Arbetsfördelning i Brf Ullstämma 2

Transkript

1 Arbetsfördelning i Brf Ullstämma 2 Ordföranden Styrelsens ordförande ska: Regelbundet följa bostadsrättsföreningens verksamhet och se till att rapporteringen till övriga styrelseledamöter är tillfredsställande och att de får den information som behövs. Genom kontakter med vicevärd följa föreningens verksamhet. Se till att styrelsens beslut blir verkställda. På begäran av enskild styrelseledamot sammankalla styrelsen. Ansvara för att beslut inte fattas utan att, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter fått tillfälle att delta i ärendets behandling och fått tillfredställande underlag för att avgöra ärendet. Ansvara för att Bolagsverket får anmälan om ändringar i styrelsen sammansättning eller i föreningens stadgar. Se till att förvaltningen av föreningens fastigheter löpande bedrivs på ett effektivt sätt och att relevant lagstiftning och förordningar följs. Ansvara för att årlig, stadgeenlig besiktning genomförs. Se till att det finns en arbetsordning. Attestera fakturor över beloppsgräns ( SEK). Ansvara för budgetarbete. Ansvar för ekonomiuppföljning inklusive lån och amortering. Ansvara för underhållsplanen. Vara ordförande på styrelsemötena. Teckna firma, två i förening i enlighet med beslut på konstituerande möte. Vice ordförande Styrelsens vice ordförande ska när som helst kunna träda i ordförandes ställe vid dennes frånvaro. Detta betyder att hen fortlöpande måste hålla sig underrättad om föreningens verksamhet. Vice ordförande tecknar firma, två i förening i enlighet med beslut på konstituerande möte. 1

2 Sekreterare Styrelsen sekreterare ska: Skriva protokoll under styrelsesammanträden och distribuera dessa till styrelsen och revisorerna. Hålla reda på vad som hänt på tidigare sammanträden, t ex vilka ärenden som är bordlagda och vilka som är pågående. Se till att styrelseprotokoll förs och justeras, samt att de förvaras betryggande. Kalla styrelseledamöter till styrelsemöten samt fånga upp eventuella övriga punkter (utöver stående). Skriva protokoll från konstituerande möte. Sammanställa arvoden för utbetalningar till förtroendevalda. Skriva stämmorapporten. Teckna firma, två i förening i enlighet med beslut på konstituerande möte. Vice sekreterare Styrelsens vice sekreterare ska när som helst kunna träda i sekreterarens ställe vid dennes frånvaro. Vice sekreterare tecknar firma, två i förening i enlighet med beslut på konstituerande möte. Vice sekreterare och vicevärd ansvarar tillsammans för att infobladet till boende skrivs efter varje möte. Övriga ledamöter Övriga ledamöter ska kontinuerligt hålla sig informerade om föreningens verksamhet och händelser av väsentlig betydelse. Styrelsen kan därutöver besluta om att fördela vissa arbetsuppgifter mellan styrelseledamöterna. I övrigt ska övriga ledamöter: Stötta ordföranden. Utföra arbetsuppgifter som delegerats. Aktivt delta i beredning av ärenden och beslut. HSB representant Den av HSB utsedda styrelseledamoten ska utgöra den regionala HSB-föreningens förlängda arm i kontakten med bostadsrättsföreningen. Särskilt fokus ligger på medlemmarnas likabehandling och att lagar och förordningar följs. Ledamoten ska också verka för att det råder god ordning i föreningens verksamhet. 2

