Nya generationens Expense Management

Transkript

1 PRODUKTBLAD Nya generationens Expense Management Utlägg Körjournal Traktamente Företagskort Ny generation av Expense Management som hanterar alla typer av kvitton och reseräkningar. En automatiserad, självlärande och digital tjänst. Integrerad med företagskort, elektronisk körjournal och alla bokförings- och lönesystem. Allt på ett ställe!

2 Companyexpense hjälper företag i hela norden gå från pappersbaserat till digitalt och självlärande. Tillsammans automatiserar och digitaliserar vi administrativa, tidsödande och tråkiga rutiner och bygger mervärde för företaget, anställda och deras kunder.

3 FÖRDELAR Nästa generations utläggstjänst En självlärande och träffsäker tjänst som hjälper den anställde att automatiskt fylla i belopp, moms, valuta och kategori. Dessutom håller tjänsten koll på regler och bokför automatiskt. Companyexpense hanterar: Alla typer av kvitton Automatiskt inflöde av digitala kvitton Traktamente Milersättning och elektronisk körjournal Företagskort En förenklad Expense Management är: Effektiv Lägg mindre tid på manuell hantering av kvitton, utlägg och reseräkning. Enkel Minska frustration och stress hos anställda med en enkel enhetlig lösning. Pålitlig Bättre kontroll och spårbarhet minskar felaktigheter och fusk. I vår ambition, att vara småföretagens bästa vän och därmed alltid utmana gamla ineffektiva arbetssätt, är samarbetet med Companyexpense mitt i prick. Här kan vi tillsammans hjälpa alla småföretagare och redovisningsbyråer att bli mer digitala och effektiva. Tillsammans gör vi det ännu smidigare och smartare att hantera kvitton, reseräkning och körjournal. Dessutom minimeras antalet fel då lösningen är självlärande en av de få riktiga AI-lösningar på marknaden. Cesar Nilsson CPO, Fortnox

4 FUNKTIONER För den anställde En automatiserad och effektiv lösning för hantering av företagets alla kvitton, utlägg och reseräkningar. Allt görs i telefonen eller på webben. Mobilitet Hantera alla utlägg från telefonen eller datorn. En molntjänst som kan användas var du än är. Enkel att använda - kräver ingen utbildning. Påminnelser Få meddelanden i telefonen, webben eller klockan när du har något att hantera. Du missar aldrig några viktiga händelser. Utlägg Använd appen för att redovisa alla typer av utlägg och kvitton. Fota papperskvitton eller vidarebefordra mailkvitton. Kortköp Köp med företagskortet kopplas automatiskt. Korttransaktionen skapar ett utlägg i appen. Fakturan matchas mot kortköpen. Traktamente Rapportera traktamente inrikes och utrikes direkt i appen. Hanterar alla länder. Synkad med Skatteverkets regler för traktamente. Värden och fördelar Genom att rapportera utlägget i mobilen direkt när det uppstår sparar den anställde upp till Representation Hantera utlägg vid representation direkt vid bordet. Automatisk kontering enligt gällande representationsregler. 85% av hanteringstiden. Slipp lägga ner dyrbar tid på att försöka tyda och rapportera informationen från kvitton, vi Milersättning Rapportera milersättning för resor i tjänsten. Koppla din elektroniska körjournal eller mata in uppgifterna manuellt. analyserar kvittot åt dig. Aldrig igen behöver du kolla upp vilka belopp och regler som gäller för ditt traktamente, vi gör Rapportering Skicka in utläggen från telefonen. Den kommer automatiskt till rätt attestant. Översikt över pågående, inskickade och utbetalda utlägg. jobbet åt dig. Med integrationer till elektroniska körjournaler går rapportering av milersättning på autopilot. Med integration till ditt företagskort kommer du aldrig igen att glömma bort och rapportera ett kvitto.

5 FUNKTIONER För chefen/attestanten Companyexpense samlar alla anställdas utlägg, traktamenten och körjournaler på ett ställe med en attest. Genom att attestera i mobilen eller på webben minskar ledtiden för godkännande. Mobilitet Hantera alla rapporter från telefonen eller datorn. Granska och godkänn rapporter var du än är. Förkorta utläggsprocessen med 65%. Påminnelser Bli meddelad i telefonen, på datorn eller via klockan när det finns nya rapporter att hantera eller attestera. Attestera Granska och attestera rapporter direkt i telefonen eller vid datorn. Skicka vidare för utbetalning och bokföring. Översikt Snabbt och enkelt att få överblick över alla rapporter. Allt finns samlat på ett ställe. Sortera, filtrera, sök. Värden och fördelar Med en digital tjänst kommer slipper du försöka tyda handskrivna lappar och urblekta kvitton. Med mobil attest kan du godkänna dina anställdas rapporter var du än är i världen. Med automatiska notiser och påminnelser kommer du aldrig igen glömma att godkänna dina anställdas rapporter.

