Rapport E-inköpsuppdraget - Processkartläggning inköpsprocessen

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Rapport E-inköpsuppdraget - Processkartläggning inköpsprocessen"

Transkript

1 Rapport E-inköpsuppdraget - Processkartläggning inköpsprocessen Nu-läge och NY-läge hos myndigheterna

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. Datum: Dnr: /2007 ESV-nr: Copyright: ESV Rapportansvarig: Anders Nyström

3 FÖRORD Sammanfattning Regeringen har uppdragit åt Ekonomistyrningsverket (ESV) att kartlägga, kostnadsberäkna, se över tillämpningen av standarder samt ge förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska inköp i staten. En viktig utgångspunkt för att kunna formulera adekvata förslag är att kartlägga den befintliga inköpsprocessen (nu-läget) för att tillsammans med målbilden vara en utgångspunkt för hur den framtida processen (NY-läget) ska utformas. I budgetpropositionen för 2007 (Prop. 2006/07:1 Utgiftsområde 2, Bilaga 1, avsnitt 2) framhåller regeringen att en effektiv förvaltning är en allt viktigare faktor i konkurrensen om företagens etableringar i den globaliserade ekonomin och därmed av stor betydelse för tillväxt och sysselsättning. Medborgare, företag och organisationer ställer allt högre krav på förvaltningen när det gäller kvalitet, tillgänglighet och opartiskhet. Integreringen i EU leder dessutom till att förvaltningen måste arbeta mer sammanhållet. Regeringen menar vidare att det är viktigt att påskynda införandet av effektiva inköpsprocesser. Genom att med stöd av IT utveckla myndigheternas inköp kan kostnadsbesparingar, förenklad hantering och förbättrad kvalitet och service av myndigheternas verksamhet uppnås. En förbättrad samordning av IT-standarder ökar dels förutsättningarna för att effektivt och rättssäkert kunna utbyta information, dels möjligheterna till samordning och bättre service till medborgare och företag. Möjligheten för små och medelstora företag att lämna anbud och leverera varor och tjänster till statsförvaltningen ska särskilt beaktas. 3

4 INNEHÅLL Innehåll Sammanfattning Inledning Processanalys med modellering Arbetsmetodik Läsanvisningar för processmodellen Avgränsningar Inköpsprocessen: Nu-läge Detaljering av Analysera behov Detaljering av Besluta om inköp Detaljering av Val av anskaffningsform Detaljering av Avropa enligt avtal Detaljering av Kontrollera att leverantören kan leverera enligt beställning Detaljering av Leveransbevaka Detaljering av Ta emot och kontrollera leverans Detaljering av Granska, bokför och betala faktura Inköpsprocessen: NY-läge Detaljering av Beskriva behov Detaljering av Bestäm anskaffningsbehov Detaljering av Beställa Detaljering av Besluta Detaljering av Bevaka Detaljering av Bekräfta leveransens kvalitet Detaljering av Betala Tillhandahålla myndighetens utbud Tillhandahålla statligt utbud Upphandla Intern försörjning Lagar, förordningar och vissa myndighetsinterna styrdokument Ordlista Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva Utgåvehistorik Version Datum Större förändringar sedan föregående version P Första version upprättad P Uppdaterad inför utskick till deltagare i processkartläggningar 4

5 INNEHÅLL 5

6 INLEDNING 1 Inledning Verksamhetens krav och behov utgör utgångspunkten för lösningarna i NY-läget. Detta innebär att representanter för myndigheterna spelar en viktig och aktiv roll dels då det gäller att definiera hur man vill arbeta (roller och arbetsprocesser), hur man vill kunna nyttja systemstöd på bästa sätt och för att förankra och införa lösningar som föreslås inom ramen för e-inköpsuppdraget. Resultatet av processkartläggningarna ingår som en del av e-inköpsuppdragets förstudie, som slutredovisas till regeringen per 1 oktober Under processkartläggningen har vi fokuserat på affärsprocesser och framför allt på verksamhetsprocesser. Med process så menar vi: ett återkommande mönster av aktiviteter/transformationer som driver ett objekt genom dess livscykel och ger ett mervärde till brukaren 6

7 PROCESSANALYS MED MODELLERING 2 Processanalys med modellering Under processanalysen kartlägger vi hur verksamheten bedrivs idag (nu-läge) eller hur vi vill att den skall bedrivas i framtiden (NY-läge). I processmodellen ser vi om varje process skapar ett värde och om våra arbetsinsatser därmed är motiverade. Processmodellen beskriver ett normalflöde, men processteg kan pågå som parallella aktiviteter. Vi beskriver vad som utförs (aktiviteter), vilka resurser som tas i anspråk, vad resultatet är samt vem som är ansvarig alternativt utförare för processen (roll). 2.1 Arbetsmetodik Dokumentet innehåller processmodeller för Inköpsprocessens nu-läge och NY-läge som tagits fram vid en serie av seminarier under vintern Vi har arbetat med tre arbetsgrupper där nu-läget har beskrivits av samtliga arbetsgrupper och NY-läget av två grupper. Följande myndigheter har medverkat: Myndigheter Banverket, CSN, Domstolsverket, Ekonomistyrningsverket, Försäkringskassan, Försvarsmakten, Kammarkollegiet, Karolinska Institutet Kriminalvården, KTH, Lantbruksuniversitetet, Lantmäteriverket, Livsmedelsverket, Luftfartsverket, Lunds Universitet, Skatteverket Naturvårdsverket, NUTEK, Post- och Telestyrelsen, Regeringskansliet Riksgälden, Rikspolisstyrelsen, SIDA, SKL/Eskilstuna Kommun, SKL/Skövde Kommun, Skogsstyrelsen, Statens institutionsstyrelse, Stockholms Universitet, Sveriges Kommuner & Landsting, Tullverket Uppsala Universitet, Vägverket, Verva och Vinnova Uppdragsgivare och projektledare: Anders Nyström Victoria Callenmark Seminarieledning och dokumentation: Kvitter Javelin Marie Spagnolatti ESV Metamatrix AB Guide Konsult AB Guide Konsult AB 2.2 Läsanvisningar för processmodellen Dokumentationen presenteras på följande sätt: Process Process Beskriver vad som görs (aktiviteter) Förädlingsobjekt Beskriver processens input och resultat. Det är i 7

