Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling"

Transkript

1 IT-avdelningen Utgåva 0.9 Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling

2 2 (85) Innehållsförteckning PROCESSANALYS MED MODELLERING... 3 ARBETSMETODIK... 3 LÄSANVISNINGAR FÖR PROCESSMODELLEN... 4 DEFINITIONER... 4 INKÖPSPROCESSEN: NULÄGE... 5 SKAPA BEHOVSFRAMSTÄLLAN... 8 BERED BESTÄLLNING BESLUTA OM BESTÄLLNING EFFEKTUERA BESTÄLLNING UPPHANDLA FÖRVALTA AVTAL MOTTAG OCH KONTROLLERA LEVERANS LEVERANSKONTROLLERA FAKTURA ATTESTERA FAKTURA INKÖPSPROCESSEN: MÅLBILD GENOMFÖR BEHOVSANALYS OCH KONTROLLERA OM AVTAL FINNS BERED BESTÄLLNING UPPHANDLA Samordna behov och återkoppla till verksamheten Meddela om tilldelningsbeslut Underteckna avtal Informera om avtal Ej detaljerade processer i Upphandla FÖRVALTA AVTAL BESLUTA OM BESTÄLLNING ERHÅLL ELEKTRONISKA MEDDELANDEN Ta emot avropserkännande Ta emot avropsbekräftelse EFFEKTUERA BESTÄLLNING MOTTAG OCH KONTROLLERA LEVERANS MOTTAG FAKTURA OCH MATCHA MOT AVROP GENOMFÖR BEHOVSANALYS FÖR ABONNEMANG OCH KONTROLLERA OM AVTAL FINNS AVROPA ABONNEMANG TA EMOT LEVERANSAVISERING OCH KONTROLLERA ATT ABONNEMANG FINNS SAMMANSTÄLL OCH MATCHA FAKTURA MOT LEVERANSAVISERING OCH ABONNEMANG HANTERA FAKTURA Från inkommen till bokförd faktura Kontrollera kontering och cirkulera för attest Betala faktura Tillägg i Hantera faktura HANTERA PRIS- OCH PRODUKTINFORMATION Ny prislista Prisändring/prisersättning Avvikelsehantering: Hantera felaktig prislista... 84

3 3 (85) Processanalys med modellering Under processanalysen kartlägger vi hur verksamheten bedrivs idag eller hur vi vill att den skall bedrivas i framtiden. I processmodellen ser vi om varje process skapar ett värde och om våra arbetsinsatser därmed är motiverade. Processmodellen beskriver ett normalflöde, men processteg kan pågå som parallella aktiviteter eller ske i omvänd ordning. I processmodellen tar vi inte hänsyn till tiden. Ett processteg kan beroende på tillfälle ta olika lång tid att utföra, t.ex. två sekunder vid ett tillfälle, men två veckor vid ett annat. I processmodellen beskriver vi vilka aktiviteter som utförs, vilka resurser som tas i anspråk, vad resultatet är samt vem som är ansvarig. En process kan brytas ned i delprocesser (detaljering). Arbetsmetodik Dokumentet innehåller processmodeller för Inköpsprocessens nuläge och målbild som tagits fram vid en serie av seminarier under våren På grund av organisationsförändringarna så genomfördes ett antal seminarier under vintern 2008 för att komplettera processerna med avseende på roller, arbetssätt och beslutsdelegation i den nya organisationen. Arbetssättet har varit processanalys med modellering enligt Astrakanmetoden.

4 4 (85) Läsanvisningar för processmodellen Dokumentationen presenteras på följande sätt: Process Process En samling aktiviteter som tillsammans skapar ett resultat som utgör ett mervärde för kunden. Förädlingsobjekt Beskriver processens start och resultat. Det är i förädlingsobjektet vi finner huruvida varje process skapar ett värde. Informationsresurs A Informationsresurs (notplan) Beskriver vilka resurser som tas i anspråk. Informationsobjekt Beskriver utbytet av information mellan process och notplan. Ansvarig Beskriver vem som är ansvarig för processen. Process Detaljering av process Den gråa rutan innebär att det finns en nedbrytning av processen. Definitioner Term Produkt Definition Sammanfattande benämning för vara och tjänst. SFTI Scenario 6 Avrop mot ramavtal (AT AT 6.1.6) SFTI Scenario 9 Periodisk fakturering (AT 9.1.3, AT 9.1.4, AT 9.2.1, AT 9.2.2) Scenario som täcker från avrop till faktura. Se Scenario för orderlösa inköp såsom telefoni, energi med mera. Se

5 5 (85) Inköpsprocessen: Nuläge Ver 0.11, Behov av Orderbekräftelse för Identifierat avtal för Ej identifierat avtal för och över fem basbelopp (vara) eller sju basbelopp (tjänst) Avvisat ärende Avnämare Verksamhetsansvarig Inköpare Budgetansvarig Beskriva behov Behovsframställan för Skapa behovsframställan Skickad behovsframställan för Bered beställning Skickat beslutsunderlag för Besluta om beställning Inköpare Effektuera beställning Leverans av Klarställd beställning av Avnämare Godsmottagare Posthanterare Mottag och kontrollera leverans Avstämd Leveranskontrollant Leveranskontrollera faktura Leveranskontrollerad Budgetansvarig Attestera faktura Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Upphandla Förvalta avtal Ingånget avtal Arkiverat avtal Meddelande om avvisat beslut avseende Uppdrag att fullfölja inköpsuppdrag avseende Ej godkänd leverans av Attesterad klar för betalning

6 6 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra ett inköp eller om avtal saknas en upphandling som motsvarar en avnämares behov av. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avnämare har ett behov av en Arbetssteg Beskriva behov Avnämaren har ett behov av en och kommunicerar behovet till verksamhetsansvarig som skall godkänna behovsframställan. Behovet kan kommuniceras muntligt eller skriftligt. Skapa behovsframställan Syftet med processen är att beskriva ett uppkommet behov och kraven på de er som behövs för att tillfredsställa det uppkomna behovet. Bered beställning Syftet med processen är att göra en rimlighetsbedömning av det beskrivna behovet och klarställa beställningen inför kommande beslut. Besluta om beställning Syftet med processen är att budgetansvarig skall godkänna att beställning kan göras. Budgetansvarig har därigenom ingått en ekonomisk förpliktelse å Arbetsförmedlingens vägnar. Effektuera beställning Syftet med processen är att genomföra en av budgetansvarig godkänd beställning samt kontrollera att leverantören kan leverera den lagda ordern. Upphandla Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av upphandlare inom Arbetsförmedlingen. Förvalta avtal Syftet med processen är att förvalta de upphandlade avtalen. Med förvaltning avses även kvalitetsuppföljning och uppföljning av avtalet. Mottag och kontrollera leverans Syftet med processen är att motta en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen.

7 7 (85) Leveranskontrollera faktura Syftet med processen är att kontrollera att fakturan stämmer med den levererade ordern. Attestera faktura Syftet med processen är att godkänna att en faktura betalas, det vill säga att leveransen uppfyller de villkor som överenskommits. Roller som ingår Avnämare Budgetansvarig Godsmottagare Inköpare Leveranskontrollant Posthanterare Upphandlare Verksamhetsansvarig Resultat Processens resultat är: En attesterad klar för betalning

8 8 (85) Skapa behovsframställan Ver 0.1, Verksamhetsansvarig Verksamhetsansvarig Verksamhetsansvarig Behovsframställan för Gör rimlighetsbedömning Godkänd behovsframställan för Sammanställ behov och krav i en kravspecifikation Kravställd behovsframställan för Skicka blankett "Behovsframställan" via funktionsbrevlåda Policys, riktlinjer Blankett Behovsframställan Behovsframställan Kravspecifikation för TeamWare Office VIS Skickad behovsframställan för

9 9 (85) Syfte Syftet med processen är att beskriva ett uppkommet behov och kraven på de er som behövs för att tillfredsställa det uppkomna behovet. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avnämare har kommunicerat en behovsframställan avseende en till verksamhetsansvarig Arbetssteg Gör rimlighetsbedömning Verksamhetsansvarig gör en rimlighetsbedömning för att avgöra om avnämarens behov är rimligt och befogat. Verksamhetsansvarig skall alltid godkänna behovet. Sammanställ behov och krav i en kravspecifikation Verksamhetsansvarig sammanställer behov och krav i en kravspecifikation och signerar den. För att kravställa en behovsframställan används blanketten Behovsframställan som finns att hämta på VIS. Skicka blankett "Behovsframställan" via funktionsbrevlåda Verksamhetsansvarig skickar den kravställda behovsframställan till Inköpsfunktionens funktionsbrevlåda. Roller som ingår Verksamhetsansvarig Resultat Processens resultat är: En verksamhetsansvarig har skickat en behovsframställan avseende en till Inköpsfunktionens funktionsbrevlåda

10 10 (85) Bered beställning Ver 0.1, Skickad behovsframställan för Inköpare Inköpare Inköpare Inköpare Inköpare Fördela behovsframställan till rätt inköpsfunktion Fördelat ärende Kontrollera att avsändare är behörig att skicka behovsframställan Giltigt ärende Kontrollera att behovsframställan följer riktlinjer och policys Kontrollerat ärende Välj tillvägagångssätt Rekommenderad lösning Ta fram beslutsunderlag Beslutsunderlag för att lösa behov av Inköpare Skicka beslutsunderlag Fördelat ärende Fördelat ärende Behörigheter Policys, riktlinjer Ramavtal Ramavtal, Af-avtal Beslutsunderlag Beslutsunderlag Avropa.se Lista med behörigheter Pärm TeamWare Office VIS Avvisat ärende Skickat beslutsunderlag för

11 11 (85) Syfte Syftet med processen är att göra en rimlighetsbedömning av det beskrivna behovet och klarställa beställningen inför kommande beslut. Start Processen kan initieras på följande sätt: En verksamhetsansvarig har skickat en behovsframställan avseende en till Inköpsfunktionens funktionsbrevlåda Arbetssteg Fördela behovsframställan till rätt inköpsfunktion Inköparen mottar behovsframställan och fördelar den till rätt inköpsfunktion. Kontrollera att avsändare är behörig att skicka behovsframställan Inköparen tar emot den fördelade behovsframställan och kontrollerar om avsändaren är behörig att skicka behovsframställan, det vill säga verksamhetsansvarig. Om avsändaren inte är behörig avvisas ärendet. Kontrollera att behovsframställan följer riktlinjer och policys Inköparen kontrollerar om behovsframställan följer fastställda riktlinjer och policys. Välj tillvägagångssätt Inköparen väljer tillvägagångssätt för att uppfylla behovet, till exempel omfördelning, avrop eller upphandling. Eventuellt förs en dialog med verksamhetsansvarig. Ta fram beslutsunderlag Inköparen tar fram ett beslutsunderlag som bland annat innehåller pris, leverantör,, antal och villkor. Skicka beslutsunderlag Inköparen skickar beslutsunderlaget till budgetansvarig som skall besluta om beställning. Roller som ingår Inköpare Resultat Processen har två alternativa resultat: En inköpare har skickat ett beslutsunderlag till budgetansvarig eller En inköpare har avvisat ärendet tillbaka till verksamhetsansvarig

