Användarmanual Companyexpense

Transkript

1 Användarmanual Companyexpense Så registrerar du dina utlägg i appen Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se

2 Innehållsförteckning 1. Skapa konto 2 2. Ladda ned appen och kom igång 2 3. Registrera utlägg, milersättning och traktamente Registrera utlägg Registrera representationsutlägg Registrera ny milersättning Registrera Inrikes-traktamente Registrera Utrikes- traktamente Registera ett utlägg med 3D touch 9 4. Skicka in dina utlägg till din arbetsgivare 9 5. Funktioner i vänstermenyn 11 Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 1

3 1. Skapa konto Du skapar ditt användarkonto via länken i inbjudningsmailet från din organisation. Klicka på Aktivera konto i mailet och fyll i dina uppgifter. Klicka på Skapa konto. 2. Ladda ned appen och kom igång Ladda ned appen Companyexpense för att komma igång. Sök på Companyexpense i App Store eller Google Play. Öppna appen och logga in med dina användaruppgifter. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 2

4 Översikt är den första sidan som syns efter att du har loggat in. Här ges en överskådlig bild över dina utlägg och rapporter, du ser både dina ej inskickade utlägg och dina ej inskickade utläggsrapporter. Tillhör du mer än en organisation kan du enkelt växla mellan alla dina organisationer genom att swipa högst upp på sidan. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

5 3. Registrera utlägg, milersättning och traktamente 3.1 Registrera utlägg Klicka på plustecknet längst ned och välj Nytt utlägg Kameravyn öppnas och du kan nu fotografera ditt kvitto. Via symbolen längst till höger kan du aktivera en beskärningsfunktion, vilket innebär att bakgrunden tas bort och att endast kvittot blir med i bild. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 4

6 Kvittot analyseras och utläggskategori, belopp, moms, datum och valuta föreslås automatiskt. Det går också bra att lägga till kvittobild senare, alternativt lägga till en bild från ditt bildbibliotek eller hämta ett digitalt kvitto via tjänsten Sparakvittot. Klicka på Avbryt när kameravyn öppnas för att få upp alternativen. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

7 Kontrollera förslagen information så att det ser rätt ut. Är det något som ska ändras? Klicka då på fältet som behöver ändras och fyll i informationen manuellt. Komplettera om det är någon information som saknas, så som beskrivning eller betalsätt etc. Vilka informationsfält du har möjlighet att fylla i eller är tvungen att fylla i sätts upp av administratören på din organisation. OBS! Om organisationen använder sig av kontrollnummer finns ett unikt nummer för varje registrering och syns i kameravyn. Skriv numret på kvittot innan det fotograferas. 3.2 Registrera representationsutlägg Klicka på plustecknet på sidan Översikt och välj Nytt utlägg. Kameravyn öppnas och du kan nu fotografera ditt kvitto. Kontrollera informationen som analyserats från kvittot och välj kategorirepresentation om den inte har tolkats rätt. Du behöver nu även ange vilken typ av representation det var, t.ex. Lunch, Fika, Middag, Övrigt. Fyll i om det ingick starksprit, vin eller starköl i representationen. Du avslutar med att ange vilka personer som deltog genom att klicka på Lägg till. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 6

8 3.3. Registrera ny milersättning Klicka på plustecknet på sidan Översikt och välj Ny milersättning Fyll i information om ditt resmål samt hur många kilometer du har åkt. Ersättningen per kilometer samt valbara biltyper sätts upp av organisationen. Är ersättningen fel eller finns inte din biltyp uppsatt? Kontakta administratören på din organisation, så hjälper dem dig. 3.4 Registrera Inrikes-traktamente Klicka på plustecknet på sidan Översikt och välj Nytt traktamente. Välj kategorin för traktamente inrikes. Fyll i informationen kring din resa. Vid traktamente inrikes behöver du ange resmål samt tid då resan påbörjades och avslutades. Under Kost och logi, anger du de utgifter som företaget bekostat åt dig för att traktamentet ska beräknas ut skattemässigt korrekt. Logi är det vanligt att företaget bekostar och det är därför redan markerat. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 7

9 3.5 Registrera Utrikes- traktamente Klicka på plustecknet på sidan Översikt och välj Nytt traktamente. Välj kategorin för traktamente utrikes. Fyll i informationen kring din resa. Vid traktamente utrikes behöver du ange när resan påbörjades i Sverige, vart du reste samt ankomsttid till destinationen. Slutligen fyller du i avgångstid från landet du besökt, samt när resan avslutades i Sverige. Det går även att lägga till ytterligare resmål om flera länder har besökts. Efter att du fyllt i dessa datum och tidpunkt för din resa får du möjlighet att ange kost och logi. Ange de utgifter som företaget bekostat åt dig för att traktamentet ska beräknas skattemässigt korrekt genom att klicka i fälten. Logi är det vanligt att företaget bekostar och det är därför redan markerat. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 8

10 3.6 Registera ett utlägg med 3D touch Den här funktionen gäller för alla som har en Iphone. Du kan välja att registera ett utlägg utan att gå in i appen. Klicka hårt på appen, du får nu upp nytt utlägg samt traktamente och milersättning om företaget använder det. Klicka på nytt utlägg. Du blir nu kopplad direkt till kameran och kan fota ditt kvitto. När du är klar så sparar du och ditt utlägg hamnar nu under ej inskickade utlägg. 4. Skicka in dina utlägg till din arbetsgivare Utläggen sparas på ditt personliga konto och du hittar dem på sidan Översikt under Ej inskickade utlägg. I exemplet enligt bilden nedan syns att det finns sex pågående utlägg sparade, men som ännu inte skickats in till arbetsgivaren. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 9

11 För att skicka in dessa utlägg- klicka på plustecknet på sidan Översikt. Välj skapa utläggsrapport Fyll i rapportinformation och klicka i de utlägg som ska ingå i rapporten. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 10

12 Klicka på Förhandsgranska för att få upp en förhandsvisning av rapporten. Där kan du kontrollera att all information och alla bilder är korrekta. Klickar du istället på Spara så sparas rapporten på Översikt under Ej inskickade rapporter. Vill du skicka in rapporten direkt klickar du på Skicka in. Rapporten skickas då till uppsatt mottagare på din organisation. 5. Funktioner i vänstermenyn De huvudsakliga funktionerna når du som användare direkt från sidan Översikt. I menyn till vänster har du tillgång till all den funktionalitet som tjänsten erbjuder. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 11

13 Översikt Översikt är den första sidan som syns efter att du loggat in. Här ges en överskådlig bild över dina ej inskickade utlägg och dina ej inskickade rapporter. Nytt utlägg Det fungerar lika bra att klicka på Nytt utlägg ute i vänstermenyn för att skapa ett nytt utlägg, istället för att klicka på plustecknet på Översikt. Utläggsrapport Under Utläggsrapporter ser du status på alla dina rapporter. Klickar du på pennan i högra hörnet här ges möjligheten att direkt skapa en ny utläggsrapport. Meddelanden Här samlas alla dina meddelanden du tar emot via tjänsten. Inställningar Under Inställningar ändrar du inställningarna på ditt personliga användarkonto. Du kan i den vyn ändra språk och datumformat, byta lösenord eller ändra/lägga till en profilbild. Maila in kvitton Om du får kvitton till din mail kan du enkelt vidarebefordra dessa till expense@companyexpense.se. Tänk på att du måste skicka kvittot från en mailadress som är kopplat till ditt konto. Du kan lägga till fler mailadresser under Inställningar på webben. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 12