Niclas Carlsson Dnr B5 296/09. Granskning av elektronisk fakturahantering

Transkript

1 Internrevisionen REVISIONSRAPPORT Niclas Carlsson Dnr B5 296/09 Granskning av elektronisk fakturahantering

2 Innehållsförteckning Avsnitt Rubrik Sida 1 Inledning Bakgrund Urval 3 2 Beskrivning av fakturahanteringen Flödet Attestordning Attest/kontering/betalning 6 3 Inköp Beställar-ID Roller 7 4 Noteringar och förbättringsområden Driftsäkerhet och funktionalitet Felkällor Hantering av beställar-id Attesthantering Förväntade fördelar med EFH Revisionens noteringar i ett COSO-perspektiv 11 5 Sammanfattande slutsatser och rekommendationer 13 2(14)

3 1 Inledning I revisionsplanen för 2009 ingår att granska den elektroniska fakturahanteringen. Området har i internrevisionens riskanalys definierats som ett kritiskt område i den bemärkelsen att en bra fakturahantering är en förutsättning för god intern styrning och kontroll. Granskningen har syftat till att utvärdera rutiner, behörigheter och attesthantering knutet till universitetets elektroniska fakturahanteringssystem (EFH) samt om förväntningarna på systemet har infriats. 1.1 Bakgrund Rektor beslutade i december 2002 att genomföra NEKST-projektet. Projektets vision var att införa ett affärssystem (ekonomistöd) som bidrar till verksamhetsutveckling och organisatorisk utveckling samt till en god hushållning. Den tillsatta projektgruppen rekommenderade i sin rapport universitetet att anskaffa och införa ett elektroniskt fakturahanteringssystem med en extern leverantör för skanning, tolkning och arkivering. Enligt projektgruppens konsekvensanalys medför elektronisk fakturahantering följande fördelar: Man får en ökad kvalitet i själva hanteringen och i redovisningen, fakturor försvinner inte och alla fakturor ankomstregistreras direkt. Man kommer att få bättre kontroll över attestflödena. Med bättre kontroll över flöden kommer antagligen antalet försenade betalningar att minska. Man frigör tid som kan användas till annat. Besparingspotentialen beräknas till 50%. Man får en ökad spårbarhet och tillgänglighet till leverantörsfakturorna. Detta bör medföra en minskad pappershantering och mindre behov av kopiering, vilket ger positiva miljöeffekter. Arkivlagstiftningen vad gäller leverantörsfakturor kommer att uppfyllas och universitetet slipper hantera arkiveringen. Stansnings- och registreringsarbete minskar inom universitetet. Övergång till elektronisk fakturahantering är ett första steg till att kunna hantera ett helt digitalt flöde, utan pappersfakturor. I takt med att leverantörer övergår till elektronisk fakturahantering kan detta hanteras, vilket ytterligare kommer att minska behovet av skanning, tolkning och fysisk arkivering. 1.2 Urval Urvalet av enheter har omfattat följande: Fakultetskansliet för naturvetenskap Institutionen för geovetenskaper 3(14)

4 Institutionen för kemi Institutionen för fysik Sahlgrenska akademin Humanistiska fakultetskansliet Institutionen för svenska språket Handelshögskolans fakultetskansli Företagsekonomiska institutionen Utbildningsvetenskapliga fakultetskansliet Institutionen för pedagogik och didaktik Samhällsvetenskapliga fakultetskansliet Konstnärliga fakultetskansliet Högskolan för scen och musik Högskolan för fotografi 2 Beskrivning av fakturahanteringen 2.1 Flödet Ekonomisystemet Agressos system för elektronisk fakturahantering, Agresso EFH, som infördes vid universitetet under mars och april 2008, förutsätter e-fakturor eller skanning och teckentolkning av pappersfakturor till ett elektroniskt format. Universitetet tar emot både skannade och teckentolkade pappersfakturor samt e-fakturor, totalt rör det sig om ca leverantörsfakturor per år. Av dessa utgör för närvarande 99 % pappersfakturor. En pappersfakturas väg i det elektroniska flödet ser ut på följande sätt. 4(14)