12 12 (85) Besluta om beställning Ver 0.1, Budgetansvarig Kontrollera mot budget Skickat beslutsunderlag för Budgetkontrollerat beslutsunderlag för Budget Beslutsunderlag Presto Pärm TeamWare Office Avvisad behovsframställan för Budgetansvarig Budgetansvarig Fatta beslut om beställning Beslutat behov för Informera inköpare on beslut Beslutsunderlag Budgetansvarig Informera inköpare och verksamhetsansvarig om beslut Information om beslut Meddelande om avvisat beslut avseende Uppdrag att fullfölja inköpsuppdrag avseende

13 13 (85) Syfte Syftet med processen är att budgetansvarig skall godkänna att beställning kan göras. Budgetansvarig har därigenom ingått ett ekonomisk förpliktelse å Arbetsförmedlingens vägnar. Start Processen kan initieras på följande sätt: En inköpare har skickat ett beslutsunderlag till budgetansvarig Arbetssteg Kontrollera mot budget Budgetansvarig mottar beslutsunderlaget och kontrollerar om det finns utrymme i budgeten för att uppfylla behovet. Fatta beslut om beställning Budgetansvarig fattar beslut om beställning, inklusive tillvägagångssätt (avrop, upphandling, omfördelning etc.). Informera inköpare on beslut Om behovet godkänns meddelar budgetansvarig inköparen detta. Informera inköpare och verksamhetsansvarig om beslut Om behovsframställan avvisas informerar budgetansvarig inköparen och verksamhetsansvarig om beslutet. Roller som ingår Budgetansvarig Resultat Processen har två alternativa resultat: Budgetansvarig har meddelat det avvisade beslutet till inköparen och verksamhetsansvarig eller Budgetansvarig har lämnat ett uppdrag till en inköpare om att fullfölja inköpsuppdraget avseende en

14 14 (85) Effektuera beställning Ver 0.1, Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Upphandla Ej identifierat avtal för och över fem basbelopp (vara) eller sju basbelopp (tjänst) Identifierat avtal för Uppdrag att fullfölja inköpsuppdrag avseende Beställ enligt avropsrutiner och avtalsvillkor eller beställ upphandling Orderbekräftelse för Inköpare Inköpare Inköpare Lagd beställning av Mottag orderbekräftelse Beställd Meddela verksamhetsansvarig och/eller kontaktperson Klarställd beställning av Villkor Beställning Beställning Orderbekräftelse Leveransinformation Leveransinformation Avtal Diverse media Pärm TeamWare Office

15 15 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra en av budgetansvarig godkänd beställning samt kontrollera att leverantören kan leverera den lagda ordern. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig har lämnat ett uppdrag till en inköpare om att fullfölja inköpsuppdraget avseende en En orderbekräftelse inkommer från en leverantör Efter upphandling finns ett identifierat avtal för Arbetssteg Beställ enligt avropsrutiner och avtalsvillkor Inköparen beställer enligt gällande avropsrutiner och avtalsvillkor. Mottag orderbekräftelse Inköparen mottar en orderbekräftelse som bekräftar lagd order. Orderbekräftelsen häftas ihop med beställningen och sparas i en pärm. Meddela verksamhetsansvarig och/eller kontaktperson Inköparen meddelar verksamhetsansvarig eller annan kontaktperson på kontoret om när leveransen sker. Roller som ingår Inköpare Resultat Processens resultat är: En klarställd beställning av

16 16 (85) Upphandla Ver 0.3, Jurist Överprövning Meddelande Domslut från Länsrätten Inköpare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Budgetansvarig Budgetansvarig Upphandlare Annonsera och Ta fram beställning för Utarbeta publicera upphandling Ta kontakt med inköpare Anbudsöppning upphandling förfrågningsunderlag (FFU) och gör eventuella Ej identifierat avtal Undertecknad Bekräftad Godkänt förtydligande Inkommet för och beställning av beställning och förfrågningsunderlag (FFU) anbud över fem basbelopp upphandling upphandlingsplan Exempel (vara) eller sju Akt Krav basbelopp (tjänst) FFU Mallar Beställningsunderlag Utbildning Kravspecifikation Annonsering Anteckning Anbud Anteckning Anbud Beställningsunderlag Utfall vid tidigare inköp Tidigare domar Publicering Leverantör Förfrågningsunderlag Teckna avtal mellan Utvärdera anbud och myndighet och leverantör Efterannonsera och Meddela om tilldelningsbeslut förhandla och skapa ev. ett nytt publicera avtal Öppnat Rangordnade Antaget diarienummer Ingånget anbud anbud anbud avtal Avslutat Anteckning Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag diarienummer Sammanställning Anbud och avtal Diarienummer Avtalsinformation Avtalsinformation Anbud F-lista Sammanställning Avtal Tilldelningsbeslut arbetsformedlingen.se Anbud Avantra Beställningsunderlag/ förfrågningsunderlag Diarium Ekonomisystem Godkänd kravspecifikation Internet och andra media (t.ex. OPIC, TED) MS Office Nationella databasen Utbildningsregistret Tag kontakt med beställare: Utvärdera anbud och Bekräfta beställning förhandla: Planera upphandling Förtydlingande Leverantör- och Kvalificering av marknadsinventering leverantörer Utvärdering av skall-krav Utvärdering av anbud Identifierat avtal för

17 17 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av upphandlare inom Arbetsförmedlingen. Start Processen kan initieras på följande sätt: Inköparen har ej identifierat avtal för och beloppsnivån är över fem basbelopp (gäller vara) eller sju basbelopp (gäller tjänst) Arbetssteg Ta fram beställning för upphandling Inköparen använder kravspecifikationen för att ta fram en beställning för upphandling. Ta kontakt med inköpare Upphandlaren tar kontakt med inköparen för att bekräfta beställningen. Upphandlaren planerar upphandlingen och genomför en leverantörs- och marknadsinventering. Utarbeta förfrågningsunderlag (FFU) Upphandlare utarbetar ett förfrågningsunderlag och använder sig bland annat av beställningsunderlaget, tidigare domar och mallar i detta arbete. Annonsera och publicera upphandling och gör eventuella förtydligande Upphandlaren annonserar och publicerar upphandlingen i nationella databasen och på arbetsformedlingen.se. Eventuellt görs förtydligande av upphandlingen. Anbudsöppning Upphandlaren öppnar inkomna anbud. Vid anbudsöppning skall alltid minst två behöriga tjänstemän närvara (inklusive upphandlaren). Utvärdera anbud och förhandla Upphandlaren utvärderar inkomna anbud och förhandlar eventuellt med leverantörer för att kunna rangordna anbuden och därmed välja en leverantör. Meddela om tilldelningsbeslut Upphandlaren meddelar tilldelningsbeslutet till de leverantörer som har inkommit med anbud. Teckna avtal mellan myndighet och leverantör och skapa ev. nytt diarienummer Budgetansvarig tecknar avtal mellan myndigheten och leverantören som därmed ingår avtal med varandra. Efterannonsera och publicera avtal Upphandlaren efterannonserar resultatet av upphandlingen i TED och Avantra.

18 18 (85) Roller som ingår Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett identifierat avtal för

19 19 (85) Förvalta avtal Ver 0.2, Inköpare Upphandlare Ingånget avtal Genomför uppstartsmöte med leverantör Avtal Avtal AIS Diarium Ekonomisystem Internet och andra media Leverantör Manuell rapportering MS Of f ice MS Visual Basic Presto - rapportmodulen Utbildningsregistret Budgetansvarig Fastställda rutiner för ingånget avtal Inköpare Inköpare Inköpare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Genomför leveranskontroll Leveranskontrollerat avtal Genomför kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning Kvalitetsuppföljt avtal Kontrollera avtalsutnyttjande Avtal Enkäter (blankett) Reklamationer Protokoll Resultat från enkäter Resultat från enkäter Statistik Avtalsutnyttjande Uppdaterat avtal Budgetansvarig Budgetansvarig Uppdatera avtal Slutadministrera avtal Köptrohetskontrollerat avtal Förändrade villkor Ny version av avtal Avslutat avtal Avtal Anteckning Avslutat avtal Uppdatera avtal: Utlös option Arkivera Pris- och/eller uppdatering Arkiverat avtal

20 20 (85) Syfte Syftet med processen är att förvalta de upphandlade avtalen. Med förvaltning avses även kvalitetsuppföljning och uppföljning av avtalet. Start Processen kan initieras på följande sätt: Ett ingånget avtal Arbetssteg Genomför uppstartsmöte med leverantör Inköparen/Upphandlaren genomför ett uppstartsmöte med leverantören. Genomför leveranskontroll Inköparen/Upphandlaren genomför en leveranskontroll, detta innebär bland annat att kontrollera huruvida leverantören efterlever avtalet avseende kvalitet och kvantitet. Genomför kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning Inköparen/Upphandlaren genomför en kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning, vilket innebär att utvärdera deltagarnas omdömen om utbildningen, lärarens kompetens mm Kontrollera avtalsutnyttjande Inköparen/Upphandlaren/Budgetansvarig följer upp avtalsutnyttjandet, d.v.s. hur mycket som avropats, under vilka perioder mm. Processen är en intern kontroll. Uppdatera avtal Budgetansvarig uppdaterar alternativt väljer att avsluta avtalet efter genomförd kontroll. Slutadministrera avtal Budgetansvarig avslutar avtalet som därmed arkiveras. Roller som ingår Inköpare Budgetansvarig Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett arkiverat avtal

21 21 (85) Mottag och kontrollera leverans Ver 0.1, Leverans av Klarställd beställning av Beställning Fraktsedel Följesedel Godsmottagare Reklamera gods Gods som skall reklameras Godsmottagare Godsmottagare Avnämare Avnämare Mottag/kvittera Mottagen leverans av Överlämna till avnämare Mottagen Kontrollera avseende kvantitet och kvalitet Godkänd leverans av Skicka fraktsedel och följesedel till leveranskontrollant Kvittens Beställning Kvittens eller restnotering Ej godkänd leverans av Avstämd