3 Externa roller Vicevärd Allmänt Vicevärden ska vara den person som medlemmarna i första hand vänder sig till för att diskutera frågor som rör bostadsrättsföreningen och dess verksamhet. Deltagande i sammanträden Vicevärden ska delta på föreningens styrelsesammanträden. Vicevärden ska ta initiativ i frågor som bör bli föremål för styrelsens behandling. På uppdrag av styrelsen ska vicevärden förbereda ärenden som ska behandlas på sammanträdet. Vicevärden ska delta på föreningsstämma, eventuella extra stämmor och extra medlemsmöten. Information Vicevärden ska ombesörja att kallelse, dagordning och underlag till stämmor och medlemsmöten distribueras till medlemmarna, samt att förberedelser i form av lokalbokning av eventuell förtäring sker. Vicevärden ska introducera nya medlemmar i föreningen genom att informera dem om deras rättigheter och skyldigheter, förevisa lägenhetspärmen och hemsidan samt på andra sätt bidra till en god förståelse om hur föreningen fungerar. Vicevärden ska svara för att medlemmarna kontinuerligt erhåller information om föreningens verksamhet. En viktig kanal för detta är föreningens anslagstavlor där meddelanden anslås och tas ned då de blivit inaktuella. Vicevärd och vice sekreterare ansvarar tillsammans för att infobladet till boende skrivs efter varje möte. Stöd till styrelsen Vicevärden ska: Inom sitt verksamhetsområde verkställa de beslut som styrelsen fattat. Bistå ordföranden i bevakning av att fattade beslut genomförs. Inom ramen för sitt kompetensområde bistå styrelsen i upphandlingsärenden. 3

4 Tillsyn vid överlåtelser mm Vid in- och utflyttning ska vicevärden: Handlägga lägenhetsöverlåtelser enligt fastställd rutin. Göra en dokumenterad tillsyn av lägenheter och garage. Tillse att HSB får in uppgifter på nya medlemmar. Lämna underlag för uppdatering av förteckning över garagen. Anskaffa hyresgäster till garagen samt upprätta hyresavtal för dessa. Vid behov föra kölista för garagen. Administration Vicevärden ska sköta föreningens posthantering, regelbundet tömma postfacket på HSB-kontoret och se till att den information som finns där når rätt adressat. Vicevärden ska registrera och förvara föreningens handlingar. Vicevärden ser till att det finns en avtalspärm och att denna hålls uppdaterad. Vicevärden ansvarar för utrustning och inredning av föreningens vicevärdskontor. Vicevärden ansvarar för föreningens inköp. Rätten att beställa varor och tjänster som fordras för den löpande driften av området ska finnas delegerad i protokollfört beslut på styrelsesammanträde. Vicevärden ska upprätta en inventarieförteckning av föreningens utrustning och egendom, och hålla den aktuell. Detta avser bland annat de förteckningar som ska finnas anslagna i varje redskapsförråd. Vicevärden kontrollerar leverantörsfakturor och genomför attest enligt styrelsens instruktion. Nycklar Vicevärden ansvarar för in- och utlämning av föreningens nycklar samt håller kvittenslistan aktuell. Tillsyn av området Vicevärden ska ha en kontinuerlig allmän tillsyn av föreningens område i sådan omfattning och periodicitet att ordning och trivsel upprätthålls. Vicevärden ska delta i kvalitetskontroller av entreprenad tillsammans med leverantör. Felanmälan Felanmälan koppad till lägenheternas värme-, vatten- och ventilationssystem tas emot av vicevärd för vidarebefordran till de firmor vi har serviceavtal med. 4

5 Valberedningen Valberedningen har till uppgift att bereda föreningsstämmans beslut i val- och arvodesfrågor. Syftet är att skapa ett bra underlag för föreningsstämmans behandling och beslut. Valberedningen ska prata med styrelsen för att få en uppfattning om hur styrelsearbetet har fungerat, om antalet ledamöter är passande och om det saknas någon kompetens. Valberedningen ska ta reda på om styrelseledamöterna och revisorerna ställer upp för omval eller inte. Valberedningen ska kontrollera att föreslagna personer åtar sig uppdraget och är införstådda med vad uppdraget innebär. Revisorer Föreningens revisorer har till uppdrag att granska föreningen. Granskningen avser både en ekonomisk kontroll (föreningens inkomster och utgifter) och förvaltningskontroll (att styrelsen sköter sitt uppdrag). Revisorerna kontrollerar föreningens bokföring, styrelseprotokoll och stämmoprotokoll och slutligen även föreningens årsredovisning. Revisorerna avger efter detta en formell revisionsberättelse till stämman. 5