Reseräkningar för tjänsteresor inkl. Utlägg

Transkript

1 Avdelningen för Juridik, ekonomi och personal (5) Reseräkningar för tjänsteresor inkl. Utlägg Bakgrund I samband med processkartläggningen av reseräkningar konstaterades det att handläggningen av dessa ärenden ser väldigt olika ut på olika institutioner/motsv. Ungefär hälften av reseräkningarna registreras av den anställde själv, och resterande hälft registreras av administratören på institutionen/motsv. Det förekommer att resenären skriver en pappersreseräkning som administratören sedan för över och registrerar i reseräkningssystemet, vilket innebär onödigt dubbelarbete. Befintligt reseräkningssystem uppfyller flertalet av våra krav och behov, men klarar t.ex. inte av när personal/resor delas mellan olika organisationsdelar. Dessutom är systemet mycket begränsat vad gäller layout och möjlighet till förtydligande hjälptexter, justering av rubriker etc. Nedan redogörs för föreslagen flödesbeskrivning i reseräkningsprocessen. Det görs även vissa förtydliganden kring flödet. Flödesbeskrivningen återfinns även i bifogade processkarta, där punktnumreringen överensstämmer med nedanstående punkter och förklaringar. När beslut är fattat på hur flödet ska se ut kommer det även att tas fram en specifikation på vad detta flöde ställer för krav på det tekniska systemet. Flödesbeskrivning: 1. Tjänsteresan och kostnader i samband med denna skall diskuteras och godkännas i förväg av behörig chef. Motivet till varför en tjänsteresa genomförs ska alltid kunna anges. 2. Den anställde (resenären) beställer aktuell resa, med t.ex. flygbiljetter, hotellrum, hyrbil och flygbuss/taxi, via de resebyråer SLU tecknat avtal med beaktande av gällande resepolicy. <länk> 3. Betalning av resefakturan sker genom att resebyrån fakturerar beställande enhet (institution eller motsvarande) i enlighet med de villkor som avtalats mellan SLU och resebyrån. Betalningen går via faktureringssystemet Baltzar. Vad gäller hotellövernattningar är det önskvärt att hotellet fakturerar SLU. Då detta inte är möjligt betalas dessa av den anställde (resenären) privat, vartefter utlägget redovisas som utlägg i reseräkningen. 4. När resan avslutats ska en reseräkning upprättas i SLUs reseräkningssystem, under förutsättning att man begär ersättning för resan. Reseräkningen ska innehålla korrekta underlag (se underlag till reseräkningen ), samt kontering. Reseräkningen ska inlämnas inom tre månader efter avslutad tjänsteresa enligt gällande centrala avtal för utrikes resor. SLU avser att teckna lokalt avtal som