22 22 (85) Syfte Syftet med processen är att motta en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen. Start Processen kan initieras på följande sätt: En klarställd beställning av och En leverans av inkommer Arbetssteg Mottag/kvittera Godsmottagare mottar och kvitterar en. Godsmottagaren kontrollerar yttre emballage och reklamerar godset om så behövs (se process Reklamera gods nedan). Reklamera gods Godsmottagare reklamerar godset. Processen är ej detaljerad. Överlämna till avnämare Godsmottagare överlämnar en till avnämaren. Kontrollera avseende kvantitet och kvalitet Avnämaren kontrollerar mottagen med avseende på kvalitet och kvantitet samt kvitterar följesedeln alternativt anger en restnotering. Skicka fraktsedel och följesedel till leveranskontrollant Avnämaren skickar fraktsedel och följesedel till leveranskontrollanten. Roller som ingår Avnämare Godsmottagare Resultat Processen har två alternativa resultat: En avstämd eller En ej godkänd leverans av

23 23 (85) Leveranskontrollera faktura Ver 0.1, Avstämd Beställning Fraktsedel Följesedel Posthanterare Posthanterare Leveranskontrollant Ta emot och ankomststämpla faktura Inkommen faktura för Lämna faktura till leveranskontrollant Mottagen faktura för Beställning Kontrollera och kontera faktura Fraktsedel Följesedel ej godkänd Leveranskontrollerad Leveranskontrollant Avvikelsehantering av ej godkänd faktura

24 24 (85) Syfte Syftet med processen är att kontrollera att fakturan stämmer med den levererade ordern. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avstämd Arbetssteg Ta emot och ankomststämpla faktura Posthanteraren tar emot fakturan och ankomststämplar den. Lämna faktura till leveranskontrollant Posthanteraren lämnar fakturan till leveranskontrollanten. Kontrollera och kontera faktura Leveranskontrollanten kontrollerar fakturan mot signerad fraktsedel, följesedel och beställning. Fakturan konteras och signeras och skickas till budgetansvarig för attest. Felaktig faktura hanteras separat i processen Avvikelsehantering av ej godkänd faktura (detaljeras ej). Roller som ingår Leveranskontrollant Posthanterare Resultat Processens resultat är: En leveranskontrollerad

25 25 (85) Attestera faktura Ver 0.1, Budgetansvarig Budgetansvarig Leveranskontrollerad Kontrollera samtliga underlag och kontering Faktura för klar för attest Attestera faktura Beställning Fraktsedel Följesedel Attest Beställning Faktura Fraktsedel Följesedel Attesterad klar för betalning

26 26 (85) Syfte Syftet med processen är att godkänna att en faktura betalas, det vill säga att leveransen uppfyller de villkor som överenskommits. Start Processen kan initieras på följande sätt: En leveranskontrollerad Arbetssteg Kontrollera samtliga underlag och kontering Budgetansvarig kontrollerar fakturan mot signerad fraktsedel, följesedel och beställning samt kontrollerar kontering. Attestera faktura Budgetansvarig attesterar fakturan. Roller som ingår Budgetansvarig Resultat Processens resultat är: En attesterad klar för betalning

27 27 (85) Inköpsprocessen: Målbild Ver 0.6, Behov av Administratör Avnämare Verksamhetsansvarig Genomför behovsanalys och kontrollera om avtal finns Beställare Budgetansvarig Genomför behovsanalys för abonnemang och kontrollera om avtal finns Beställare Avvisad behovsframställan för Budgetansvarig Avvisad beställning Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Lagd behovsframställan för Bered beställning Besluta om beställning Skickat förslag för beslut Skickad inköpsorder (AT 6.1.3) Erhåll elektroniska meddelanden Bekräftad inköpsorder (AT 6.1.5) Identif ierat avtal för Skapad inköpsorder Beställare Effektuera beställning Beställd Beställare Budgetansvarig Inköpsansvarig Budgetansvarig Upphandlare Kategoriansvarig Upphandlare Systemförvaltare Upphandla Förvalta avtal Ej identifierat avtal för (högt värde) Ingånget avtal Identifierat avtal för Beställare Budgetansvarig Avropa abonnemang Leveransavisering (AT 9.2.2) Attesterat/ godkänt abonnemang på Systemförvaltare Inköpsstöd Ta emot leveransavisering och kontrollera att abonnemang finns Kontrollerad leveransavisering för Faktura för (AT 9.2.1) Systemförvaltare Inköpsstöd Sammanställ och matcha faktura mot leveransavisering och abonnemang Behov av att fakturera Godsmottagare Systemförvaltare Varumottagare Inköpsstöd Ej matchad Mottag och kontrollera leverans Faktura f ör (AT 6.1.6) Mottag faktura och matcha mot avrop Matchad klar för betalning Ej godkänd leverans av Godkänd Betalningsinstitut leverans av Budgetansvarig Fakturaväxel Granskare Integration Fakturaväxel/IT Handläggare Leverantörsfunktion Handläggare Utbetalningsfunktion Leverantör Hantera faktura Korrekt betald Kommunicerat avtal för Arkiverat avtal

28 28 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra ett inköp eller om avtal saknas en upphandling som motsvarar en avnämares behov av. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avnämare har ett behov av en Arbetssteg Genomför behovsanalys och kontrollera om avtal finns Syftet med processen är att bedöma och ett behov av en är rimligt och att stämma av om avtal finns samt att därefter lägga en behovsframställan. Bered beställning Syftet med processen är att göra en rimlighetsbedömning av det beskrivna behovet och klarställa beställningen inför kommande beslut. Upphandla Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av upphandlare inom Arbetsförmedlingen och i enhetlighet med Lagen om offentlig upphandling (LoU). Förvalta avtal Syftet med processen är att förvalta de upphandlade avtalen. Med förvaltning avses även kvalitetsuppföljning och uppföljning av avtalet. Besluta om beställning Syftet med processen är att budgetansvarig skall godkänna att beställning kan göras. Budgetansvarig har därigenom ingått en ekonomisk förpliktelse å Arbetsförmedlingens vägnar. Erhåll elektroniska meddelanden Syftet med processen är att motta ordererkännande och orderbekräftelse elektroniskt från leverantören. Detta sker automatiskt i Inköpsstödet. Effektuera beställning Syftet med processen är att genomföra en av budgetansvarig godkänd beställning samt kontrollera att leverantören kan leverera den lagda ordern.

29 29 (85) Mottag och kontrollera leverans Syftet med processen är att motta en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna en mot inköpsordern. Mottag faktura och matcha mot avrop Syftet med processen är att motta ett fakturameddelande, komplettera meddelandet med uppgifter och matcha den kompletta fakturan mot avropet och därmed göra den klar för betalning. Genomför behovsanalys för abonnemang och kontrollera om avtal finns Syftet med processen är att utifrån ett behov av ett abonnemang, specificera behoven, kontrollera om tillräckliga resurser finns samt värdera vilken leverantör som skall väljas. Avropa abonnemang Syftet med processen är att mot avtal avropa ett abonnemang av en hos en leverantör och få avropet bekräftat av leverantören och attesterat av budgetansvarig. Ta emot leveransavisering och kontrollera att abonnemang finns Syftet med processen är att ta emot en leveransavisering från en leverantör och att kontrollera att abonnemang finns för leveransaviseringen. Sammanställ och matcha faktura mot leveransavisering och abonnemang Syftet med processen är att motta ett fakturameddelande, komplettera meddelandet med uppgifter och matcha den kompletta fakturan mot leveransavisering och abonnemang och därmed göra fakturan klar för betalning. Hantera faktura Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. Fakturor kan inkomma som pappersfakturor eller i elektroniskt format, men skall alla konverteras till Svefakturaformat. Roller som ingår Administratör Inköpsansvarig Avnämare Integration Fakturaväxel/IT Beställare Kategoriansvarig Betalningsinstitut Leverantör Budgetansvarig Systemförvaltare Fakturaväxel Systemförvaltare Inköpsstöd Godsmottagare Upphandlare Granskare Varumottagare

30 30 (85) Handläggare Leverantörsfunktion Verksamhetsansvarig Handläggare Utbetalningsfunktion Resultat Processens resultat är: En korrekt betald En godkänd leverans av En ej godkänd leverans av Ett arkiverat avtal Ett kommunicerat avtal för

31 31 (85) Genomför behovsanalys och kontrollera om avtal finns Ver 0.1, Avnämare Verksamhetsansvarig Administratör Verksamhetsansvarig Behov av Beskriv behov Beskrivet behov av Gör rimlighetsbedömning Godkänt behov av Skapa behovsframställan Behovsframställan för Kontrollera och skicka behovsframställan Policys, riktlinjer Produkt Behovsframställan Lagd behovsframställan Inköpsstöd VIS Avvisad behovsframställan för Lagd behovsframställan för

32 32 (85) Syfte Syftet med processen är att bedöma och ett behov av en är rimligt och att stämma av om avtal finns samt att därefter lägga en behovsframställan. Start Processen kan initieras på följande sätt: En avnämare har ett behov av en Arbetssteg Beskriv behov Avnämaren har ett behov av en och kommunicerar behovet till verksamhetsansvarig som skall godkänna det. Behovet kan kommuniceras muntligt eller skriftligt. Gör rimlighetsbedömning Verksamhetsansvarig gör en rimlighetsbedömning för att avgöra om avnämarens behov är rimligt och befogat. Verksamhetsansvarig skall alltid godkänna behovet. Skapa behovsframställan Administratören kontrollerar om en finns i Inköpsstödet. Om administratören hittar en väljer han/hon denna och skapar en behovsframställan. Om administratören inte hittar en sammanställer han/hon behov och krav i fritext. Administratören skickar behovsframställan till verksamhetsansvarig för godkännande. Kontrollera och skicka behovsframställan Verksamhetsansvarig kontrollerar den framtagna behovsframställan och signerar den. Behovsframställan blir då tillgängliggjord för beställaren i Inköpsstödet. Roller som ingår Administratör Avnämare Verksamhetsansvarig Resultat Processens resultat är: Verksamhetsansvarig har lagt en behovsframställan för

33 33 (85) Bered beställning Ver 0.1, Identifierat avtal för Avvisad beställning Bedömt avropsbehov Beställare Beställare Beställare Beställare Lagd behovsframställan Gör rimlighetsbedömning Bedömt behov utan identifierat avtal Värdera, leverantör och villkor Rekommenderad lösning Ta fram/komplettera beställningsunderlag Förslag till beslut Säkerställ kontering och skicka för beslut Behovsframställan Policys, riktlinjer Behovsframställan Beställningsunderlag Behovsframställan Kontering Inköpsstöd VIS Avvisad behovsframställan för Ej identifierat avtal för (högt värde) Skickat förslag för beslut

