Niclas Carlsson Dnr B5 296/09. Granskning av elektronisk fakturahantering

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Niclas Carlsson 2009-06-15 Dnr B5 296/09. Granskning av elektronisk fakturahantering"

Transkript

1 Internrevisionen REVISIONSRAPPORT Niclas Carlsson Dnr B5 296/09 Granskning av elektronisk fakturahantering

2 Innehållsförteckning Avsnitt Rubrik Sida 1 Inledning Bakgrund Urval 3 2 Beskrivning av fakturahanteringen Flödet Attestordning Attest/kontering/betalning 6 3 Inköp Beställar-ID Roller 7 4 Noteringar och förbättringsområden Driftsäkerhet och funktionalitet Felkällor Hantering av beställar-id Attesthantering Förväntade fördelar med EFH Revisionens noteringar i ett COSO-perspektiv 11 5 Sammanfattande slutsatser och rekommendationer 13 2(14)

3 1 Inledning I revisionsplanen för 2009 ingår att granska den elektroniska fakturahanteringen. Området har i internrevisionens riskanalys definierats som ett kritiskt område i den bemärkelsen att en bra fakturahantering är en förutsättning för god intern styrning och kontroll. Granskningen har syftat till att utvärdera rutiner, behörigheter och attesthantering knutet till universitetets elektroniska fakturahanteringssystem (EFH) samt om förväntningarna på systemet har infriats. 1.1 Bakgrund Rektor beslutade i december 2002 att genomföra NEKST-projektet. Projektets vision var att införa ett affärssystem (ekonomistöd) som bidrar till verksamhetsutveckling och organisatorisk utveckling samt till en god hushållning. Den tillsatta projektgruppen rekommenderade i sin rapport universitetet att anskaffa och införa ett elektroniskt fakturahanteringssystem med en extern leverantör för skanning, tolkning och arkivering. Enligt projektgruppens konsekvensanalys medför elektronisk fakturahantering följande fördelar: Man får en ökad kvalitet i själva hanteringen och i redovisningen, fakturor försvinner inte och alla fakturor ankomstregistreras direkt. Man kommer att få bättre kontroll över attestflödena. Med bättre kontroll över flöden kommer antagligen antalet försenade betalningar att minska. Man frigör tid som kan användas till annat. Besparingspotentialen beräknas till 50%. Man får en ökad spårbarhet och tillgänglighet till leverantörsfakturorna. Detta bör medföra en minskad pappershantering och mindre behov av kopiering, vilket ger positiva miljöeffekter. Arkivlagstiftningen vad gäller leverantörsfakturor kommer att uppfyllas och universitetet slipper hantera arkiveringen. Stansnings- och registreringsarbete minskar inom universitetet. Övergång till elektronisk fakturahantering är ett första steg till att kunna hantera ett helt digitalt flöde, utan pappersfakturor. I takt med att leverantörer övergår till elektronisk fakturahantering kan detta hanteras, vilket ytterligare kommer att minska behovet av skanning, tolkning och fysisk arkivering. 1.2 Urval Urvalet av enheter har omfattat följande: Fakultetskansliet för naturvetenskap Institutionen för geovetenskaper 3(14)

4 Institutionen för kemi Institutionen för fysik Sahlgrenska akademin Humanistiska fakultetskansliet Institutionen för svenska språket Handelshögskolans fakultetskansli Företagsekonomiska institutionen Utbildningsvetenskapliga fakultetskansliet Institutionen för pedagogik och didaktik Samhällsvetenskapliga fakultetskansliet Konstnärliga fakultetskansliet Högskolan för scen och musik Högskolan för fotografi 2 Beskrivning av fakturahanteringen 2.1 Flödet Ekonomisystemet Agressos system för elektronisk fakturahantering, Agresso EFH, som infördes vid universitetet under mars och april 2008, förutsätter e-fakturor eller skanning och teckentolkning av pappersfakturor till ett elektroniskt format. Universitetet tar emot både skannade och teckentolkade pappersfakturor samt e-fakturor, totalt rör det sig om ca leverantörsfakturor per år. Av dessa utgör för närvarande 99 % pappersfakturor. En pappersfakturas väg i det elektroniska flödet ser ut på följande sätt. 4(14)

5 Processen börjar med att fakturorna kommer till det av universitetet anlitade skanningsföretaget som skannar och teckentolkar fakturorna. Hos detta företag sker också den fysiska arkiveringen. Via fil från skanningsföretaget läses fakturorna därefter in i universitetets ekonomisystem. En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. Universitetet tar emot e-fakturorna via en s k fakturaväxel. Både skannade pappersfakturor och e-fakturor ankomstregistreras i samband med inläsningen i ekonomisystemet. Därefter vidtar den elektroniska attestprocessen vilken är förinställd i ekonomisystemet enligt bestämt flöde, dvs användaren behöver i normalfallet inte fundera på vem som är nästa mottagare av fakturan. I Medarbetarportalen, i fältet Meddelandehantering, får varje användare kännedom om att nya uppgifter finns att utföra. Inloggning sker i Medarbetarportalen, vilket ger tillgång till EFH med flera system. En del av systemen använder Medarbetarportalens inloggning via single sign on, medan andra kräver en extra inloggning (t ex ekonomisystemet). Efter fullgjord attestkedja, bokförs fakturorna maskinellt och är därefter redo för utbetalning. 2.2 Attestordning Från och med den 1 januari 2008 gäller en ny myndighetsförordning (2007:515) och en ny förordning om intern styrning och kontroll för statliga myndigheter (2007:603). Dessa förordningar innebär bland annat ett tydliggjort ansvar för den ekonomiska förvaltningen. Införande av EFH inom universitetet ställer ökade krav på en tydlig och gemensam hantering av beslut och kontroller gällande betalningar. Förvaltningschefen beslutade om en ny attestordning vid universitetet. Den attestordning förvaltningschefen beslutat om reglerar samlat hanteringen av att tilldela behörighet att leverans- och belastningsattestera leverantörsfaktura samt att förfoga över myndighetens medel genom att bekräfta betalning. Schematiskt kan flödet (workflow) beskrivas på följande sätt 5(14)

