InExchange Network. Innehåll. Välkommen till InExchange Network!

Transkript

1 Integrerade tjänster Skicka Välkommen till InExchange Network! Innehåll Logga in... 2 Skickade fakturor... 3 Sök efter och ta fram skickade fakturor... 3 Hur sammanställer jag en rapport på skickade fakturor?... 5 Vilka företag kan ta emot e-fakturor?... 6 InExchange Portooptimering... 7 Hur ändrar jag leveranssätt via InExchange Portooptimering?... 7 Andra mervärdestjänster i InExchange Network... 9 Ta emot e-fakturor... 9 Ta emot e-order... 9 Felmeddelanden och åtgärder Behöver du hjälp? Kontaktuppgifter till InExchange Support InExchange Factorum AB Integrerade tjänster Skicka Mars 2015

2 Logga in Logga in i InExchange Network enligt nedanstående guide för att komma åt dina skickade fakturor, ditt nätverk och för att använda dig av InExchange olika mervärdestjänster. Gå till sidan och klicka på Logga in. Fyll i ditt användarnamn och lösenord och klicka på Logga in. Om du inte vet vad du har för inloggningsuppgifter, klicka på länken Kan du inte logga in? och följ instruktionerna på skärmen. 2

3 Skickade fakturor Dina skickade fakturor sparas och kan hittas i InExchange Network under den lagringstid ni har valt att teckna avtal för. Sök efter och ta fram skickade fakturor Logga in i InExchange Network med dina användaruppgifter. Klicka på Fakturor och sedan Skickade fakturor i menyn. Använd dig av de olika sökfält som finns i sökrutan längst upp på sidan för att hitta aktuell mottagare och faktura. Klicka på den lilla pilen till höger om rubriken för att vid behov byta sökkriterium mellan Fakturanr, Kundnr och Kundnamn. Se bilden nedan. Fyll i uppgifter i aktuella fält och klicka därefter på Sök. Klicka på fakturanumret på aktuell rad för att ta fram fakturan på skärmen, se bilden nedan. På fakturan visas ett antal olika knappar som du kan använda dig av för ytterligare åtgärder, ex. se bilagor, skicka om fakturan som e-post och skriva ut fakturan. (Obs! Olika knappar visas i vyn beroende på vilka tjänster ni har valt att aktivera). Här är ett exempel på hur det kan se ut. 3

4 Tips! Sortering av fakturor Sökta fakturor presenteras i en listvy på sidan. Klicka på kolumnsrubrikerna för att sortera om fakturorna vid behov eller klicka på Välj kolumner för att själv välja vilken information du vill visa i denna vy, se bilden nedan. 4

5 Hur sammanställer jag en rapport på skickade fakturor? I InExchange Network kan du enkelt sammanställa en rapport över de fakturor du skickat i ett Exceldokument, nedan följer en guide för hur du går till väga. Om du inte redan är inloggad i InExchange Network, logga in med dina användaruppgifter. Klicka på "Fakturor" och sedan "Skickade fakturor" i menyn. Använd dig av de olika sökfält som finns i sökrutan längst upp på sidan för att hitta aktuella mottagare och fakturor. Klicka på den lilla pilen till höger om rubriken för att vid behov byta sökkriterium mellan Fakturanr, Kundnr och Kundnamn. Se bilden nedan. Fyll i uppgifter i aktuella fält och klicka därefter på Sök. Aktuella fakturor visas nu i en listvy nedanför sökrutan. Klicka på Rapport enligt bilden ovan och låt webbläsaren arbeta. Inom kort får du möjligheten att spara en Excel-fil med information om de valda fakturorna. 5

6 Vilka företag kan ta emot e-fakturor? Om du är osäker på om ett företag kan ta emot eller skicka elektroniska fakturor i dagsläget så har vi ett dagligen uppdaterat register på detta, nedan följer en guide för hur du söker i detta register. Logga in i InExchange Network med dina användaruppgifter. Direkt när du har loggat in hamnar du under rubriken "Start" och "Översikt", klicka på knappen "Utöka ditt nätverk". Skriv in företagsnamnet du vill kolla upp i fältet "Sök i nätverket" och klicka på "Sök". I denna sökning ser vi att InExchange Factorum AB både tar emot och skickar elektroniska fakturor, men att de inte skickar eller tar emot order eller priskataloger. Symbolerna i respektive kolumn visar status på er relation i nätverket. 6