34 34 (85) Syfte Syftet med processen är att göra en rimlighetsbedömning av det beskrivna behovet och klarställa beställningen inför kommande beslut. Start Processen kan initieras på följande sätt: En verksamhetsansvarig har lagt en behovsframställan för eller En beställning har avvisats av budgetansvarig eller Det finns ett identifierat avtal för (resultat av upphandling) Arbetssteg Gör rimlighetsbedömning Beställaren mottar lagd behovsframställan och kontrollerar om den följer fastställda riktlinjer och policys. Om det i behovsframställan finns en angiven som skall avropas startar processteg Säkerställ kontering och skicka för beslut. Om det ej framgår en i behovsframställan, utan behovet är beskrivet i fritext bedömer beställaren behovet och därefter startar processteg Värdera, leverantör och villkor. Om behovet ej anses vara rimligt avvisas behovsframställan. Värdera, leverantör och villkor Om ett avtal inte har identifierats kan beställaren vända sig till leverantörer med en kravspecifikation och få tillbaka information om er och villkor. Utifrån informationen om er och villkor från leverantörerna jämför beställaren er, leverantörer och villkor och väljer en och en leverantör. Om behovet är oklart sker en kommunikation med avnämaren för att definiera behovet. Beställaren kan i sin analys även komma fram till att en upphandling skall göras, vilket startar processen Upphandla. Ta fram/komplettera beställningsunderlag Beställaren skapar ett beställningsunderlag i Inköpsstödet. I beställningsunderlaget skall det framgå på vilket sätt beställningen (enkel/fristående order) skall nå leverantören. Säkerställ kontering och skicka för beslut Beställaren säkerställer konteringen och skickar ett förslag till beslut till budgetansvarig. Roller som ingår Beställare Resultat Processen har tre alternativa resultat:

35 35 (85) Beställaren har skickat ett förslag för beslut eller Beställaren har ej identifierat ett avtal om och beloppsnivån är hög eller Beställaren har avvisat behovsframställan

36 36 (85) Upphandla Ver 0.2, Ej identifierat avtal för (högt värde) Upphandlare Budgetansvarig Upphandlare Upphandlare Samordna behov och återkoppla till verksamheten Samordnat upphandlingsbehov Beställ upphandling Undertecknad beställning för upphandling Bekräfta beställning och planera upphandling Bekräftad beställning och upphandlingsplan Skapa förfrågningsunderlag Jurist Överprövning Meddelande från Länsrätten Budgetansvarig Budgetansvarig Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Öppnat anbud Utvärdera anbud och förhandla Ragordnat anbud Meddela om tilldelningsbeslut Öppna anbud Underteckna avtal Antaget anbud Godkänt förfrågningsunderlag Domslut Ingånget avtal Upphandlare Annonsera och publicera upphandling och gör eventuella förtydligande Upphandlare Informera om avtal Identifierat avtal för Inkommet anbud Kommunicerat avtal för

37 37 (85) Syfte Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av upphandlare inom Arbetsförmedlingen och i enhetlighet med Lagen om offentlig upphandling (LoU). Start Processen kan initieras på följande sätt: Beställaren har ej identifierat ett avtal om och beloppsnivån är hög Arbetssteg Samordna behov och återkoppla till verksamheten Syftet med processen är att ta emot ett upphandlingsbehov från en beställare och samordna detta behov genom att erbjuda andra beställare att delta i upphandlingen. Beställ upphandling Budgetansvarig beställer en upphandling. Bekräfta beställning och planera upphandling Upphandlaren bekräftar beställd upphandlig och planerar denna. Skapa förfrågningsunderlag Upphandlaren använder sig av kravspecifikationen och marknads- och branschinformation för att skapa ett förfrågningsunderlag. Annonsera och publicera upphandling och gör eventuella förtydligande Upphandlaren annonserar och publicerar upphandlingen i nationell/internationell databas. Eventuellt görs ett förtydligande av upphandlingen. Öppna anbud Upphandlaren öppnar inkomna anbud, vid anbudsöppningen närvarar minst två personer inklusive upphandlaren. Utvärdera anbud och förhandla Upphandlaren utvärderar inkomna anbud och förhandlar med leverantörer för att kunna rangordna anbuden och därmed välja en leverantör. Meddela om tilldelningsbeslut Syftet med processen är att ta fram ett underlag för tilldelningsbeslut, få detta undertecknat av budgetansvarig och därefter skicka beslutet till de leverantörer som har inkommit med anbud. Underteckna avtal Syftet med processen är att ta fram ett underlag till avtal, få detta undertecknat av leverantör och budgetansvarig och därmed ingå avtal.

38 38 (85) Informera om avtal Syftet med processen är att efterannonsera resultatet av upphandlingen samt att informera internt om det ingångna avtalet. Roller som ingår Budgetansvarig Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett kommunicerat avtal för

39 39 (85) Samordna behov och återkoppla till verksamheten Ver 0.1, Ej identifierat avtal för (högt värde) Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Ta emot signal om behov från beställare Definierat behov Kontrollera befintliga avtal, pågående upphandlingar och tidigare direktupphandlingar under året Definierat upphandlingsbehov Erbjud andra beställare att delta i upphandling Specificerat upphandlingsbehov Sammanställ upphandlingsbehovet och återkoppla Signal om behov inkl. kravspec Pågående upphandlingar Avtal Tidigare direktupphandlingar Erbjudande Sammanställt upphandlingsbehov Beställare Inköps stöd Internet och andra media Upphandlingsstöd Identif ierat avtal för Samordnat upphandlingsbehov

40 40 (85) Syfte Syftet med processen är att ta emot ett upphandlingsbehov från en beställare och samordna detta behov genom att erbjuda andra beställare att delta i upphandlingen. Start Processen kan initieras på följande sätt: Beställaren har ej identifierat ett avtal om och beloppsnivån är hög Arbetssteg Ta emot signal om behov från beställare Upphandlaren tar emot en signal om ett upphandlingsbehov från en beställare via Inköpsstödet. Kommentar: Samordning av beställningar/upphandlingar bör primärt ske inom planeringsprocessen och under behovsanalysen, alltså inom beställarnätverk. Kontroll mot befintliga avtal samt volym- och leveranssamordning görs naturligt inom upphandlingen, speciellt när det gäller standardtjänster och bulker. Erfarenheten har visat att behovssamordning och samordning av beställningar av mera specifika er (t.ex. a-utbildningar) förutsätter kunskaper om och närvaro i planeringsprocessen. I annat fall kan samordning ta mycket lång tid och kräva mera upphandlingsresurser än skilda upphandlingar. Kontrollera befintliga avtal, pågående upphandlingar och tidigare direktupphandlingar under året Upphandlaren kontrollerar om det finns befintliga avtal som beställaren kan avropa från, om det finns pågående upphandlingar som uppfyller upphandlingsbehovet samt om det finns tidigare direktupphandlingar under året. Erbjud andra beställare att delta i upphandling För att kunna samordna upphandlingsbehovet erbjuder upphandlaren andra beställare att delta i upphandlingen. Sammanställ upphandlingsbehovet och återkoppla Upphandlaren sammanställer upphandlingsbehovet och återkopplar till berörda beställare. Roller som ingår Upphandlare Resultat Processen har två alternativa resultat: Ett identifierat avtal Ett samordnat upphandlingsbehov

41 41 (85) Meddela om tilldelningsbeslut Ver 0.1, Upphandlare Upphandlare Budgetansvarig Upphandlare Ragordnat anbud Ta fram underlag för tilldelningsbeslut Framtaget underlag för tilldelningsbeslut Skicka underlag för tilldelningsbeslut till budgetansvarig Skickat underlag för tilldeningsbeslut Underteckna tilldelningsbeslut Undertecknat tilldelningsbeslut Skicka tilldelningsbeslut Vald leverantör i rangordningslista Underlag för tilldelningsbeslut Underlag för tilldelningsbeslut Underteckat tilldelningsbeslut Rangordningslista Tilldelningbeslut Anbudgivare Diarium Upphandlingsstöd Antaget anbud

42 42 (85) Syfte Syftet med processen är att ta fram ett underlag för tilldelningsbeslut, få detta undertecknat av budgetansvarig och därefter skicka beslutet till de leverantörer som har inkommit med anbud. Start Processen kan initieras på följande sätt: Inkomna anbud har efter utvärdering och förhandling rangordnats Arbetssteg Ta fram underlag för tilldelningsbeslut Upphandlaren tar fram den valda leverantören i rangordningslistan och framställer ett underlag för tilldelningsbeslut. Skicka underlag för tilldelningsbeslut till budgetansvarig Upphandlaren skickar underlaget för tilldelningsbeslut till budgetansvarig för beslut. Underteckna tilldelningsbeslut Budgetansvarig undertecknar tilldelningsbeslutet. Skicka tilldelningsbeslut Upphandlaren skickar tilldelningsbeslutet till de leverantörer som har inkommit med anbud. Tilldelningsbeslutet redogör för motiven till att en viss leverantör har valts. Roller som ingår Budgetansvarig Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett antaget anbud

43 43 (85) Underteckna avtal Ver 0.2, Upphandlare Upphandlare Budgetansvarig Antaget anbud Ta fram underlag till avtal Avtalsunderlag Skicka underlag till avtal Distribuerat avtalsunderlag Underteckna avtal (leverantör och budgetansvarig) Förfrågningsunderlag Underlag till avtal Anbud Avtal Undertecknat Status avtal Diarium Internet och andra media Leverantör av posttjänster Upphandlingsstöd Ingånget avtal

44 44 (85) Syfte Syftet med processen är att ta fram ett underlag till avtal, få detta undertecknat av leverantör och budgetansvarig och därmed ingå avtal. Start Processen kan initieras på följande sätt: Ett antaget anbud Arbetssteg Ta fram underlag till avtal Upphandlaren använder sig av bland annat förfrågningsunderlaget och anbudet och tar fram ett underlag till avtal. Skicka underlag till avtal Upphandlaren skickar två avtalsexemplar till leverantören eller budgetansvarig (till exempel med tilldelningsbeslutet eller efter Alcatel-tiden). Mottagaren undertecknar avtalen och vidarebefordrar dem till den andra parten, som undertecknar avtalen och sedan returnerar en av kopiorna. Budgetansvarig kan även kalla leverantören till sig och båda parter undertecknar avtalet på plats. Då kan även första uppstartsmötet med leverantören hållas. Det är ofta viktigt för beställaren att få ett snabbt avtalsslut för att få tillgång till en. Snabbt avtalstecknande är även viktigt på grund av att så länge avtalet inte är undertecknat kan upphandlingen överprövas i länsrätten. Underteckna avtal (leverantör och budgetansvarig) Budgetansvarig och leverantör ingår avtal (se ovan). Roller som ingår Upphandlare Budgetansvarig Resultat Processens resultat är: Budgetansvarig och leverantör har ingått avtal