6 2.3 Attest/kontering/betalning Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på att varan/tjänsten är levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats. Rätten att leveransattestera är kopplad till beställar-id och rätten att göra inköp. Konteringen är i sig ingen attest. Leveransattest och kontering kan utföras av samma person, om personen med sin sakkunskap har den erforderliga kontrollmöjligheten. I konteringssteget ska den formella granskningen av fakturan göras. Det innebär att det ska kontrolleras att: fakturan är utställd på Göteborgs universitet, att det är den mottagande institutionen (motsv) som ska betala den, att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns, att fakturan specificerar vad som är inköpt, att fakturabeloppet är rätt beräknat samt att faktureringsavgift ej debiterats. I detta steg ska även momsbeloppet kontrolleras. Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen för myndighetens verksamhet. Ingen anställd får belastningsattestera faktura för utgifter som berör den egna personen (exempelvis samtalsräkningar för mobiltelefon, fakturor avseende resor, inköp av personlig utrustning, kontokortsfakturor m m). Närmast överordnad nivå ska fatta sådana beslut, hänsyn till eventuellt jäv ska tas. För att utbetalning av leverantörsfakturor ska kunna ske måste först ett betalningsförslag beställas ur ekonomisystemet. Betalningsförslaget tas normalt ut av samma person som utför konteringen. Betalningsförslaget överlämnas till den som ska bekräfta betalningen. Alla betalningar ska godkännas innan utbetalning kan ske. Personer med behörighet att i systemet markera och på utskriften underteckna betalningsbekräftelsen är genom sin egen kontroll av fakturorna ytterst ansvariga för att utbetalningen sker till rätt mottagare att utbetalningen sker med rätt belopp att utbetalningen sker i rätt tid att utgiften är ändamålsenlig för verksamheten att betalning sker i överensstämmelse med gällande beslut att den är ekonomiskt försvarbar att fakturagranskning skett att leverans- och belastningsattest skett att det finns tillgängliga medel för betalningen att den är riktigt konterad Ett godkännande innebär således att fakturagranskning och attestförfarande har genomförts utan anmärkning samt att betalning skall ske. Prefekten har rätt att godkänna betalning. Man kan dock inte godkänna utbetalning till sig själv. Det ankommer på biträdande prefekt att teckna utbetalningsgodkännande till prefekten. Detta sker vid sidan av prefektens godkännande. I de fall biträdande prefekt saknas, tecknar dekanus utbetalningen. 6(14)

7 För stora utbetalningar ska en extra kontroll av att betalning görs till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt, genomföras. Med stora betalningar avses utbetalningar på kr eller mer. Kontrollen ska göras av fakultetskansli eller motsvarande. Lista genereras dagligen i ekonomisystemet och sänds via e-post till mottagare på fakultetskansli/motsv. En faktura kommer med på listan så länge som den är i stadiet från ankomstregistrering till betalningsbekräftelse. Kontrollmomentet innefattar: Granskning av rätt mottagare sker genom kontroll av att leverantören är känd, dvs finns i universitetets leverantörsreskontra. I de fall det rör sig om s k tillfälliga leverantörer, dvs leverantören är inte registrerad, kontaktas respektive institution. Kontroll av rätt belopp sker genom att i leverantörsreskontran granska att beloppet är rimligt i förhållande till vad som normalt betalas ut till leverantören. Att betalning sker vid rätt tidpunkt kontrolleras mot registrerat förfallodatum. Arkivering av leverantörsfakturor och övriga underlag för utbetalning sker hos skanningsföretaget. Kvitton och andra underlag som tillhör leverantörsfakturan, ska arkiveras i ordnad form på inst/motsv. Betalningsförslag och bekräftelser arkiveras på resp inst/motsv. Beslut om attesträtt ska upprättas skriftligt och dokumenteras i en attestplan. Besluten ska revideras och uppdateras årligen. Attestplanen innehåller en förteckning över alla personer som har rätt att leverans- och belastningsattestera samt behörighet att förfoga över den organisatoriska enhetens medel genom att bekräfta betalning. 3 Inköp 3.1 Beställar-ID Ett beställar-id är en kod som styr fakturan till rätt mottagare i första steget i det elektroniska flödet. Ett beställar-id måste uppges till leverantör vid varje beställning. Tilldelning av beställar-id beslutas av prefekt eller motsvarande och behövs för att inköp av varor och tjänster ska ske genom personer som har behörighet att göra detta och som har kunskaper om leverantörer, regelverk och priser samt för att fakturan ska hitta rätt person i EFH. Faktura som saknar beställar-id hittar inte till mottagaren i EFH, utan kommer behövas hanteras manuellt med merarbete och risk för försenad betalning som följd. Orsaken till varför beställar-id saknas på fakturan ska undersökas av inst/motsv. Beställaren ska upplysas om att beställar-id alltid ska anges vid beställning och leverantören ska kontaktas. 3.2 Roller I universitetets inköpsverksamhet finns tre olika roller. Dessa är inköpsansvarig, beställare och inköpssamordnare. Inköpsansvarig är en central roll i inköpsverksamheten. Varje institution eller motsvarande ska utse en eller flera inköpsansvariga som samordnar institutionens inköp. Inköpsansvarig 7(14)

8 ska, liksom beställare, alltid ha ett beställar-id. Den inköpsansvarige ansvarar för: o Att ett godkännande av inköpet sker innan beställning görs. o Att samordning för flera anställda, avdelningar och enheter görs, när så är möjligt. o Att ge råd om leverantörer, priser och miljömärkning. o Att hålla sig informerad om avtal och regler för avrop och upphandling. Beställare är den som har behörighet att göra inköp för eget behov. Beställaren ansvarar för: o Att ett godkännande av inköpet sker innan beställning görs. o Att gällande avtal och regler för avrop och upphandling av varor och tjänster följs. Inköpssamordnare finns endast på fakultetsnivå och kan vid behov även vara inköpsansvarig på fakultetskansli eller motsvarande. Inköpssamordnaren ska: o Sammanställa förteckning över samtliga inköpsansvariga och beställare vid fakultet (eller motsvarande) och vidarebefordra denna information till upphandlingsenheten. o Vara kontaktperson mellan upphandlingsenheten och inköpsansvariga på institutioner eller motsvarande. Inköpsansvariga och beställare ska begränsas till det antal som är nödvändigt för att verksamheten ska fungera smidigt och enligt gällande regelverk. I möjligaste mån ska alla inköp av varor och tjänster göras genom ett mindre antal inköpsansvariga personer. 4 Noteringar och förbättringsområden 4.1 Driftsäkerhet och funktionalitet EFH upplevs av användarna som ett mycket driftsäkert system. Eventuella störningar är oftast kopplat till problem med Medarbetarportalen, där inloggning till EFH sker. Systemet upplevs inte heller långsamt eller särskilt känsligt för hög belastning. Synpunkter rörande funktionaliteten handlar oftast om missnöje med möjligheten att avvisa en leverantörsfaktura samt om annonseringen av nya fakturor. Avvisning av faktura ska endast användas i undantagsfall, exempelvis när universitetet mottagit faktura som avser annan köpare. Avvisning ska inte ske, vilket ofta är fallet, när faktura ska reverseras pga att den innehåller felaktigheter om pris, levererade varor/tjänster etc. Avvisade fakturor lyfts ur attestkedjan och hamnar i bilden för ankomstregistrering i ekonomisystemet för åtgärdande av ekonomiadministratör/motsvarande. Initialt har detta upplevts som ett stort problem vilket fordrat mycket merarbete och betydande lokala informationsinsatser mot användarna. Annonsering av nya fakturor sker i Medarbetarportalen vilket är ett problem, då vanligen endast administratörer och prefekter arbetar i denna miljö regelmässigt. Många användare har därför ingen kännedom om att fakturor finns att attestera vilket kräver påstötning av administratör. Mallen Jaktlista EFH-fakturor visar fakturor i flödet där det gått fem dagar eller mer sedan senaste åtgärd, medan mallen Fakturor i arbetsflöde visar samtliga fakturor i flödet för valt ansvar. Ofta får administratören regelbundet, med hjälp av dessa mallar, kontakta vissa användare för att fakturor inte ska ligga kvar utan åtgärd. 8(14)