8 PROCESSANALYS MED MODELLERING Informationsresurs A Beställare förädlingsobjektet vi finner huruvida varje process skapar ett värde Resurs (notplan) Beskriver vilka resurser som tas i anspråk Informationsobjekt Beskriver utbytet av information mellan process och notplanen Ansvarig/utförare Beskriver vem (roll) som är ansvarig/utförare av processen 2.3 Avgränsningar Processmodellen inkluderar inte detaljering av Upphandling eftersom denna process ligger utanför de delar av Inköpsprocessen som avser avrop/beställning. Upphandlingsprocessen kommer att beskrivas i ett senare skede av annan myndighet. Vi har dock valt att visa processen för att kunna referera till denna där så behövs. Vidare har vi av samma skäl valt att exkludera processen för Intern försörjning, det vill säga då myndigheten kan tillgodose behovet genom andra åtgärder än inköp. Exempel på Intern försörjning är intern lagerhållning och omfördelning av resurser. Vi har även valt att inte beskriva processen för Reklamation av produkt eftersom denna med stor sannolikhet kommer att ligga utanför ett eventuellt elektroniskt inköpsstöd. 8

9 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3 Inköpsprocessen: Nu-läge 9

10 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Syfte Syftet med processen är att genomföra ett inköp eller om avtal saknas en upphandling som motsvarar en kravställares behov av produkt(er). Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Behovet är inte ordentligt analyserat Behovet uppstår i köpögonblicket Det är svårt att följa upp gjorda inköp Kontroll mot ramavtal sker inte Ramavtalen är svårtolkade för beställaren Hög andel av icke godkända inköp En hög andel av otillåten direktupphandling förekommer. Andelen kan i vissa fall uppgå till 60 %. Start Processen kan initieras på följande sätt: En beställare har ett behov av en eller flera produkt(er) Aktiviteter Analysera behov Syftet med processen är att en beställare skall beskriva sitt behov så att en kostnadskalkyl kan göras. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för beslut. Besluta om inköp Syftet med processen är att utifrån ett behov av en produkt kontrollera om tillräckliga resurser finns för att göra ett inköp. Val av anskaffningsform Syftet med processen är att en beställare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren kunna bestämma huruvida behovet skall lämnas till en upphandlare/inköpare eller om beställaren själv kan gå vidare med att välja leverantör och direktupphandla. Avropa enligt avtal Syftet med processen är att en beställare skall avropa en eller flera produkter samt ta emot en orderbekräftelse från leverantör. 10

11 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Kontrollera att leverantör kan leverera enligt beställning Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning. Leveransbevaka Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning samt förbereda inför leverans. Ta emot och kontrollera leverans Syftet med processen är att ta emot en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen. Granska, bokför och attestera faktura Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. Roller Attestant Beställare Beslutsfattare Granskare Godsmottagare Leveranskontrollant Resultat Processens resultat är: En faktura klar för betalning 11

12 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.1 Detaljering av Analysera behov Beställare Behov Specificera behov Genomför marknadsundersökning Sammanställ behov Beskrivet behov Syfte Syftet med processen är att en beställare skall beskriva sitt behov så att en kostnadskalkyl kan göras. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för beslut. Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Behovet är inte ordentligt beskrivet och/eller utrett Marknadsanalysen görs av beställaren, vilket gör att tid tas från beställarens egentliga arbetsuppgifter Behovet uppstår i köpögonblicket Start Processen kan initieras på följande sätt: En beställare har ett behov av en eller flera produkt(er) 12

13 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Aktiviteter Specificera behov Beställaren har ett behov av att göra ett inköp av en produkt och specificerar detta behov. Behovet kan ha uppstått i verksamheten eller via regerings-direktiv. Genomför marknadsanalys Beställaren genomför en marknadsanalys för att kunna avgöra om det är ett genomförbart och realistiskt behov. Sammanställ behov Beställaren sammanställer behov och krav i en kravspecifikation, alternativt presenterar behovet muntligt. Roller Beställare Resultat Processens resultat är: Ett beskrivet behov av en eller flera produkter. 13

14 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.2 Detaljering av Besluta om inköp Syfte Syftet med processen är att utifrån ett behov av en produkt kontrollera om tillräckliga resurser finns för att göra ett inköp. Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Beslut om inköp sker först när fakturan attesteras, dvs beslutet kommer efter genomfört köp Start Processen kan initieras på följande sätt: En budgetansvarig får ett beskrivet behov om inköp för beslut. 14

15 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Aktiviteter Kontrollera om budget finns Beställaren meddelar det specificerade behovet till Budgetansvarig, som kontrollerar om det finns utrymme i budgeten för att uppfylla det specificerade behovet, alternativt om låneram finns. Besluta om genomförande av inköp Budgetansvarig tar del av kravspecifikationen och beslutar om inköpet samt om vilka medel som skall användas. Beslutet kan dokumenteras skriftligt eller kommuniceras muntligt. Roller Budgetansvarig Resultat Processens resultat är: Budgetansvarig har fattat ett inköpsbeslut (godkänt eller avslagit) 15

16 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.3 Detaljering av Val av anskaffningsform Syfte Syftet med processen är att en beställare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren kunna bestämma huruvida behovet skall lämnas till en upphandlare/inköpare eller om beställaren själv kan gå vidare med att välja leverantör och direktupphandla. Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Kontroll mot ramavtal sker inte Ramavtalen är svårtolkade för beställaren En hög andel av otillåten direktupphandling förekommer. Andelen kan i vissa fall uppgå till 60 %. Start Processen kan initieras på följande sätt: Ett godkänt inköpsbeslut 16

17 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Aktiviteter Kontrollera beloppsgränser Beställaren kontrollerar de riktlinjer som finns avseende beslutade beloppsgränser för att avgöra vilken anskaffningsform som är lämplig Kontrollera om interna avtal finns Beställaren kontrollerar om det finns interna avtal som uppfyller behovet Kontrollera om statliga avtal finns Beställaren kontrollerar på om det finns statliga avtal tillgängliga som uppfyller behovet. Besluta om anskaffningsform Beställaren beslutar hur beställningen skall genomföras. Det finns fyra olika alternativ: - Beställning mot befintligt avtal - Genomför direktupphandling om regelverket tillåter detta - Genomför otillåten direktupphandling - Lämna uppdrag till upphandlare/inköp om att genomföra upphandling Roller Beställare Resultat Processen har två alternativa resultat: Ett identifierat avtal - avropa/beställ enligt avtal genomförs eller Ett ej identifierat avtal - lämna uppdrag till upphandlare/inköpare om upphandling/tillåten direktupphandling - genomför otillåten direktupphandling 17