45 45 (85) Informera om avtal Ver 0.1, Upphandlare Efterannonsera avtal Ingånget avtal Undertecknat avtal Status Efterannonsering Diarium Inköpsstöd Internet och andra media Upphandlingsstöd Ef terannonserat avtal Upphandlare Informera internt om nytt avtal Avtal Kommunicerat avtal för

46 46 (85) Syfte Syftet med processen är att efterannonsera resultatet av upphandlingen samt att informera internt om det ingångna avtalet. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig och leverantör har ingått avtal Arbetssteg Efterannonsera avtal Upphandlaren annonserar resultatet av upphandlingen i bland annat TED (Tenders Electronic Daily, Europeiska unionens officiella tidning). Informera internt om avtal Upphandlaren informerar internt om avtalet via Inköpsstödet. Detta innebär inte att avtalet är tillgängliggjort för att avropa från ännu, utan det är endast information. Roller som ingår Upphandlare Resultat Processens resultat är: Ett kommunicerat avtal för

47 47 (85) Ej detaljerade processer i Upphandla Ver 0.1, Kommentar: Nedanstående processer är de processteg i Upphandla som ej har detaljerats. Nedan framgår dock informationsobjekt och informationsresurser. Budgetansvarig Beställ upphandling Samordnat upphandlingsbehov Beställd upphandling Anbud Diarium Godkänd kravspecif ikation Inköpsstöd Internet och andra media Nationell/internationell databas Upphandlingsstöd Undertecknad beställning för upphandling Beställd upphandling Upphandlare Bekräfta beställning och planera upphandling Bekräftelse Bekräftad beställning och upphandlingsplan Kravspecifikation Upphandlare Upphandlare Upphandlare Upphandlare Skapa förfrågningsunderlag Godkänt förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag Annonsera och publicera upphandling och gör eventuella förtydligande Inkommet anbud Öppna anbud Öppnat anbud Utvärdera anbud och förhandla Ragordnat anbud Kravspecifikation Planering Diarienummer Förfrågningsunderlag Marknads- och branschinformation Annonsering/ publicering Status Inkomna anbud Öppna protokoll Förfrågningsunderlag Anbud Sammanställning

48 48 (85) Förvalta avtal Ver 0.1, Ingånget avtal Beställare Kategoriansvarig Upphandlare Genomför uppstartsmöte med leverantör Fastställda rutiner för ingånget avtal Inköpsansvarig Kategoriansvarig Systemförvaltare Tillgängliggör avtal för avrop Identifierat avtal för Budgetansvarig Genomför leveranskontroll Genomför kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning Leveranskontrollerat avtal Budgetansvarig Kvalitetsuppföljt avtal Budgetansvarig Kontrollera avtalsutnyttjande Köptrohetskontrollerat avtal Budgetansvarig Uppdaterat avtal Budgetansvarig Uppdatera avtal Slutadministrera avtal Avslutat avtal Avtal Prislista Protokoll Avtal Reklamationer Enkäter Resultat Avtalsutnyttjande Avtal Ev. förlängning Avslutat avtal Uppdaterat avtal Diarium Inköpsstöd Internet och andra media Upphandlingsstöd Arkiverat avtal

49 49 (85) Syfte Syftet med processen är att förvalta de upphandlade avtalen. Med förvaltning avses även kvalitetsuppföljning och uppföljning av avtalet. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig och leverantör har ingått avtal Arbetssteg Genomför uppstartsmöte med leverantör Beställare/Kategoriansvarig/Upphandlare genomför ett uppstartsmöte med leverantören. Tillgängliggör avtal för avrop Inköpsansvarig/Kategoriansvarig/Systemförvaltare tillgängliggör avtalet för avrop (prislistan). Det är nu möjligt för beställare att avropa från avtalet. Genomför leveranskontroll Budgetansvarig genomför en leveranskontroll, vilket innebär att kontrollera huruvida leverantören efterlever avtalet kvalitets och kvantitetsmässigt. Genomför kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning Budgetansvarig genomför en kvalitetsuppföljning av arbetsmarknadsutbildning, vilket innebär att kontrollera att de uppföljer de överenskomna villkoren i avtalet, att utvärdera leverantören efter deltagarnas omdömen mm Kontrollera avtalsutnyttjande Budgetansvarig följer upp avtalsutnyttjandet, d.v.s. hur mycket som har avropats, till vilket pris, under vilken period mm. Processen är en intern kontroll. Uppdatera avtal Budgetansvarig uppdaterar alternativt väljer att avsluta avtalet efter genomförd utvärdering. Slutadministrera avtal Budgetansvarig avslutar avtalet som därmed arkiveras. Roller som ingår Beställare Budgetansvarig Inköpsansvarig Kategoriansvarig Upphandlare

50 50 (85) Systemförvaltare Resultat Processens resultat är: Ett arkiverat avtal

51 51 (85) Besluta om beställning Ver 0.1, Budgetansvarig Budgetansvarig Skickat förslag för beslut Mottag förslag och kontrollera Godkänd beställning Attestera beställning Behovsframställan Avvisad behovsframställan eller godkänd beställning Attest Inköpsstöd Avvisad beställning Skickad inköpsorder (AT 6.1.3) Skapad inköpsorder

52 52 (85) Syfte Syftet med processen är att budgetansvarig skall godkänna att beställning kan göras. Budgetansvarig har därigenom ingått en ekonomisk förpliktelse å Arbetsförmedlingens vägnar. Start Processen kan initieras på följande sätt: En beställare har skickat ett förslag för beslut Arbetssteg Mottag förslag och kontrollera Budgetansvarig mottar förslaget och kontrollerar om det till exempel finns utrymme i budgeten för att uppfylla behovet. Budgetansvarig fattar beslut om beställning och avvisar alternativt godkänner beställning i Inköpsstödet. Attestera beställning Budgetansvarig attesterar beställningen. Gäller det ett avrop skapas därmed en/flera orders som skickas till en/flera leverantörer. Gäller det en enkel/fristående order skapas en/flera inköpsorders som en beställare sedan kan skicka till en/flera leverantörer. Roller som ingår Budgetansvarig Resultat Processen har tre alternativa resultat: Budgetansvarig har skickat en inköpsorder (AT 6.1.3) eller Budgetansvarig har skapat en inköpsorder (enkel/fristående order) eller Budgetansvarig har avvisat beställningen

53 53 (85) Erhåll elektroniska meddelanden Ver 0.1, Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Behov av Skickad inköpsorder (AT 6.1.3) Ta emot avropserkännande Avropserkännande för (AT 6.1.4) Ta emot avropsbekräftelse Bekräftad inköpsorder (AT 6.1.5) Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropsbekräftelse (AT 6.1.5) Avrop (AT 6.1.3) Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropsbekräftelse (AT 6.1.5) Avropsbekräftelse (AT 6.1.5) Inköpsstöd Leverantör

54 54 (85) Syfte Syftet med processen är att motta ordererkännande och orderbekräftelse elektroniskt från leverantören. Detta sker automatiskt i Inköpsstödet. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig har skickat en inköpsorder (AT 6.1.3) Arbetssteg Ta emot avropserkännande Leverantören skickar ett avropserkännande (AT 6.1.4) som bekräftar mottaget avrop. Avropserkännandet registreras i Inköpsstödet, vilket innebär att beställaren kan se att leverantören mottagit avropet. Ta emot avropsbekräftelse Leverantören skickar en avropsbekräftelse (AT 6.1.5) som bekräftar lagd order. Avropsbekräftelsen registreras i Inköpsstödet och kontrolleras mot avropet. Roller som ingår Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Resultat Processens resultat är: eller En bekräftad inköpsorder (AT 6.1.5) Avropsbekräftelsen anger att en inte kan levereras eller delvis inte kan levereras, vilket innebär att beställaren har ett behov av (startar processen Genomför behovsanalys och kontrollera mot avtal)

55 55 (85) Ta emot avropserkännande Ver 0.3, Felaktigt avropserkännande för Systemförvaltare Inköpsstöd Skickad inköpsorder (AT 6.1.3) Ta emot och läs in avropserkännande Inläst avropserkännande för Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropserkännade (AT 6.1.4) Inköpsstöd Leverantör Systemförvaltare Inköpsstöd Avvikelsehantering: Hantera felaktigt avropserkännande Beställare Kontrollera att leverantören har mottagit avrop Avropserkännade (AT 6.1.4) Avropserkännande för (AT 6.1.4)

56 56 (85) Syfte Syftet med processen är att ta emot ett avropserkännande från en leverantör. Start Processen kan initieras på följande sätt: Budgetansvarig har skickat en inköpsorder (AT 6.1.3) Arbetssteg Ta emot och läs in avropserkännande Leverantören skickar ett avropserkännande (AT 6.1.4) som bekräftar mottaget avrop. Avropserkännandet registreras i Inköpsstödet. Felaktigheter i avropserkännandet hanteras separat i processen Avvikelsehantering: Hantera felaktigt avropserkännande (ej detaljerad). Kontrollera att leverantören har mottagit avrop När avropet har registrerats i Inköpsstödet kan beställaren se att leverantören har mottagit avropet. Roller som ingår Beställare Systemförvaltare Inköpsstöd Resultat Processens resultat är: Ett avropserkännande för (AT 6.1.4)

Rollanalys INKA- och EL-projektet

Rollanalys INKA- och EL-projektet 1 (8) IT-avdelningen 2008-02-15 Rollanalys INKA- och EL-projektet Nuläge Administratör Avnämare Beställare Betalningsinstitut Budgetansvarig Godsmottagare Handläggare leverantörsfunktionen person som hjälper

Läs mer

Rapport E-inköpsuppdraget - Processkartläggning inköpsprocessen

Rapport E-inköpsuppdraget - Processkartläggning inköpsprocessen Rapport E-inköpsuppdraget - Processkartläggning inköpsprocessen Nu-läge och NY-läge hos myndigheterna ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade

Läs mer

Upphandlingsprocessen Riktlinjer och stöd för våra leverantörer inför upphandlingen

Upphandlingsprocessen Riktlinjer och stöd för våra leverantörer inför upphandlingen Upphandlingsprocessen Riktlinjer och stöd för våra leverantörer inför upphandlingen Upphandlingsprocessen ut ett leverantörsperspektiv Analys, planering & förfrågan När en upphandling startar görs flera

