Reseräkning för förtroendevalda. Information och instruktion för registrering

Transkript

1 Reseräkning för förtroendevalda Information och instruktion för registrering

2 Sidan 1. Innehållsförteckning 2. Beskrivning av symbolerna 3. Beskrivning av de olika fälten 4. Information om ersättning 5. Startsidan 6. Inrikes resa med traktamente 7. Inrikes resa, kost (måltidsavdrag) vid traktamente 8. Inrikes resa, logi vid traktamente 9. Utrikes resa 10. Bilresa 11. Avvikande kontering bilresa 12. Utlägg och representation 13. Forts utlägg och representation 14. Avvikande kontering utlägg och representation 15. Spara reseräkningen 16. Klarmarkera reseräkningen 1

3 Symbolerna Startar upp en ny reseräkning Sparar hela reseräkningen Kopierar en annan reseräkning. Rekommenderar att denna inte används, varje reseräkning är unik Reseräkningen tas bort, den kan inte tas fram igen Här kan du se vilka bilagor som är kopplade till reseräkningen och vilka bilagor som finns tillgängliga Här kan du se reseräkningen på skärmen och/eller skriva ut den Här registreras resor när du begär traktamente vid inrikes resa Här anges hur många dagar man varit borta och om Frukost/Lunch/Middag har ingått Traktamentet är skattefritt Här registreras resor när du begär traktamente vid utrikes resa Här anges hur många dagar man varit borta och om Frukost/Lunch/Middag har ingått Traktamentet är skattefritt Här registreras bilresor OBS! Sträckan anges i kilometer och ärende måste anges Här registreras kvitto, biljetter, ersättning för förlorad arbetsinkomst o s v Kvitto eller annat underlag måste alltid bifogas. Har du fått ett kvitto i pappersformat ska detta skickas in till din enhet. Genom att klicka på länken till Vårdförbundet som finns på startsidan i Flex hittar du adressen till din enhet Har du fått kvittot digitalt bifogas det digitalt till reseräkningen När du är klar med din reseräkning klickar du på den här symbolen. Inga ändringar kan göras av dig efter att du klarmarkerat reseräkningen. Den går nu vidare för godkännande och attest 2

4 Fälten OBS! Resa eller utlägg där kostnaden ska gå på en annan grupp än den som kommer upp automatiskt måste registreras på en separat reseräkning. EN reseräkning för varje grupp Anställd Reseräkning Verifikation Förtroendevald/Medlem/Uppdragstagare Du kan ha flera reseräkningar öppna samtidigt. Numret visar den reseräkning du just nu har framme. Med pilarna kan du ta fram föregående eller nästa reseräkning/ar Klicka på förstoringsglaset och du kan du söka upp reseräkningar med verifikationsnummer, se exempel nedan Konteringar Konteringen ovan gäller alla resor och utlägg som är registrerade i reseräkningen Om resa eller utlägg ska ha ett annat aktivitetsnummer registreras detta vid resp resa eller utlägg, se nedan Grupp Aktivitet Målgrupp Här kommer gruppnumret automatiskt upp på den grupp du tillhör Kan ändras om kostnaden ska gå på en annan grupp. Endast en grupp per reseräkning Här skriver du i vilket aktivitetsnummer som gäller för den här reseräkningen Du kan registrera flera olika aktiviteter på samma reseräkning. Se förklaring under konteringar 999 kommer automatiskt upp. Kan ändras om kostnaden ska gå på en annan målgrupp 3

5 Information om ersättning Korrekt information om ersättning får du på lönespecifikationen som du kan hämta upp på Startsidan. Summorna du ser på reseräkningen är bruttosummor Klicka på Visa summor för att se sammanställning på ersättning för den här reseräkningen, se nedan OBS! Att utbetala= Det som visas här är bruttosumman d v s summan före skatt. På all skattepliktig ersättning dras 30% skatt. I det här fallet utbetalas kr OBS! Samma sak här som ovan Att utbetala= Det som visas här är bruttosumman d v s summan före skatt. På all skattepliktig ersättning dras 30% skatt. I det här fallet utbetalas kr 4

