Pass 5C Basware Contract Matching

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Pass 5C Basware Contract Matching"

Alexandra Larsson
för 8 år sedan
Visningar:

1 A Basware Presentation Pass 5C Basware Contract Matching Presenteras av Mikael Eriksson

2 Innehåll i presentationen Överblick av Basware Invoice Automation och Kontraktsmatchning Kontraktsmatchning i teorin Funktionalitet i Basware Kontraktsmatchning Confidential -

3 Överblick av Basware Invoice Automation och Kontraktsmatchning Confidential -

4 Baswares kontraktsmatchning Basware Contract Matching (CM) är ett tillägg till Basware Invoice Processing Automatiserar, schema och/eller budget baserad fakturahantering och tar bort eller minskar manuella rutiner relaterade till dessa typer av fakturor Kopierar kontering och attest av fakturan Tar bort behovet av att finna kontrakt att jämföra med Webb-baserad klient för slutanvändare

5 Skanning använder den senaste OCR-teknologin eller så tar vi emot efakturor. Kontering sker med hjälp av konteringsmallar och favorit listor. Granska fakturan för att kontrollera att den är korrekt och stämmer. Attestera fakturan (kontrolleras av attestgränser och regler). Överför fakturadata till ekonomisystem för betalning Confidential -

6 Skanning använder den senaste OCR-teknologin eller så tar vi emot efakturor. Kontering sker med hjälp av konteringsmallar och favorit listor. Granska fakturan för att kontrollera att den är korrekt och stämmer. Attestera fakturan (kontrolleras av attestgränser och regler). Överför fakturadata till ekonomisystem för betalning Confidential -

7 Skanning använder den senaste OCR-teknologin eller så tar vi emot efakturor. Automatiskt matcha fakturan och ordern, eller faktura och kontrakt. Överför fakturadata till ekonomisystem för betalning Confidential -

8 Orderlös eller repetativ faktura automatisering Informative work flow Fakturan matchas mot ett attesterat kontrakt Automation Fakturan matchas ej mot ett kontrakt (avvikelse) Confidential -

9 Introduktion av kontraktsmatchning i teorin Confidential -

10 Typer av kontraktsrelaterade fakturor repetativa vs budgeterade Repetativa fakturor är generellt: Periodiska: kommer varje kvartal, månadsvis, varannan vecka, veckovis osv. Oftast från samma leverantör, summa (ca), attestant, kontering osv. Exempel på repetativa fakturor kan innehålla: Hyra Leasing Städning El Underhåll Säkerhet Telefoni Alla fakturor ovan är repetativa

11 Typer av kontraktsrelaterade fakturor (forts.) repetativa vs budgeterade Budget-baserade fakturor Budget-baserade fakturor relaterade till ett kontrakt eller avtal där det finns en totalsumma avtalad. Alla fakturor avropas mot denna totalsumma Fakturor kommer automatiskt att matchas tills budgeten är nådd Om budgeten är överskriden av en faktura så styrs den automatiskt för avvikelsehantering till rätt person Dessa fakturatyper är oftast för tjänster och/eller projektrelaterade avtal som: Konsultprojekt Byggprojekt Olika typer av projekt baserade på kontrakt Underhåll och tjänsteavtal Normalt är ca 20% - 30% av alla fakturor kontraktsbaserade

12 Utmaningar för kontraktsrelaterade fakturor Minska kostnader Manuella processer Kontraktskapande, granska och attest Kontraktsunderhåll, förlängning och ändringar Säkerställa att fakturorna reflekterar kontraktets villkor Att först hitta kontraktet Sedan hitta kontraktets villkor Olika människor inblandade Kommer telefakturorna till rätt chef? Kommer leasingfakturorna till ekonomiavdelningen? Vilka kontraktsrelaterade fakturor kommer till leverantörsreskontran? Tillförlitlig kontering Att först hitta ansvarig person/avdelning Kontera kostnadsställe, konto osv. Återspårbarhet Vem gjorde vad och när? Hur underhåller man denna information? Leverantörshantering och förhandling Tillförlitlig information om leverantörens specifika kostnadsdata Ta fördel av early payment rabatt Lagliga krav IFRS? EuroSOX? Confidential -

13 Fördelar med kontraktsmatchning Affärseffektivitet och besparingar Automatisera manualla rutiner Kontera fakturan automatiskt baserat på ett kontrakt Inget workflow behövs Granska fakturan automatiskt mot kontrakt Attestera repetativa fakturor automatiskt om de matchas mot kontrakt Om avvikelser, rätt person är informerad så kan han/hon hantera fakturan Attestanter får mer tid att spendera på värde baserade uppgifter Efterföljelse Alla repetativ fakturainformation hittas på ett ställe Förbättrad kontraktshantering, attest och uppföljning Full spårbarhet för varje kontrakt och återkommande transaktioner

14 Basware Contract Matching Confidential -

15 Grunderna i kontraktsmatchning Automatisering av schema- eller budgetbaserade fakturor både när matchning lyckas respektive inte lyckas. Vid lyckad matchning Kontering kopieras från kontrakt till faktura Full spårbarhet finns på ett ställe = kontraktshistorik + fakturahistorik Fakturan skickas automatiskt till Färdig för överföring Fakturan kan automatiskt skickas som kopia i IP Vi ej lyckad matchning Kontering kopieras ändå från kontrakt till faktura Faktura skickas automatiskt till rätt person i IP Full spårbarhet finns på ett ställe = kontraktshistorik + fakturahistorik

16 ROI Antal per år Processkostnad manuell hantering Med BasWare Invoice Processing Med BasWare Invoice Automation Fakturor 100,000 - Med inköpsorder 40, SEK / faktura 70 SEK / faktura 10 SEK / faktura - Repetativa fakturor 30, SEK / faktura 70 SEK / faktura 10 SEK / faktura - Andra fakturor 30, SEK / faktura 70 SEK / faktura 70 SEK / faktura TOTAL KOSTNAD 20,000,000 SEK 7,000,000 SEK 2,800,000 SEK ÅRLIG BESPARING 13,000,000 SEK 17,200,000 SEK Total investeringskostnad Inkluderar licenser, implementation, hårdvara, kundens egna jobb etc. 2,500,000 SEK 3,000,000 SEK Return On Investment (ROI) 420% 473% Investeringens återbetalningstid 2.3 månader 2.1 månader 16 Detta är endast ett exempel på en ROI. Basware kan göra en detaljerat uträkning baserad på era specifika årliga siffror.

17 Några av Baswares CM kunder

18 PASS 5C Basware användardagar 2011 Controlled Performance From Purchase to Pay Tack för att ni lyssnade! Presentatör Mikael Eriksson

Relevanta dokument

Optimera Ert workflow i Basware Invoice Processing

A Basware Presentation Optimera Ert workflow i Basware Invoice Processing Niklas Edmarker 20110607 Innehåll På vilket sätt kan man sätta upp ett bra autoflow Utöka användandet av Monitor Exempel på rapporter