Rapportering av ersättningar och arvoden

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Rapportering av ersättningar och arvoden"

David Jansson
för 5 år sedan
Visningar:

Rapportering av ersättningar och arvoden Manual för förtroendevalda i OK ekonomisk förening Denna manual beskriver hur du genomför rapporteringen av sammanträden och

Inloggning Hogia Tid Du hittar en länk till rapporteringssystemet Hogia på ok.se/rapportering.

1 Rapportering av ersättningar och arvoden Manual för förtroendevalda i OK ekonomisk förening Denna manual beskriver hur du genomför rapporteringen av sammanträden och andra uppdrag i rapporteringsverktyget Hogia. På ok.se/rapportering hittar du information om rutiner, policys och övrigt om ersättningar och arvoden. 1. Inloggning Hogia Tid Du hittar en länk till rapporteringssystemet Hogia på ok.se/rapportering. Användarnamn: Din e-postadress Lösenord: *********** Första gången du ska logga in, eller när du glömt bort ditt lösenord, klickar du på "Skapa nytt lösenord". Ange sedan din e-postadress och klicka OK. E-post lon.ok@okq8.se, telefon

Ett nytt lösenord skickas till din e-postadress. Klicka sedan på Tillbaka till Logga in och ange din e- postadress samt ditt nya lösenord för att logga in.

2 Ett nytt lösenord skickas till din e-postadress. Klicka sedan på Tillbaka till Logga in och ange din e- postadress samt ditt nya lösenord för att logga in. Får du inget mail beror det på att Lönekontoret har fått felaktiga mailuppgifter. Hör då av dig till Lönekontoret för hjälp. Mejl: Tel Under fliken "Mina uppgifter" byter du lösenord till något som du själv lättare kommer ihåg. Lösenordet skall bestå av minst 8 tecken varav minst 2 ska vara siffror eller specialtecken så som!?#&. Ange nytt lösenord samt bekräfta det nya och klicka Spara längst ned till höger. 2. Registrera begärda arvoden och ev. förlorad arbetsförtjänst under Tid och Avvikelserapportering Registrering av arvoden ska ske inom 3 veckor efter ett genomfört möte. För att registrera dina begärda arvoden (sammanträdesarvode, tillägg för protokoll samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst) klickar du på Tid & Avvikelsrapportering i menyn till vänster på förstasidan. E-post lon.ok@okq8.se, telefon

Du rapporterar ersättning för ett sammanträde åt gången. Fyll i uppgifterna enligt följande: Händelse: Välj FUR Sammansträdesers i rullistan genom Datum fr.o.m: Fyll i sammanträdets datum.

À pris: Fyll i den arvodesnivå som det aktuella sammanträdet. Klicka sedan på Spara. Se exemplet nedan på hur ett regionrådsmöte den 25 januari 2017 i Region 14 Stockholm har rapporterats.

3 Du rapporterar ersättning för ett sammanträde åt gången. Fyll i uppgifterna enligt följande: Händelse: Välj FUR Sammansträdesers i rullistan genom Datum fr.o.m: Fyll i sammanträdets datum. Samma datum fylls automatiskt i fältet Datum t.o.m.. Antal: 1. Notering: Fyll i mötestyp samt region. Mötestyp kan vara t.ex. Sammanträde Regionråd, Föreningsstämma, Valberedarnas dialogträff osv. À pris: Fyll i den arvodesnivå som det aktuella sammanträdet. Klicka sedan på Spara. Se exemplet nedan på hur ett regionrådsmöte den 25 januari 2017 i Region 14 Stockholm har rapporterats. För att rapportera in ersättning för protokollförare eller förlorad arbetsförtjänst i samband med sammanträdet påbörjar du en rapportering på samma vis, men väljer istället Övr.ersättn/protokoll eller FUR Förl. Arbetsförtjänst vid Händelse. Glöm inte att skicka in underlag från din arbetsgivare vid rapportering av Förl. Arbetsförtjänst. E-post lon.ok@okq8.se, telefon

När händelsen sparats kan du se hur den hamnar i vyn under rapporteringsformuläret. För att ändra ett registrerat arvode, klicka på boxen för arvodet och gör önskad ändring i kolumnerna ovanför.