6 Startsidan Här ser du om du har reseräkningar att Klarmarkera Länk till: Flexapplications webbsida Vårdförbundets sida där det finns information om hur du registrerar din reseräkning, och kontaktuppgifter till enheterna Här finns dina lönespecifikationer Där du kan se dina ackumulerade ersättningar Fr o m inkomståret 2019 skickas inte kontrolluppgifter ut längre. Lönespecifikationen= kontrolluppgift varje månad Huset = Startsidan där du befinner dig nu Jordgloben = Reseräkningar, här registrerar du din reseräkning Rapporter = Här ser du dina reseräkningsspecifikationer, reseräkningssammansdrag, resdagsstatistik, traktamentesstatistik Klicka här för att få fram dina personliga inställningar och Mina uppgifter 5

7 Inrikes resa med traktamente Ärende måste anges Glöms det bort kommer en varning upp när reseräkningen ska sparas, se nedan. Klicka på raden som blivit rödmarkerad då får du fram rutan för inrikes resa och kan fylla i ärenderutan 6

8 Kost Frukost, Lunch, Middag Nedanstående val finns Ingick obl i hotellpriset Bekostade själv Bekostad av arbetsgivare, förmån Ingick obl i biljettpriset allm transport Representation Denna eller Representation kan användas när frukost ingår i hotellvistelsen. Om du själv betalat maten ANVÄNDS EJ Används när maten ingick i biljettpriset När du blivit bjuden på mat. Används också vid nattraktamente 7

9 Logi Nedanstående val finns Bekostade själv, ersättning mot kvitto Bekostad av arbetsgivare Ordnade själv, ersättning enl nattschablon Kvitto lämnas in Vårdförbundet betalar hotellet Arbetsgivare = Vårdförbundet Används vid nattraktamente Spara när uppgifterna för resa, kost & logi är ifyllda. Spara reseräkningen när du är klar, klickar på Klarmarkera När reseräkningen är Klarmarkerad kan du inte göra någon ändring i den 8

10 Utrikes resa Kontakta Bodil Westergaard för hjälp vid registrering 9

11 Bilresa Här är exempel på två bilresor registrerade En vanlig tur och retur från ort ort En resa med resrutt avreseort t ex VF kansliet ort där mötet är- sen till hemorten Bilresa ort till ort Ärende måste anges Bilresa med resrutt 10

12 Konteringar Om kostnaden för resan ska gå på ett annat aktivitetsnummer än det du registrerat här i första bilden på reseräkningen, ändrar du till rätt aktivitetsnummer under Konteringar Här ändrar du aktivitetsnumret Ändringen gäller bara den här resan 11

13 Utlägg och representation Här registreras kvitto för t ex buss/tågbiljetter, parkering, inköp av mat och dryck och dyl, förlorad arbetsinkomst o s v I det här fallet är det ett inköp av mat, kvitto måste bifogas. Klicka på bilagor Klicka på Ny bilaga 12

14 Hämta upp filen där du sparat den Klicka Spara Du kan ta foto av dina kvitto med mobilen om du är inloggad på den. De lägger sig då i tillgängliga bilagor och kan kopplas eller flyttas till rutan Bilagor kopplade till utlägget när det är dags att bifoga kvittot till reseräkningen. 13

15 Kontering Här ändrar du aktivitetsnumret om utlägget gäller en annan aktivitet än den du registrerat på reseräkningens första sida Ändringen gäller bara detta utlägget 14

16 Spara reseräkningen I det här fallet kom det upp en varning. Ärende har inte angivits för bilresan på rad 1 Klicka på rad 1 så kommer rutan upp och du kan fylla i ärenderutan Skriv i ärenderutan klicka sen på Spara 15

17 Spara reseräkningen när du är klar och Klarmarkera den. När reseräkningen är klarmarkerad kan du inte göra någon ändring i den Reseräkningen går sedan vidare för att godkännas och attesteras innan utbetalning kan ske 16