2 Avdelningen för Juridik, ekonomi och personal (5) harmoniserar med det centrala avtalet också när det gäller inrikes resor. 1 Den anställde (resenären) registrerar själv sin reseräkning i reseräkningssystemet (se även förtydliganden nedan). Den anställde (resenären) föreslår också vilket kostnadsställe, projekt och ev. fritt fält som resan ska belasta. Är det samma kontering som den anställdes lön bekräftas gällande kontering. 2 När den anställde anser att reseräkningen är komplett ifylld sparar han/hon den som klar för attest och skickar den därmed automatiskt vidare i flödet. Det är alltid den anställde som är personligt ansvarig för det han/hon tar upp och begär ersättning för, samt att resandet följer gällande avtal och regler. 5. Underlagen som styrker resenärens krav på utlägg (se nedan) sätts fast på ett separat papper, där den anställdes namn och personnummer, aktuella resans reseräkningsnummer samt datum för resan framgår. 6. Underlagen scannas in av den anställde (resenär). 3 Underlagen skickas sedan en gång per månad, senast det inlämningsdatum som angivits, till lönefunktionen för arkivering och ev. granskning. 7. Reseräkningen går vidare i flödet och hamnar hos behörig chef, för kontroll och slutattest. Det inscannade underlaget kan hämtas upp direkt på skärmen. Det är behörig chef som godkänner att den företagna resan varit motiverad och att de upptagna ersättningskraven är korrekta (se även förtydliganden nedan), samt kontrollerar och slutgiltigt godkänner konteringen genom att bekräfta denna (eller gör ev. förändringar). 4 I undantagsfall kan slutattestanten skapa ett personligt flöde för vissa reseräkningar, där det läggs till en extra kontrollant (administratörsrollen). Detta kan användas t.ex. vid oklara reseräkningar som behöver redas ut ytterligare innan slutattest och utbetalning kan ske. När reseräkningen är slutattesterad skickas den vidare i flödet automatiskt. Den är nu godkänd för utbetalning och läses in i lönesystemet och betalas ut med nästkommande lön, under förutsättning att den inkommer före det för månaden sista inlämningsdatumet för reseräkningar. En transaktionskontroll sker i systemet för att undvika dubbelutbetalningar (samma typ av kostnad, t.ex. tågbiljett, samma 1 Detta även för att t.ex. uppnå en mer rättvisande redovisning, framförallt i projekten. Även skatteverket och ESV talar om att underlagen ska lämnas till arbetgivare i nära anslutning till kostnadstillfället resp. bokföras så snart det kan ske (Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring 9). Tre månaders gränsen för utrikes resor är egentligen inte en förändring i sig, men ett förtydligande är behövligt, eftersom vi inte efterlever avtalet fullt ut idag. 2 Detta gäller i ett nytt reseräkningssytem 3 Bör utredas om det är effektivare att ha en särskild inscannare på inst/motsv. Inscanning är inte möjligt i dagens system. 4 Detta gäller i ett nytt reseräkningssystem

3 Avdelningen för Juridik, ekonomi och personal (5) datum). 8. granskar var 10:e reseräkning. Om särskilda behov uppstår går det även att bevaka och granska ytterligare utvalda reseräkningar. Är reseräkningen ofullständig sker ingen utbetalning förrän korrekta underlag inkommer. Betalningen sker sedan i samband med nästkommande ordinarie löneutbetalning 5. Roller i flödet (Den roll som är markerad med fet stil ingår i varje flöde, övriga i undantagsfall): 1. Resenär ansvarar för punkt 1. 2, delvis 3, 4, 5, 6 2. Administratörsroll, som även innehar en expertroll ska vara till stöd för dem som ska skriva reseräkningar, t.ex. med konteringen. Det är även denna roll som utför kontrollerna på de oklara reseräkningar som slutattestanten anser behövs utredas vidare innan slutattestering och utbetalning kan ske. De ansvarar också, vid särskilda skäl godkända av prefekt, samt vid ersättning till icke anställda, för punkt 2, delvis 3, 4, 5, Ekonomiskt delansvarig (enhetschef/motsv) ansvarar delvis för punkt 7, i de fall där prefekt inte har delegerat slutattesten till denna person (vilket vi rekommenderar). 4. Slutattestant ansvarar för punkt 1, delvis 3, 7 5. ansvarar för punkt 8 6. Ekonomienheten ansvarar för punkt 3 Förtydliganden i flödet För icke anställda gäller följande (se även i Ekonomihandboken, avsnitt 8.3): För de som är timanställda, får arvode och/eller traktamente, eller sakkunniga och opponenter som begär resekostnadsersättning är det administratörsrollen som registrerar in underlaget i reseräkningssytemet, utifrån de ersättningskrav som framgår på blanketten Underlag till reseräkning för icke anställd (underskriven av personen som begär ersättning, samt behörig chef). Reseräkningen skickas sedan vidare direkt i flödet till behörig chef för slutattest. Denna blankett ses som underlag för utbetalningen (samt ev. kvitton) och ska scannas in och sedan skickas till lönefunktionen för arkivering och ev. granskning. Ansvarig för registrering: I normalfallet är det den anställde (resenären) som själv registrerar sin reseräkning i reseräkningssystemet. Detta främst för att det är just resenären som har kännedom om hur resan blev, t.ex. faktiska tidsangivelser, måltider etc. Dessutom undviks det dubbelarbete det skulle innebära om fler personer än nödvändigt blir inblandade. Det ska även finnas en roll som kan beställa och registrera för andra personer om särskilda 5 Detta är en förändring jämfört med idag, då stickproven för reseräkningar granskas först efter utbetalning. Det betyder att datumet för sista inregistrering kommer att tidigareläggas.