4 När händelsen sparats kan du se hur den hamnar i vyn under rapporteringsformuläret. För att ändra ett registrerat arvode, klicka på boxen för arvodet och gör önskad ändring i kolumnerna ovanför. Glöm inte att klicka på Spara när du gjort din ändring. Vill du ta bort arvodet klickar du på det svarta krysset. Rapporteringen av arvodet är nu klar och väntar på att bli godkänd för utbetalning. För att återgå till Portalsidans förstasida klickar du på Tillbaka till portalen högst upp till höger. E-post lon.ok@okq8.se, telefon

5 3. Reseräkning Om du även haft utlägg i samband med sammanträdet så ska du klicka på Reseräkning i menyn till vänster på första sidan. Klicka sedan på Registrera i menyn överst på sidan. E-post lon.ok@okq8.se, telefon

Fyll i uppgifterna enligt följande: Börja med att fylla i Beskrivning.

Typ: Välj typ av utlägg i rullistan Datum: Fyll i det datum kostnaden avser.

Ink moms: Fyll i kostnaden för utlägger inklusive moms. Fältet för moms fylls då i automatiskt.

6 Fyll i uppgifterna enligt följande: Börja med att fylla i Beskrivning. Där anger du typ av möte och datum. Typ: Välj typ av utlägg i rullistan Datum: Fyll i det datum kostnaden avser. Vid hyra av konferensrum anger du t.ex. mötesdatumet då, inte datumet då betalningen skedde. Ink moms: Fyll i kostnaden för utlägger inklusive moms. Fältet för moms fylls då i automatiskt. Spara raden! Klicka på den gröna plus-symbolen längst ut till höger på raden för att spara den. Du kan därefter lägga till nya rader på samma vis. Klicka på -ikonen längst ut till höger för att bekräfta raden. E-post lon.ok@okq8.se, telefon

Varje gång du sparar en rad kan du se hur sammanställningen i informationsrutan längst ner i fönstret uppdateras. Vill du korrigera en bekräftad rad klickar du på den här ikonen:.

Ange resmål, datum för resan och sträckan i kilometer. När alla uppgifter är ifyllda på raden, klickar du på Lägg till rad. Ersättningens belopp räknas då ut automatisk.

7 Varje gång du sparar en rad kan du se hur sammanställningen i informationsrutan längst ner i fönstret uppdateras. Vill du korrigera en bekräftad rad klickar du på den här ikonen:. Vill du radera raden klickar du på den här ikonen:. Har du rest med egen bil till och från sammanträdet klickar du sedan på fliken Bilersättning. Ange resmål, datum för resan och sträckan i kilometer. När alla uppgifter är ifyllda på raden, klickar du på Lägg till rad. Ersättningens belopp räknas då ut automatisk. Spara När du lagt in alla de rader du önskar under Utlägg och Bilersättning och klickat på det gröna plustecknet längst ut till höger för att bekräfta även den sista raden klickar du på Spara i det övre vänstra hörnet. E-post lon.ok@okq8.se, telefon

8 Välj Definitivt och klicka på Spara. E-post telefon

Därefter ändras statusen senare till Exporterad i samband med att uppgifterna skickas till lönesystemet för utbetalning. 4.

9 Efter att du sparat hittar du rapporteringen under Reseräkningar. Där kan du också se vilken status din rapportering har. När din rapportering har blivit granskad och godkänd (eventuellt med korrigeringar) får den status Attesterad. Därefter ändras statusen senare till Exporterad i samband med att uppgifterna skickas till lönesystemet för utbetalning. 4. Skicka in underlag När du begärt ersättning för förlorad arbetsförtjänst eller utlägg behöver du skicka in underlag som styrker de kostnader du haft. Vid varje mötestillfälle delar sammankallande i regionen ut föradresserade kuvert samt ett formulär som du fäster dina underlag på. Dessa skickas sedan till OK centralt för avstämning mot rapporteringen. Saknar du underlaget för kvittohantering hittar du det på ok.se/rapportering. Där finns också föreningens adress. Sammankallande/protokollföraren ansvarar för att skicka in närvarorapport/minnesanteckningar omgående (senast 3 veckor) efter ett möte. 5. Se lönespecifikationer och kontrolluppgifter Dina lönespecifikationer och årliga kontrolluppgifter till deklarationen hittar du till höger på startsidan. Klicka på raden för den period du vill se specifikationen för. 6. Support Behöver du hjälp med inloggning eller för att registrera så kontaktar du lönekontoret på vår gruppmail: lon.ok@okq8.se Grupp nr E-post lon.ok@okq8.se, telefon

Relevanta dokument

Lathund Fritidshem

Lathund Fritidshem 2018-07-11 1 Innehåll Logga in... 3 Behörighet... 3 Inloggning till systemet, Hypernet... 3 Glömt lösenord... 3 Uppdatera lösenordet... 3 Vyer anpassa det du vill se... 4 Kolumner...