Betalningslösningar för reseprocessen

Transkript

1 Betalningslösningar för reseprocessen Resepolicy Uppföljning Bokning av resa Reseräkning Tjänsteutlägg

2 Betalningslösningar för reseprocessen

3 Betalningslösningar för reseprocessen

4 Betalningslösningar för reseprocessen - Kort om regleringar av marknaden Regelverk från EU och olika länders lagtolkningar SEPA PSD AML

5 Betalningslösningar för reseprocessen - Att tänka på vid förändringar och löpande hantering Den egna organisationen Integration med resebyrån Övriga integrationer externt och internt

6 Betalningslösningar för reseprocessen - Att tänka på angående den egna organisationen Vad är målet? Övergripande förändring eller justering i befintlig process? Vilka är de interna ägarna/intressenterna? Vad är organisationens policy för resor och utlägg? Vilka behov/krav har den egna organisationen? Hur gör jag det enklast möjligt för chefer och medarbetare? Hur mycket uppföljning behöver jag?

7 Betalningslösningar för reseprocessen - Att tänka på i samarbetet med resebyrån/reseleverantör Företags och resenärsprofiler nyckeln till rätt kvalitet och information på fakturan Säkerställ att bokningar online och per telefon har samma profilinformation Kostnadsställen säkerställ kontinuerlig uppdatering Håll resebyrån uppdaterad om förändringar av rese- och betalpolicyn

8 Betalningslösningar för reseprocessen - Att tänka på gällande övriga integrationer och kopplingar Lägg till information som är viktig för din uppföljning Integration med reseräkningssystem Integration med ekonomisystem Integration med work-flow system

9 Betalningslösningar för reseprocessen - Tänk på det som ett projekt och/eller en pågående process

10 Under resan Viktigt kommunicera innan avresa och/eller tjänsteutlägg sker Tryggheten att betala med kort Ta med PIN-koden! Vid Internetköp Ta med separat PIN eller dosa på resan? Telefonnummer till Kundservice/Spärrservice Försäkringsvillkor som ingår i Kort/Resekonto Finns inköpsgränser man behöver känna till? Säkerhet under resan Tips och råd för ett säkrare kort

11 Under resan Möjlighet till Ersättningskort och Emergency Cash om olyckan är framme Om något inträffar, tänk på att spara underlag - T ex förseningsintyg och originalkvitton, för att bifoga till skadeanmälan När man betalar med kortet utomlands - Välj alltid den lokala valutan, inte SEK, för bästa kurs! Online tjänster - Kan man se sina köp och fakturor? Vad händer om man inte hinner hem innan reseräkning ska vara inlämnad? Tillåts privata köp på kortet eller inte?

12 Under resan - Framtid Kommer korten fortfarande att vara verktyget för tjänsteutlägg i framtiden? Ja det finns dock vissa utmaningar för aktörerna i värdekedjan Finansiering av volymerna som omsätts Finansiering av de betaltider som företag och myndigheter kräver Kreditförluster Kontroll och minimering av bedrägerier Lokal eller global? Nyttja befintlig global infrastruktur för betalningar för att komma igång med den nya tekniken? Contactless - NFC (Near Field Communication) Appar via smartphones Framtiden - Troligtvis samarbeten mellan de nya aktörerna och banker/finansiella institut

13 Under resan - Framtid Att fundera över Vi tittar närmare på t ex mobilen Utvecklingen drivs av konsumenterna idag Vilka krav har ni - företag, organisationer och myndigheter, när det gäller funktioner och tjänsteutlägg via mobilen? Vilka konsekvenser kan detta få i er organisation? Policyfråga - t ex tillåter er policy att man köper sms biljetter på SL? Andra köp än telefoni - Fungerar kontering och momssatser i företagets fakturahantering? Finns spärrar för vissa typer av köp? Finns brandväggar som hindrar användandet, t ex skriva ut boardingkort

14 Efter resan - Reseräkning Reseräkningsprocessen kan vara tidskrävande!.. Möjlighet finns att spara upp till 60% av hanteringskostnaden Genom att införa ett reseräkningssystem kan man spara upp till 40% av hanteringskostnaden för en reseräkning. Genom överföring av köpinformation från företagets kortprogram man spara upp till 20% mer

15 Efter resan - Reseräkning Reseräkning/utläggsredovisning En reseräkning kan upprättas på många olika sätt: Helt manuellt Automatiserat underlag (pdf, excel m fl) Reseräkningssystem (stand alone eller integrerat med affärssystem/hr el likn) Ett modernt reseräkningssystem kan med fördel integreras med företagets betalkortsprogram (daglig transaktionsfil) Fördelar med kortintegration: Snabbar upp registreringsmomentet Förkontering, dvs rätt utläggstyp utifrån inköpskategori på korttransaktionen Alltid rättstavade hotellnamn, orter, länder Alltid rätt valutakurs (hämtas från korttransaktionen) Komplettera gärna med transaktionsfil från resekontot (även om företaget betalar resekontofakturan), för att få med alla kostnader på samma underlag.