9 4.2 Felkällor Konteringen i EFH görs i normalfallet av samma medarbetare som även konterade leverantörsfakturor innan införandet av EFH. Kvaliteten på konteringen har därför inte påverkats. Möjligheten finns att i EFH attestera en faktura utan att först detaljstudera fakturabilden, dvs utan att kontrollera att fakturan är korrekt med avseende på att varan/tjänsten är levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats. Den samlade bilden är dock att attestmomentet utförs med kännedom om vad attesten innebär och att vederbörlig kontroll av fakturan görs. Ingen anställd får belastningsattestera faktura där utgiften berör den egna personen, exempelvis mobiltelefon, kontokort och personlig utrustning. Aktuella fakturor ska istället vidarebefordras i systemet till närmast överordnad. Detta sker inte alltid, belastningsattest av kostnader som berör den egna personen är inte ovanligt. Som förklaring till att så sker anges oftast slarv eller okunskap om reglerna. 4.3 Hantering av beställar-id Faktura som saknar beställar-id hittar inte till rätt mottagare utan manuellt merarbete och risk för försenad betalning. Att beställar-id finns angivet på fakturan är därför en viktig framgångsfaktor för ett bra flöde i EFH. För att minska andelen fakturor utan beställar-id fakturerar ekonomiavdelningen fakulteterna för de extra kostnaderna som uppstår om beställar-id saknas. Avgiften uppgår till 100 kr per faktura för de fall där manuell hantering krävs vid inläsningen. Ekonomiavdelningen har tagit fram statistik på felaktiga beställar-id fr o m november Enligt denna statistik har andelen fakturor utan korrekta ID stadigt legat runt 9% av det totala antalet mottagna fakturor. Avräknat fel i skanning/tolkning är andelen fakturor där felaktigheten beror på universitetet eller leverantörerna 7,5%. Den verkliga andelen är antagligen något högre då fakturor med universitetet som fakturaadress kompletteras med beställar-id, när detta saknas, innan fakturan skickas till skanningsföretaget i Östersund. Att fakturera avgift för fakturor med felaktiga ID är inte helt okontroversiellt då denna hantering i sig är kostsam samtidigt som ansvaret för felaktigheterna kan ligga på leverantören såväl som på beställaren. Tilldelningen av beställar-id beslutas av prefekt eller motsvarande. Antalet aktiva beställar-id uppgår för närvarande till st vilket innebär att ca 50% av universitetets anställda hanterar fakturor i EFH. Någon behovsprövning för att få ett beställar-id förekommer som regel inte. Som skäl till att sällananvändare tilldelas beställar-id anges ofta att detta innebär status för användaren samt att många vill beställa sina resor själva. 9(14)

10 4.4 Attesthantering När ny användare på exempelvis en institution ska tilldelas behörighet att attestera faktura skickas beslut, undertecknad av prefekt, till fakulteten för vidare befordran till ekonomiavdelningen där registrering sker i ekonomisystemet. Hanteringen upplevs generellt som snabb och effektiv utan längre handläggningstider. När behörighet ska tas bort, t ex när anställd slutar, finns inte samma incitament från inst/motsv vad gäller avregistrering. Avregistreringar sker därför normalt endast i samband med genomgång av de s k användarlistor som distribueras till respektive fakultetskansli två gånger per år. Att attestering formellt kan ske av person som borde förlorat behörigheten upp till sex månader tidigare är inte tillfredsställande. Vissa farhågor har uttryckts huruvida samtliga beställare har kompetens att granska fakturan på det sätt som föreskrivs samt om kontrollen av leverantörsuppgifter sker på ett tillfredsställande sätt. Här finns ett stort behov av informationsinsatser för att säkerställa hanteringen. 4.5 Förväntade fördelar med EFH Enligt projektgruppens konsekvensanalys inför införandet av EFH skulle den elektroniska hanteringen medföra en rad fördelar. Internrevisionens uppfattning är att följande förhoppningar infriats: Universitetet har fått en ökad kvalitet i själva hanteringen och i redovisningen, fakturor försvinner inte och alla fakturor ankomstregistreras direkt. Universitetet har fått en ökad spårbarhet och tillgänglighet till leverantörsfakturorna. Detta har medfört en minskad pappershantering och mindre behov av kopiering, vilket ger positiva miljöeffekter. Arkivlagstiftningen vad gäller leverantörsfakturor har uppfyllts och universitetet slipper hantera arkiveringen. Stansnings- och registreringsarbete har minskat. Åsikterna om fakturaflödet och de administrativa besparingarna pga EFH varierar. Sammantaget är ändå uppfattningen att EFH medfört vissa administrativa besparingar, men att dessa är mindre än de ursprungliga förhoppningarna. Att så är fallet beror på följande: Universitetet har inte fått bättre kontroll över attestflödena, ett effektivare fakturaflöde har totalt sett inte skapats. Antalet försenade betalningar har inte minskat. EFH har frigjort tid som kan användas till annat, men besparingspotentialen beräknas inte till 50%. Målsättningen var ursprungligen att en bättre kontroll över flödet skulle ge ett lägre antal förseningsavgifter. Nedanstående tabell visar utvecklingen av antalet förseningsavgifter före och efter införandet av EFH. Beloppsmässigt är nivåerna inte höga men jämförelsen ger ändå ett tydligt resultat. 10(14)

11 Förseningsavgifter före och efter EFH 140 Antal förseningsavgifter (st) maj jun jul aug sep okt nov dec jan feb mar apr Månad Som förklaring till bristande kontroll över flödet, fler förseningsavgifter och mindre besparingar i tid än väntat anges oftast att för många användare tilldelats beställar-id. Mest nöjda med EFH är de enheter där en begränsning av antalet behöriga användare gjorts. Vid dessa enheter anges också att stora besparingar nåtts efter införandet av EFH. 4.6 Revisionens noteringar i ett COSO-perspektiv Det ramverk som reglerar intern styrning och kontroll, COSO, identifierar följande fem beståndsdelar i den interna kontrollen. Kontrollmiljö Riskbedömning Information och kommunikation Kontrollåtgärder Övervakning och uppföljning Nedan presenteras internrevisionens reflektioner kring respektive beståndsdel i den elektroniska fakturahanteringen. Som framgår påverkas den interna kontrollen av såväl övergripande internkontrollfrågor som faktorer som är specifika för den elektroniska fakturahanteringen. 11(14)