18 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.4 Detaljering av Avropa enligt avtal Syfte Syftet med processen är att en beställare skall avropa en eller flera produkter samt motta orderbekräftelse från leverantör. Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Kontroll mot ramavtal sker inte Ramavtalen är svårtolkade för beställaren En hög andel av otillåten direktupphandling förekommer. Andelen kan i vissa all uppgå till 60 %. Inköp sker inte alltid efter det mest ekonomisk fördelaktiga alternativet Inköp sker från kända leverantörer, utan att beakta om leverantören har ett avtal med myndigheten Start Processen kan initieras på följande sätt: 18

19 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Ett identifierat avtal Aktiviteter Skapa avrops-/beställningsunderlag Beställaren/upphandlaren skapar ett avropsunderlag och kan ha till sin hjälp en rekvisitionsblankett som underlag vid inköp. Beställ produkt Beställaren beställer produkterna via exempelvis brev, telefon, fax, via fysisk besök i butik eller Internet. Mottag ordererkännande Beställaren kan motta ett ordererkännande som bekräftar att leverantören har mottagit ordern. I vissa fall är ordererkännande och orderbekräftelse ett och samma meddelande. Mottag orderbekräftelse Beställaren mottar en orderbekräftelse som bekräftar lagd order. Beställaren kontrollerar att det är rätt produkter och att kvantitet överensstämmer med den gjorda beställningen samt att leveranstiden motsvarar beställaren krav. Roller Beställare Resultat Processens resultat är: Ett genomfört avrop/beställning 19

20 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.5 Detaljering av Kontrollera att leverantören kan leverera enligt beställning Syfte Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning. Problem Uppföljning av leveransförmågan hos leverantören sker sällan Leveransen kan ske innan avtal finns påskrivna mellan beställare och leverantör Oklara uppdragsbeskrivningar vid köp av tjänster Start Processen kan initieras på följande sätt: En beställning Aktiviteter Mottag påskrivet avtal Beställaren mottar ett från leverantören påskrivet avtal. Avtalet kan vara i form av en ifylld rekvisition, ett signerat konsultavtal eller liknade. 20

21 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Mottag leveransbekräftelse Beställare mottar en leveransbekräftelse från leverantören innehållande planerat datum för leveransen och leveransadress(er). En leveransbekräftelse kan också vara i form av en uppdragsbeskrivning vid tjänsteleverans. Roller Beställare Resultat Processens resultat är: En bekräftad leverans 21

22 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.6 Detaljering av Leveransbevaka Syfte Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning samt förbereda inför leverans. Problem Uppföljning av leveransförmågan hos leverantören sker sällan Myndigheten är dåligt förberedda inför leveranser Start Processen kan initieras på följande sätt: En bekräftad leverans Aktiviteter Mottag leveransbesked Beställaren mottar från leverantören ett leveransbesked innehållande uppgifter om när leveransen skall ske och vad leveransen består av. 22

23 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Bedöm konsekvenser Beställaren bedömer konsekvenserna av leveransbeskedet och kan i vissa fall annullera beställningen om leverantören inte kan leverera rätt produkt, i rätt tid. Beställaren meddelar då budgetansvarig om att beställningen har blivit annullerad och eventuellt skapas en ny beställning. Justera order utifrån leveransbesked Beställaren justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta kan inträffa när leverantören meddelar att en delleverans skall ske eller om leverantören erbjuder en utbytesvara. Förbered inför leverans Beställaren förbereder inför leveransen. Förberedelserna kan bestå i att ordna passerkort och arbetsplats till konsulter, förbereda lagringsutrymme vid varuleverans mm. Ta emot leveransavisering Beställaren tar emot en leveransavisering innehållande datum och tid för leveransen. För vissa varugrupper är det av väsentlig vikt att varorna hanteras korrekt vid leverans (t ex kylvaror). Roller Beställare Resultat Processens resultat är: En mottagen leveransavisering och ett förberett leveransmottagande 23

24 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.7 Detaljering av Ta emot och kontrollera leverans Syfte Syftet med processen är att ta emot en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen. Problem Uppföljning av leveransförmågan hos leverantören sker sällan Myndigheten är dåligt förberedda inför leveranser Start Processen kan initieras på följande sätt: En leverans inkommer, och i vissa fall sker även en leveransavisering Aktiviteter Mottag leverans Godsmottagaren mottar leveransen. 24

25 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Kvittera leverans Godsmottagaren kvitterar leveransen efter att ha kontrollerat att leveransen inte är skadad samt att antal kollin överensstämmer med följesedeln. Kontrollera kvalitet och kvantitet Leveranskontrollanten kontrollerar mottagen leverans med avseende på kvalitet och kvantitet. Leveranskontrollanten använder beställningen och orderbekräftelsen som underlag i denna kontroll. Vid felaktig leverans reklameras produkten. Justera order utifrån leverans Leveranskontrollanten justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta är vanligt vid beställningar av viktvaror där leveransen oftast inte exakt motsvarar den exakta beställningen. Godkänn leverans Om leveransen motsvarar de uppställda kvalitets och kvantitetskraven godkänner Leveranskontrollanten leveransen i annat fall reklameras produkten. Roller Beställare Resultat Processens resultat är: Leveranskontrollanten har godkänt leveransen av en produkt eller Leveranskontrollanten har reklamerat leveransen av en produkt 25

26 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.8 Detaljering av Granska, bokför och betala faktura Syfte Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. Problem Beslut om inköp sker först när fakturan attesteras, dvs beslutet kommer efter genomfört köp Start Processen kan initieras på följande sätt: Leverantören har skickat en faktura för en produkt till myndigheten Aktiviteter Mottag faktura Granskare mottar fakturan. 26

27 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Kontrollera mot specifikation Granskaren kontrollerar att fakturan överensstämmer mot specifikation. Med specifikation avses beställning, följesedel, tidsrapporter mm Kontera Granskaren lägger ett konteringsförslag om kontering saknas. Kontrollera kontering Attestanten kontrollerar att konteringen är komplett och korrekt samt att budget finns. Attestera faktura Attestanten godkänner fakturan för bokföring. Bokför faktura Fakturan bokförs och blir då klar för betalning. Roller Granskare Attestant Resultat Processens har följande resultat: En faktura klar för betalning 27

28 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4 Inköpsprocessen: NY-läge 28

