Agda Entré - Reseräkning, Utlägg och Körjournal

Transkript

1 AET V1.0-Sparad TA-Senast Uppdaterad :24 Viktiga punkter att tänka på! Agda Entré - Reseräkning, Utlägg och Körjournal Utlägg/Representation etc. En rad per kvitto. Var noga med att fylla i fälten som beskriver utlägget, t ex deltagarnamn, företag osv. Glöm inte att bocka i Klar Dina kvitton ska häftas (tejp/lim) bredvid varandra på ett papper enligt nedan exempel. Försättsblad samt originalkvitton ska lämnas till reseräkningsansvarig på ekonomi, alternativt skickas per post till: EVRY Consulting AB Ekonomi Box Göteborg Har du reseräkning som endast avser traktamente och/eller körjournal kan du skriva ut den som pdf fil och maila den till ekonomi. Skriv reseräkning i ämnesfältet. Konsultchef Reseräkningsansvarig Mailadress Kristina Lennermo susanne.olshin@evry.com Johanna Burström Eva Gunnarsson Jan Davidsson Stefan Olivegren Hans Bjersing Margareta Jägerström Niclas Hansson Malmö/ tf Stefan Andreassen Mats Börjeson sofia.axelsson@evry.com Lena Lindman Martin Korn Håkan Andersson Tor Olsson Antal Sidor 7

2 Inloggning Ange: (ej genom någon genväg) Det är single sign on lösning vilket innebär att du kommer in utan att ange lösen och användarnamn. Om du inte kommer in: Logga ur alla webbläsare såsom Webbmail, Outlook och Maconomy. Öppna ett nytt fönster i Explorer. (vissa browsers fungerar inte) ID: EDB\ET30XXX (OBS: stora bokstäver) Följande startsida visas. Registrera ny reseräkning Klicka på Inrapportering - Registrera reseräkning - Resedata Registrera en ny reseräkning per resetillfälle. Dina övriga utlägg, som ej härrör sig till resa, kan du registrera i en separat reseräkning. I ändamålsfältet kan du skriva Utlägg och månadens namn. Klicka på Ny reseräkning. Fyll i datum, ändamål samt ev. notering för din resa. Fyll i uppdragsnummer i fältet Proj om hela resan eller del av resa ska faktureras kund. Om du anger uppdragsnummer i fältet följer uppdragsnumret med på alla flikar/rader. Men för att respektive belopp ska bli fakturerad måste du välja restyp med text vidarefakt när du registrerar kvitton. Vi återkommer till detta längre fram i manualen. Klicka på Spara.

3 Resedata (Traktamente) Inrikes tjänsteresa Ange Land, Från datum och klockslag när tjänsteresan började samt Till datum och klockslag när tjänsteresan slutade. Om traktamente ska vidarefaktureras måste du ange VF i Spec -fältet. Det räcker alltså inte att du uppgett uppdragsnummer i huvudfönstret. Klicka på Spara. VF Utrikes tjänsteresa När du reser utrikes är det viktigt att du registrerar när du lämnade Sverige, vilket land du besökte samt när du kom åter till Sverige. Ex: Resan startar från hemmet/arbetsplatsen den 23 maj kl.06:00. Sök länder via Förstoringsglaset i fältet Land. Flyg avgår till Tyskland kl.10:00. Du måste ange att resan fortsätter genom att bocka i fältet Forts. på den aktuella raden, detta för att systemet ska kunna prissätta traktamente för det land där du haft den längsta förrättningen. Planet landar i Tyskland den 23 maj kl. 12:00. Du stannar till den 25 maj då planet avgår från Tyskland kl. 16:00, markera Forts. Planet landar i Sverige den 25 maj kl.18:00. Du anländer till hemmet/arbetsplatsen kl. 22:00. VF