12 o Kontrollmiljö Kontrollmiljön utgörs av de faktorer som anger tonen i verksamheten och därmed påverkar kontrollmedvetandet. Hit hör integritet, etik, ledarskapsstil, ansvarsfördelning, organisatorisk uppbyggnad, engagemang och styrning från ledningen och styrelsen. Kontrollmiljön är grunden för de andra fyra komponenterna i den interna kontrollen. Kontrollmiljön skapas av personalen och hur de samverkar. Väsentligt för kontrollmiljön är de regler, policies och målsättningar som finns utarbetade. Kontrollmiljön påverkas också starkt av de signaler ledningen på olika nivåer ger. En god kontrollmiljö handlar kort uttryckt om att skapa en kultur och ett regelverk där samtliga i organisationen är medvetna om vilka spelregler som gäller samt att ansvar och befogenheter är klart definierade och kommunicerade. Miljön på Göteborgs universitet präglas starkt av frihet. En sådan miljö kan till del vara en motsats till den miljö som krävs för att upprätthålla en god intern kontroll. Det är således en pedagogisk utmaning för såväl universitetets chefer som ekonomiadministrativ personal att förklara att en tillförlitlig EFH är en förutsättning för god intern styrning och kontroll. o Riskbedömning Riskerna med EFH måste bedömas med utgångspunkt i målen för densamma. Risken för att målen inte uppnås måste kontinuerligt analyseras. Vår bedömning är att riskanalysarbetet vid universitetet fungerar tillfredsställande efter det omfattande arbete som till stor del utförts under Arbetet har utförts som ett led i att implementera Förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603). Den framtagna riskanalysen har fastställts av universitetets styrelse. Den riskanalys som ligger till grund för denna granskning har utgått såväl från myndighetens riskanalys som från internrevisionens egen omvärldsanalys och riskbedömning. I riskbedömningen bör varje prefekt eller motsvarande löpande beakta hanteringen av EFH i syfte att uppnå ett effektivt fakturaflöde m m. o Information och kommunikation Den information som behövs för att styra och ha kontroll över verksamheten måste registreras, bearbetas och kommuniceras i rätt form och i rätt tid så att verksamheten kan bedrivas på ett ändamålsenligt sätt. Detta kräver ändamålsenliga informationssystem. Det är av stor vikt att verksamhetens behov och önskemål i samband med EFH fångas upp av ett fungerande system för kommunikation mellan verksamheten och ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen har bl a till uppdrag att informera verksamheten i frågor rörande EFH, vilket är uppskattat bland fakulteter och institutioner. Internrevisionens uppfattning är att ytterligare fokus på informationsspridning skulle tas emot mycket positivt. o Kontrollåtgärder Kontrollåtgärder är olika mått och steg som ska leda till att universitetets regelverk efterlevs och därigenom att de uppsatta målen inte äventyras. Det handlar bl a om fördelning av ansvar 12(14)

13 och befogenheter, om attestrutiner, avstämningar och uppföljning av ekonomiska resultat. Aktiviteterna kan antingen vara förebyggande eller utgöras av efterhandskontroller. Internrevisionen bedömer att kontrollåtgärderna vid universitet kan förbättras genom att tydliggöra varför EFH införts och genom att göra uppföljningar av fakturaflödet och de administrativa besparingarna. o Övervakning och uppföljning En organisations system för intern kontroll måste kontinuerligt övervakas och följas upp. Vår bedömning är att övervakning och uppföljning kan förbättras genom att löpande genomföra punktinsatser i form av analyser och riktade samtal. Detta utförs lämpligen av ekonomiavdelningen med stöd av internrevisionen. 5 Sammanfattande slutsatser och rekommendationer Elektronisk fakturahantering är nuförtiden mer eller mindre standard hos stora och medelstora företag och organisationer. Att införa elektronisk fakturahantering handlar om att skapa ett snabbare flöde och därmed betalning i tid, men också om att frigöra resurser. En god intern kontroll är grundläggande eftersom omvärlden ställer allt högre krav på effektiv användning av myndigheters resurser. Genom strukturerad och utvecklad intern kontroll av rutinerna för EFH skapas förutsättningar för en effektiv fakturahantering med stor besparingspotential. Granskningen har inneburit besök vid ett flertal institutioner/fakulteter för att diskutera EFH. Besöken har kompletterats med egen kontroll genom stickprov. Analysen av den interna kontrollen har tagit utgångspunkt i det etablerade ramverk för intern styrning och kontroll, COSO, som tillhandahåller en gemensam nomenklatur och struktur för väsentliga delar i det praktiska arbetet med intern styrning och kontroll samt utvärderingen av detsamma. Internrevisionens bedömning är att EFH är ett driftsäkert system med bra funktionalitet. Kvaliteten i redovisning och hantering är god. EFH har medfört besparingar för universitetet som dock kunde vara ännu större. Fakturaflödet har inte blivit snabbare. Internrevisionen rekommenderar följande: Annonsering av nya fakturor i Medarbetarportalen bör kompletteras med e- postmeddelande. Många användare är inte regelbundet inne i Medarbetarportalen och vet därför inte om att nya fakturor finns att åtgärda vilket hindrar ett effektivt fakturaflöde. Detta kräver dessutom stora arbetsinsatser av den administrativa personalen. Då Agresso redan har denna funktionalitet möjlig rekommenderar internrevisionen att ekonomiavdelningen undersöker detta närmare. 13(14)

14 Ekonomiavdelningen har lagt ut manual, anvisningar och FAQ om EFH på den egna hemsidan. Information läggs också regelbundet ut via Ekonominytt. Internrevisionen rekommenderar att ekonomiavdelningen undersöker om det finns ett ytterligare informationsbehov till och från verksamheten. En effektiv fakturahantering förutsätter att behov och önskemål kommuniceras på ett bra sätt inom universitetet. Det är viktigt att alla användare inser fördelarna med ett smidigt fakturaflöde och att EFH är en prioriterad arbetsuppgift. Universitetet bör sträva efter att ta emot en större andel e-fakturor. Tekniken för hantering av elektroniska fakturor har inte varit problemfri, men internrevisionen rekommenderar att ekonomiavdelningen aktivt undersöker förutsättningarna för att ta emot fakturor elektroniskt från de större leverantörerna. I en sådan hantering ligger både ekonomiska besparingar och miljövinster. I universitetets inköpsverksamhet finns tre olika roller upplagda vilka är inköpsansvarig, beställare och inköpssamordnare. Internrevisionen har tidigare noterat ett behov av att konkretisera och förtydliga vad rollerna och strukturen innebär. Internrevisionen har i samband med granskning av inköpsprocessen ifrågasatt om hälften av universitetets personal ska behöva avsätta tid för att ta emot nyheter och information om upphandling/inköp och vara insatta i hur avtalsdatabasen fungerar. Den övergripande kvaliteten i inköpsprocessen blir lidande. En begränsning av antalet beställare är också helt nödvändig för att få en bättre kontroll över attestflödet i EFH och nå den besparingsvinst som angavs i projektgruppens konsekvensanalys. Internrevisionen rekommenderar därför att en tydlig behovsprövning införs för beställar-id. INTERNREVISIONEN VID GÖTEBORGS UNIVERSITET Niclas Carlsson 14(14)