29 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 29

30 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Syfte Syftet med processen är att en kravställare skall genomföra ett inköp enligt gällande regelverk och inköpsrutiner med stöd av inköpssystem som säkerställer att behovet uppfylls och att tillhörande faktura konteras, bokförs betalas korrekt. Effekter Förenklar arbetet att systematiskt kunna kontrollera om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempelvis genom omfördelning av resurser eller utnyttja befintligt lager ( internköp ) Systemet bidrar till ett arbetsflöde som ordentligt analyserar behovet av önskat inköp Beställning via systemet minskar risken för inköp där behovet uppstår i köpögonblicket Systemet underlättar uppföljning av gjorda inköp Inköpsstatistik kan enkelt erhållas, ger underlag för bättre uppföljning av inköp Kontroll mot gällande avtal hanteras av systemet, beställarna behöver därför inte tolka avtalen. Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på en och samma plats där myndigheter sedan kan ta del av dem Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Start Processen kan initieras på följande sätt: En kravställare har ett behov av en eller flera produkt(er) Aktiviteter Beskriva behov Syftet med processen är att en kravställare skall beskriva sitt behov och ge ett underlag för kostnadsberäkning och vilken anskaffningsform som lämpar sig. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för val av anskaffningsform. Bestäm anskaffningsform Syftet med processen är att en beställare/beställningssamordnare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren/beställnings-samordnare kunna ge rekommendation huruvida behovet skall uppfyllas genom intern försörjning eller upphandling. Beställa Syftet med processen är att en beställare skall söka och/eller skapa en beställning på en eller flera produkter och sedan skicka beställningen för beslut. Beställning utgör ett beslutsunderlag när den lämnas över till beslutsprocessen. 30

31 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Besluta Syftet med processen är att en budgetansvarig/beställningssamordnare skall kontrollera att beställningen följer regelverket, stämma av mot attestliggare och budget för godkänna eller avslå beställningen. Godkänns beställningen skickar ordern vidare till leverantör. Bevaka Syftet med processen är att en beställare bevakar beställningen genom att ta emot meddelanden från leverantören i form av ordererkännande, orderbekräftelse, leveransbesked och leveransavisering. Utifrån leveransbeskedet kan beställaren avgöra om leveransen ska annulleras ifall den inte uppfyller förväntningarna annars utmynnar processen i leverans. Bekräfta leveransens kvalitet Syftet med processen är att leveransgodkännare/leveransmottagare tar emot en leverans från en leverantör och utvärderar den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen för att verifiera att leveransen håller måttet. Betala Syftet med processen är att budgetansvarig hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. Roller Kravställare Beställare Beställningssamordnare Budgetansvarig Leveransgodkännare Leveransmottagare Resultat Processens resultat är: En betald faktura 31

32 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.1 Detaljering av Beskriva behov Kravställare Beskriva behov Behov Analysera behov Sök produkt (kan ske genom att söka på favoriter, vara/tjänst, namn, produktnummer, leverantör, produktgrupp, avtal, fritext) Skapa favoritlista Hämta mallar Läs upp produkt(er) Jämför produkter(er) Välj produkt och antal/volym/mängd Beskrivet behov Syfte Syftet med processen är att en kravställare skall beskriva sitt behov och ge ett underlag för kostnadsberäkning och vilken anskaffningsform som lämpar sig. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för val av anskaffningsform. Effekter Arbetssättet och systemstödet underlättar för systematiska kontroller där behovet är motiverat och om det kan täckas på annat sätt än via nyinköp t ex genom omfördelning av resurser eller via intern försörjning. Behovet beskrivs tydligt och utreds innan man går vidare i processen Marknadsanalysen görs av de som är kunniga på området och frigör tid för kravställaren Minskad risk för att behovet uppstår i köpögonblicket Start Processen kan initieras på följande sätt: En kravställare har ett behov av en eller flera produkt(er) 32

33 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Aktiviteter Analysera behov Kravställaren har ett behov av att göra ett inköp av en eller flera produkt(er) och specificerar detta behov. Behovet kan ha uppstått i verksamheten eller via regeringsdirektiv. Genomför marknadsanalys Beställaren genomför en marknadsanalys för att kunna avgöra om det är ett genomförbart och realistiskt behov. Söka produkt Kravställaren söker via systemet efter produkter, alternativt hämtar upp tidigare beställning eller mall på likande inköp, utifrån gällande produktkataloger. Sammanställ behov Kravställaren sammanställer behov och krav i en beställning vilken utgör en kravspecifikation och sparar/skickar beställningen. Därmed är beställning överlämnad till nästa processteg. Roller Kravställare Resultat Processens resultat är ett beskrivet behov av en eller flera produkter. 33

34 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.2 Detaljering av Bestäm anskaffningsbehov Beställare Beställningssamordnare Bestäm anskaffningsform Beskrivet behov Sök avtal Läs avtal Ta ställning till anskaffning om avtal saknas Ge rekommendation beroende på behov och anskaffningsform Vid behov, initiera upphandling Kan behovet tillgodoses på annat sätt än genom köp? Bestämd anskaffningsform Syfte Syftet med processen är att en beställare/beställningssamordnare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren/beställnings-samordnaren kunna ge rekommendation huruvida behovet skall uppfyllas genom intern försörjning eller upphandling. Effekter Förenklar arbetet att systematiskt kunna kontrollera om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempelvis genom omfördelning av resurser eller utnyttja befintligt lager Kontroll mot gällande avtal hanteras i systemet Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på en och samma plats där myndigheter sedan kan ta del av dem Kontroll mot gällande avtal hanteras av systemet, beställarna behöver därför inte tolka avtalen. Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Start Processen kan initieras på följande sätt: 34

35 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE En beställare eller beställningssamordnare får ett beskrivet behov för beslut om anskaffningsform. Aktiviteter Kontrollera beloppsgränser Beställaren/beställningssamordnaren kontrollerar de riktlinjer som finns avseende beslutade beloppsgränser för att avgöra vilken anskaffningsform som är lämplig Kontrollera om interna avtal finns Beställaren/beställningssamordnaren kontrollerar via sökning i systemet om det finns interna avtal som uppfyller behovet. Systemet skall kunna hantera sökning av gällande interna avtal. Kontrollera om statliga avtal finns Beställaren/beställningssamordnaren kontrollerar via sökning i systemet om det finns statliga avtal tillgängliga som uppfyller behovet. Systemet skall kunna hantera sökning av gällande statliga avtal. Ta ställning till anskaffning om avtal saknas Beställaren/beställningssamordnaren hanterar behov som avser produkt(er) som saknar avtal. Rekommendera anskaffningsform Beställaren/beställningssamordnaren ger rekommendation om inköpsbehovet ska tillfredsställas genom intern försörjning eller via upphandling. Vid behov kan beställaren/beställningssamordnaren initiera upphandling. Roller Beställaren Beställningssamordnaren Resultat Processens resultat är vald anskaffningsform. 35

