Nyheter i Lupin Användare i Lupin/Proceedo

Transkript

1 Användare i Lupin/Proceedo Sektionen Ny ekonomi Lise Bröndum, ekonomidirektör Nyheter i Lupin Lunds universitet är mitt inne i byte av ekonomisystem och ekonomimodell, det vill säga hur vi kodar och använder ekonomisk information. Detta byte påverkar även Lupin. Övergripande information om påverkan och hur övergången ska hanteras har gått ut via ett antal olika nyhetsbrev och nätverk under hösten Nu kompletterar vi med mer information, inklusive andra nyheter i Lupin. För att vara säkra på att inte ha missat någon gör vi ett direktutskick till alla er som är registrerade som användare i Lupin. Påverkan och några nyheter i korta drag: Inkomna fakturor ska vara attesterade och klara senast 11 januari kl.18 Lupin kommer att vara stängt den januari Lupin öppnar igen den 14 januari med ny kodsträng Förutom externa leverantörsfakturor kommer från och med 2016 även interna fakturor i Lupin Parallell attest och nya attestmöjligheter Tips: Använd Favoriter för att underlätta kontering Detaljer och mer information finns i bilaga! Med vänlig hälsning Lise Bröndum, ekonomidirektör Postadress Box 117, SE Lund Besöksadress Sandgatan 3 Telefon E-post agneta.sjofors@eken.lu.se

2 2 Bilaga Övergången från gamla till nya Lupin stänger ett par dagar Lupin kommer att vara stängt den januari 2016, för omställningen till ny organisation och ny kodsträng. Granska och attestera i tid Granska och kontera inkomna fakturor så att de hinner bli attesterade och klara senast kl.18 den 11 januari De fakturor som inte hunnit bli färdiga tills dess måste granskas och attesteras på nytt efter driftstoppet. Beställningar Det går bra att beställa som vanligt i Lupin fram till stängningsdagarna, men se till att godkännandet görs innan Lupin stänger. Beställningar som inte godkänts så att order gått iväg före 11 januari måste göras om efter driftstoppet. Orderbaserade fakturor som kommer in efter driftstoppet kommer inte att kunna matcha mot beställningar som gick iväg före, utan de kommer att gå ut för granskning och attest. För de beställningar som görs efter driftstoppet kommer det att fungera som vanligt igen. Ny kontering När Lupin öppnar igen den 14 januari 2016 kommer kontering i Lupin att fungera så här: Först väljer du konto. Kontona är en position kortare men du kommer i de flesta fall att känna igen nummer och namn. Vi har ändrat så lite som möjligt. En större förändring gäller hur du ska kontera inköp av anläggningstillgångar se särskilt avsnitt om detta längre ner. Därefter väljer du aktivitet. Du behöver inte längre välja kostnadsställe och verksamhet. Dessa visas tillsammans med aktivitetsnumret i fältet för Aktivitet, t ex , så att du ser vilket kostnadsställe och vilken verksamhet som aktiviteten tillhör. Funktion är en ny frivillig koddel. Din ekonom kommer att meddela dig om du ska använda denna. Hör du inget så hoppar du bara över den. Koddel Tillgång/Fin värde 999 ska väljas om inköpet avser en stöldbegärlig tillgång som du vill ha över till anläggningsregistret. Beskrivningstexten finns kvar som tidigare och det är denna text som visas som radtext i rapporter i till exempel Kuben och som kommer med som benämning till anläggningsregistret. Väljlista Första gången du ska kontera en beställning eller en faktura så kommer du att märka att du antagligen har många fler aktiviteter i din väljlista än idag. Den finfördelning av hur värden är tilldelade idag faller bort i och med övergången till den nya modellen. Du kommer att vara tilldelad alla aktiviteter som finns på det/de kostnadsställen som din Lupingrupp har.

3 3 Favoriter För att minska din väljlista rekommenderar vi starkt att du använder funktionen Favoriter! Det gör du enkelt i vilken söklista som helst i konteringen. Klicka på Favoriter så kommer du till en bild där du för varje konteringsdimension markerar vilka värden du vill ha överst i din väljlista. Du kan även välja ett värde som förvalt (default). Vid behov kan din ekonom hjälpa dig med detta! Individuella tilldelningar Eventuella individuella tilldelningar, t ex att du även blivit tilldelad extra värden som inga andra i din grupp har, kommer att falla bort. När du eller din ekonom ser att du/ni saknar någon aktivitet maila då till lev@eken.lu.se. Ange namn på personen, gruppnummer och önskad/e aktivitet/er och om aktiviteten ska vara personlig eller möjlig för alla i gruppen att använda. Anläggningstillgångar I Lupin konteras anläggningstillgångar direkt i balansräkningen på ett preliminärt konto för anläggningstillgångar, konto Där ska alla inköp av varor, maskiner etc över kr exkl moms och med minst 3 års ekonomisk livslängd konteras. Ersätter dagens 65-konton. Om inköpet gäller en stöldbegärlig tillgång används inköpskonto för respektive vara och i koddimensionen finansiär (Tillg/Fin) väljs kod för detta (999), istället för dagens Tillgång = Ja-markering. När kontering gjorts på konto eller som stöldbegärlig tillgång med finansiär 999 kommer fakturan över till Anläggningsmodulen i Raindance, där ekonomer kompletterar med övrig information och bokför upp tillgången på definitivt konto. Det är till stor hjälp om du som konterar inköpet i Lupin angett tydligt i beskrivningstexten vad inköpet avser.