5 Processen börjar med att fakturorna kommer till det av universitetet anlitade skanningsföretaget som skannar och teckentolkar fakturorna. Hos detta företag sker också den fysiska arkiveringen. Via fil från skanningsföretaget läses fakturorna därefter in i universitetets ekonomisystem. En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. Universitetet tar emot e-fakturorna via en s k fakturaväxel. Både skannade pappersfakturor och e-fakturor ankomstregistreras i samband med inläsningen i ekonomisystemet. Därefter vidtar den elektroniska attestprocessen vilken är förinställd i ekonomisystemet enligt bestämt flöde, dvs användaren behöver i normalfallet inte fundera på vem som är nästa mottagare av fakturan. I Medarbetarportalen, i fältet Meddelandehantering, får varje användare kännedom om att nya uppgifter finns att utföra. Inloggning sker i Medarbetarportalen, vilket ger tillgång till EFH med flera system. En del av systemen använder Medarbetarportalens inloggning via single sign on, medan andra kräver en extra inloggning (t ex ekonomisystemet). Efter fullgjord attestkedja, bokförs fakturorna maskinellt och är därefter redo för utbetalning. 2.2 Attestordning Från och med den 1 januari 2008 gäller en ny myndighetsförordning (2007:515) och en ny förordning om intern styrning och kontroll för statliga myndigheter (2007:603). Dessa förordningar innebär bland annat ett tydliggjort ansvar för den ekonomiska förvaltningen. Införande av EFH inom universitetet ställer ökade krav på en tydlig och gemensam hantering av beslut och kontroller gällande betalningar. Förvaltningschefen beslutade om en ny attestordning vid universitetet. Den attestordning förvaltningschefen beslutat om reglerar samlat hanteringen av att tilldela behörighet att leverans- och belastningsattestera leverantörsfaktura samt att förfoga över myndighetens medel genom att bekräfta betalning. Schematiskt kan flödet (workflow) beskrivas på följande sätt 5(14)

6 2.3 Attest/kontering/betalning Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på att varan/tjänsten är levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats. Rätten att leveransattestera är kopplad till beställar-id och rätten att göra inköp. Konteringen är i sig ingen attest. Leveransattest och kontering kan utföras av samma person, om personen med sin sakkunskap har den erforderliga kontrollmöjligheten. I konteringssteget ska den formella granskningen av fakturan göras. Det innebär att det ska kontrolleras att: fakturan är utställd på Göteborgs universitet, att det är den mottagande institutionen (motsv) som ska betala den, att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns, att fakturan specificerar vad som är inköpt, att fakturabeloppet är rätt beräknat samt att faktureringsavgift ej debiterats. I detta steg ska även momsbeloppet kontrolleras. Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen för myndighetens verksamhet. Ingen anställd får belastningsattestera faktura för utgifter som berör den egna personen (exempelvis samtalsräkningar för mobiltelefon, fakturor avseende resor, inköp av personlig utrustning, kontokortsfakturor m m). Närmast överordnad nivå ska fatta sådana beslut, hänsyn till eventuellt jäv ska tas. För att utbetalning av leverantörsfakturor ska kunna ske måste först ett betalningsförslag beställas ur ekonomisystemet. Betalningsförslaget tas normalt ut av samma person som utför konteringen. Betalningsförslaget överlämnas till den som ska bekräfta betalningen. Alla betalningar ska godkännas innan utbetalning kan ske. Personer med behörighet att i systemet markera och på utskriften underteckna betalningsbekräftelsen är genom sin egen kontroll av fakturorna ytterst ansvariga för att utbetalningen sker till rätt mottagare att utbetalningen sker med rätt belopp att utbetalningen sker i rätt tid att utgiften är ändamålsenlig för verksamheten att betalning sker i överensstämmelse med gällande beslut att den är ekonomiskt försvarbar att fakturagranskning skett att leverans- och belastningsattest skett att det finns tillgängliga medel för betalningen att den är riktigt konterad Ett godkännande innebär således att fakturagranskning och attestförfarande har genomförts utan anmärkning samt att betalning skall ske. Prefekten har rätt att godkänna betalning. Man kan dock inte godkänna utbetalning till sig själv. Det ankommer på biträdande prefekt att teckna utbetalningsgodkännande till prefekten. Detta sker vid sidan av prefektens godkännande. I de fall biträdande prefekt saknas, tecknar dekanus utbetalningen. 6(14)