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum 2014-02-03. Från och med 2014-03-01 och tillsvidare

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum 2014-02-03. Från och med 2014-03-01 och tillsvidare STYRDOKUMENT Dnr V 2013/658 ATTESTORDNING Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Pam Fredman, rektor Ekonomienheten Beslutsdatum 2014-02-03 Giltighetstid Sammanfattning

Läs mer

Välkomna. Leverantörsreskontra. Heldag

Välkomna. Leverantörsreskontra. Heldag Välkomna Leverantörsreskontra Heldag Vad är leverantörsreskontran? Fakturans väg från beställning till betalning Att göra ett inköp - Inköpssystemet Avtalsinformation Ramavtalsleverantörer Attest av order,

Läs mer

Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO

Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO Manual för attestering av leverantörsfakturor Innehåll 1. Uppgifter att åtgärda... 1 2. Startsida... 3 3. Leveransattest... 4 3.1 Leveransattest av leverantörsfaktura...

Läs mer

Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO

Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO Manual för attestering av leverantörsfakturor Innehåll 1. Uppgifter att åtgärda... 1 2. Startsida... 3 3. Leveransattest... 4 3.1 Leveransattest av leverantörsfaktura...

Läs mer

EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING

EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING 2009-05-14 ExFlow är en tilläggsapplikation för Microsoft Dynamics NAV som effektiviserar och rationaliserar hanteringen av leverantörsfakturor och inköp.

Läs mer

F22 Attestant INNEHÅLL. Karolinska Institutet

F22 Attestant INNEHÅLL. Karolinska Institutet F22 Attestant INNEHÅLL 1 Generellt...1 1.1 Beskrivning av rutinen...1 1.1.1 Koppling till övriga rutiner...1 1.1.2 Navigationsväg...1 1.1.3 Arbetsflödet...1 2 Ansvar attestant...2 3 Attestera faktura...3

Läs mer

Ändring i delegationsordning / attestordning

Ändring i delegationsordning / attestordning RÄTTELSEBESLUT 1 2010-09-30 (Korrigerat 2010-12-20) Dnr EK 2010/43 Ändring i delegationsordning / attestordning Bakgrund 2009-01-01 infördes en ny organisation för gemensam förvaltning och service, under

Läs mer

Elektronisk fakturahantering

Elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering Vad är Elektronisk fakturahantering? Elektronisk fakturahantering som förkortas EFH är en tilläggsfunktion i MONITOR som tillhandahåller systemstöd för att scanna in och elektroniskt

Läs mer

F21 - Godkännare INNEHÅLL. Karolinska Institutet

F21 - Godkännare INNEHÅLL. Karolinska Institutet F21 - Godkännare INNEHÅLL 1 Generellt...1 1.1 Beskrivning av rutinen...1 1.1.1 Koppling till övriga rutiner...1 1.1.2 Navigationsväg...1 1.1.3 Arbetsflödet...1 2 Ansvar godkännare...2 3 Godkänna fakturor...3

Läs mer

Intern kontroll avseende fakturahantering

Intern kontroll avseende fakturahantering Revisionsrapport* Intern kontroll avseende fakturahantering Eskilstuna kommun Mars 2008 Matti Leskelä Pär Lindberg *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund och syfte...3 1.2

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1(5) ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1 Omfattning För att upprätthålla en god intern kontroll krävs bl.a. ändamålsenliga regelverk och rutiner för kontroll av verifikationer. Kontroller i enlighet med

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 ATTESTREGLEMENTE 1 Bakgrund och syfte Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Internkontrollens huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten

Läs mer

Arvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13

Arvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 ABCD Arvika kommun Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 201211 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the ABCD Arvika

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern Fastställda av KS 144 2012-05-15 1(6) Sten-Inge Lilja sten-inge.lilja@bengtsfors.se till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern E-post Telefon Fax Hemsida Bengtsfors

Läs mer

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Revisionsrapport Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Katrineholms kommun 2009-06-11 Oscar Hjelte 2009- - Namnförtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning 1 Bakgrund...1 1.1

Läs mer

Manual för. elektronisk fakturahantering AGRESSO EFH

Manual för. elektronisk fakturahantering AGRESSO EFH Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO EFH Version 7 Versionshantering Ändrad av Version Kommentar Datum Helena Hellqvist 1 Dokument skapat 2009-04-16 Jenny Eliasson Teesalu 2 Rättningar 2009-04-28

Läs mer

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING Attestreglemente Omfattning 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt

Läs mer

Intern styrning och kontroll

Intern styrning och kontroll Dnr 2008/579 Intern styrning och kontroll Ekonomiadministration Avsändare Claes Falk 2008-06-03 Innehållsförteckning Ansvar för ekonomiadministration 3 Ekonomiavdelningens uppdrag 3 Prefektens uppdrag

Läs mer

GNESTA gh i KOMMUN -X

GNESTA gh i KOMMUN -X GNESTA gh i KOMMUN -X Gnesta kommun Ink: 2014-10 - 2 9 Dnr För handläggning: 2014-10-29 Revisionsskrivelse Barn- och utbildningsnämnden För kännedom Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Revisionsrapport:

Läs mer

Elektronisk fakturahantering (EFH)

Elektronisk fakturahantering (EFH) Elektronisk fakturahantering (EFH) Lathund för slutattestant 1 (20) Innehållsförteckning Innehåll OM ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING (EFH)...3 1.1 Roller i EFH... 3 1.2 Starta EFH... 3 2. MINA UPPGIFTER...5

Läs mer

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner Revisionsrapport Uppföljning avseende granskning av attestrutiner Nynäshamns kommun December 2010 Jonas Eriksson Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Syfte och revisionsfråga... 1 1.2 Avgränsning

Läs mer

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Elisabet Håkansson Januari 2006 Innehållsförteckning 1. Inledning sidan 2 2. Syfte/metod sidan 2 3. Rutin elektronisk hantering

Läs mer

Lathund för granskare/sakattestant

Lathund för granskare/sakattestant Elektronisk fakturahantering (EFH) Lathund för granskare/sakattestant 1 (22) Innehållsförteckning 1.1 Roller i EFH... 3 1.2 Starta EFH... 3 2. MINA UPPGIFTER...4 2.1 Fakturor för granskare... 4 2.2 Normalläge

Läs mer

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: ATTESTREGLEMENTE med tillämpningsanvisningar Omfattning Detta reglemente gäller för Ystads kommuns samtliga transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts

Läs mer

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER antaget av kommunfullmäktige den 31 maj 2007, 88. 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive

Läs mer

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Revisionsrapport Attestrutiner Östhammars kommun Datum: 080918 Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av de förtroendevalda

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering C4 Energi AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och revisionsfråga...2

Läs mer

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente Besöksadress: Postadress: Telefon: Webb: www.ange.se Datum: 2015-02-03 Tillämpningsanvisning till Attestreglemente Antaget av kommunstyrelsen den 3 februari 2015 Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro

Läs mer

Botkyrka kommun. Ernst & Young AB Granskningsrapport 2014-01-10

Botkyrka kommun. Ernst & Young AB Granskningsrapport 2014-01-10 Botkyrka kommun Granskning av processer runt misstänkta oegentligheter inom Samhällsbyggnadsförvaltningen Ernst & Young AB Granskningsrapport 2014-01-10 Innehållsförteckning 1 Uppdraget... 2 1.1 Granskningens

Läs mer

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November 2005. 2005 Deloitte All rights reserved.