4 4 Intrastat För fakturor som gäller varuinköp från andra EU-länder går det från den 14 januari 2016 att rapportera intrastatuppgifter redan i Lupin, med hjälp av två nya dimensioner: i den ena öppnas ett formulär där uppgift om leveransdatum, transaktionstyp, nettovikt och belopp i SEK anges. I den andra dimensionen finns alla de tillgängliga statistiska varukoderna valbara. Tips! Den statistiska varukoden finns ibland angiven på fakturan. Uppgifterna som registrerats i Lupin förs tillsammans med konteringen över till Raindance för färdigställande där. Det är till stor hjälp om du som konterar inköpet i Lupin fyller i så mycket intrastatinformation som du kan. Förkontering/abonnemang Idag har vi förkontering och i vissa fall förattest på fakturor som kommer från Telia och avser mobiltelefonabonnemang. Dessa förkonteringar och attester försvinner i och med att vi får ny kodsträng och ny ansökan måste göras Ekonomer och inköpssamordnare kommer att få mer information om detta. De granskare som idag finns upplagda på dessa abonnemang finns kvar så faktura kommer att gå till rätt granskare men utan förkontering. Två organisationer För att kunna förändra kodsträngen i Lupin så har en ny organisation satts upp. Det kommer därför från 14 januari 2016 att finnas två organisationer: Lunds universitet med den nya kodsträngen Lunds universitet_old som visar tidigare beställningar och fakturor enligt den gamla kodsträngen Vid sökningar väljs antingen en av organisationerna eller alla med valet Mina organisationer (i kombination med t ex en viss leverantör ser jag alla fakturor från denna leverantör). Det görs ingen kontroll av fakturanummer mellan de två organisationerna så var extra noggrann med kontroller under en övergångsperiod så att ni inte betalar fakturor två gånger. Eventuella krav på återbetalning sköter institutionen själv. Vid beställning i Lupin måste organisation Lunds universitet väljas. Du kommer inte att kunna kontera beställningen om fel organisation valts. Internfakturor Inga fler internfakturor i internposten de kommer i Lupin istället! Idag faktureras internt köp och sälj helt och hållet i ekonomisystemet, och det är inte ovanligt att de erhållna fakturorna skrivs ut på papper och skickas runt med internposten för underskrift av de personer i verksamheten som ska granska och godkänna kostnaderna. Fr o m 2016 kommer internfakturorna fortfarande att ställas ut i ekonomisystemet, men sedan skickas de över till Lupin och hanteras där på samma sätt som vi idag hanterar externa leverantörsfakturor. När internfakturorna är klara går informationen tillbaka till ekonomisystemet och både intäkten och kostnaden bokförs samtidigt.

5 5 Granskare väljs redan vid utställandet i Raindance (alla Lupinanvändare finns i en lista med lucat-id och mailadress). Fakturan matchar då automatiskt rätt granskare när den kommer över till Lupin. Om fel granskare valts vid utställandet så går det precis som på externa fakturor att välja annan granskare och skicka den interna fakturan vidare till rätt person i Lupin. Alla internfakturor konteras med externa konton. Intern motpart sätts med automatik vid bokföringen. Attest Eftersom vi har ny kodsträng läggs attestregistret i Lupin upp på nytt. Samma attestant/-er som idag finns på kostnadsställe kommer att vara uppsatt när den nya kodsträngen tas i bruk i Lupin den 14 januari. Både de vi kallar mellanattestanter och slutattestanter kommer att finnas i attestflödet, ni kommer inte att uppleva någon skillnad. Attest på aktivitet Ni som idag har en förattest på aktivitet innan faktura eller beställning går vidare till attestant på kostnadsställe kommer inte att ha det när vi går över till ny organisation. Översyn och nya möjligheter Under 2016 kommer en översyn av hur attesten är uppsatt att erbjudas eftersom vi med ny kodsträng får andra möjligheter, t ex att ha attest för en viss verksamhet. Parallell attest Vi kommer att övergå till parallell attest vilket innebär att beställningen/fakturan inte längre behöver vänta på att en attestant har gjort sin del innan den går vidare till nästa. Fakturan går ut till alla attestanter samtidigt men kan bara hanteras av en åt gången fakturan kommer att vara låst för övriga attestanter när den hanteras av en. Eget köp Det kommer att finnas möjlighet för attestanten att markera att fakturan gäller ett eget köp (en egen resa, mobilfaktura o s v) som attestanten enligt regelverket inte själv får attestera. Då kommer systemet att skicka fakturan till närmaste attestant över denne i attesthierarkin. Eskalering Eskalering görs idag via den attesthierarki vi har i systemet kommer eskalering att gå till namngiven chef som sätts upp för varje attestant. Här kommer den person som det eskaleras till idag att läggas in och i översynen enligt ovan ingår att se till att rätt person är satt som chef.