Läs mer

Rapport. Regeringsuppdrag. Införandet av elektroniska inköp i staten. Delrapport ESV 2008:14

Rapport. Regeringsuppdrag. Införandet av elektroniska inköp i staten. Delrapport ESV 2008:14 Regeringsuppdrag Rapport Införandet av elektroniska inköp i staten Delrapport ESV 2008:14 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade

Läs mer

Sortera post - Centralt

Sortera post - Centralt Extern Centralt Vaktmästeri Förvaltning Sortera post - Centralt Skicka fakturor via internpost (Lev. Skickat fel) Osorterad post Tömma postboxen (samtliga lev.fakt hänvisas till boxen) Utsorterad post

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Inledning: Kommunen är totalt sett en mycket stor köpare av varor och tjänster. Denna upphandlingspolicy syftar till att kommunens medel används effektivt

Läs mer

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till: Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Högst 505 800 kronor, dvs. högst 28 procent

Läs mer

1 Avropsförfrågan, BI-system

1 Avropsförfrågan, BI-system 1/6 1 Avropsförfrågan, BI-system Specifika uppgifter för aktuell förfrågan Nr. 1 Beskrivning med uppgifter specifika för denna avropsförfrågan Avropets utskicksdatum 2 Myndighetens diarienummer för avropet

Läs mer

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte

Läs mer

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING FÖRFATTNINGSSAMLING Nr KS 14 b 1 (5) VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING Fastställd av kommunstyrelsen 2013-05-07, 101 Sammanfattning Vägledande råd och bestämmelser är ett komplement till

Läs mer

Upphandlingsenheten Kommunalförbundet Region Siljan. www.regionsiljan.se

Upphandlingsenheten Kommunalförbundet Region Siljan. www.regionsiljan.se Hur fungerar offentlig upphandling? Upphandlingsenheten Kommunalförbundet Region Siljan www.regionsiljan.se Vilka är vi Jussi, upphandlingschef, jussi.halonen@regionsiljan.se, 0250-55 35 40 Cecilia Dahl-Bogg,

Läs mer

Inköps- och upphandlingspolicy

Inköps- och upphandlingspolicy STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN Inköps- och upphandlingspolicy Antaget av Kommunfullmäktige 2008-10-30, 111 Sidan 1 av 3 Inköps- och upphandlingspolicy för kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad

Läs mer

Statens införande av e-faktura NEA forum 2008-03-07

Statens införande av e-faktura NEA forum 2008-03-07 Statens införande av e-faktura NEA forum 2008-03-07 Peter Norén Funktionsansvarig e-handel 08-690 4596 peter.noren@esv.se Bakgrund och mål med arbetet 2008-03-07 Sid 2 Mål med statens införande av e-faktura

Läs mer

Läkemedelsförsörjning - Instruktion för läkemedelsbeställning i Inköpssystemet

Läkemedelsförsörjning - Instruktion för läkemedelsbeställning i Inköpssystemet Beskrivning Diarienr: Ej tillämpligt 1(21) Dokument ID: 08-83415 Fastställandedatum: 2014-12-22 Giltigt t.o.m.: 2015-12-22 Upprättare: Jessica A Eriksson Fastställare: Jessica Eriksson Läkemedelsförsörjning

Läs mer

Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen

Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen Förslag till beslut: Styrelsen godkänner förslag till delegationsordning. Styrelsen godkänner attestordning

Läs mer

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn -1 - Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning och syfte s. 2 2. Upphandlingsprocessen s. 2-5 2.1 Tröskelvärden 2.2 Upphandlingar över tröskelvärdet 2.3 Upphandlingar

Läs mer

UPPHANDLING AV SKYLTNING AV OCH I ANSLUTNING TILL POLISIÄRA LOKALER (6 bilagor)

UPPHANDLING AV SKYLTNING AV OCH I ANSLUTNING TILL POLISIÄRA LOKALER (6 bilagor) Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Handläggare Datum Philip Rasch 2014-06-12 E-post philip.rasch@polisen.se Saknr och diarienummer 939-A138.031/2014 UPPHANDLING AV SKYLTNING AV OCH

Läs mer

Gråa hår av offentlig upphandling?

Gråa hår av offentlig upphandling? Gråa hår av offentlig upphandling? Filipstad den 1 oktober 2015 Birgitta Laurent 1 Offentlig upphandling Regler för offentliga inköp finns sedan lång tid tillbaka. Genom EUmedlemskapet är vi bundna av

Läs mer

Nya regler för inköp och direktupphandling

Nya regler för inköp och direktupphandling STRÖMSTADS KOMMUN Kallelse/ärendelista Sida 6 (17) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2015-03-26 Kf Ks 39 Au 32 Ks/2015-0016 Nya regler för inköp och direktupphandling Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktiges

Läs mer

Mellan AP&T-koncernens bolag, nedan kallad AP& T och [leverantör] nedan kallad leverantören, har följande leveransavtal träffats.

Mellan AP&T-koncernens bolag, nedan kallad AP& T och [leverantör] nedan kallad leverantören, har följande leveransavtal träffats. 2013-05-14 Leveransavtal nr Mellan AP&T-koncernens bolag, nedan kallad AP& T och [leverantör] nedan kallad leverantören, har följande leveransavtal träffats. Leverantören åtar sig att leverera på villkoren

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp för Sollentuna kommun

Tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp för Sollentuna kommun 1 Tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp för Sollentuna kommun Reviderad 2013-04-01 Reviderad 2014-01-09 Reviderad 2014-08-30 1 ALLMÄNT Dessa tillämpningsanvisningar för inköp och upphandling

Läs mer

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för inköp i Essunga kommun Dessa riktlinjer grundar sig på Upphandlingspolicy för Essunga kommun. Riktlinjerna gäller för alla kommunala förvaltningar.

Läs mer

Förfrågningsunderlag Föredragshållare till Seminarium för ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN

Förfrågningsunderlag Föredragshållare till Seminarium för ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN Förfrågningsunderlag Föredragshållare till Seminarium för ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN 1. UPPHANDLINGSFORMALIA 1.1 Upphandlande myndighet PÅ Limhamns Ekonomiska förening. 1.2 Upphandlingsform Förenklad

Läs mer

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005 Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005 1 E-handel och e-fakturering i kommuner och landsting Sveriges Kommuner och Landsting (Svenska Kommunförbundet och

Läs mer

Lekmaterial 2013. Avropsstöd. Vägledning Lekmaterial 2013 2013-05-13

Lekmaterial 2013. Avropsstöd. Vägledning Lekmaterial 2013 2013-05-13 Avropsstöd Vägledning Lekmaterial 2013 Innehåll 1. Inledning... 3 2. Omfattning... 3 2.1. Produktgrupp Leksaker... 3 2.2. Produktgrupp Hobbymaterial... 3 2.3. Produktgrupp Idrottsleksaker... 3 3. Avrop

Läs mer

Avropsförfrågan/anbudsformulär. Gismo med GeoPanelen till Tyresö kommun

Avropsförfrågan/anbudsformulär. Gismo med GeoPanelen till Tyresö kommun 1 (10) Avropsförfrågan/anbudsformulär Gismo med GeoPanelen till Tyresö kommun 2 (10) Innehåll 1 Anbudsförfrågan... 3 2 Anbudsformulär... 5 3 Leveransavtal... 7 4 Tillägg... 10 3 (10) 1 ANBUDSFÖRFRÅGAN

Läs mer

Lag (2007:1091) om offentlig upphandling

Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Upphandlingsfunktionen 2009-01-13 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Trädde ikraft 2008-01-01 Disposition: Kap 1-14 Över tröskelvärdena (varor och tjänster: > 200 000 Euro) Kap 15 Under tröskelvärdena

Läs mer

9. Utforma regler, rutiner och policies. 8. Planera, följa upp, styra Styr. Köpa produkter ( inköpsprocessen ) 2. Bestäm anskaffningsform

9. Utforma regler, rutiner och policies. 8. Planera, följa upp, styra Styr. Köpa produkter ( inköpsprocessen ) 2. Bestäm anskaffningsform 9. Utforma regler, rutiner och policies 8. Planera, följa upp, styra Styr Anskaffa genom internförsörjning eller på annat sätt Köpa produkter ( inköpsprocessen ) Upphandla Ej tillgodosett 1. Beskriva 2.

Läs mer

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: ATTESTREGLEMENTE med tillämpningsanvisningar Omfattning Detta reglemente gäller för Ystads kommuns samtliga transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts

Läs mer

Anställd ska avstå från att delta i inköp om misstanke om jävssituation finns.

Anställd ska avstå från att delta i inköp om misstanke om jävssituation finns. Sidan 1 av 10 Regler för inköp vid Mälardalens högskola Beslutad av förvaltningschef 2013-11-18 1. Inledning Alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom statlig verksamhet styrs av lag (2007:1091)om

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd 2013-10-17, dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar...

Läs mer

Lösningsförslag Leverantörsanslutning

Lösningsförslag Leverantörsanslutning INKA-projektet 2009-04-07 Utgåva 0.2 Lösningsförslag Leverantörsanslutning INKA projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling Utgåvehistorik för dokumentet Version Datum Större förändringar

Läs mer

Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel

Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel Innehåll Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel... 1 SYFTE... 2 BESKRIVNING... 2 Hitta

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.5.1 Upphandla varor, tjänster och ramavtal Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01

Läs mer

SE-Varberg: Mejeriprodukter 2010/S 214-328575 MEDDELANDE OM UPPHANDLING. Varor

SE-Varberg: Mejeriprodukter 2010/S 214-328575 MEDDELANDE OM UPPHANDLING. Varor 1/5 Detta meddelande på webbplatsen TED: http://ted.europa.eu/udl?uri=ted:notice:328575-2010:text:sv:html SE-Varberg: Mejeriprodukter 2010/S 214-328575 MEDDELANDE OM UPPHANDLING Varor AVSNITT I: UPPHANDLANDE

Läs mer

Upphandlingsprocessen

Upphandlingsprocessen ESLÖVSKOMMUN Vård och Omsorg 2014-05- 12 Rutinbeskrivning 165,o014, O(05-41 Dnr_. Rutiner för upphandling 1 Eslövs kommun Upphandlingsprocessen All upphandling i Eslövs kommun ska ske via elektronisk kommunikation

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Tibro kommun.