36 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.3 Detaljering av Beställa Syfte Syftet med processen är att en beställare skall söka och/eller skapa en beställning på en eller flera produkter och sedan skicka beställningen för beslut. Beställning utgör ett beslutsunderlag när den lämnas över till beslutsprocessen. Effekter Förenklar arbetet att systematiskt kunna kontrollera om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempelvis genom omfördelning av resurser eller utnyttja befintligt lager Beställning via systemet minskar risken för inköp där behovet uppstår i köpögonblicket (se ovanstående punkt) Kontroll mot gällande avtal hanteras i systemet Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på en och samma plats där myndigheter sedan kan ta del av dem Kontroll mot gällande avtal hanteras av systemet, beställarna behöver därför inte tolka avtalen. Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Start Processen kan initieras på följande sätt: 36

37 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE En beställare får ett beskrivet behov med tillhörande vald anskaffningsform för att kunna skapa en beställning. Aktiviteter Sök beställning Beställaren använder eventuellt tidigare beställning eller mall som underlag för ny beställning. Flera olika sökbegrepp finns, några exempel är produkt-namn, produktgrupp, avtal, leverantör mm Skapa beställning Beställaren skapar beställning. I beställning finns produkt, konterings-uppgifter, diareienummer/avtalsnummer, beställningsnummer, leverantörs-uppgifter, meddelanden etc angivet. Spara beställning Beställaren kan spara beställningen för vidare bearbetning. Skicka beställning Beställaren skickar beställningen för beslut. Roller Beställare Resultat Processens resultat är en för beslut skickad beställning. 37

38 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.4 Detaljering av Besluta Budgetansvarig Beställningssamordnare Besluta Beställning Kontrollera att beställning är komplett (följer regelverk). Vilket innebär att beställningen: Faller inom ramen för myndighetens verksamhet Faller inom ramen för de resurser som myndigheten disponerar Är i enlighet med gällande regler Kontrollera mot attestliggare Kontrollera att budget finns Godkänn eller avslå order och meddela beställare Attestera order Skicka order till leverantör Godkänd order Syfte Syftet med processen är att en budgetansvarig/beställningssamordnare skall kontrollera att beställningen följer regelverket, stämma av mot attestliggare och budget för godkänna eller avslå beställningen. Godkänns beställningen skickar ordern vidare till leverantör. Effekter Förenklar arbetet att systematiskt kunna kontrollera om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempelvis genom omfördelning av resurser eller utnyttja befintligt lager Systemet bidrar till ett arbetsflöde som ordentligt analyserar behovet av önskat inköp Beställning via systemet minskar risken för inköp där behovet uppstår i köpögonblicket (se ovanstående punkt) Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Inköpet attesteras tidigt i processen Start Processen kan initieras på följande sätt: 38

39 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE En budgetansvarig eller beställningssamordnare får en beställning för beslut Aktiviteter Kontrollera att beställningen är komplett Budgetansvarig eller beställningssamordnare kontrollerar att beställningen faller inom ramen för myndighetens verksamhet att den följer giltiga regelverk. Kontrollera attestliggare Budgetansvarig eller beställningssamordnare försäkrar sig om att behörigheterna är de rätta angående beställningen och dess berörda roller. Kontrollera att budget finns Budgetansvarig eller beställningssamordnare kontrollerar att det finns utrymme i budgeten för att uppfylla det specificerade behovet som beställningen avser. Godkänn eller avslå order Budgetansvarig eller beställningssamordnare tar på grundval av tidigare aktiviteter beslut om beställningen ska avslås eller om order ska skickas till leverantör samt avgör vilka medel som ska användas. Attestera order Budgetansvarig eller beställningssamordnare attesterar ordern. Skicka order Budgetansvarig eller beställningssamordnare skickar godkänd order till vald leverantör, alternativt till intern försörjningsenheten. Roller Budgetansvarig Beställningssamordnare Resultat Processens resultat är en godkänd order 39

40 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.5 Detaljering av Bevaka Beställare Bevaka Godkänd order Mottag ordererkännande från leverantör Mottag orderbekräftelse från leverantör Mottag leveransbesked från leverantör Bedöm konsekvenser av leveransbeskedet Annullera beställning, om leverantören inte kan leverera rätt produkt, i rätt tid, meddela beställaren om att ny beställning behöver göras Förbered inför leverans Ta emot leveransavisering Aviserad/ bekräftad leverans Syfte Syftet med processen är att en beställare bevakar beställningen genom att ta emot meddelanden från leverantören i form av ordererkännande, orderbekräftelse, leveransbesked och leveransavisering. Utifrån leveransbeskedet kan beställaren avgöra om leveransen ska annulleras ifall den inte uppfyller förväntningarna annars utmynnar processen i leverans. Effekter Uppföljning av leveransförmågan hos leverantörer Beställare och leverantör är överens om detaljer angående leveransen innan den ankommer Uppdragsbeskrivningar kan tydliggöras och kommuniceras Systemet och arbetssättet underlättar kommunikationen mellan beställare och leverantör, vilket minskar risken för fel Start Processen kan initieras på följande sätt: En godkänd order inkommer till beställare 40

41 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Aktiviteter Mottag ordererkännande Beställaren mottar från leverantören ett leveranserkännande vilken innehåller leverantörens besked om att kunna leverera det beställaren önskar. Mottag orderbekräftelse Beställaren mottar en orderbekräftelse från leverantören vilken innehåller leverantörens åtagande angående leveransen. Leveranserkännandet innehåller uppgifter om när leveransen skall ske och vad leveransen består av samt utgör ett kvitto att beställaren och leverantören är överens om vad ordern avser. Bedöm konsekvenser Beställaren bedömer konsekvenserna av leveransbeskedet och kan i vissa fall annullera beställningen om leverantören inte kan leverera rätt produkt, i rätt tid. Beställaren meddelar då beställare om att beställningen har blivit annullerad och eventuellt skapas en ny beställning. Justera order utifrån leveransbesked Beställaren justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta kan inträffa när leverantören meddelar att en delleverans skall ske eller om leverantören erbjuder en utbytesvara. Förbered inför leverans Beställaren förbereder inför leveransen. Förberedelserna kan bestå i att ordna passerkort och arbetsplats till konsulter, förbereda lagringsutrymme vid varuleverans mm. Ta emot leveransavisering Beställaren tar emot en leveransavisering innehållande datum och tid för leveransen. För vissa varugrupper är det av väsentlig vikt att varorna hanteras korrekt vid leverans (t ex kylvaror). Roller Beställare Resultat Processens har två resultat: En aviserad/bekräftad leverans 41