7 För stora utbetalningar ska en extra kontroll av att betalning görs till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt, genomföras. Med stora betalningar avses utbetalningar på kr eller mer. Kontrollen ska göras av fakultetskansli eller motsvarande. Lista genereras dagligen i ekonomisystemet och sänds via e-post till mottagare på fakultetskansli/motsv. En faktura kommer med på listan så länge som den är i stadiet från ankomstregistrering till betalningsbekräftelse. Kontrollmomentet innefattar: Granskning av rätt mottagare sker genom kontroll av att leverantören är känd, dvs finns i universitetets leverantörsreskontra. I de fall det rör sig om s k tillfälliga leverantörer, dvs leverantören är inte registrerad, kontaktas respektive institution. Kontroll av rätt belopp sker genom att i leverantörsreskontran granska att beloppet är rimligt i förhållande till vad som normalt betalas ut till leverantören. Att betalning sker vid rätt tidpunkt kontrolleras mot registrerat förfallodatum. Arkivering av leverantörsfakturor och övriga underlag för utbetalning sker hos skanningsföretaget. Kvitton och andra underlag som tillhör leverantörsfakturan, ska arkiveras i ordnad form på inst/motsv. Betalningsförslag och bekräftelser arkiveras på resp inst/motsv. Beslut om attesträtt ska upprättas skriftligt och dokumenteras i en attestplan. Besluten ska revideras och uppdateras årligen. Attestplanen innehåller en förteckning över alla personer som har rätt att leverans- och belastningsattestera samt behörighet att förfoga över den organisatoriska enhetens medel genom att bekräfta betalning. 3 Inköp 3.1 Beställar-ID Ett beställar-id är en kod som styr fakturan till rätt mottagare i första steget i det elektroniska flödet. Ett beställar-id måste uppges till leverantör vid varje beställning. Tilldelning av beställar-id beslutas av prefekt eller motsvarande och behövs för att inköp av varor och tjänster ska ske genom personer som har behörighet att göra detta och som har kunskaper om leverantörer, regelverk och priser samt för att fakturan ska hitta rätt person i EFH. Faktura som saknar beställar-id hittar inte till mottagaren i EFH, utan kommer behövas hanteras manuellt med merarbete och risk för försenad betalning som följd. Orsaken till varför beställar-id saknas på fakturan ska undersökas av inst/motsv. Beställaren ska upplysas om att beställar-id alltid ska anges vid beställning och leverantören ska kontaktas. 3.2 Roller I universitetets inköpsverksamhet finns tre olika roller. Dessa är inköpsansvarig, beställare och inköpssamordnare. Inköpsansvarig är en central roll i inköpsverksamheten. Varje institution eller motsvarande ska utse en eller flera inköpsansvariga som samordnar institutionens inköp. Inköpsansvarig 7(14)

