Rollanalys INKA- och EL-projektet

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Rollanalys INKA- och EL-projektet"

Lina Falk
för 8 år sedan
Visningar:

1 1 (8) IT-avdelningen Rollanalys INKA- och EL-projektet Nuläge Administratör Avnämare Beställare Betalningsinstitut Budgetansvarig Godsmottagare Handläggare leverantörsfunktionen person som hjälper till med administration inom fakturahantering och bidrar till att internkontrollen upprätthålls. Person eller funktion i verksamheten som har ett behov av produkt. Avnämaren kontrollerar produkten avseende kvantitet och kvalitet. person som identifierar och specificerar behov, initierar avrop, beställer och godkänner leverans av produkt. Förmedlare av betalningar mellan Arbetsförmedlingen och leverantör eller mellan Arbetsförmedlingen och av leverantören utsedd betalningsmottagare. Person som enligt arbetsordning och attestförteckning ansvarar för medel inom delegerat område. Rollen är knuten till kostnadsställe. Person som tar emot och kontrollerar leveranser av gods och förmedlar dem till avnämaren. Person på Administrativa enheten som skannar alternativt registrerar samt Exempel på betalningsinstitut är Plus- och BankGirot. I dagsläget finns funktionen i Kristinehamn. Ersätter, tillsammans med rollen

Avnämaren kontrollerar produkten avseende kvantitet och kvalitet. person som identifierar och specificerar behov, initierar avrop, beställer och godkänner leverans av produkt.

2 2 (8) Handläggare utbetalningsfunktionen Inköpare Jurist Leverantör Leveranskontrollant Posthanterare Verksamhetsansvarig Upphandlare hanterar leverantörsfakturor innan utbetalning. Person som sköter utbetalning av leverantörsfakturor. person som bereder och genomför beställning enligt arbetsordning. Person som enligt arbetsordning för Arbetsförmedlingens talan i överprövningsärenden. Roll som innebär att man levererar varor och/eller tjänster till Arbetsförmedlingen eller deltar i offentlig upphandling med syfte att leverera varor och/eller tjänster till Arbetsförmedlingen. person som ansvarar för att kontrollera mottagen leverans mot inkommen faktura. Person som öppnar, ankomststämplar och distribuerar fakturor till rätt mottagare. sammanställa, bedöma och besluta behovet av produkten för verksamheten eller projektet. Person som ansvarar för upphandling av produkter på Handläggare utbetalningsfunktionen, rollen Handläggare. I dagsläget finns funktionen i Kalmar. Ersätter, tillsammans med rollen Handläggare leverantörsfunktionen, rollen Handläggare. Definition från Begreppsforum.

Person som enligt arbetsordning för Arbetsförmedlingens talan i överprövningsärenden.

3 3 (8) uppdrag av Arbetsförmedlingen. Registrator Person på Af/Lan/enhet exklusive Administrativa enheten som hanterar sidoordnat register över inkomna pappersfakturor. Avser endast Stockholm. Målbild Administratör Användare av Internfakturaportalen Användare av Leverantörsfakturaportalen Avnämare Behörighetsadministratör Beställare Av verksamhetsansvarig utsedd person som hjälper till med behovsframställan. Person som skall leveranskontrollera eller attestera internfakturor i Raindanceportalen. Person som skall leveranskontrollera eller attestera leverantörsfakturor och andra dokument (egna utlägg och bidrag till enskilda) i Raindanceportalen. Person eller funktion i verksamheten som har ett behov av produkt. Avnämaren kontrollerar produkten avseende kvantitet och kvalitet. Funktion som registrerar uppgifter om attestanter och leveranskontrollanter för Raindanceportalen via Åtgärd Attest samt administrerar cirkulationsmallar i Raindanceportalen. person som utefter riktlinjer Felhantering filinläsning? Brevlådehantering i Raindanceportalen?

behovsframställan. Person som skall leveranskontrollera eller attestera internfakturor i Raindanceportalen.

4 4 (8) Betalningsinstitut Bokare Aske Budgetansvarig Driftövervakning Fakturaväxel/ Arbetsförmedlingen Ekonomihandläggare kundfunktionen och policys bedömer behovsframställan samt bereder för beslut. Förmedlare av betalningar mellan Arbetsförmedlingen och leverantör eller mellan Arbetsförmedlingen och av leverantören utsedd betalningsmottagare. Person som bistår enhetschef i försäljningsprocessen med bland annat bokning av konferenser, offert- och avtalshantering samt fakturering. Ansvarar även för att skapa filer med kund- och fakturainformation. Person som enligt arbetsordning och attestförteckning ansvarar för medel inom delegerat område. Rollen är knuten till kostnadsställe eller motsvarande. Funktion som ansvarar för och upprätthåller att kommunikation mellan Fakturaväxel och Arbetsförmedlingens berörda system fungerar enligt överenskommelse mellan berörda parter. Person som kvalitetssäkrar kundfakturaunderlag, registrerar kundfakturor, skannar bilagor, distribuerar kundfakturor med eventuella bilagor samt importerar, kopierar och kvalitetssäkrar kund- och fakturainformation från Askes bokningssystem. Exempel på betalningsinstitut är Plus- och BankGirot. Term ändrad från Integration Fakturaväxel/IT till Driftövervakning Fakturaväxel/Arbetsförmedlingen.