42 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.6 Detaljering av Bekräfta leveransens kvalitet Syfte Syftet med processen är att leveransgodkännare/leveransmottagare tar emot en leverans från en leverantör och utvärderar den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen för att verifiera att leveransen håller måttet. Effekter Uppföljning av leveransförmågan hos leverantörer Beställare och leverantör är överens om detaljer angående leveransen innan den anländer Systemet och arbetssättet underlättar kommunikationen mellan beställare och leverantör, vilket minskar risken för fel Myndigheten är förberedd på leveransen Start Processen kan initieras på följande sätt: En leveransavisering och en leverans inkommer Aktiviteter Mottag leverans Godsmottagaren mottar leveransen. 42

43 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Kvittera leverans Leveransmottagaren kvitterar leveransens fraktsedel efter att ha kontrollerat att leveransen inte är skadad samt att antal kollin överensstämmer med följesedeln. Kontrollera kvalitet och kvantitet Leveransgodkännaren kontrollerar mottagen leverans med avseende på kvalitet och kvantitet. Leveransgodkännaren använder beställningen och orderbekräftelsen som underlag i denna kontroll. Vid felaktig leverans reklameras produkten. Justera order utifrån leverans Leveransgodkännaren justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta är vanligt vid beställningar av viktvaror där leveransen oftast inte exakt motsvarar den exakta beställningen. Registrera inleverans Inleveransen registreras samt om leveransen inte motsvarar uppgifterna i ordern avseende t ex antal hanteras delleverans(er) och eventuella andra avvikelse i leveransen. Genomför kvalitets- och funktionskontroll Leveransgodkännare eller leveransmottagare verifierar att inleveransen uppfyller förväntningarna gällande kvalitet och funktion. Godkänn leverans Om leveransen motsvarar de uppställda kvalitets och kvantitetskraven godkänner Leveransgodkännaren leveransen i annat fall reklameras produkten. Beställare och budgetansvarig meddelas och avvikelsehantering inleds. Roller Leveransgodkännare Leveransmottagare Resultat Processens resultat är: Leveransgodkännare eller leveransmottagare har godkänt leveransen av en produkt alternativt reklamerat leveransen av en produkt 43

44 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.7 Detaljering av Betala Budgetansvarig Betala Faktura Godkänd leverans Läs upp faktura inklusive toleransnivåer Läs upp order Läs upp leveransgodkännade Kontrollera att fakturans pris, antal, villkor stämmer mot order inkl. ev. angivna toleransnivåer (öresavrundning, vikt mm) Om matchning godkänn faktura för betalning Om matchning ej kan ske skicka fakturan i manuellt fakturaflöde Betald faktura Syfte Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda på ett effektivt sätt. Effekter Hanteringen av fakturor förenklas och automatiseras Lätta att upptäcka fel och att åtgärda dem Start Processen kan initieras på följande sätt: Leverantören har skickat en faktura för en produkt till myndigheten Aktiviteter Mottag/läs upp faktura Systemet läser fakturan inklusive definierade toleransnivåer. Läs upp order Systemet läser upp ordern. 44

45 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Läs upp leveransgodkännande Systemet kontrollerar att leveransen är godkänd. Matcha faktura mot order, leverans och toleransnivåer Systemet kontrollerar att fakturans pris, antal och ytterligare villkor stämmer mot order inklusive angivna toleransnivåer och att leveransen är godkänd. Godkänn faktura Om faktura, order och leverans matchar godkänner systemet fakturan för betalning. Om matchning ej kan ske via systemet skicka fakturan i manuellt fakturaflöde. Roller Budgetansvarig Resultat Processens har två alternativa resultat: En korrekt betald faktura för produkt eller En reklamerad faktura för produkt 45

46 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.8 Tillhandahålla myndighetens utbud Myndighetens e-handelssamordnare Läs in produktkatalog Kvalitetssäkra produktkatalog, anpassa utbud Informera internt inom myndigheten Publicera produktkatalog, förändringar och händelser Informera om avsteg från avtal till statens e handelssamordnare Syfte Syftet med processen är att förse myndigheten med giltiga och uppdaterade produktkataloger som grundas på gällande avtal, interna såväl som statliga ramavtal. Effekter Kontroll mot gällande avtal hanteras i systemet, beställaren behöver därför inte tolka avtalen Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på en och samma plats där myndigheter sedan kan ta del av dem Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Statens och myndigheternas gällande avtal lagras central och gör tillgängliga på ett sådant sätt att myndigheterna alltid får tillgång till de senaste versionerna av avtalen. Minskar dubbelarbete gällande uppdateringar av avtal vilket bidrar till högre kvalitet och bättre resursutnyttjande. Start Processen kan initieras genom att en myndighet behöver tillgång till ett statligt ramavtals produktkatalog eller att en leverantör som myndigheten har egna avtal med har skickat en uppdaterad produktkatalog till myndigheten. Aktiviteter Läs in produktkatalog Myndighetens e-handelssamordnare läser in de produktkataloger som finns att tillgå. 46

47 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Kvalitetssäkra produktkatalog Myndighetens e-handelssamordnare kvalitetssäkra produktkatalog samt anpassar utbudet efter gällande riktlinjer. Informera internt Myndighetens e-handelssamordnare informerar myndigheten om gällande avtal och produkter de har i tillämpliga kataloger. Publicera produktkatalog Myndighetens e-handelssamordnare publicerar produktkatalogen samt ser till förändringar och händelser är korrekt införda. Informera om avsteg från avtal till statens e-handelssamordnare Myndighetens e-handelssamordnare informerar om eventuella avsteg från statliga ramavtal till statens e-handelssamordnare som för en förteckning över avstegen. Roller Myndighetens e-handelssamordnare Resultat Processen resulterar i korrekta och lättillgängliga produktkataloger som underlättar för myndigheterna när de ska anskaffa produkter och/eller tjänster enligt avtal. 47

