kund. Här ska du söka efter din kund genom att välja kategori på kunden, skriva in kundens namn eller lämna båda fälten tomma. Finns inte kunden inlagd klickar du på knappen Lägg till ny kund. Se vidare punkt 2a. Sökresultaten visas i en lista nedan. Klicka på Välj-knappen jämte den kund du vill knyta till ditt projekt. Välj-knappen

3 STEG 2a. Lägg till ny kund Här kan du lägga till en kund i systemet vilken du sedan knyter till ditt nya projekt Obligatorisk uppgift Obligatorisk uppgift Här fyller du i kontaktpersonen till kunden. Obligatorisk uppgift.

4 STEG 2b. Lägg till ny kund Nu har du lagt till kunden. Klicka på Nästa-knappen för att veri era. STEG 3. Välj din kontaktperson Nu ska du välja en kontaktperson till din kund. Du gör ditt val genom att klicka på Välj-knappen jämte din kontaktperson. Välj-knappen

5 STEG 4 Skapa en offert Här ska du skapa din offert genom att tilldela offerten kategorier, aktiviteter, timmar och pris. En kategori är en benämning eller rubrik där aktiviteterna placeras inunder. Din offert kan innehålla både rörliga och fasta kostnader. Fyll i hela raden med information. Är raden rätt ifylld kommer boxen till höger att ikryssas automatiskt. Har du fyllt i alla 5 raderna och vill ha ytterligare poster, klickar du på Lägg till-knappen och fortsätter fylla i de nu tomma raderna. Se vidare 4a. Klicka på Lägg till när du fyllt i dina rader. Vill du skapa poster med en fast prissättning klickar du på denna knappen. Se vidare 4b. Saknar du någon Kategori eller aktivitet i listorna ovan kan du lägga till dem här..

6 STEG 4a. Skapa en offert När du klickat på Lägg till-knappen visas denna sida där du kan fylla i ytterligare poster samt modi era de redan inlagda. Har fyller du i ytterligare poster. Har visas de poster du fyllde i tidigare. Är de korrekta klickar du på Nästa-knappen.

7 STEG 4b. Skapa en offert med fast prissättning Vill du skapa poster med en fast prissättning gör du det genom att fylla i raderna och själv skriva in priset och klicka på den blå pilen så att kryssrutan ifylls. De två nedersta raderna är fritext; du kan skriva vad du vill här. Fyll i raderna och klicka på pilen. När du fyllt i de rader som du behöver klickar du på Lägg tillknappen. Här ser du vilka poster du har matat in. Är du klar med hela offerten klickar du på Nästaknappen

8 STEG 5. Projekt och tillhörande offert är skapad När du kommer till denna sida har du skapat ett Externt projekt! Härifrån kan du modi era uppgifterna du just lagt in. Klicka på Modi eringsknappen om du vill ändra på informationen. Om du vill skapa ytterligare en offert till projektet klickar du här. Om du vill skapa en projektgrupp nu klickar du här. Här kommer du till Projektöversikten där all information är samlad och där du även kan modi era informationen och lägga till projektgrupp.

9 STEG 6. Projektöversikt Här söker du efter projekt. Här ser du vilken typ av projekt du har valt. När ditt projekt påbörjas ska du ändra typen till Aktivt och när det sedan avslutas till Avslutat. En offert är inte automatiskt vald förrän projektgruppen är skapad. Vill du välja en offert innan klickar du på Modi eringsknappen. Genom att klicka på knappen Skapa faktura gör du just det. Fakturan beräknas utifrån din offert. Den rosa ringer indikerar att det inte nns någon information. Klickar du på den kommer du att skapa din projektgrupp. Se punkt 6. Brevet betyder att du härifrån kan e-posta en person. Står det Lägg till + Brev kommer du att behöva lägga till personens e-postadress innan du kan skicka ett mail. Under rapporter kommer du direkt till sidan där du ser hur ditt projekt följer planeringen. Under Dokument kan du samla dina bilder, ler eller andra dokument som hör till projektet. En Social redovisning hör till varje projekt.

10 STEG 7. Skapa projektgrupp utifrån offerten Här kan du ändra Typen av projekt till Aktivt. STEG 8. Välj offert Genom att välja en offert har du ett underlag för att kunna fördela timmarna för respektive projektmedlem. Klicka på Välj-knappen för att göra ditt val av offert. Klicka på Ny om du vill skapa en ny offert.