8 ska, liksom beställare, alltid ha ett beställar-id. Den inköpsansvarige ansvarar för: o Att ett godkännande av inköpet sker innan beställning görs. o Att samordning för flera anställda, avdelningar och enheter görs, när så är möjligt. o Att ge råd om leverantörer, priser och miljömärkning. o Att hålla sig informerad om avtal och regler för avrop och upphandling. Beställare är den som har behörighet att göra inköp för eget behov. Beställaren ansvarar för: o Att ett godkännande av inköpet sker innan beställning görs. o Att gällande avtal och regler för avrop och upphandling av varor och tjänster följs. Inköpssamordnare finns endast på fakultetsnivå och kan vid behov även vara inköpsansvarig på fakultetskansli eller motsvarande. Inköpssamordnaren ska: o Sammanställa förteckning över samtliga inköpsansvariga och beställare vid fakultet (eller motsvarande) och vidarebefordra denna information till upphandlingsenheten. o Vara kontaktperson mellan upphandlingsenheten och inköpsansvariga på institutioner eller motsvarande. Inköpsansvariga och beställare ska begränsas till det antal som är nödvändigt för att verksamheten ska fungera smidigt och enligt gällande regelverk. I möjligaste mån ska alla inköp av varor och tjänster göras genom ett mindre antal inköpsansvariga personer. 4 Noteringar och förbättringsområden 4.1 Driftsäkerhet och funktionalitet EFH upplevs av användarna som ett mycket driftsäkert system. Eventuella störningar är oftast kopplat till problem med Medarbetarportalen, där inloggning till EFH sker. Systemet upplevs inte heller långsamt eller särskilt känsligt för hög belastning. Synpunkter rörande funktionaliteten handlar oftast om missnöje med möjligheten att avvisa en leverantörsfaktura samt om annonseringen av nya fakturor. Avvisning av faktura ska endast användas i undantagsfall, exempelvis när universitetet mottagit faktura som avser annan köpare. Avvisning ska inte ske, vilket ofta är fallet, när faktura ska reverseras pga att den innehåller felaktigheter om pris, levererade varor/tjänster etc. Avvisade fakturor lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsvarande. Initialt har detta upplevts som ett stort problem vilket fordrat mycket merarbete och betydande lokala informationsinsatser mot användarna. Annonsering av nya fakturor sker i Medarbetarportalen vilket är ett problem, då vanligen endast administratörer och prefekter arbetar i denna miljö regelmässigt. Många användare har därför ingen kännedom om att fakturor finns att attestera vilket kräver påstötning av administratör. Mallen Jaktlista EFH-fakturor visar fakturor i flödet där det gått fem dagar eller mer sedan senaste åtgärd, medan mallen Fakturor i arbetsflöde visar samtliga fakturor i flödet för valt ansvar. Ofta får administratören regelbundet, med hjälp av dessa mallar, kontakta vissa användare för att fakturor inte ska ligga kvar utan åtgärd. 8(14)

9 4.2 Felkällor Konteringen i EFH görs i normalfallet av samma medarbetare som även konterade leverantörsfakturor innan införandet av EFH. Kvaliteten på konteringen har därför inte påverkats. Möjligheten finns att i EFH attestera en faktura utan att först detaljstudera fakturabilden, dvs utan att kontrollera att fakturan är korrekt med avseende på att varan/tjänsten är levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats. Den samlade bilden är dock att attestmomentet utförs med kännedom om vad attesten innebär och att vederbörlig kontroll av fakturan görs. Ingen anställd får belastningsattestera faktura där utgiften berör den egna personen, exempelvis mobiltelefon, kontokort och personlig utrustning. Aktuella fakturor ska istället vidarebefordras i systemet till närmast överordnad. Detta sker inte alltid, belastningsattest av kostnader som berör den egna personen är inte ovanligt. Som förklaring till att så sker anges oftast slarv eller okunskap om reglerna. 4.3 Hantering av beställar-id Faktura som saknar beställar-id hittar inte till rätt mottagare utan manuellt merarbete och risk för försenad betalning. Att beställar-id finns angivet på fakturan är därför en viktig framgångsfaktor för ett bra flöde i EFH. För att minska andelen fakturor utan beställar-id fakturerar ekonomiavdelningen fakulteterna för de extra kostnaderna som uppstår om beställar-id saknas. Avgiften uppgår till 100 kr per faktura för de fall där manuell hantering krävs vid inläsningen. Ekonomiavdelningen har tagit fram statistik på felaktiga beställar-id fr o m november Enligt denna statistik har andelen fakturor utan korrekta ID stadigt legat runt 9% av det totala antalet mottagna fakturor. Avräknat fel i skanning/tolkning är andelen fakturor där felaktigheten beror på universitetet eller leverantörerna 7,5%. Den verkliga andelen är antagligen något högre då fakturor med universitetet som fakturaadress kompletteras med beställar-id, när detta saknas, innan fakturan skickas till skanningsföretaget i Östersund. Att fakturera avgift för fakturor med felaktiga ID är inte helt okontroversiellt då denna hantering i sig är kostsam samtidigt som ansvaret för felaktigheterna kan ligga på leverantören såväl som på beställaren. Tilldelningen av beställar-id beslutas av prefekt eller motsvarande. Antalet aktiva beställar-id uppgår för närvarande till st vilket innebär att ca 50% av universitetets anställda hanterar fakturor i EFH. Någon behovsprövning för att få ett beställar-id förekommer som regel inte. Som skäl till att sällananvändare tilldelas beställar-id anges ofta att detta innebär status för användaren samt att många vill beställa sina resor själva. 9(14)