16 Efter resan - Reseräkning Använd gärna möjligheterna med ett reseräkningssystem Ett system för alla utlägg i tjänsten, oavsett inköpskategori Reseräkning/utläggsredovisning Med ett modernt reseräkningssystem följer en rad andra fördelar: Smidigare attestrutin Kan oftast ske elektroniskt direkt i systemet Kan ibland också ske genom att ett mail skickas till chefen, som kan godkänna direkt i sin telefon, Blackberry eller liknande. Överskådlighet Enkelt för alla att se var i processen reseräkningen befinner sig Uppföljning Lätt för den anställde att ta fram sin egen historik Hur många resdagar Hur många övernattningar

17 Efter resan - Transaktionsflödet Olika typer av transaktionsflöden Ofakturerade transaktioner Kort och resekonto, används för att skicka transaktioner dagligen till reseräkningssystem. Fakturor/fakturerade transaktioner Elektronisk faktura (EDI-faktura) Kort (med företaget som betalningsansvarig) och resekonto Till företagets affärssystem E-faktura Kort (med personligt betalningsansvar) Till kortinnehavarens internetbank

18 Efter resan - Fakturaflödet Tre typer av fakturaflöden: Företagskort med personligt betalningsansvar Fakturan oftast direkt till den anställdes hemadress E-faktura via Internetbank Oftast tillgång till transaktioner och faktura via kortleverantörens hemsida Företagskort med företaget som betalningsansvarig resp Resekonto (företaget betalningsansvarig) Båda dessa fakturaflöden kan med fördel styras om till ett elektroniskt flöde Elektronisk faktura (EDI-faktura) till företagets affärssystem Transaktionsfil till företagets reseräkningssystem

19 Efter resan - Fakturaflödet Elektronisk faktura (EDI-faktura), koppling till affärssystem, förkontering En elektronisk faktura (EDI-faktura) på företagets resekonto kopplas med fördel samman med företagets affärssystem. Stor besparing - Minimerar registreringsmomentet Möjlighet till förkontering Alla transaktioner på ett resekonto har en s k produktkod (Flyg inrikes, Tåg inrikes, Flyg Utrikes, Hotell, Båt, Arvode m m). Dessa koder kan översättas till ett konto i företagets affärssystem redan vid inläsningstillfället. Optimerat fakturaflöde Alla konterar lika, inga missförstånd eller felaktigheter Rätt momsredovisning

20 Efter resan - Fakturaflödet För mindre företag eller företag som inte har ett affärssystem med EDI-funktion, eller som inte tagit EDI-funktionen i bruk, kan en enklare konteringslösning vara ett alternativ. I enklaste fallet kan resekontoleverantören skicka en fil i excelformat, ev med översättning av produktkoder till företagets kontoplan. I vissa fall kan en konteringsprogramvara vara ett alternativ, det fungerar som ett mellansystem mellan fakturainläsningen och företagets huvudbok. Kräver fortfarande manuell ankomstregistering i leverantörsreskontran.

21 Efter resan Statistik och uppföljning Företagets betalkortsprogram och resekonto är en fantastisk informationskälla. Använd det som uppföljning av kostnader Budget för nästa år Uppföljning av resebeteende Uppföljning av leverantörsavtal Underlag för leverantörsavtal Underlag för uppdatering av resepolicyn Exempel: Vilka hotell bor vi på? Vilka orter besöker vi mest? Vilka flygbolag flyger vi med, på vilka destinationer, vilka biljettklasser, vad betalar vi per segment och klass? Vilka resebyråer och leverantörer använder vi? Vilka taxibolag, hyrbilar, tågbolag, restauranger?

22 Efter resan Statistik och uppföljning Statistikverktyg Oftast via webbacess Fundera på behovet Konsolidering Per bolag/affärsenhet Per land Per region Globalt Vilka ska ha tillgång Årlig review tillsammans med din kundansvarige

23 E-lösningar för betalningsprocessen Vad finns det för lösningar på marknaden? Vilka är fördelarna? Hur göra införande av e-lösningar enkelt? Hur säljer jag in förändringar internt?