11 STEG 9. Välj projektmedlemmar Välj vilka personer som ska ingå i din projektgrupp. Genom att markera ett eller era namn i den vänstra boxen och klicka på den översta Pil-knappen yttar du namnet/namnen till den högra vilket betyder att du då har valt att just dessa ska ingå i din projektgrupp. STEG 10. Välj projektmedlemmar Här ska du fördela Kategorier, Aktiviter och timmar på dina valda projektmedlemmar. Börja till vänster och gör ditt val i rullgardinerna för att sedan skriva in antalet timmar på den personen. Klicka på Summera. Du får upp en bekräftelse på vad du just matat in. Här ser du hur många timmar som är kvar att fördela på respektive Aktivitet. När du fördelat alla timmarna klickar du på Nästa-knappen.

12 STEG 11. Projektgruppen är skapad Här är din projektgrupp.

13 STEG 12. Projektöversikt inklusive projektgrupp Här är offerten nu vald eftersom du skapat din projektgrupp utifrån denna. Vill du göra om din projektgrupp klickar du här. Observera att du får gå igenom steg 6-10 igen.

14 GUIDE TILL SKAPA PROJEKT Projektet är grunden för hela systemet. Projekt innehåller alltid Projektnamn, Datum, Projektledare, Anteckningar och vilket typ av projekt det är: Internt eller Externt. Internt projekt - Baseras på uppskattade arbetstimmar INTERNT STEG 1. SKAPA ETT INTERNT PROJEKT Välj INTERNT När du klickar på Nästa-knappen har du skapat ett Internt projekt.

15 GUIDE TILL SKAPA PROJEKT Projektet är grunden för hela systemet. Projekt innehåller alltid Projektnamn, Datum, Projektledare, Anteckningar och vilket typ av projekt det är: Internt eller Externt. Internt projekt - Baseras på uppskattade arbetstimmar INTERNT STEG 1. SKAPA ETT INTERNT PROJEKT Välj INTERNT När du klickar på Nästa-knappen har du skapat ett Internt projekt.

16 STEG 4. Din projektgrupp Här ser du din projektgrupp. Vill du lägga till ytterligare person eller post upprepar du steg 3. Vill du ändra i posten klickar du antingen på Modi era-knappen (den första under Åtgärd), se vidare steg 5. Eller Ta bort (den andra knappen under Åtgärd). Här kan du lägga till ytterligare poster i projektgruppen. STEG 5. Modi era projektgruppen Här ser du din projektgrupp. Vill du lägga till ytterligare person eller post upprepar du steg 3. Klicka på ditt projekt för att komma till baka till översikten. Se vidare steg 6. När du klickat på Modi era-knappen jämte en post dyker informationen upp i rullgardinerna. Här kan du enkelt förändra posten. Klicka sedan på Ändra-knappen.

17 STEG 6. Projektöversikt - Internt projekt inklusive projektgrupp Här är din projektgrupp. Du förändrar den enkelt genom att klicka på Modi era projektgruppen och upprepa steg 5.

18 GUIDE TILL TIMMAR Under TIMMAR arbetar du med din tid; rapportering av arbetade timmar och arrangemang, semestertid och modi ering av timmar. RAPPORTERA TIMMAR STEG 1. Fyll i Datum Fyll i raderna med Projekt, Aktiviteter och timmar. Vill du rapportera in er än tre poster på samma dag klickar du på Rapportera och upprepar inmatningen. STEG 2. Här ser du dagens inmatade poster. Vill du lägga till ett arrangemang eller ändra i posten klickar du på Ändra-knappen.

19 ÄNDRA TIMMAR & RAPPORTERA ARRANGEMANG STEG 1. Om du har klickat på Ändra-knappen på föregående sida eller klickat på Ändra timmar i vänstermenyn kommer du till följande sida. Det går att ändra i all information. För att lägga till ett arrangemang till en post, välj till vem arrangemanget hållits och antalet personer som var med.

20 GUIDE TILL RAPPORTER Under RAPPORTER hittar du information du lagt in i systemet. RAPPORTER Projekt och Månadsöversikt. Välj dina urvalskriterier ovan för att få fram den information du söker. Klickar du på ett projekt får du fram vilka aktiviteter som nns knutet till projektet. SÖKA TIMMAR Här söker du efter timmar enligt dina egna sökkriterier. Här presenteras resultatet av sökningen efter timmar.