10 4.4 Attesthantering När ny användare på exempelvis en institution ska tilldelas behörighet att attestera faktura skickas beslut, undertecknad av prefekt, till fakulteten för vidare befordran till ekonomiavdelningen där registrering sker i ekonomisystemet. Hanteringen upplevs generellt som snabb och effektiv utan längre handläggningstider. När behörighet ska tas bort, t ex när anställd slutar, finns inte samma incitament från inst/motsv vad gäller avregistrering. Avregistreringar sker därför normalt endast i samband med genomgång av de s k användarlistor som distribueras till respektive fakultetskansli två gånger per år. Att attestering formellt kan ske av person som borde förlorat behörigheten upp till sex månader tidigare är inte tillfredsställande. Vissa farhågor har uttryckts huruvida samtliga beställare har kompetens att granska fakturan på det sätt som föreskrivs samt om kontrollen av leverantörsuppgifter sker på ett tillfredsställande sätt. Här finns ett stort behov av informationsinsatser för att säkerställa hanteringen. 4.5 Förväntade fördelar med EFH Enligt projektgruppens konsekvensanalys inför införandet av EFH skulle den elektroniska hanteringen medföra en rad fördelar. Internrevisionens uppfattning är att följande förhoppningar infriats: Universitetet har fått en ökad kvalitet i själva hanteringen och i redovisningen, fakturor försvinner inte och alla fakturor ankomstregistreras direkt. Universitetet har fått en ökad spårbarhet och tillgänglighet till leverantörsfakturorna. Detta har medfört en minskad pappershantering och mindre behov av kopiering, vilket ger positiva miljöeffekter. Arkivlagstiftningen vad gäller leverantörsfakturor har uppfyllts och universitetet slipper hantera arkiveringen. Stansnings- och registreringsarbete har minskat. Åsikterna om fakturaflödet och de administrativa besparingarna pga EFH varierar. Sammantaget är ändå uppfattningen att EFH medfört vissa administrativa besparingar, men att dessa är mindre än de ursprungliga förhoppningarna. Att så är fallet beror på följande: Universitetet har inte fått bättre kontroll över attestflödena, ett effektivare fakturaflöde har totalt sett inte skapats. Antalet försenade betalningar har inte minskat. EFH har frigjort tid som kan användas till annat, men besparingspotentialen beräknas inte till 50%. Målsättningen var ursprungligen att en bättre kontroll över flödet skulle ge ett lägre antal förseningsavgifter. Nedanstående tabell visar utvecklingen av antalet förseningsavgifter före och efter införandet av EFH. Beloppsmässigt är nivåerna inte höga men jämförelsen ger ändå ett tydligt resultat. 10(14)