4 Avdelningen för Juridik, ekonomi och personal (5) skäl föreligger (t.ex. funktionshinder). Detta måste dock alltid godkännas av prefekt/motsv. Flödet ska dock i normalfallet alltid gå via den anställde (resenären), eftersom det är han/hon som är personligt ansvarig för sin reseräkning och dess underlag. Administratörsrollen ligger därför före den anställde i detta avvikande flöde, dvs reseräkningen skickas från administratörsrollen till den anställde, som alltid måste vara den som slutgiltigt godkänner och sparar reseräkningen som klar för attest i systemet. Ansvarig för slutattest: I normalfallet är det prefekt/motsvarande som slutattesterar reseräkningar. Attesträtten kan delegeras till annan person, men aldrig så att den som får denna uppgift kan attestera reseräkningar för någon överordnad eller för sina egna reseräkningar. Det ekonomiska ansvaret kan dock aldrig delegeras bort. Slutattesten kan delas till flera personer vid kostnadsfördelning. Slutattestanten har möjlighet (undantagsvis) att skapa ett personligt flöde för vissa reseräkningar, där det läggs till en extra kontrollant (administratörsrollen). Detta kan användas t.ex. vid oklara reseräkningar som behöver redas ut ytterligare innan slutattest och utbetalning kan ske. Underlag till reseräkningen: För att en reseräkning ska kunna utbetalas krävs följande underlag: a. Syftet och ändamålet med resan, t.ex. kallelsen vid kurser eller konferenser, om mat har erhållits bör detta framgå av kallelsen. b. Om resan skett till någon av SLU:s orter ska det på reseräkningen framgå syftet med resan (där går det bra att använda sig av noteringsfältet i reseräkningssystemet). c. Semester eller ledighet i direkt anslutning till tjänsteresan ska framgå av reseräkningen, eventuella merkostnader i samband med avbrottet bekostas av personen själv. d. Samtliga biljetter och ev. boardingcard i original, även om SLU betalat resan på faktura (då du begär traktamente eller ersättning för resekostnad) e. Om ersättning yrkas för utlägg ska originalkvitton redovisas Konteringen: Delad kontering för resan (dvs att flera kostnadsställen/projekt ska ta kostnaden) ska vara fullt möjligt. 6 Det kan även innebära att olika personer godkänner och slutattesterar samma resa, dock bara för sin del. Konto behöver aldrig anges, det hämtas automatiskt beroende på vad du väljer för typ av kostnad, t.ex. flygbiljett. Är det i övrigt samma kontering som den anställdes lön behöver man inte göra något mer än att bekräfta gällande kontering genom att bocka i en ruta. Vid avvikande kontering anges kostnadsställe, projekt och ev. fritt fält som resan ska belasta. Detta borde vara möjligt eftersom den anställde, enligt vår 6 Delad kontering på olika kostnadsställen är inte möjligt i befintligt reseräkningssystem.

5 Avdelningen för Juridik, ekonomi och personal (5) uppfattning, oftast har ett fåtal projekt att hantera. Det slutgiltiga beslutet om vilken kontering (avseende kostnadsställe, projekt och ev. fritt fält) resan ska belasta fattar den som äger medlen, dvs behörig chef. Konteringen godkänns genom att man bekräftar angiven kontering. Det har framkommit önskemål att ha någon typ av tabell/rullningslist för att hämta projekt som är aktuella för respektive anställd/resenär. Vi tror dock att det kan bli problem med uppdateringen av vilka projekt som hör till vilken person. Därför förespråkar vi istället att man vid behov i dagsläget kan vara behjälplig med att upprätta någon typ av lathund för vilka projekt som är aktuella för just denne person. Förskott Kontanta reseförskott beviljas endast i synnerliga undantagsfall, såsom resa till länder där betalkort inte fungerar. I övrigt använder man sig av fakturering i så stor utsträckning som möjligt, samt betalkort. Annika Sagbrant Lönechef, SLU