7 InExchange Portooptimering Genom att skicka fakturor elektroniskt sparar du både portokostnader och miljö. Fakturan levereras snabbare och kan hanteras smidigare. När du skickar alla dina fakturor genom InExchange får du besparingsförslag via vår mervärdestjänst InExchange Portooptimering. Besparingsförslag ges baserat på det billigast möjliga sättet som du kan skicka dina fakturor på till dina kunder samt hur många fakturor du har skickat till det aktuella företaget under en 12 månaders period. Besparingsbeloppet återspeglar alltså de senaste 12 månadernas portokostnader mot kunden. Hur ändrar jag leveranssätt via InExchange Portooptimering? InExchange Portooptimering hjälper dig att välja det billigaste och miljövänligaste sättet att skicka dina fakturor på. Besparingsförslag ges per mottagare. Logga in i InExchange Network med dina användaruppgifter. Klicka på "Fakturor" och sedan "Portooptimering" i menyn. Här visas aktuella besparingsförslag. Klicka på "Spara (+ belopp)" alt. "Byt" för att ändra leveranssätt till det rekommenderade leveranssättet för respektive mottagare eller klicka på "Vänta" om du vill vänta med att ändra leveranssätt för någon av mottagarna. Klicka sedan på "Klar" längst ner på sidan när du har gjort dina val. Standardleveranssättet har nu ändrats för de valda mottagarna. 7

8 Om du ser en orange triangel på någon rad, peka på ikonen så får du fram ytterligare information. Det kan handla om att kunden har speciella krav vid skick av e-fakturor till dem. Kontakta då mottagaren enligt instruktionerna som presenteras för att få mer information om bl.a. godkända fakturareferenser. 8

9 Andra mervärdestjänster i InExchange Network Via InExchange Network kommer du åt en hel del olika mervärdestjänster som kan underlätta din vardag. Kontakta InExchange support eller din säljkontakt hos InExchange för att aktivera de funktioner som ni ännu eventuellt inte har tillgång till eller för att få veta mer. Här är några exempel på tilläggsfunktioner som du kan aktivera. Ta emot e-fakturor Via InExchange kan du bli e-fakturamottagare. Dina leverantörer kan då börja skicka fakturor till dig på ett elektroniskt sätt. Du kan välja mellan att ta emot fakturor via e-post i form av PDF-fakturor eller så kan ditt företag välja att ta emot dem via en integrerad tjänst. Ta emot e-order I InExchange Network kan du på ett smidigt sätt ta emot e-order från dina kunder. Direkt i webbgränssnittet hanterar du enkelt dina order; godkänner eller avvisar dem, skickar meddelanden till din kund gällande ex. leveransen, hanterar dina prisavtal och kataloger, osv. Läs mer om våra olika mervärdestjänster i vårt Hjälpcenter. Du når den via Hjälp-länken längst till höger i InExchange Network. 9

10 Felmeddelanden och åtgärder Ibland kan en faktura inte skickas utan att det utförs vissa åtgärder. Nedan finns några exempel av de felmeddelanden som du kan få via systemet, det kan handla om att en negativ summa inte är tillåten, mottagaren kunde inte hittas eller så kan det exempelvis handla om att InExchange har mottagit en kopia på en redan existerande fil. Åtgärda då det fel som meddelandet avser eller kontakta InExchange support för mer information. 10

11 Behöver du hjälp? Klicka på Hjälp -fliken längst till höger på skärmen i InExchange Network för att få mer hjälp. I vårt Hjälpcenter kan du bland annat ställa frågor, skicka in dina synpunkter samt läsa mer om våra tjänster och om vad som är på gång hos InExchange. Kontaktuppgifter till InExchange support Telefon support: E-post: Chatt Tack för att du använder InExchange! 11