11 Förseningsavgifter före och efter EFH 140 Antal förseningsavgifter (st) maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr Månad Som förklaring till bristande kontroll över flödet, fler förseningsavgifter och mindre besparingar i tid än väntat anges oftast att för många användare tilldelats beställar-id. Mest nöjda med EFH är de enheter där en begränsning av antalet behöriga användare gjorts. Vid dessa enheter anges också att stora besparingar nåtts efter införandet av EFH. 4.6 Revisionens noteringar i ett COSO-perspektiv Det ramverk som reglerar intern styrning och kontroll, COSO, identifierar följande fem beståndsdelar i den interna kontrollen. Kontrollmiljö Riskbedömning Information och kommunikation Kontrollåtgärder Övervakning och uppföljning Nedan presenteras internrevisionens reflektioner kring respektive beståndsdel i den elektroniska fakturahanteringen. Som framgår påverkas den interna kontrollen av såväl övergripande internkontrollfrågor som faktorer som är specifika för den elektroniska fakturahanteringen. 11(14)

12 o Kontrollmiljö Kontrollmiljön utgörs av de faktorer som anger tonen i verksamheten och därmed påverkar kontrollmedvetandet. Hit hör integritet, etik, ledarskapsstil, ansvarsfördelning, organisatorisk uppbyggnad, engagemang och styrning från ledningen och styrelsen. Kontrollmiljön är grunden för de andra fyra komponenterna i den interna kontrollen. Kontrollmiljön skapas av personalen och hur de samverkar. Väsentligt för kontrollmiljön är de regler, policies och målsättningar som finns utarbetade. Kontrollmiljön påverkas också starkt av de signaler ledningen på olika nivåer ger. En god kontrollmiljö handlar kort uttryckt om att skapa en kultur och ett regelverk där samtliga i organisationen är medvetna om vilka spelregler som gäller samt att ansvar och befogenheter är klart definierade och kommunicerade. Miljön på Göteborgs universitet präglas starkt av frihet. En sådan miljö kan till del vara en motsats till den miljö som krävs för att upprätthålla en god intern kontroll. Det är således en pedagogisk utmaning för såväl universitetets chefer som ekonomiadministrativ personal att förklara att en tillförlitlig EFH är en förutsättning för god intern styrning och kontroll. o Riskbedömning Riskerna med EFH måste bedömas med utgångspunkt i målen för densamma. Risken för att målen inte uppnås måste kontinuerligt analyseras. Vår bedömning är att riskanalysarbetet vid universitetet fungerar tillfredsställande efter det omfattande arbete som till stor del utförts under Arbetet har utförts som ett led i att implementera Förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603). Den framtagna riskanalysen har fastställts av universitetets styrelse. Den riskanalys som ligger till grund för denna granskning har utgått såväl från myndighetens riskanalys som från internrevisionens egen omvärldsanalys och riskbedömning. I riskbedömningen bör varje prefekt eller motsvarande löpande beakta hanteringen av EFH i syfte att uppnå ett effektivt fakturaflöde m m. o Information och kommunikation Den information som behövs för att styra och ha kontroll över verksamheten måste registreras, bearbetas och kommuniceras i rätt form och i rätt tid så att verksamheten kan bedrivas på ett ändamålsenligt sätt. Detta kräver ändamålsenliga informationssystem. Det är av stor vikt att verksamhetens behov och önskemål i samband med EFH fångas upp av ett fungerande system för kommunikation mellan verksamheten och ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen har bl a till uppdrag att informera verksamheten i frågor rörande EFH, vilket är uppskattat bland fakulteter och institutioner. Internrevisionens uppfattning är att ytterligare fokus på informationsspridning skulle tas emot mycket positivt. o Kontrollåtgärder Kontrollåtgärder är olika mått och steg som ska leda till att universitetets regelverk efterlevs och därigenom att de uppsatta målen inte äventyras. Det handlar bl a om fördelning av ansvar 12(14)