Riktlinjer för upphandling i Tibro kommun. Datum Sida 10-02-22 1(8) Riktlinjer för upphandling i Tibro kommun. Den kommunala upphandlingen regleras i lagen om offentlig upphandling (LOU). Kommunstyrelsen har 2007-10-09, beslutat att till ansvariga

Läs mer

Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen

Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen Sida 1 av 6 Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen Obligatorisk information till leverantörer som önskar ansluta sig till Lantmännens e-handelsplattform PaL rutiner & villkor I texten nedan kommer

Läs mer

Elektronisk handel och e- fakturering; Aktuellt inom SFTI Kerstin Wiss Holmdahl 2005-12-08

Elektronisk handel och e- fakturering; Aktuellt inom SFTI Kerstin Wiss Holmdahl 2005-12-08 Elektronisk handel och e- fakturering; Aktuellt inom SFTI Kerstin Wiss Holmdahl 2005-12-08 1 Bakgrund om e-handel och e-fakturering i kommuner och landsting? Hittills har kommuner och landsting infört

Läs mer

Revideras senast: Revideras av socialförvaltningens kvalitetsgrupp Dokumentansvarig förvaltning: Socialförvaltningen

Revideras senast: Revideras av socialförvaltningens kvalitetsgrupp Dokumentansvarig förvaltning: Socialförvaltningen Diarienummer: Samverkan Rutin Kundval i hemtjänsten Gäller från: 2012-11-01 Gäller för: Beställare och utförare utav hemtjänst Fastställd av: Socialförvaltningens ledningsgrupp Utarbetad av: Socialförvaltningens

Läs mer

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ALL UPPHANDLING

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ALL UPPHANDLING TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ALL UPPHANDLING 1. INKÖP / UPPHANDLING ÖVER TRÖSKELVÄRDENA Inköp över tröskelvärdena innebär att upphandlingen uppgår till ett belopp som enligt lagstiftningen tvingar den att

Läs mer

Riktlinjer för direktupphandling inom Vetlanda kommun

Riktlinjer för direktupphandling inom Vetlanda kommun 1 (5) Riktlinjer för inom Vetlanda kommun Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Kommunstyrelse (2014-11-05 181) Gäller för: Alla kommunens verksamheter Giltig fr.o.m.: 2014-11-05 Dokumentansvarig: Leif Henriksson,

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun FÖRFATTNINGSSAMLING Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Antagen av kommunstyrelsen 2014-03-31, 52 1 2014-01-27 Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Riktlinjer till samtliga kommunens

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicy

Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicy Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicy Ystads kommun är en upphandlande myndighet enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling och en upphandlande enhet enligt Lag (2007:1092) om upphandling

Läs mer

Upphandlingspolicy. MA Upphandlingsenheten. Upphandlingspolicy 1(10)

Upphandlingspolicy. MA Upphandlingsenheten. Upphandlingspolicy 1(10) Upphandlingspolicy MA Upphandlingsenheten Upphandlingspolicy 1(10) Innehållsförteckning Upphandlingspolicy... 3 Upphandlingsrutiner... 3 Inledning... 3 Grunderna för offentlig upphandling... 3 Omfattning...

Läs mer

Offentlig upphandling - affärer för miljoner -

Offentlig upphandling - affärer för miljoner - Offentlig upphandling - affärer för miljoner - Åsa Johansson Årlig omsättning Sverige ca 500 miljarder SEK Flen ca 330 miljoner SEK Syfte! Att konkurrensutsätta inköp så att skattemedel används på bästa

Läs mer

SFTI Standarder och versioner uppdaterad den 2015-06-30. 1 Svefaktura. Sveorder 1/7

SFTI Standarder och versioner uppdaterad den 2015-06-30. 1 Svefaktura. Sveorder 1/7 1/7 Datum Handläggare 2015-06-30 Eva Ringman ESV-dnr 45-43/2011 SFTI Standarder och versioner uppdaterad den 2015-06-30 Ramavtalsleverantörerna i de statliga ramavtalen för e-handelstjänst har ett ansvar

Läs mer

Att beställa varor och tjänster i kommunal regi 2012-05-09. Johan Almesjö Inköp Gävleborg. Mikael Hallqvist Gävle Kommun 2012-05-09

Att beställa varor och tjänster i kommunal regi 2012-05-09. Johan Almesjö Inköp Gävleborg. Mikael Hallqvist Gävle Kommun 2012-05-09 Att beställa varor och tjänster i kommunal regi 2012-05-09 Johan Almesjö Inköp Gävleborg Mikael Hallqvist Gävle Kommun 2012-05-09 1 Vision Mål Partnern för den bästa affären Ägare Förtroende Kunder Trogna

Läs mer

Utbildning för chefer inom SDF Våren 2012 Ramavtalet i fokus

Utbildning för chefer inom SDF Våren 2012 Ramavtalet i fokus Utbildning för chefer inom SDF Våren 2012 Ramavtalet i fokus Ing-Marie Trygg Upphandlingsbolaget Vad är ramavtal? LOU 2 kap 15; Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande

Läs mer

POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende

POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende Antagen av Kommunstyrelsen 2007-05-21, KS 117 Inledning För att verksamheten i kommunen skall fungera och servicenivån till

Läs mer

Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22

Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22 Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22 Upphandlingspolicy Vallentuna 2005.doc 1/6 Policy Vallentuna kommuns och kommunala

Läs mer

Riksbyggens generella krav på leverantör och partner

Riksbyggens generella krav på leverantör och partner Riksbyggens generella krav på leverantör och partner För att vi på Riksbyggen ska kunna underlätta och utveckla samarbetet med våra leverantörer och partners vill vi att Ni som är eller är intresserade

Läs mer

Utgåva Datum Utfärdare Status Kommentar 001 2008-07-01 Tomas Wennebo. Jämförelse mellan Avrop mot ramavtal (ESAP 6) från version 2.6 till version 2.7.

Utgåva Datum Utfärdare Status Kommentar 001 2008-07-01 Tomas Wennebo. Jämförelse mellan Avrop mot ramavtal (ESAP 6) från version 2.6 till version 2.7. Dokumenttyp - Document Type: RA:TW082731 001 Frisläppt 1 (7) Projekt - Project: PM Användargrupp ESAP 6 Dokumentbeskrivning - Document Description: Jämför Version 2.6 med 2.7 Utfärdat av - Issued by: Utf

Läs mer

Inköpspolicy för Fyrbodals kommunalförbund

Inköpspolicy för Fyrbodals kommunalförbund Antagen av direktionen 2013-02-07 Inköpspolicy för Fyrbodals kommunalförbund Affärsmässighet Upphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns, och även i övrigt genomföras

Läs mer

Upphandling Samverkansrådet 10 februari 2014

Upphandling Samverkansrådet 10 februari 2014 1 Upphandling Samverkansrådet 10 februari 2014 Stefan Gudasic T.f. enhetschef SLL Upphandling SLL Upphandling Avdelningschef Tf Karin Peedu Upphandling vårdens varor och tjänster Jan Matsson 6,5 upphandlare

Läs mer

UPPHANDLINGSPOLICY och tillhörande RIKTLINJER. För kommunerna i Inköpssamverkan, Västra Östergötland 2012-01-25

UPPHANDLINGSPOLICY och tillhörande RIKTLINJER. För kommunerna i Inköpssamverkan, Västra Östergötland 2012-01-25 UPPHANDLINGSPOLICY och tillhörande RIKTLINJER För kommunerna i Inköpssamverkan, Västra Östergötland 2012-01-25 UPPHANDLINGSPOLICY Omfattning/tillämpningsområde Denna upphandlingspolicy gäller för Boxholms,

Läs mer

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING 30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING Bakgrund... 3 Syfte... 3 Vision... 3 Att alla beställningar görs

Läs mer

Förfrågningsunderlag Kompetensutvecklingsinsatser i form av utbildning för ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN

Förfrågningsunderlag Kompetensutvecklingsinsatser i form av utbildning för ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN Förfrågningsunderlag Kompetensutvecklingsinsatser i form av utbildning för ESF projektet KUL PÅ LIMHAMN 1. UPPHANDLINGSFORMALIA 1.1 Upphandlande myndighet PÅ Limhamns Ekonomiska förening. 1.2 Upphandlingsform

Läs mer

Riktlinjer för direktupphandling

Riktlinjer för direktupphandling Riktlinjer för direktupphandling för Ystads kommun med helägda bolag Inklusive blankett för dokumentation av direktupphandlingar Tillämpningsanvisningar till inköps- och upphandlingspolicyn antagen i Kommunfullmäktige

Läs mer

Offentlig upphandling i ett biblioteksperspektiv Vilka lagar och regler gäller i Sverige och för svenska förhållanden?

Offentlig upphandling i ett biblioteksperspektiv Vilka lagar och regler gäller i Sverige och för svenska förhållanden? Offentlig upphandling i ett biblioteksperspektiv Vilka lagar och regler gäller i Sverige och för svenska förhållanden? Magnus Josephson 14 mars 2012 www.magnusjosephson.se 1 Sammanfattning Alla kommunala,

Läs mer

Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt?

Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt? Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt? Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Vad innebär elektronisk handel? Mål och syfte? Ett sätt att - styra inköpsprocessen

Läs mer

Bilaga 3. Ramavtal SMHI och XXXXX

Bilaga 3. Ramavtal SMHI och XXXXX Bilaga 3 Ramavtal SMHI och XXXXX Innehållsförteckning 1 Parter... 1 2 Avtalets omfattning... 1 3 Avtalstid - Förlängning... 1 4 Avtalshandlingar... 1 5 Överlåtelse av avtalet... 1 6 Leverantörens åtaganden...

Läs mer

Avtal (förslag) 1. Omfattning. 2. Avtalsparter. 3. Avtalshandlingar. 4. Avtalstid

Avtal (förslag) 1. Omfattning. 2. Avtalsparter. 3. Avtalshandlingar. 4. Avtalstid Avtal (förslag) Mellan Institutionen för systemteknik, Linköpings universitet, org 202100-3096 (nedan kallat ISY) och [namn på leverantör], org nr [leverantörens organsiationsnummer] (nedan kallad leverantören)

Läs mer

Offentlig upphandling hur gör man och vad bör man tänka på?