24 Betalningslösningar för reseprocessen - Vad finns det för lösningar? Mer transaktions information E-verktyg för hantering av elektroniskt resekonto Filöverföringar - Fakturerat - Ofakturerat Kontostatus online för kortinnehavare Förkontering reseräkning E-faktura till kortinnehavares bank

25 E-lösningar för betalningsprocessen - Fördelarna Förenklad hantering Smidigare för användare Ökad produktivitet Enklare uppföljning En undersökning från AT Kearney visar att: Över 50% kan sparas i indirekta kostnader genom att förbättra processen Största besparingen ligger i att automatisera hantering kring utlägg och reseräkning En effektivare process ger också betydande besparingar för direkta kostnader Källa: AT Kearny 2008

26 E-lösningar för betalningsprocessen - Hur göra införandet av e-lösningar enkelt Ha ett tydligt mål med vad organisationen ska uppnå Förbered organisationen Gör inte allt på en gång Ta råd av er leverantör och be om referenser

27 E-lösningar för betalningsprocessen - Hur säljer jag in förändringarna internt? Förbered organisationen/interna intressenter Be leverantören om ett case/testimonial från andra implementeringar Samla nyckelpersoner till planeringsmöte så att alla känner sig delaktiga från början Kommunicera regelbundet även med de som inte i första hand är berörda Förklara regelbundet fördelarna och den ökade enkelheten

28 Policy Vilka områden bör vi ha analyserat innan policyn klubbas? Förankring och mandat att driva processen internt. Vilka mandat har vi? Tillåter man kort i organisationen? Betalkort utan begränsningar, Inköpskort med limiter, begränsningar, Virtuella kort och/eller Resekonto Vad ska kortet användas till? Endast användas för resor och representation? Vilka andra processer och policys i organisationen berörs? Inköp, Personal, IT, Säkerhet, Treasury m.fl. Vilka andra beslutsfattare måste involveras? Internt/ Externt Finns system i organisationen som behöver upphandlas eller integreras? HR system, affärssystem etc.

29 Policy Kulturella skillnader Finns lagstiftning som vi måste ta hänsyn till? Val av betalningsansvar Personligt betalningsansvar kräver mer införsäljning för att bli lyckosamt än företagskort. Motivation och tydlig policystyrning krävs för att lyckas! Är det en process man ska stödja i sitt val av betalningsansvar eller en koncernpolicy om t ex personligt betalningsansvar? Kan avvikelser accepteras lokalt? Om lokala förutsättningar inte finns p g a Olika företagskultur inom en organisation Personligt betalningsansvar saknas på marknaden Facklig diskussion osv

30 Policy Vad är målet? Policy - undertecknad av VD = rekommendationer Reglemente = instruktioner Hur når vi ut i organisationen - Kommunikationsstrategi

31 Vilka delar bör en policy innehålla?! Vem är berättigad till betalkort i tjänsten?! Betalningsansvar - Motivera fördelar för kortinnehavaren.! Hur ansöker jag? (Var finns ansökningar, vem skriver under, vart skickas den)! Hur beställer vi resor och hur betalar vi dessa Kort och/eller Resekonto! Hur redovisar, kontrollerar och konterar jag mina tjänsteutlägg?! Vilka deadlines har vi för inlämning av reseräkning - när betalas ersättning ut?! Hur följer vi upp policyn?! Hur hanterar vi avvikelser?! Var hittar jag mer info? Q&A! Kontaktuppgifter

32 Kort om kort. Det finns olika sorters kort: Bankkort (debetkort) som är kopplat till konto i bank, vanligen lönekontot Kreditkort, man kan välja att delbetala fakturan och betalar ränta på utestående skuld Påverkar den anställdes utrymme för blancokrediter, syns vid en UC. Betalkort, fakturan betalas i sin helhet på förfallodagen Ingen påverkan på den anställdes utrymme för blancokrediter.

33 Betalningsansvar Företaget eller den anställde?

34 Betalningsansvar Företagets betalningsansvar Fakturaflödet samlingsfaktura eller en faktura per kortinnehavare Enbart tjänsteutlägg - inga privata inköp tillåts Komplettera gärna med ett privat betalkort Statistiken blir korrekt med enbart inköp i tjänsten Kvittohantering bra rutin krävs för en smidig hantering Kreditbedömning på företaget

35 Betalningsansvar Personligt betalningsansvar Fakturan går till kortinnehavaren som är betalningsansvarig Privata köp med fördel på ett kompletteringskort Utläggsredovisning mot kvitto. Viktigt med bra rutiner för utläggsredovisning! Förfallodag på fakturan måste anpassas efter datum för utbetalning för utläggen Bidrar till bättre cash flow utläggsredovisning görs löpande och i tid Kreditbedömning av kortinnehavaren Medarbetare som av kortutgivare inte beviljas kort ha beredskap för detta

36 Betalningsansvar Delat betalningsansvar Förekommer utanför Norden Olika benämningar finns: Private/corporate Joint/several Mixed liability Faktura till kortinnehavaren = primärt betalningsansvarig Vid utebliven betalning går fakturan till företaget Försäkring liability waiver insurance

37 Betalningsansvar Trender Fler övergår till kort med personligt betalningsansvar Överföring av korttransaktioner till reseräkningssystem Dubbelkort ett kort för tjänsteutlägg och ett privat kort som komplement Hur gör man rent praktiskt för att byta? Byte av betalningsansvar medför ny ansökan Online-ansökan, pdf eller liknande Kommunikation Tydlig policy avseende utlägg i tjänsten