Manual. Så fungerar korttransaktioner. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

Transkript

1 Manual Så fungerar korttransaktioner Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

2 Innehållsförteckning 1. Transaktion skickas till användaren 2 2. Komplettera transaktionen 2 3. Skapa utlägg innan transaktionen kommit in på kontot 4 4. Skicka in rapporten 7 5. Markera ett utlägg som privat 8 Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 1

3 1. Transaktion skickas till användaren Användaren gör ett köp med företagskortet. Transaktionen skickas till Companyexpense under natten och en utläggsrapport skapas automatiskt upp under Ej inskickade utläggsrapporter. (OBS: Gäller endast om företaget har betalningsansvar) 2. Komplettera transaktionen Klicka på rapporten som ligger under Ej inskickade utläggsrapporter, där syns tydligt hur många utlägg (transaktioner) rapporten innehåller. OBS: Rapporten som har skapats upp under Ej inskickade utläggsrapporter går inte att skicka in förrän kortfakturan från banken kommit, därav inväntar faktura Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

4 Klicka på de utlägg (transaktioner) som visar att de behöver kompletteras. Klicka på kamerasymbolen, välj ta bild och komplettera transaktionen med en bild. Det går också bra att hämta en bild från telefonens bildbibliotek eller från kvittotjänsten Sparakvittot. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

5 Bilden tolkas automatiskt, så förutom den redan för-ifyllda informationen (beskrivning, datum, belopp, moms och valuta) sätts nu också en utläggskategori. Klicka på spara 3. Skapa utlägg innan transaktionen kommit in på kontot För att inte riskera att tappa bort kvittot innan transaktionen kommit in på kontot, går det att lägga in kvittobilden direkt vid köptillfället. Om kvittot finns på mailen vidarebefordras det lätt till Kvittot hamnar under Ej inskickade utlägg Om användaren fått ett papperskvitto loggar användaren in i tjänsten och klickar på nytt utlägg och fotograferar kvittot. Klicka på spara så hamnar kvittot under Ej inskickade utlägg. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 4

6 När transaktionen sedan kommer in på kontot är det lätt att matcha transaktionen mot det redan skapade utlägget som ligger under Ej inskickade utlägg. Gör enligt följande: Klicka på rapporten som ligger under Ej inskickade utläggsrapporter Klicka på de utlägg (transaktioner) som visar att de behöver kompletteras. Klicka på kamerasymbolen, där finns valet Hämta från befintligt utlägg Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

7 Koppla nu det sedan tidigare skapade utlägget till transaktionen och klicka på spara. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

8 4. Skicka in rapporten Rapporten som har skapats upp under Ej inskickade utläggsrapporter går inte att skicka in förrän kortfakturan från banken kommit. När fakturaperioden är avslutad och fakturan har kommit, låses rapporten upp och användaren kan därefter skicka in sin rapport, som då matchar fakturan. Companyexpense Svenska AB companyexpense.se

9 5. Markera ett utlägg som privat När företaget har betalansvaret så kan man välja att markera ett utlägg som privat. Klicka på utlägget i rapporten, där finns en rad som heter kopplad till korttransaktioner. Klicka på den raden så får du välja om du vill markera utlägget som privat. Nu kopplas utlägget om till privat och kontot på utlägget i rapporten ändras till debetkontot Companyexpense Svenska AB companyexpense.se info@companyexpense.se 8