48 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.9 Tillhandahålla statligt utbud Start Processen kan initieras genom att en myndighet har upphandlat ett statligt ramavtal eller att en ansluten leverantör har skickat en uppdaterad produktkatalog till statens e- handelssamordnare. Aktiviteter Kvalitetssäkra produktkatalog Statens e-handelssamordnare kvalitetssäkra produktkatalog samt anpassar utbudet efter gällande riktlinjer. Kvalitetssäkra s-kod Statens e-handelssamordnare kvalitetssäkrar s-koden för de ingående produkterna. Tillgängliggör produktkatalog Staten e-handelssamordnare tillgängliggör produktkatalogerna för myndigheterna och meddelare om att det finns en ny katalog publicerad.. Roller Staten e-handelssamordnare Resultat Processen resulterar i korrekta och lättillgängliga statliga produktkataloger. 48

49 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.10 Upphandla Syfte Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av rollen upphandlare/inköpare. Processen ligger utanför detta uppdrag och har därför inte detaljerats. Effekter Kontroll mot gällande avtal hanteras i systemet och lagras på enda ett ställe Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på centralt varifrån myndigheten sedan kan ta del av dem 49

50 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.11 Intern försörjning Syfte Syftet med processen är att tillgodose ett behov genom intern försörjning. Intern försörjning innebär att omfördela interna resurser för att täcka det uppkomna behovet. Processen ligger utanför detta uppdrag och har därför inte detaljerats. Effekter Kostnadsbesparingar genom minskat antal inköp Bättre utnyttjande av resurser 50

51 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH VISSA MYNDIGHETSINTERNA STYRDOKUMENT 5 Lagar, förordningar och vissa myndighetsinterna styrdokument Detta avsnitt innehåller de externa krav samt vissa interna krav som utgör styrningen av processerna. Arbetsordning Arkivförordningen (1991:446) Arkivlagen (1990:782) Avtalslagen (1915:218) Basnivå för informationssäkerhet (BITS) BFN R 10 Systemdokumentation och behandlingshistorik BFN U88:11 Bokföring av tvistiga skulder BFNAR 2000:5 Arkivering BFNAR 2000:6 Verifikationer BFNAR 2001:2 Löpande bokföring Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet - EA-boken Föreskrift om hantering av elektroniska fakturor (VERVAFS 2007:1) Föreskrift om statliga myndigheters arbete med säkert elektroniskt informationsutbyte, VERVAFS 2007:2 Föreskrift (PTSFS 2006:3) om skyldighet att tillhandahålla specificerad telefonräkning Förordning (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring Förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll Förordning om åtgärder för fredstida krishantering och höjd beredskap (2002:472) Handledning för myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering IT-säkerhetspolicy Lag (1964:528) om tillämplig lag beträffande internationella köp av lösa saker Lag (1998:167) om tillämplig lag för avtalsförpliktelser Lag (2002:562) om elektronisk handel och andra informationssamhällets tjänster Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Lag (2007:1092) om offentlig upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster Lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer Mervärdesskattelag (1994:200) Miljöpolicy 51

52 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH VISSA MYNDIGHETSINTERNA STYRDOKUMENT Myndighetsförordning (2007:515) Personuppgiftslagen (1998:204) RA-FS 1997:4 Arkiv hos statliga myndigheter RA-FS 2003:1 Föreskrifter om tekniska krav för ADB-upptagningar RA-FS 2003:2 Upptagningar för automatisk databehandling RA-FS 2003:3 Föreskrifter och allmänna råd om överlämnande av upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar) till RA och landsarkiven RA-FS 2004:3 Föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar Sekretesslagen (1980:100) Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS2001:1) 52

53 ORDLISTA 6 Ordlista Beställare Roll som innebär att sammanfatta och genomföra beställning Jmf Plocka ihop varukorg Beställningssamordnare Roll som samordnar vissa beställningar för hela eller delar av myndigheten. Budgetansvarig Roll som innebär rätt att ingå ekonomiska förpliktelser för myndighetens räkning. Person som har behörighet att godkänna beställning och kontering. Inköpare Se rollen Upphandlare Kravställare Roll som innebär att formulera krav på produkten och dess egenskaper inklusive antal och volym. Representerar en brukare eller grupp av brukare. Leveransgodkännare Roll som innebär att granska och godkänna att leveransens kvalitet och kvantitet överensstämmer med lagd order. Kan vid behov initiera leveransavvikelsehantering. Leveransmottagare Roll som innebär att ta emot leveransen och kontrollera mot följesedel eller motsvarande till exempel tidsrapporter eller liknande. Myndighetens e-handelssamordnare Roll som innebär att administrera, informera och uppdatera produktinformation i systemet. Systemet arbetar på uppdrag av/i samråd med upphandlare. Produkt Sammanfattande benämning för vara och/eller tjänst. Statlig e-handelssamordnare Roll som innebär att administrera, informera och uppdatera produktinformation i systemet avseende statliga ramavtal. Systemet arbetar på uppdrag av/i samråd med upphandlare. Upphandlare Roll som innebär att genomföra upphandlingar i enlighet med LoU och myndighetens interna regelverk. Försörjer myndigheten med avtal samt strategisk avtalsförvaltning. 53

54 ESV utvecklar och förvaltar en effektiv ekonomisk styrning av staten. Vi tar fram bra beslutsunderlag för den ekonomiska politiken. Vi skapar goda förutsättningar för regering och riksdag till en tydlig och effektiv styrning av statliga myndigheter. Vi säkerställer god tillgång för myndigheterna till bra metoder och effektivt stöd i sin verksamhetsstyrning ESV har bred och djup kompetens och arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna.

Rapport. Regeringsuppdrag. Införandet av elektroniska inköp i staten. Delrapport ESV 2008:14

Rapport. Regeringsuppdrag. Införandet av elektroniska inköp i staten. Delrapport ESV 2008:14 Regeringsuppdrag Rapport Införandet av elektroniska inköp i staten Delrapport ESV 2008:14 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade

Läs mer

Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling

Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling IT-avdelningen 2008-02-18 Utgåva 0.9 Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling 2 (85) Innehållsförteckning PROCESSANALYS MED MODELLERING... 3 ARBETSMETODIK...

Läs mer

9. Utforma regler, rutiner och policies. 8. Planera, följa upp, styra Styr. Köpa produkter ( inköpsprocessen ) 2. Bestäm anskaffningsform

9. Utforma regler, rutiner och policies. 8. Planera, följa upp, styra Styr. Köpa produkter ( inköpsprocessen ) 2. Bestäm anskaffningsform 9. Utforma regler, rutiner och policies 8. Planera, följa upp, styra Styr Anskaffa genom internförsörjning eller på annat sätt Köpa produkter ( inköpsprocessen ) Upphandla Ej tillgodosett 1. Beskriva 2.

