En tjänsteresa end-to-end

Transkript

1

2 En tjänsteresa end-to-end Täcker hela reseprocessen från profilhantering, via planering, bokning, reseräkning och fakturering till utbetalning och uppföljning END-TO-END FÖR RESENÄREN PROFILHANTERING RESEORDER BESTÄLLNING BOKNING RESA RESERÄKNING UPPFÖLJNING END-TO-END FÖR FÖRETAGET

3 Aktörer vem styr EU o direktiv Sveriges Riksdag o lagstiftning, arbetsgivaransvar, moms, PUL, LOU, etc Bokföringsnämnden o arkivering Skatteverket o traktamenten, förmåner, representation Arbetsgivare - Fackliga organisationer o resepolicy, ersättningar, försäkringar

4 Aktörer vem levererar Reseleverantörer: o Tåg o Flyg o Taxi o Hyrbilar o Buss/T-bana/Pendeltåg o Båt o m.fl.

5 Aktörer vem levererar Resebyrå Hotell Kortleverantör Resekontoleverantör Restaurang PA-/Lönesystem Ekonomisystem Faktureringssystem Bank Systemstöd

6 Profil Användarprofil o En unik identitet o Personinformation o Anställningsinformation o Importeras från interna system HR LÖN EKONOMI PROFILHANTERING Resenärsprofil RESENÄR o Användarprofil Kort Passinformation Personliga resepreferenser o Exporteras till externa system RESEBYRÅ LEVERANTÖR

7 Implementering Offline/Online Implementeringsprocess inleds o Företagsprofil skapas o Tät kontakt mellan resebyrån och företagets leverantörer o Företagets leverantörsavtal laddas o Resepolicy laddas i systemet o Rekommendation av resekonto (ansökan skickas) o Resenärsprofiler registreras eller överförs från ebuilder Kvalitetskontroll

8 Resenären före resan Offline Planering av mötet Bokning av hela resan vid samma tillfälle Ändringar? Skicka ett mail till kontaktperson på resebyrån Personlig service

9 Resenären före resan Online Full content - allt i samma portal Planering av mötet i onlineverktyget Sök +/- 2 dagar för bästa pris Prissökning efter resepolicy Resepolicy synliggörs med markeringar Titta efter Travel Alerts på destinationen Frågor? Kontakta teamet på resebyrån Självbokning

10 Vad gör resesäljaren Offline? Följer resenärens profil som är knuten till företagets profil Tar hänsyn till resepolicy, avtal, profil, behov av flexibilitet Söker det bästa förslaget och ett billigare, söker i o o o o Amadeus Linkon Lågprissystem Hotelldatabaser Ser till att hela resan är bokad Ger tips! Personlig service

11 Boka Online via resebyrå Slipper surfa runt på olika hemsidor Full content Resepolicy, företagets egna avtal, resebyråns avtal Visual Guilt Synlighet Integrerad Outlook-kalender och APP Kostnadskontroll Rapportering Säkerhet vid hantering av kort Fångar upp Generation Y Vid hjälp? Ring teamet på resebyrån Självbokning

12 Under resan Allt samlat Information om resan i mobilen eller ipad Snabb hjälp vid störning eller ändring 24-timmarsservice Möjlighet att använda restid till arbetstid Resenärssökning Travel Tracking

13 Efter resan Tillgång till reseunderlag Bättre kontroll över resekostnader KPI-rapporter Account Management Miljörapport Hjälp med resepolicy Avtal med leverantörer Service Kontroll Säkerhet Synlighet

14 Mix av Online och Offline Det ena utesluter inte det andra.

15 Reserelaterad administration - Före Flyg Resekonto Betalningar Resebyrå Hotell Hyrbil Taxi Tåg Voucher Betalkortsfakturor Leverantörsfakturor Betalkort Fakturor Reseräkning Kvitton Redovisning Dubbel betalningar Manuella rutiner Fakturering till kund Statistik Internet Cash Förskott Olika betaltider Representation Konferens Event Privata kort Ersättning på lön

16 Reserelaterad administration - Efter Flyg Resebyrå Hotell Resekonto Statistik Inköpsavd. Travel Mngr Hyrbil Taxi Reseräkning Ekonomiavdelning Ersättning till anställd Tåg Internet Representation Konferens Event Kontantuttag Betalning till Kortbolag

17 Betalningsansvar Kontroll Resekonto Kort Företagets ansvar Den anställdes ansvar Faktura till företaget. Företaget betalar. Företaget är betalningsansvarig. Förtroende Faktura till kortinnehavare. Kortinnehavaren betalar. Kortinnehavaren betalningsansvarig.

18 Tidsförbrukning reseadministration 100% 5% 52% 43% Bokning Reseräkning Faktura Tidstjuvarna: Reseräkning och hantering av fakturor.

19 Inköpsperiod och fakturering Fakturadatum Förfallodatum Månad 1 Inköpsperiod = 1 månad Månad 2 Betalning Exempel: Inköp gjorda i början av mars faktureras 1 april och förfaller 30e april. Betaltid 30 dagar. Genomsnittlig kredittid 45 dagar.

20 Reseräkning Fakturadatum Förfallodatum Månad 1 Inköpsperiod = 1 månad Månad 2 Reseräkning & betalning Reseräkning Deadline datum Ersättning

21 60% kan sparas på reseräkningsprocessen Besparing med ett elektroniskt reseräkningssystem 40% ytterligare besparing genom import av transaktioner +20% Resans totala kostnad: Utlägg med betalkort Kontanta utlägg Kostnader betalda via resekonto (på individnivå) Resa Transaktioner skickas till reseräkningssystem Reseräkning fylls i, godkänns, matchas mot kvitton Utbetalning Betalning Kortfakturan Resekontofakturan

22 Resekonto nya möjligheter Resekonto unika möjligheter på den nordiska marknaden Förutom debitering av biljetter bokade via affärsresebyrån kan resekontot användas direkt hos ett stort antal leverantörer: o o o o Tåg Hyrbilar Marktransporter Hotell Ger möjlighet att styra det enkla resandet mot avtalsleverantörer, slippa direktfakturor, få in det i det samlade fakturaflödet samt, inte minst, få kontrollen, genom att statistiken blir heltäckande.

23 Resekonto Möten och event Vi upplever ett ökat fokus på kategorin möten och event. Många upplever en svårighet att få kontroll över dessa volymer, det skapar många direktfakturor och därmed upplägg av nya leverantörer i leverantörsreskontran. Tips: Kanalisera bokning av möten och event via en resebyrå/bokningskanal vilket skapar möjlighet att få debiteringarna samlade på resekonto. - Färre fakturor - Håller ner antalet leverantörer i reskontran - Statistik på samlad mötesvolym.

24 Reseräkning/Utlägg Kostnader o Utlägg - korttransaktioner o Km - ersättning Traktamente land och restid Måltider/Kostförmån Restidsersättning Representation intern och extern o Antal deltagare o Orsak Avbrott Förskott

25 Uppföljning Statistik Travel Manager Inköp Ekonomi Personal Övriga intressenter

26 Tack, vi ses på speed-dating! ebuilder, Eurocard, First Card, Resia, VIA Egencia