Offentlig upphandling hur gör man och vad bör man tänka på? Offentlig upphandling hur gör man och vad bör man tänka på? Karlstad den 9 december 2014 Birgitta Laurent 1 Offentlig upphandling Offentlig sektor köper varor, tjänster och byggentreprenader för 500-600

Läs mer

Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun

Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun 2012-10-19 Sidan 1 av 5 Kommunstyrelseförvaltningen Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun Förutsättningar Härnösands kommun (kommunen) bedriver en verksamhet vars tyngdpunkt ligger

Läs mer

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: 2015-04-10 Reviderad: - Dnr: DUC 2014/1879/10 Ersätter: - Relaterade dokument: Bilaga 1, Upphandlingsprocessen. Bilaga 2, Handläggningsordning

Läs mer

Inköpsrutin Norsjö kommun

Inköpsrutin Norsjö kommun Inköpsrutin Norsjö kommun Reviderad: 2013-05-08 Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-06-11 1 ALLMÄNNA INKÖPSREGLER Normalt gäller att följande regler ska tillämpas vid inköp av varor och tjänster för kommunens

Läs mer

Avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster

Avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster Kinna den 28 december 2012 Avrop från ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 1. Bakgrund Marks kommun har under tre år genomfört ett pilotprojekt med systemstöd för arbete och presentation av målsättning,

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 Regler för upphandling i Sollentuna kommun Antagna av kommunstyrelsen 2011-03-23, 60 Reviderade av kommunstyrelsen 2012-11-28, 202 att gälla från 2013-04-01 Reviderade av fullmäktige 2013-09-18, 99.

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Datum: 2013-12-20 Dnr: Sida: 1 (8) Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Dessa tillämpningsanvisningar avser att tydliggöra antagna riktlinjerna för upphandling och inköp, samt

Läs mer

Ramavtalet i fokus Beställ på rätt sätt Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg

Ramavtalet i fokus Beställ på rätt sätt Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg Ramavtalet i fokus Ing-Marie Trygg Upphandlingsbolaget Beställ på rätt sätt Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg Lagen om offentlig upphandling Gäller den verkligen

Läs mer

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet

Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11 Arbetsrutiner Projektansökan 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet 2. Idé diskuteras och bereds Beredningsgrupp 3. Beredningsgruppen

Läs mer

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret Revisionsrapport 5/2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2014 Södertälje kommun Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret Innehåll

Läs mer

Prisförfrågan. - Eco-Driving utbildning för personalen på SMHI

Prisförfrågan. - Eco-Driving utbildning för personalen på SMHI Prisförfrågan - Eco-Driving utbildning för personalen på SMHI INNEHÅLLSFÖRTECKNING PRISFÖRFRÅGAN... 1 1 ALLMÄN INFORMATION... 1 1.1 OM SMHI... 1 1.2 OM DENNA UPPHANDLING... 1 1.3 VOLYM OCH UTVÄRDERING...

Läs mer

Handläggare Datum Diarienummer 2015-01-09

Handläggare Datum Diarienummer 2015-01-09 U^lsf 2G l -01 -ft Uppsala r "KOMMUN UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Handläggare Datum Diarienummer 2015-01-09 Utbildningsnämnden Attestanvisning och attestinstruktion 2015 Förslag till beslut Utbildningsnämnden

Läs mer

Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI 2008-12-15. Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén

Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI 2008-12-15. Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI 2008-12-15 Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén Aktuellt & Nyheter Svefaktura sprids mer och mer E-beställningar i staten Sveordern, ny standard för enkla

Läs mer

UFV 2010/1853. Upphandling. Riktlinjer. Fastställd av rektor 2010-11-09

UFV 2010/1853. Upphandling. Riktlinjer. Fastställd av rektor 2010-11-09 UFV 2010/1853 Upphandling Riktlinjer Fastställd av rektor 2010-11-09 Innehållsförteckning 1. Bakgrund 3 1.1 Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) 3 1.2 Målsättning 3 1.3 Principer för upphandling 4 2. Organisation

Läs mer

Yrkeskläder och skor 2012-2. Avropsstöd 2015-01-07

Yrkeskläder och skor 2012-2. Avropsstöd 2015-01-07 Avropsstöd Yrkeskläder och skor 2012-2 Innehåll 1. Inledning... 3 2. Omfattning... 3 3. Avrop på ramavtalet... 3 4. Beställning... 3 4.1. Kundkonto... 4 4.2. Kundtjänst... 4 5. Pris... 4 6. Leveransvillkor...

Läs mer

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Beslut i styrelsen 2011-03-18 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 ANSÖKAN OM MEDEL 2 2 AKTIVITET/PROJEKTS GENOMFÖRANDE 2 3 UTBETALNING AV MEDEL BEVILJADE AV STYRELSEN

Läs mer

Upphandlings- och inköpspolicy för Bengtsfors kommun

Upphandlings- och inköpspolicy för Bengtsfors kommun 2007-09-03 Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Upphandlings- och inköpspolicy för Bengtsfors kommun Antagen av kommunfullmäktige 2007-09-26, 106. 1. Mål och inriktning Denna policy innehåller riktlinjer,

Läs mer

Fyrhjuling till Storstans Kommun Direktupphandlingen avser Vara Tjänst Anbud

Fyrhjuling till Storstans Kommun Direktupphandlingen avser Vara Tjänst Anbud Exempel på inbjudan till direktupphandling Obs! Detta är endast ett exempel. Samtliga uppgifter i exemplet är påhittade. Text markerad med blå färg i dokumentet fylls i av leverantören som lämnar anbudet.

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun 11 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 7 Sammanfattning På uppdrag

Läs mer

Växtservice till SMHI

Växtservice till SMHI Prisförfrågan Växtservice till SMHI 1. Information Denna upphandling avser att resultera i ett ramavtal som består i att en extern entreprenör kommer till SMHI och ansvarar för service och underhåll av

Läs mer

Föreskrifter Reglementen KS 2012:89/003

Föreskrifter Reglementen KS 2012:89/003 Dokumentnamn REGLEMENTE FÖR Kommunstyrelsen Dokumenttyp Diarienummer Föreskrifter Reglementen KS 2012:89/003 Beslutad av Framtagen av Gällivare Kommunstyrelsen Christian Sundvall Beslutad Giltighetstid

Läs mer

Kvalitetssäkring av upphandlingsprocessen

Kvalitetssäkring av upphandlingsprocessen Kvalitetssäkring av upphandlingsprocessen Kvalitetssäkring av upphandlingsprocessen Sveriges Kommuner och Landsting Sektionen för demokrati och styrning Stockholm 2005 Produktion: Ordförrådet Tryck: åtta.45

Läs mer

2. Uppgift om upphandlande enhet och beställare

2. Uppgift om upphandlande enhet och beställare ANBUDSFÖRFRÅGAN ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 1. Recipientkontrollprogram för Lagans Vattenråd 1.1 Allmänt Lagans Vattenråd inbjuder er härmed att inkomma med anbud på avseende recipientkontrollundersökningar

Läs mer

Val av affärsprocess - vägledning

Val av affärsprocess - vägledning Val av affärsprocess - vägledning Syftet med detta dokument är att underlätta vid valet mellan SFTI:s olika affärsprocesser vid införande av e-handel. Detta görs genom att på en övergripande nivå förklara

Läs mer

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner 1 (6) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: 2014-11-18, KS 244 Uppdateras: 2017 Innehållsförteckning 1. Giltighet 2. Övergripande principer 3. Attestantens uppgift och ansvar

Läs mer

ExFlow AX. Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26

ExFlow AX. Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26 ExFlow AX Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26 Innehåll Översikt... 2 Import av fakturor... 4 Matchning mot inköpsorder...

Läs mer

Visma Proceedo. Beställa IT-produkter - beställare. Version 1.2 / 140610

Visma Proceedo. Beställa IT-produkter - beställare. Version 1.2 / 140610 Visma Proceedo Beställa IT-produkter - beställare 1 Innehållsförteckning FÖRORD... 3 VANLIG BESTÄLLARE LÄGGER EN BESTÄLLNING FRÅN IT OCH TELE-AVTALET... 4 Syfte och leveransadress... 8 Kontering... 8 Flödet...

Läs mer

Upphandling. - kortfattad handledning

Upphandling. - kortfattad handledning Upphandling - kortfattad handledning Upphandling Sida 1(10) Inledning Inom Stockholms universitet upphandlas/avropas en mängd olika varor och konsulttjänster. Det kan vara enstaka behov som behöver tillgodoses

Läs mer

Policy för inköp och upphandling samt Riktlinjer för inköp och direktupphandling

Policy för inköp och upphandling samt Riktlinjer för inköp och direktupphandling Policy för inköp och upphandling samt Riktlinjer för inköp och direktupphandling Dnr: LKS 2015-232 Beslutad av kommunfullmäktige 2015-06-25, 54 Sid 1 (5) Policy för inköp och upphandling Denna policy innefattar

Läs mer

Hjälpavsnitt Fraktsedlar kvittera/mottaga Innehåll:

Hjälpavsnitt Fraktsedlar kvittera/mottaga Innehåll: Hjälpavsnitt Fraktsedlar kvittera/mottaga Innehåll: Fraktsedlar kvittera/mottaga... 1 Nya fraktförsändelser... 1 Automatisk kvittering av leveranser... 3 Avvisade försändelser, retur från mottagaren...

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern Fastställda av KS 144 2012-05-15 1(6) Sten-Inge Lilja sten-inge.lilja@bengtsfors.se till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern E-post Telefon Fax Hemsida Bengtsfors

Läs mer

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Värmdö kommuns inköps- och upphandlingspolicy gäller för alla typer av inköp och upphandlingar som görs inom kommunen eller kommunens bolag. 1 Syfte

Läs mer

Löpande granskning av rutin för upphandling

Löpande granskning av rutin för upphandling Revisionsrapport Länsstyrelsen i Uppsala län Hamnesplanaden 3 751 86 Uppsala Datum Dnr 2008-03-19 32-2007-0588 Löpande granskning av rutin för upphandling Som ett led i den årliga revisionen av Länsstyrelsen

Läs mer

Riktlinjer vid direktupphandling för Bollebygds kommun

Riktlinjer vid direktupphandling för Bollebygds kommun Styrdokument 1 (5) 2014-12-05 Fastställd: Kommunstyrelsen 2014-12-01 198 Gäller för: samtliga nämnder och verksamheter Dokumentansvarig: Ekonomichef Reviderad: Dnr : KS2014/345 Riktlinjer vid direktupphandling

Läs mer

Avropsstöd. Vägledning för Hygien, papper- och plastmaterial 2013

Avropsstöd. Vägledning för Hygien, papper- och plastmaterial 2013 Avropsstöd Vägledning för Hygien, papper- och plastmaterial 2013 Innehåll 1 Innan du börjar avropa... 2 2 Inledning... 2 3 Omfattning... 2 4 Avrop på Ramavtalet... 2 5 Beställning... 2 5.1 Orderbekräftelse...

Läs mer

Avropsförfrågan E-tjänst för planering av inspektioner

Avropsförfrågan E-tjänst för planering av inspektioner Förfrågningsunderlag 2013-04-03 Upphandlande organisation Läkemedelsverket Upphandling Avrop E-tjänst för planering av inspektioner Conny Björk Diarienr 2.3-2013-027585 Sista anbudsdag: 2013-04-15 Symbolförklaring:

Läs mer