Lathund för anställd att registrera utlägg i KTH-RES

Transkript

1 Lathund för anställd att registrera utlägg i KTH-RES Utlägg ska endast göras i undantagsfall och i första hand ska faktura användas. Om det inte går att fakturera ska du registrera ditt utlägg i KTH-RES oavsett om det är kopplat till en tjänsteresa eller inte. Kvitton för läkemedel och friskvård registreras som tidigare i KTH för mig. Ifall du har flera utlägg, samla gärna dessa till ett och samma redovisningstillfälle för att underlätta administrationen. Obs! Kvitton som är äldre än 1 år har förfallit och godkänns inte. Så här redovisar du utlägg som inte är kopplade till en tjänsteresa 1. Börja med att ordna dina kvitton: Numrera dina originalkvitton med en bläckpenna, ett nummer för varje kvitto (1,2. etc.) Ta kopior och skanna dina originalkvitton. Skanna till din e-post för att senare kunna bifoga till reseräkningen. På kvittokopian fäster du sedan dina originalkvitton med tejp ovanpå kopian så att texten finns bevarad för arkivering. Skriv ut om du har elektroniskt kvitto. Komplettera med kontoutdrag om det bara finns elektroniskt kvitto. 2. Logga in i KTH-RES för att registrera utlägget i en reseräkning Du kan logga in i KTH-RES exempelvis under Mina tjänster i den personliga menyn alternativt under rubriken Om min anställning på intranätet. På första sidan i KTH-RES Väljer du alternativet skapa ny reseräkning/utlägg, se bild. 1 (5)

2 3. Välj Endast utlägg/bilersättning i rullisten, se bild, och klicka på fortsätt för att följa instruktionerna vidare enligt systemets Wizard 4. Registrera ditt utlägg, såhär lägger du till ett eller flera utlägg: 2 (5)

3 Fyll i datum för utlägget. Det ska vara samma datum som står på kvittot. Svara ja på frågan om du vill rapportera några utlägg. Se förklaringar till vad som ska fyllas i de tomma fälten under bilden nedan Utläggskategori - välj något av alternativen i rullisten Utlägg eller Extern representation Utlägg bör inte göras för intern resepresentation eftersom det vanligtvis beställs via avrop enligt KTHs cateringavtal, hanteras i inköps- och E-beställningssystemet Wisum. Obs! Du som är anställd kan komma att förmånsbeskattas för måltider vid representation. Deltagarlista - vid representation ska deltagarlista alltid bifogas. Antingen som en bilaga eller så kan du skriva in deltagare manuellt i här KTH-Res systemet. Om du ska bifoga deltagarlista som en separat bilaga, kan du göra det under rubriken bilagor när du följt systemets wizard färdigt. Mer information om representation finns här: Utläggstyp Välj det alternativ som passar bäst överens med utlägget 3 (5)

4 Koppla kortutlägg - Ifall du använt dig av KTH:s upphandlade privatkort (Eurocard) vid inköpet så ser du en lista över inköp som du nyligen gjort med kortet och kan koppla aktuellt inköp till reseräkningen. Beskrivning Beskriv kortfattat vad du köpt. Kvitto nr Skriv numret som du antecknat på ditt kvitto. Belopp Skriv beloppet. Du behöver inte ange moms (det räknas ut automatiskt senare). Men om beloppet inte skulle bli rätt då går det att korrigera momsbeloppet manuellt. Alternativ kontering Om olika utlägg ska konteras på olika projekt så kan du gå in under rubriken alternativ kontering och fyll i projektnummer för respektive utlägg. Ifall du inte kommer ihåg projektnummer kan du söka genom att fylla i sökord för namn på projektet. 5. Välj Lägg till utlägget för att spara Ange eventuellt fler utlägg tryck igen på lägg till utlägget för att spara. Om du inte har fler utlägg kan du välja Inga fler utlägg 6. Komplettera grunduppgifter under rubrikerna Allmänt Kontering, Bilagor i reseräkningen. Klicka på pilarna för att öppna och fylla information under varje rubrik. 6. Bifoga skannade kvitton och ev. deltagarförteckning under Bilagor - Lägg till Bilaga, se bild på nästa sida. 4 (5)

5 8 Välj att spara preliminärt om du inte är helt klar utan behöver komplettera något senare. 9. Om du är helt klar välj attestant ur rullistan under rubriken Attestant och skicka för attest. Det skickas då automatiskt vidare för granskning och sedan attestering. 10. Skriv ut utläggsbilagan och bifoga dina förberedda sidor med kvittokopior och original tejpade ovanpå kopian. Tänk på att inte tejpa över text så att denna suddas ut. En liten tejpbit överst och längst ner räcker. 11. Lägg utläggsbilagan och originalkvitton i kuvert och skicka eller lämna till administratör på avdelningen för granskning. 5 (5)