Person som bistår enhetschef i försäljningsprocessen med bland annat bokning av konferenser, offert- och avtalshantering samt fakturering.

5 5 (8) Ekonomihandläggare leverantörsfunktionen Ekonomihandläggare utbetalningsfunktionen Ekonomistöd Raindanceportalen Enhetschef Fakturaväxel Godsmottagare Person som kvalitetssäkrar pappersfakturor inför skanning hos extern part respektive i egen regi. Utför skanning av pappersfakturor i egen regi. Övervakar, stödjer och styr fakturaflödet fram till och med attest. Person som hanterar utbetalningar av leverantörsfakturor. Stödfunktion för användare i frågor som rör hantering av intern- och leverantörsfakturor och om Raindanceportalen. Målgrupp är de som skall attestera och godkänna fakturor. Verksamhetsansvarig med rätt att attestera kundfakturor. Tar kreditupplysning på privatkunder och ansvarar för att ta fram kundfakturaunderlag för vidarefakturering, till exempel utlägg. Extern part som på uppdrag av Arbetsförmedlingen tillhandahåller en tjänst för överföring av elektroniska affärstransaktioner och/eller skannade fakturor i elektroniskt format mellan Arbetsförmedlingen och leverantör. Person som tar emot leveranser av varor och förmedlar dem till en Personen gör till exempel filimport av skannade fakturor och lägger konteringsförslag. Motsvarar uppgifter som idag sköts av Administrativa enheten i Kristinehamn. Motsvarar uppgifter som idag sköts av Administrativa enheten i Kalmar. Skall vara skiljd från de andra rollerna p.g.a. krav från internkontrollen. Term och definition baserad på Fakturaväxel från ESV:s ordlista för e-faktura (ESV 2007:13).

Person som hanterar utbetalningar av leverantörsfakturor. Stödfunktion för användare i frågor som rör hantering av intern- och leverantörsfakturor och om Raindanceportalen.

6 6 (8) Granskare Helpdesk Inköpsansvarig Jurist Kategoriansvarig Koncernredovisning Kundstöd Katalogadministratör varumottagare. person som granskar att en faktura stämmer med avrop/beställning och leverans och gör den klar för en budgetansvarig att attestera den. Funktion som ansvarar för att ta emot felanmälan och dokumentera tekniska problem gällande Raindanceportalen. Person som enligt särskild ordning är utsedd att godkänna och därigenom publicera leverantörers prislistor i Inköpsstödet. Person som enligt arbetsordning för Arbetsförmedlingens talan i överprövningsärenden. Person som kontrollerar, strukturerar och anpassar leverantörers inkomna prislistor och gör dem klara för en inköpsansvarig att godkänna. Ansvariga för att fastställa, upprätthålla och tolka regelverk gällande ekonomiadministration. Är en resurs till Ekonomistöd Raindanceportalen angående redovisningsprinciper. Funktion som förmedlar inkomna användaruppgifter till Katalogadministratören. Person som ansvarar för administration av Term och definition baserad på Granskare från ESV:s ordlista för e-faktura (ESV 2007:13). Se arbetsordning.

Funktion som ansvarar för att ta emot felanmälan och dokumentera tekniska problem gällande Raindanceportalen.

7 7 (8) Leveranskontrollant Leverantör Lösenordsfunktion Raindanceportalen Receptionist Restaurangpersonal Systemförvaltare Inköpsstöd Systemförvaltare Upphandlingsstöd Systemförvaltare Raindanceportalen användaruppgifter i X500. person som ansvarar för att kontrollera mottagen leverans med avseende på kvantitet och kvalitet. Roll som innebär att man levererar varor och/eller tjänster till Arbetsförmedlingen eller deltar i offentlig upphandling med syfte att leverera varor och/eller tjänster till Arbetsförmedlingen. Funktion som tilldelar tillfälliga lösenord till användare av Intern- och/eller Leverantörsfakturaportalen som har glömt sina lösenord. registrera försäljning av varor och tjänster. registrera försäljning av varor och tjänster. kontinuerligt underhålla och anpassa en godkänd systemlösning för inköp. kontinuerligt underhålla och anpassa en godkänd systemlösning för upphandling. kontinuerligt underhålla och anpassa en godkänd systemlösning för elektroniska leverantörsfakturor. Är en Definition från Begreppsforum. Rollen kommer bl.a. att inkluderas i det ännu ej detaljerade processteget Efterannonsera avtal i processen Informera om avtal.

Roll som innebär att man levererar varor och/eller tjänster till Arbetsförmedlingen eller deltar i offentlig upphandling med syfte att leverera varor och/eller tjänster till Arbetsförmedlingen.

8 8 (8) Upphandlare Varumottagare Verksamhetsansvarig resurs till Ekonomistöd Raindanceportalen i systemspecifika frågor. Person som ansvarar för upphandling av produkter inklusive arbetsmarknadsutbildning och för att sprida information om statliga och verksinterna ramavtal. Person som kontrollerar mottagen vara avseende kvantitet och kvalitet. sammanställa, bedöma och besluta behovet av produkten för verksamheten eller projektet.

Person som ansvarar för upphandling av produkter inklusive arbetsmarknadsutbildning och för att sprida

Relevanta dokument

Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling

IT-avdelningen 2008-02-18 Utgåva 0.9 Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling 2 (85) Innehållsförteckning PROCESSANALYS MED MODELLERING... 3 ARBETSMETODIK...