Arbetsordning Styrelse Stiftelsen Friends

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Arbetsordning Styrelse Stiftelsen Friends"

Johanna Erika Håkansson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Arbetsordning Styrelse Stiftelsen Friends Beslutad av Styrelsen Giltig fr.o.m Revidering Upprättande och revidering Versionsnummer Datum Fastställd av Författare/funktion Typ av revidering Styrelsen GS Referens till externa och interna regelverk Externa regelverk FRII kod B10 Interna regelverk 1

2 Innehåll 1 Syfte Omfattning Roller och ansvar STYRELSE FIRMATECKNING STYRELSEMÖTEN Konstituerande styrelsemöte... 3 Konstituerande styrelsemöten ska avhållas i samband med årsmöte Ordinarie styrelsemöten... 3 Styrelsen skall hålla fyra ordinarie möten varje år Extra styrelsemöte Tidpunkt för och kallelse till styrelsemöte Dagordning Protokoll Beslutsfattande Närvaro Hantering av jäv och oberoende Dokumentation Efterlevnad

3 1 Syfte Syftet med denna policy är att ange styrelsens arbetsgång och vilka krav som åligger styrelsen 1.1 Omfattning Denna policy omfattar styrelsen 1.2 Roller och ansvar Styrelsen äger och ansvarar för att uppdatera och hålla denna policy aktuell 2 STYRELSE Stiftelsens verksamhet handhas av styrelse bestående av minst tre och som mest åtta personer. Ordförande utses för en treårsperiod och en vice ordförande utses för en tvåårsperiod. Också ledamöter utses vartannat år med tvåårsmandat. Styrelsen kan inom sig utse ett arbetsutskott. 3 FIRMATECKNING Stiftelsens firma ska tecknas av den eller de som styrelsen därtill utser. 4 STYRELSEMÖTEN 4.1 Konstituerande styrelsemöte Konstituerande styrelsemöten ska avhållas i samband med årsmöte. 4.2 Ordinarie styrelsemöten Styrelsen skall hålla fyra ordinarie möten varje år. 4.3 Extra styrelsemöte Extra styrelsemöte skall hållas om ordförande så beslutar eller senast inom 14 dagar om styrelseledamot eller generalsekreteraren så påkallar. 4.4 Tidpunkt för och kallelse till styrelsemöte Styrelsemöte skall i möjligaste mån utsättas på tid som passar samtliga styrelseledamöter. Förfall för ledamot sedan tidpunkt för sammanträde fastställts skall ej medföra att ordinarie sammanträde flyttas, om ej ordförande beslutar annorlunda. Vid extraordinära händelser äger ordföranden fastställa tidpunkt för sammanträde. 3

4 Kallelsetiden får dock ej understiga 48 timmar. 4.5 Dagordning Ordförande fastställer efter samråd med generalsekreteraren vilka ärenden som skall upptas på dagordningen. Ärende, som skall behandlas på begäran av en ledamot eller generalsekreteraren, skall upptas på listan. Dagordningen skall göras så precis och komplett som möjligt såvitt avser ärenden som skall behandlas. 4.6 Protokoll Generalsekreteraren svarar för att protokoll upprättas. Detta skall justeras, förutom av ordförande, av en styrelseledamot. Per capsulam-protokoll skall som regel justeras av samtliga styrelseledamöter. Protokollen skall föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt. 4.7 Beslutsfattande Styrelsen strävar efter att konsensus ska uppnås. Därmed menas dock inte att votering är utesluten. Om ledamot har avvikande mening i fråga som är föremål för styrelsens beslut äger ledamoten rätt att reservera sig mot beslutet och få detta antecknat till protokollet. Styrelsen får besluta i ärende, oavsett om det upptagits på dagordningen eller inte, om minst halva antalet ledamöter inklusive styrelseordföranden är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. 4.8 Närvaro Det eftersträvas att samtliga styrelseledamöter skall delta vid schemalagda styrelsemöten. Styrelseledamot kan delta per telefon. Ordförande och generalsekreteraren beslutar vilka i övrigt som skall närvara vid föredragningar i särskilda ärenden. Revisorn bör kallas till sammanträde i samband med genomgång av årsbokslut och muntligen rapportera sina iakttagelser från arbetet med revisionen. Revisorn bör även kallas till annat sammanträde och delta om särskilt behov finns. 4.9 Hantering av jäv och oberoende Styrelsen ska upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet och beaktar noga risken för jäv, intressekonflikt och mutor. Ansvaret att stå oberoende vilar på den enskilde styrelsemedlemmen. Då risk för jäv, intressekonflikt eller muta föreligger skall den enskilde avstå från att rösta. 7. Arbetsfördelning inom styrelsen Ordföranden leder styrelsens arbete. Styrelsen svarar för att föreskrifterna i Stiftelseförordnandet följs. Generalsekreteraren skall handha den löpande förvaltningen av stiftelsens angelägenheter enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. Styrelsen skall fortlöpande kontrollera stiftelsens ekonomiska situation genom 4

5 Generalsekreterarens rapportering. Styrelsen kan vid behov utse ett arbetsutskott för att bereda ett förslag som sedan presenteras för styrelsen vid kommande styrelsemöte. Arbetsfördelningen i övrigt framgår av Stiftelsen Friends instruktion avseende arbetsfördelning mellan styrelsen och generalsekreterare delegationsordning. 8 Dokumentation Vid varje styrelsemöte skall följande föredras: Föregående protokoll Ekonomisk uppdatering innefattande resultaträkning, balansräkning, budgetuppdatering, budgetprognos samt likviditet Operativ uppdatering innefattande information om verksamheten utifrån de strategiska målen Följande skall kontrolleras årligen: Styrelsens sammansättning Årsredovisning samt måluppfyllelse 9 Efterlevnad Denna arbetsordning är antagen av styrelsen i Stiftelsen Friends Denna arbetsordning gäller tillsvidare. Det är styrelseordförandens uppgift att ta initiativ till att denna arbetsordning föreläggs styrelsen och revideras vid behov. 5

Relevanta dokument

G3 2004-03-17. Arbetsordning för styrelsen i ITS-Sweden AB

G3 2004-03-17. Arbetsordning för styrelsen i ITS-Sweden AB G3 2004-03-17 Arbetsordning för styrelsen i ITS-Sweden AB ARBETSORDNING FÖR STYRELSEN I ITS Intelligenta TransportSystem Sweden AB med organisationsnummer 556655-6279 ITS Intelligenta TransportSystem Sweden