21 SÖKA ARRANGEMANG Här söker du efter arrangemang. Här presenteras resultatet av sökningen efter arrangemang.

22 MÅNADSRAPPORT Månadsrapporten visar summan av de arbetade timmarna per dag. Står det OK! är rapporteringen Ok. Om det står Troligen fel beror det på att du har rapporterat in mer än 12 h på en dag. Det kan vara så att du har rapporterat in poster på fel dag. Summa arbetade timmar för vald månad samt hur många timmar du har kvar eller hur mycket övertid du har jämfört med din standardinställning (i Admin).

23 ÅRSRAPPORT Årsrapporten visar rapporterade timmar över året. Standarden är din egen standardtid och utfallet antingen plus eller minus.

24 PROJEKTRAPPORT Intern rapport I Timrapporten ser du planerade timmar jämfört med rapporterade. Du kan följa ditt projekts tidplanering.v Den Ekonomiska rapporten visar projektets lönsamhet. Timkostnaden (Pris) sätter du själv i Admin.

25 PROJEKTRAPPORT Extern rapport I Timrapporten ser du planerade timmar jämfört med rapporterade. Du kan följa ditt projekts tidplanering.v Den Ekonomiska rapporten visar projektets lönsamhet i förhållande till planerade timmar per person. Timkostnaden hämtas från offerten. Den Ekonomiska rapporten visar projektets lönsamhet i förhållande till offerten. Timkostnaden hämtas från offerten.

26 GUIDE TILL KUNDER Under KUNDER samlar du all information om dina kontakter. Lägg till ny kund STEG 1. Under TYP kan du sortera dina kunder. Du lägger själv till dina Typer längst ner på sidan. T ex. kan en Typ vara LKU, Personalkooperativ, Kommun osv. Om din kund är ett nystartat kooperativ skriver du in startdatum här. Medlem i ert LKU. Om ni vill skriva ut Nystartade föreningar under Utskrift beskriver ni föreningen här. Kontaktperson

27 STEG 2. Här kan ser du informationen du just matat in. Här kan du lägga till ytterligare kontaktperson till din Kund. Se vidare Steg 3. STEG 3. Du kan ha hur många kontaktperson som helst knutet till en Kund.

28 STEG 4. Här kan ser du Kontaktinformationen. Till din Kontaktperson kan du föra protokoll över dina kontakter med just denna personen.

29 Sök kund eller kontaktperson Här söker du efter Kunder. Här söker du efter Kontaktpersoner. Här presenteras sökresultatet. Klicka på den posten du vill visa.

30 GUIDE TILL ADMIN Under Admin nner du allt rörande personerna som använder systemet och saker som rör organisationen i sig. Dessutom kan du göra vissa justeringar som underlättar användandet av systemet. ORGANISATION Ert LKUs siffror Information om de anställda. Timpriset används när lönsamheten på projekt räknas ut i Rapporter. Post- & Bankgiro, Organisationsnr, Betalningsvillkor, Moms, Dröjsmål, Momsregnr och F-Skatt visas på fakturorna. Därför är det viktigt att du fyller i dessa om du använder Faktureringen. Första gången du ska fakturera ska du ange ett nummer som du vill att dina fakturor ska starta på.

31 ORGANISATION Under Organisation kan du även lägga till LOGOTYP. Denna visas på offerter och fakturor. Det är viktigt att storleken är 195 x 50 pixlar och att upplösningen är 300 dpi. ARBETSTID Här kan du välja att visa olika arbetstider för olika år. Skriv in arbetstid för varje månad och klicka sedan på Ändra-knappen. t

32 ANVÄNDARE Modi era uppgifter för användare Modi era uppgifter om person här. Ange om personen ska ha tillgång till Addminsidorna. Arbetstiden utgår från standarden på Arbetstid. Här anger du hur många procent i förhållande till denna som personen ska arbeta. Lägg till användare Fyll i uppgifterna om ny användare.

33 AKTIVITET/PROJEKT Status har två lägen; visa och visa ej i listor. I alla söklistor i systemet visas eller inte visas Kategorier och Aktiviteter. Anledningen är om du tex. har en aktivitet som du bara använder en gång inte behöver visas under resterande tiden, detta för att listorna inte ska bli för långa. Har du råkat skriva in fel namn på ditt projekt eller aktivitet ändrar du det här.