6 FUNKTIONER För ekonomi- & löneavdelningen Med Companyexpense får du total kontroll över hela företagets reseräkningar. Alltid kompletta och färdigkonterade underlag redo för utbetalning. Reseräkning i molnet Hantera alla reseräkningar från webbläsaren. Slipp oflexibla Excel-lösningar och borttappade reseräkningar. Anpassa Anpassa tjänsten för att motsvara just era behov. Välj kontoplan, utläggskategorier, betalsätt, kostnadsställen och projekt etc. Dimensioner Reseräkna i flera organisationer med samma app. Rapportera per organisation, kostnadsställe eller projekt. Översikt Snabbt och enkelt att få överblick över alla kvitton, utlägg och rapporter. Få en översiktsvy över användare, datum, utlägg och belopp. Attestera Kraftfull attestfunktion. Granska, godkänn, avslå rapporter. Hantera felaktiga rapporter, skicka om till avsändaren, skicka om för attest m.m. Värden och fördelar Med en digital lösning samlar du alla anställdas Redigera rapporter Redigera rapporter vid felaktigheter i kontering, beskrivningar, belopp, moms etc. utan att behöva gå tillbaka till avsändaren. reseräkningar på ett och samma ställe. Du har total kontroll. Allt underlag är komplett och färdigkonterat för Bokföring och lön Skicka rapporter till bokföring och lön. Se rapporter i bokföringssystemet. Skicka underlag för utbetalning via bank eller lön. din granskning innan det utbetalas. Säkerställ att de anställda följer företagets policy utan att behöva granska allting manuellt. Integrera Companyexpense passar med alla bokförings- och lönesystem. Standardiserade och färdiga kopplingar gör införandet av tjänsten enkelt.

7 AUTOMATISERING AV HELA PROCESSEN Hur funkar det? Det här är Evelina Idag ska hon på tjänsteresa. På tåget Evelina tar tåget till Stockholm. Hon köper biljett i telefonen och får kvittot via mail Taxi Evelina tar taxi till kundmötet. Hon får kvittot i handen. Fotar kvittot. Appen väljer utläggskategori och hämtar information från kvittot. Sparar utlägget. Reseräknar Hon skickar kvittot vidare till appen. Ett utlägg skapas automatiskt. Evelina kollar att det ser rätt ut och sparar Representationslunch Evelina betalar med företagskortet. Transaktionen skapar ett utlägg automatiskt i appen Rapport Evelina sitter på tåget hem och passar på att skicka in utläggen från dagen. Christoffer attesterar Evelinas chef Christoffer får en notis om att det finns en utläggsrapport att godkänna. Han granskar rapporten direkt i Alicia på ekonomi telefonen och godkänner. Alicia på ekonomiavdelningen får ett komplett och färdigkonterat Skickar rapporten vidare till underlag. ekonomiavdelningen. Hon betalar ut beloppet till Evelina.

8 White labels - Några exempel på partners som har valt att sätta sitt namn på vår produkt. Kompatibla system Companyexpense kopplas enkelt till alla ERP, ekonomi- och lönesystem. Exempel på kompatibla system Bokföring Fortnox (API) Visma eekonomi (API) Visma PX (API) BL Administration (API) SIE-fil - Briljant - Edison Bokföring - Hogia Ekonomisystem - etc. Excel/CSV - Maconomy - SAP - IFS - Agresso (Unit4) - etc. Försystem SEB Danske Bank Eurocard TelliQ Automile Volvo On Call Telia Sense Handelsbanken Nordea First Card Lön Visma Lön Visma Agda Flex Lön Hogia Lön Kontek Lön NMBRS (API) Agresso Lön (Unit4) Fortnox (API) PAXML-fil - Fortnox Lön - Kontek Lön - Crona Lön - etc.

9 TILLÄGGSTJÄNST - KOPPLING FÖRETAGSKORT Koppla företagskort Förenkla hanteringen av kvitton ytterligare genom att koppla tjänsten till företagskortet. Alla köp som görs med kortet kommer automatiskt in till tjänsten. Automatisk matchning mot kortfaktura Automatiskt genererade transaktioner Korrekta valutakurser Automatisk kontering Stöd för: Så funkar det 1. Kortköp Användaren gör ett köp med företagskortet. Transaktionen skickas till Companyexpense under natten. 2. Utlägg skapas Transaktionen skapar automatiskt ett utlägg och användaren fotar kvittot i appen. 3. Kopplas till faktura En rapport skapas automatiskt och samtliga transaktioner för fakturaperioden är låsta till rapporten. 4. Rapport skickas in När kortleverantören skickar periodens faktura kan användaren skicka in sin rapport som då matchar fakturan. 5. Bokfört och klart Rapporten bokförs automatiskt med komplett underlag och matchning mot kortfakturan.

10 TILLÄGGSTJÄNST - ELEKTRONISK KÖRJOURNAL En smartare körjournal Koppla elektroniska körjournaler till tjänsten. Slipp manuellt arbete och ersätt dåtidens pappersjournaler med en digital lösning. Alla resor importeras direkt till tjänsten. Digitalisera dina körjournaler Med en digital och automatiskt lösning slipper du manuellt arbete och ersätter dåtidens pappersjournaler och mallar. Dessutom ökar du produktiviteten hos de anställda. Ingen resa glöms bort Du riskerar aldrig att missa en resa eftersom appen håller koll på dina resor och trängselskatten åt dig. Dessutom följer den Skatteverkets krav på redovisning av resor. Allt på samma ställe Med Companyexpense och elektronisk körjournal kan du samla både utlägg, reseräkning, traktamente och körjournal på ett ställe. En app, en rapport, en attest. Stöd för: Så funkar det 1. Läser av körsträckan I bilen sitter en GPS-mottagare som automatiskt känner av när du påbörjar och avslutar din resa. 2. Informationen förs över Via den elektroniska körjournalen sparas datum, tid och körsträcka och för sedan automatiskt över resan till Companyexpense. 3. Rapporterar I appen väljer du enkelt vilka resor som ska utläggsrapporteras för att sedan skicka in dem för attestering.

11 Vill du veta mer? Kontakta oss gärna. Simon Haglund Magnus Einarsson Tove Östman +46 (0) (0) (0) Marcus Öjersson Jennifer Ericzon August Årjes +46 (0) (0) (0)