13 och befogenheter, om attestrutiner, avstämningar och uppföljning av ekonomiska resultat. Aktiviteterna kan antingen vara förebyggande eller utgöras av efterhandskontroller. Internrevisionen bedömer att kontrollåtgärderna vid universitet kan förbättras genom att tydliggöra varför EFH införts och genom att göra uppföljningar av fakturaflödet och de administrativa besparingarna. o Övervakning och uppföljning En organisations system för intern kontroll måste kontinuerligt övervakas och följas upp. Vår bedömning är att övervakning och uppföljning kan förbättras genom att löpande genomföra punktinsatser i form av analyser och riktade samtal. Detta utförs lämpligen av ekonomiavdelningen med stöd av internrevisionen. 5 Sammanfattande slutsatser och rekommendationer Elektronisk fakturahantering är nuförtiden mer eller mindre standard hos stora och medelstora företag och organisationer. Att införa elektronisk fakturahantering handlar om att skapa ett snabbare flöde och därmed betalning i tid, men också om att frigöra resurser. En god intern kontroll är grundläggande eftersom omvärlden ställer allt högre krav på effektiv användning av myndigheters resurser. Genom strukturerad och utvecklad intern kontroll av rutinerna för EFH skapas förutsättningar för en effektiv fakturahantering med stor besparingspotential. Granskningen har inneburit besök vid ett flertal institutioner/fakulteter för att diskutera EFH. Besöken har kompletterats med egen kontroll genom stickprov. Analysen av den interna kontrollen har tagit utgångspunkt i det etablerade ramverk för intern styrning och kontroll, COSO, som tillhandahåller en gemensam nomenklatur och struktur för väsentliga delar i det praktiska arbetet med intern styrning och kontroll samt utvärderingen av detsamma. Internrevisionens bedömning är att EFH är ett driftsäkert system med bra funktionalitet. Kvaliteten i redovisning och hantering är god. EFH har medfört besparingar för universitetet som dock kunde vara ännu större. Fakturaflödet har inte blivit snabbare. Internrevisionen rekommenderar följande: Annonsering av nya fakturor i Medarbetarportalen bör kompletteras med e- postmeddelande. Många användare är inte regelbundet inne i Medarbetarportalen och vet därför inte om att nya fakturor finns att åtgärda vilket hindrar ett effektivt fakturaflöde. Detta kräver dessutom stora arbetsinsatser av den administrativa personalen. Då Agresso redan har denna funktionalitet möjlig rekommenderar internrevisionen att ekonomiavdelningen undersöker detta närmare. 13(14)

14 Ekonomiavdelningen har lagt ut manual, anvisningar och FAQ om EFH på den egna hemsidan. Information läggs också regelbundet ut via Ekonominytt. Internrevisionen rekommenderar att ekonomiavdelningen undersöker om det finns ett ytterligare informationsbehov till och från verksamheten. En effektiv fakturahantering förutsätter att behov och önskemål kommuniceras på ett bra sätt inom universitetet. Det är viktigt att alla användare inser fördelarna med ett smidigt fakturaflöde och att EFH är en prioriterad arbetsuppgift. Universitetet bör sträva efter att ta emot en större andel e-fakturor. Tekniken för hantering av elektroniska fakturor har inte varit problemfri, men internrevisionen rekommenderar att ekonomiavdelningen aktivt undersöker förutsättningarna för att ta emot fakturor elektroniskt från de större leverantörerna. I en sådan hantering ligger både ekonomiska besparingar och miljövinster. I universitetets inköpsverksamhet finns tre olika roller upplagda vilka är inköpsansvarig, beställare och inköpssamordnare. Internrevisionen har tidigare noterat ett behov av att konkretisera och förtydliga vad rollerna och strukturen innebär. Internrevisionen har i samband med granskning av inköpsprocessen ifrågasatt om hälften av universitetets personal ska behöva avsätta tid för att ta emot nyheter och information om upphandling/inköp och vara insatta i hur avtalsdatabasen fungerar. Den övergripande kvaliteten i inköpsprocessen blir lidande. En begränsning av antalet beställare är också helt nödvändig för att få en bättre kontroll över attestflödet i EFH och nå den besparingsvinst som angavs i projektgruppens konsekvensanalys. Internrevisionen rekommenderar därför att en tydlig behovsprövning införs för beställar-id. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Niclas Carlsson 14(14)