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November 2005. 2005 Deloitte All rights reserved. Region Skåne s- och attestrutinen Insert Picture November 00 00 Deloitte All rights reserved. Kostnader Beskrivning av inköpsrutin Huvudbok Processing Accounts Payable Utbetalning Kassa bank Kostnader

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering AB Kristianstadsbyggen 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och revisionsfråga...2

Läs mer

Attestordning för Region Halland

Attestordning för Region Halland 01054 1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionkontoret 2015-01-23 RS140379 Anne Conradsson, Ekonom Avdelningen för styrning och uppföljning Regionstyrelsen Attestordning för Region Halland Förslag

Läs mer

Kommunal Författningssamling

Kommunal Författningssamling Kommunal Författningssamling Dokumenttyp Dokumentnamn Nämnd Förvaltning Reglemente Kommunstyrelsen Kommunkansliet Antagen Kommunfullmäktige 2015-09-14 Paragraf 77/2015 Ansvar Ekonomichef / Kanslichef Antagen

Läs mer

Manual Attestering av fakturor på webb

Manual Attestering av fakturor på webb Manual Attestering av fakturor på webb Förutsättningar...2 Beställningsreferens...3 Mail och inloggning...3 Sakattestera...5 Alternativ 1 Fakturan betalas av 1 projekt... 9 Alternativ 2- Fakturan betalas

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner 1 (5) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.0 Fastställd: KF 2009-09-16, 64 Uppdateras: av ekonomiska transaktioner Paragrafen efter rubriken är hänvisning till reglementet för attest

Läs mer

Manual Attestering av fakturor på webb

Manual Attestering av fakturor på webb Manual Attestering av fakturor på webb Förutsättningar...2 Beställningsreferens...3 Mail och inloggning...3 Sakattestera...5 Alternativ 1 Fakturan betalas av 1 projekt... 9 Alternativ 2- Fakturan betalas

Läs mer

Rollanalys INKA- och EL-projektet

Rollanalys INKA- och EL-projektet 1 (8) IT-avdelningen 2008-02-15 Rollanalys INKA- och EL-projektet Nuläge Administratör Avnämare Beställare Betalningsinstitut Budgetansvarig Godsmottagare Handläggare leverantörsfunktionen person som hjälper

Läs mer

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av fakturahanteringen Emelie Lönnblad Revisionskonsult 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av Trelleborg kommuns revisorer att genomföra en granskning av styrelse

Läs mer

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering Vänersborgs kommun Revisionsrapport November 2010 Kerstin Rosendahl Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 3 Bakgrund... 3 Revisionsfråga...

Läs mer

LS 93/07. Attestreglemente. Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1. Landstingsstyrelsen. Bakgrund

LS 93/07. Attestreglemente. Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1. Landstingsstyrelsen. Bakgrund Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1 LS 93/07 DATUM DIARIENR Susanne Gårdö 2007-06-18 LS-LED07-316 Landstingsstyrelsen Attestreglemente Bakgrund Landstingsfullmäktige har i 103/02 beslutat om regler

Läs mer

Attestreglemente för Eda kommun

Attestreglemente för Eda kommun Attestreglemente för Eda kommun 1 Reglementets omfattning mm Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive alla in- och utbetalningar, löneadministration för kommunens anställda,

Läs mer

Attestreglemente för Malung-Sälens kommun

Attestreglemente för Malung-Sälens kommun Attestreglemente för Malung-Sälens kommun Antaget av kommunfullmäktige 2013-09-23 73 Gäller från och med 2013-10-23 Innehåll Allmänt... 3 Ansvar... 3 Attest... 3 Kontroll av attest, behörighetsattest...

Läs mer

Attestreglemente för Motala kommun

Attestreglemente för Motala kommun Kommunal författningssamling Attestreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 05/KS 0304 Datum: 2005-10-24 Paragraf: KF 113 Reviderande instans: Kommunfullmäktige

Läs mer

Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar

Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar 1(2) 2013-03-15 LJ2013/426 Förvaltningsnamn Avsändare Landstingsstyrelsen Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar Bakgrund Med början våren 2013 kommer successivt system med elektronisk

Läs mer

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad

Att betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad HAPARANDA STAD 01-05-02 ATTESTREGLEMENTE Omfattning 1 Detta reglemente gäller för Haparanda stads samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som staden

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente Sida 1/8 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente Ansvar Kommunfullmäktige har det övergripande ansvaret för kommunen och fastställer attestreglementet. Kommunstyrelsens förvaltning ekonomichefen

Läs mer

Reglemente för attest

Reglemente för attest Reglemente för attest Antagen av kommunfullmäktige, 2006-10-30, 67 Sidan 1 Attestreglemente för Vara kommun 1 Tillämpningsområde Reglementet omfattar kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive

Läs mer

Attestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet

Attestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Attestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Antagen av förbundsdirektionen den 8 januari 2015, 9 1 Attest 1.1 Omfattning Denna attestordning gäller för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets

Läs mer

Fakturaskanning -processen ver 1.1

Fakturaskanning -processen ver 1.1 Fakturaskanning -processen ver 1.1 Faktura ankommer postbox 1. Posthantering 2. Postöppning, sortering, preparering 3. Skanning, tolkning, verifiering 5. Fysisk lagring Klicka på rutan du vill veta mer

Läs mer

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING

SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING Utgåva november 1992 6:3 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner,

Läs mer

Myndighetsförordningen. Intern kontroll. Calona Ekonomikonsult AB. Seminarium 2009-03-18 Intern kontroll 2. Förordning intern kontroll och styrning

Myndighetsförordningen. Intern kontroll. Calona Ekonomikonsult AB. Seminarium 2009-03-18 Intern kontroll 2. Förordning intern kontroll och styrning Intern kontroll och styrning Carl-Henrik Ottosson Calona Ekonomikonsult AB 2009-03-18 Perfekt intern kontroll Kontroll attest Beslutsattest Kontrollansvarig Redovisning Förordningsreglerad process Bakgrund

Läs mer

Bye Bye manuell attestering

Bye Bye manuell attestering Whitepaper Bye Bye manuell attestering Ett whitepaper om automatisk fakturamatchning och inköp-till-betalning-system. 15 gånger billigare att hantera leverantörsfakturor digitalt jämfört med manuellt.