4 Kostavdrag Klicka på fliken Kostavdrag för att ange kostavdrag och kostförmån. Bocka i rutan för de måltider då du har blivit bjuden på mat. Ska du beskattas för en kostförmån används rutorna till höger i bilden under Kostförmån. Klicka på Spara. Utlägg/Avdrag När man kommer in på fliken så visas endast fältet Datum och fältet Utlägg/Avdrag. Fyll i datum som finns angivet på kvittot. Klicka på Förstoringsglaset i fältet Utlägg/Avdrag, här söker du fram vilken typ av kostnad utlägget avser. Skall utlägget vidarefaktureras välj utläggstyp med text vidarefakt, ex. Logi vidarefakt inrikes. Rad 1 blir ej konterad på uppdraget. Rad 2 blir konterad på uppdraget. Ange därefter beloppet för utlägget i fältet Belopp samt ev. moms. OBS! Ingen moms på utländska kvitton. Ingen moms om det inte står angivet på kvittot. Har du utlägg i annan valuta anger du i fältet Valuta den valutakod som gäller för utlägget. Klicka på Förstoringsglasetför att se lista med aktuella valutor. Ange den kurs som utlägget betalades i. Ange beloppet i utländsk valuta. När du sparat raden räknas beloppet om till svenska kronor och visas i fältet SEK. Klicka på Spara.

5 Representation Under fliken Representation registrerar du utlägg för intern respektive extern representation. Ange datum för representationen och välj representationstyp genom att klicka på Förstoringsglaset vid fältet Representation. Ex. Extern representation utrikes. Ange antal personer i fältet Pers. I fältet Belopp anger du beloppet som representationen kostade exklusive dricks och garderobsavgifter. Dessa anges i fältet Dricks. I fälten Företag/Deltagare skriver du in vilket företag och vilka personer som deltagit i samband med representationen. I fältet Syfte ska anledning till representationen anges. Har du representationsutlägg i annan valuta anger du i fältet Valuta den valutakod som gäller för utlägget. Klicka på Förstoringsglaset i det aktuella fältet för att se en lista med valutor. I fältet Kurs anger du den kurs som utlägget betalades i. I fältet Belopp anger du beloppet i utländsk valuta. När du sedan sparar raden räknas beloppet om till svenska kronor och visas i fältet SEK. Klicka på Spara och du kan börja registrering av ny rad. Körjournal Klicka på fliken Körjournal för att registrera dina tjänstemil för perioden. Registrera en körjournal per uppdragsnummer. Fyll i fälten Från Datum, Från Ort, Till Datum, Till Ort, Mil samt ev. projektnummer. Har du angett projektnummer i huvudfönstret följer detta med på varje ny rad. Klicka på Spara när du registrerat klart raden.

6 Totalsida Fliken visar information samt totalsumma för alla dina registrerade rader. Klarmarkera reseräkning När du registrerat färdigt din reseräkning måste den klarmarkeras detta indikerar att du är klar och reseräkningen blir därmed underlag för attest. Klarmarkering görs genom att klicka i rutan Klar enligt nedanstående bild, detta kan göras på samtliga flikar. För att redigera reseräkningen måste du avmarkera klarmarkeringen genom att åter klicka i rutan Klar då försvinner markeringen och reseräkningen öppnas upp för redigering igen.

7 Utskrift attestunderlag När du klarmarkerat reseräkningen ska du skriva ut försättsblad och fästa tillhörande kvitton till den. Under fliken Utskrift ges möjlighet att skriva ut reseräkningen på bildskärm/ skrivare/pdf. Dina kvitton ska häftas (tejp/lim) bredvid varandra på ett papper enligt nedan exempel. Kvitton ska lämnas in i original till reseräkningsansvarig på ekonomi, alternativt skickas per post till: EVRY Consulting AB Ekonomi Box Göteborg Har du reseräkning som endast avser traktamente och/eller körjournal kan du skriva ut den som pdf fil och maila den till ekonomi. Skriv reseräkning i ämnesfältet. Konsultchef Reseräkningsansvarig Mailadress Kristina Lennermo susanne.olshin@evry.com Johanna Burström Eva Gunnarsson Jan Davidsson Stefan Olivegren Hans Bjersing Margareta Jägerström Niclas Hansson Malmö/ tf Stefan Andreassen Mats Börjeson sofia.axelsson@evry.com Lena Lindman Martin Korn Håkan Andersson Tor Olsson