Läs mer

Manual Attestering av fakturor på webb

Manual Attestering av fakturor på webb Manual Attestering av fakturor på webb Innehåll Förutsättningar...2 Mail och inloggning...3 Ekonomisk attest...5 Åtgärdsknappar för ekonomisk attestant... 10 Alternativ 1 - Fakturan är korrekt... 11 Alternativ

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av intern styrning och kontroll av informationssäkerheten vid Malmö Högskola 2011. Sammanfattning 2012-05-22 32-2011-0688

Revisionsrapport. Granskning av intern styrning och kontroll av informationssäkerheten vid Malmö Högskola 2011. Sammanfattning 2012-05-22 32-2011-0688 Revisionsrapport Malmö Högskola 205 06 Malmö Datum Dnr 2012-05-22 32-2011-0688 Granskning av intern styrning och kontroll av informationssäkerheten vid Malmö Högskola 2011 Riksrevisionen har som ett led

Läs mer

Granskning av inköpssystemet

Granskning av inköpssystemet Internrevisionen REVISIONSRAPPORT Björn Utberg 2014-01-23 Dnr V 2013/953 Granskning av inköpssystemet Bakgrund UNIVERSITY OF GOTHENBURG Internal Audit Besöksadress Vasagatan 33 Postadress Box 100, SE-405

Läs mer

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter

Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter 1 Granskning av intern styrning och kontroll vid Statens servicecenter Riksrevisionen har som ett led i den årliga revisionen av Statens Servicecenter granskat den interna styrning och kontroll i myndighetens

Läs mer

Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler.

Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler. 1 ATTESTREGLEMENTE 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig

Läs mer

Attestreglemente för Orsa kommun

Attestreglemente för Orsa kommun Orsa kommun 2007-01-01 1(6) för Orsa kommun 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagt

Läs mer

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE RAGUNDA KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. Ändrad Kf 2006-10-05, 48 2006/755 002 2006-10-05 11 ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE 1 Tillämpningsområde

Läs mer

UTBILDNING I EFH/AGRESSO. (EFH Elektronisk Fakturahantering)

UTBILDNING I EFH/AGRESSO. (EFH Elektronisk Fakturahantering) UTBILDNING I EFH/AGRESSO (EFH Elektronisk Fakturahantering) Beställningsreferens Vid beställning skall du ange ditt kth.se användarnamn och skolkod så att du får det som referens på fakturan. Exempel:

Läs mer

Attestgranskning. 2. Granskningens inriktning och omfattning. Styrelsen och rektor. 1. Bakgrund

Attestgranskning. 2. Granskningens inriktning och omfattning. Styrelsen och rektor. 1. Bakgrund 1(9) Styrelsen och rektor Attestgranskning 1. Bakgrund (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan för verksamhetsåret 2005 utfört granskning av attester. Attest innebär att intyga att kontroll har

Läs mer

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun Kommunal författningssamling för Östra Göinge kommun Nr 25 Dnr KS 2010/806.003 Antaget av KS 2010-09-08, 124 Reglemente för kontroll av verifikationer 1 Omfattning och målsättning Detta reglemente gäller

Läs mer

Katrineholms kommuns författningssamling

Katrineholms kommuns författningssamling Kommunstyrelsens handling nr 38/2008 Katrineholms kommuns författningssamling Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Antaget av kommunfullmäktige 1992-02-24, 86 Reviderat av kommunfullmäktige

Läs mer

WebAveny Elektronisk attest

WebAveny Elektronisk attest E t t e k o n o m i s y s t e m a n p a s s at för Svenska kyrkans verksamhet WebAveny Elektronisk attest Elektronisk attest WebAveny är ett alternativt gränssnitt som gör delar av Aveny tillgängligt via

Läs mer

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING 30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING Bakgrund... 3 Syfte... 3 Vision... 3 Att alla beställningar görs

Läs mer

Riktlinje Attestreglemente för Karlskoga kommun

Riktlinje Attestreglemente för Karlskoga kommun Riktlinje Attestreglemente för Karlskoga kommun Fastställd av: KF 122, 2014-09-23 Revideras senast: 2016-12-31 Innehåll Riktlinje - Attestreglemente... 3 Omfattning... 3 Angränsande styrdokument... 3 Syfte...

Läs mer

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor Revisionsrapport* Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor Februari 2007 Robert Heed Josefin Loqvist Göran Persson-Lingman *connectedthinking INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och revisionell

Läs mer

Hantering av leverantörsfakturor

Hantering av leverantörsfakturor Hantering av leverantörsfakturor (CUS, CSV, CAS, CUH & CGR) - 1. Effektivare hantering av leverantörsfakturor - 2. Rutin när vi har mottagit en leverantörsfaktura som är felaktig - 3. Rutin när vi har

Läs mer

Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor

Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor 1 Revisionsrapport* Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor Landstinget Halland 2006-10-23 Rolf Aronsson *connectedthinking 2 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING AV SYNPUNKTER...3

Läs mer

Revisionsnämnden beslutade den 8 april 2013 att överlämna granskningen av internkontrollplaner till kommunstyrelsen.

Revisionsnämnden beslutade den 8 april 2013 att överlämna granskningen av internkontrollplaner till kommunstyrelsen. Kommunens revisorer 2013-04-08 GRANSKNING AV INTERNKONTROLLPLANER I HÄRRYDA KOMMUN Revisionsnämnden beslutade den 8 april 2013 att överlämna granskningen av internkontrollplaner till kommunstyrelsen. Rapporten

Läs mer

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Reglemente 2001-02-26, 3 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare

Läs mer

Trelleborgs kommun Revisorerna

Trelleborgs kommun Revisorerna Revisorerna 2013-09-10 Kommunstyrelsen Granskning av kommunens faktura hantering har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborg kommun genomfört en granskning av om styrelsens och nämndernas interna

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

ExFlow AX. Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26

ExFlow AX. Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26 ExFlow AX Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26 Innehåll Översikt... 2 Import av fakturor... 4 Matchning mot inköpsorder...

Läs mer

Linköpings universitet

Linköpings universitet Linköpings universitet Användarmanual Konterare i Baltzar BBA Baltzar är LiU:s system för elektronisk fakturahantering. 1 Minimanual för konterare LiU Senast uppdaterad: 2012-05-15 Innehållsförteckning

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering Kristianstads Renhållnings AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och

Läs mer

Inläsning av bokföringsinformation, fakturor från e-handelstjänst till Agresso version 1.0

Inläsning av bokföringsinformation, fakturor från e-handelstjänst till Agresso version 1.0 1/15 Datum Handläggare 2012-06-08 Eva Ringman Dnr 45-43/2011 Inläsning av bokföringsinformation, fakturor från e-handelstjänst till Agresso version 1.0 Innehållsförteckning 1 Syfte och avgränsningar...

Läs mer

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning Revisionsrapport Göteborgs universitet Box 100 405 30 Göteborg Datum Dnr 2012-02-13 32-2011-0676 Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen Riksrevisionen har som ett led i den årliga

Läs mer

Revisionsrapport. Jämtlands läns landsting. Granskning av Rutiner för skanning av fakturor 2004-09-24. Ante Strängby

Revisionsrapport. Jämtlands läns landsting. Granskning av Rutiner för skanning av fakturor 2004-09-24. Ante Strängby Revisionsrapport 2004-09-24 Ante Strängby Granskning av Rutiner för skanning av fakturor Jämtlands läns landsting Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning...1 1.1 Sammanfattade

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

Sortera post - Centralt

Sortera post - Centralt Extern Centralt Vaktmästeri Förvaltning Sortera post - Centralt Skicka fakturor via internpost (Lev. Skickat fel) Osorterad post Tömma postboxen (samtliga lev.fakt hänvisas till boxen) Utsorterad post

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av Januari 2004 Elektronisk hantering av leverantörsfakturor Anders Färnstrand Norrbottens läns landsting Ellinor Nybom

Revisionsrapport Granskning av Januari 2004 Elektronisk hantering av leverantörsfakturor Anders Färnstrand Norrbottens läns landsting Ellinor Nybom Revisionsrapport Januari 2004 Anders Färnstrand Ellinor Nybom Granskning av Elektronisk hantering av leverantörsfakturor Norrbottens läns landsting Innehållsförteckning 1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga...

Läs mer

Offentlig sektor KPMG AB 2014-06-10 6 sidor

Offentlig sektor KPMG AB 2014-06-10 6 sidor Avesta Kommun Rapport avseende granskning av hantering av moms Offentlig sektor KPMG AB 6 sidor Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 2 4. Metod 2 5. Avgränsning 2 6. Genomförande 2 7. Avdrag

Läs mer

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161. Riktlinje 2014-01-27 Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS 2013/0267-8 Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996,

Läs mer

Lathund Betalningsförslag AGRESSO WEB

Lathund Betalningsförslag AGRESSO WEB Beställning av Betalningsförslag (SU07) AGRESSO WEB Redovisning Leverantörsreskontra Utbetalning Betalningsförslag. Välj EFH Betalningsförslag svenska eller utländska i dropdown listen Sidan 1 av 8 Tabba

Läs mer

Granskning av intern kontroll av leverantörsfakturor

Granskning av intern kontroll av leverantörsfakturor www.pwc.se Revisionsrapport Cecilia Fehling Revisionskonsult Malin Kronmar Revisionskonsult Caroline Liljebjörn Cert. kommunal revisor 28 Granskning av intern kontroll av leverantörsfakturor Kalmar kommun

Läs mer

UaFS 14/2006 00.13 Blad 1 RIKTLINJER, MED REGLER, FÖR KONTROLL (ATTEST) AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I UDDEVALLA KOMMUN

UaFS 14/2006 00.13 Blad 1 RIKTLINJER, MED REGLER, FÖR KONTROLL (ATTEST) AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I UDDEVALLA KOMMUN Blad 1 RIKTLINJER, MED REGLER, FÖR KONTROLL (ATTEST) AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I UDDEVALLA KOMMUN Fastställda av kommunfullmäktige den 14 december 2005, 226 (tidigare anvisningar antagna av kommunstyrelsen

Läs mer

Landstingets innehav av företagskort (kontokort)

Landstingets innehav av företagskort (kontokort) 1 (2) Landstingets revisorer 2007-12-18 Dnr REV /26/2007 Revisionschef Lennart Ledin 063-14 75 27 Landstingsstyrelsen Landstingets innehav av företagskort (kontokort) På vårt uppdrag har revisionskontoret

Läs mer

Granskning av leverantörsreskontran

Granskning av leverantörsreskontran www.pwc.se Revisionsrapport Linda Yacoub Granskning av leverantörsreskontran Botkyrka kommun 2013-12-04 Linda Yacoub Projektledare Janne Nilsson Uppdragsledare Botkyrka kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för Täby kommun

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för Täby kommun 1(8) Tillämpningsanvisningar till attestreglemente för Täby kommun 1 Omfattning - attestreglemente Detta reglemente gäller för kommunen och de kommunala bolagens ekonomiska transaktioner, inklusive interna

Läs mer

Lathund Elektronisk fakturahantering

Lathund Elektronisk fakturahantering Sidan 1 av 8 Lathund Elektronisk fakturahantering Fakturahantering 2015-02-01 Sidan 2 av 8 1 Introduktion... 3 2 Mina fakturor... 4 2.1 Status... 4 2.2 Sortera och selektera... 4 3 Hantera en faktura...

Läs mer

Löpande granskning av rutin för upphandling

Löpande granskning av rutin för upphandling Revisionsrapport Länsstyrelsen i Uppsala län Hamnesplanaden 3 751 86 Uppsala Datum Dnr 2008-03-19 32-2007-0588 Löpande granskning av rutin för upphandling Som ett led i den årliga revisionen av Länsstyrelsen

Läs mer

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63.

Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras,

Läs mer

Baltzar Business Arena -The way from purchase to pay-

Baltzar Business Arena -The way from purchase to pay- Baltzar Business Arena -The way from purchase to pay- Varför systemlösning istället för manuell hantering Kostnadsbesparing i både tid och pengar Effektivare hantering Bättre rutiner Bättre kontroll Får

Läs mer

Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag

Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag Policy för internkontroll för Stockholms läns landsting och bolag 2 (6) Innehållsförteckning Policy för internkontroll... 1 för Stockholms

Läs mer

- Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering

- Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering 1(5) KS 2011/0014 Svar på revisionsrapport- Granskning av ekonomiadministrativa processer - Effektivitetsgranskning Bakgrund Danderyds förtroendevalda revisorer har uppdragit till PricewaterhouseCoopers

Läs mer

Lathund Attestant. Agresso Self Service

Lathund Attestant. Agresso Self Service Lathund Attestant Agresso Self Service Sidan 2/15 Innehållsförteckning 1. Inloggning 3 2. Startsida 5 Mina uppgifter 5 Rapporter 5 Inköp 5 Alternativ 6 3. Attestering av fakturor 6 Åtgärdsknappar 9 Attestera

Läs mer

Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas.

Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas. Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer hetsdatum beteckning 925/99 2000-01-31 003 ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente

Läs mer

Attestreglemente Regler för kontroll av verifikationer

Attestreglemente Regler för kontroll av verifikationer Attestreglemente Regler för kontroll av verifikationer Antagen av Kommunfullmäktige 27 oktober 2008 212 Ordlista Attest: Attestant: Ekonomisk transaktion: Att intyga att en kontroll utförts utan anmärkning.

Läs mer