Läs mer

Elektroniska inköp steget före e-fakturan. Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008

Elektroniska inköp steget före e-fakturan. Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008 Elektroniska inköp steget före e-fakturan Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008 Bakgrund Politiska mål för e-förvaltning Strategi och nationell handlingsplan Förändringar inom upphandlingsområdet Enhet

Läs mer

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till: Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Högst 505 800 kronor, dvs. högst 28 procent

Läs mer

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte

Läs mer

J E KON OM ISTVR N INGSVE R K FT

J E KON OM ISTVR N INGSVE R K FT Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd J E KON OM ISTVR N INGSVE R K FT Ekonomistyrningsverkets foreskrifter och allmänna råd till forordningen (2003:770) om statliga

Läs mer

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering Introduktion till regeringsuppdraget automatiserad ärendehantering Innehåll 1. Inledning 1 Bakgrund 2 Syfte 3 2. Förberedelser 4 Intervjuer 5 Planera för processanalyser 6 Anlita seminarieledare 6 Rapportera

Läs mer

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Direktupphandlingsgränsen är: Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Högst 534 890 kronor, dvs. högst 28 procent av tröskelvärdet som är 1 910 323 kronor.

Läs mer

Sid: 1. Manual. Beställning / Orderattest / Inleverans ebuilder Inköp

Sid: 1. Manual. Beställning / Orderattest / Inleverans ebuilder Inköp Sid: 1 Manual Beställning / Orderattest / Inleverans ebuilder Inköp ebuilder AB Version 5.0 Dec 2010 Sid: 2 Inledning... 3 Orderläggning... 4 Skapa Varukorg... 4 Färdigställ Order... 6 Attestera Order...

Läs mer

Rollanalys INKA- och EL-projektet

Rollanalys INKA- och EL-projektet 1 (8) IT-avdelningen 2008-02-15 Rollanalys INKA- och EL-projektet Nuläge Administratör Avnämare Beställare Betalningsinstitut Budgetansvarig Godsmottagare Handläggare leverantörsfunktionen person som hjälper

Läs mer

Frågor och svar E-handel läkemedel Proceedo 2015-05-28

Frågor och svar E-handel läkemedel Proceedo 2015-05-28 och svar E-handel läkemedel Proceedo 2015-05-28 Allmänt Sid 1 Beställning Sid 2 Leveranser och leveranskvittens Sid 4 Ekonomi Sid 5 Fakturor & attest Sid 5 Övrigt Sid 6 Allmänt När kommer jag att kunna

Läs mer

INKÖPSHANDBOK PROCESS

INKÖPSHANDBOK PROCESS INKÖPSHANDBOK PROCESS I inköpshandboken kan du hitta all information om hur vi gör inköp i Haninge och Nynäshamns kommuner. Du kan hitta information om vem som får göra inköp, hur man gör inköp och vilka

Läs mer

Riktlinjer för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer upphandling och inköp Dnr Ks 11/159 Riktlinjer för upphandling och inköp Ånge kommunkoncern Antagen av Kommunstyrelsen 2015-10-06, 149 841 81 Ånge kommun tel 0690-250 100 e-post ange@ange.se

Läs mer

Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI 2008-12-15. Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén

Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI 2008-12-15. Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI 2008-12-15 Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén Aktuellt & Nyheter Svefaktura sprids mer och mer E-beställningar i staten Sveordern, ny standard för enkla

Läs mer

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: 2015-04-10 Reviderad: - Dnr: DUC 2014/1879/10 Ersätter: - Relaterade dokument: Bilaga 1, Upphandlingsprocessen. Bilaga 2, Handläggningsordning

Läs mer

Val av affärsprocess - vägledning

Val av affärsprocess - vägledning Val av affärsprocess - vägledning Syftet med detta dokument är att underlätta vid valet mellan SFTI:s olika affärsprocesser vid införande av e-handel. Detta görs genom att på en övergripande nivå förklara

Läs mer

Regeringen. Rapport Säkerhet i statens betalningar. Slutrapport

Regeringen. Rapport Säkerhet i statens betalningar. Slutrapport Regeringen Rapport Säkerhet i statens betalningar Slutrapport ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan

Läs mer

E-handel i offentlig sektor i Sverige

E-handel i offentlig sektor i Sverige E-handel i offentlig sektor i Sverige DIFI EHF-konferens Mats Goffhé Sören Pedersen Agenda E-handel i offentlig sektor i Sverige: Status idag och framåtblick Hur tar man hem nyttan med e-handel? Obligatoriskt

Läs mer

Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt?

Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt? Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt? Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Vad innebär elektronisk handel? Mål och syfte? Ett sätt att - styra inköpsprocessen

Läs mer

Sortera post - Centralt

Sortera post - Centralt Extern Centralt Vaktmästeri Förvaltning Sortera post - Centralt Skicka fakturor via internpost (Lev. Skickat fel) Osorterad post Tömma postboxen (samtliga lev.fakt hänvisas till boxen) Utsorterad post

Läs mer

Riktlinjer för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer upphandling och inköp Dnr Ks 11/159 Riktlinjer för upphandling och inköp Ånge kommunkoncern Antagen av kommunstyrelsen 2011-06-07 110 841 81 Ånge kommun tel 0690-250 100 e-post ange@ange.se

Läs mer

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn -1 - Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning och syfte s. 2 2. Upphandlingsprocessen s. 2-5 2.1 Tröskelvärden 2.2 Upphandlingar över tröskelvärdet 2.3 Upphandlingar

Läs mer

Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna

Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna Handläggningsordning vid genomförandet av direktupphandlingar vid Högskolan Dalarna Bilaga 2 till dokumentet Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: 2015-04-10 Reviderad: - Dnr:

Läs mer

Agresso AB Tillämpning SFTI

Agresso AB Tillämpning SFTI Agresso AB Tillämpning SFTI Enligt SFTI Affärsprocess 6 Tillämpningsanvisning för Agresso SFTI Affärsprocess 6. Version 2.7 Avrop mot Ramavtal Datum: 2010-03-12 Status: Version 0.2 Senast ändrad: 2010-05-23

Läs mer

1C:Från inköp till betalning - hela processen

1C:Från inköp till betalning - hela processen A Basware Presentation 1C:Från inköp till betalning - hela processen Mia Lenman Matti Bjerking 6:e okt 2011 En disciplinerad och systematisk förbättringsprocess applicerat på alla typer av inköp av råvaror,

Läs mer

Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen

Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen Effektiva inköp i svenska staten E-inköpsdagen 12 maj 2009 Regeringen g vill effektivisera inköpsprocessen i tre steg E-faktura (2005-2008) E-beställning (2009-2013) E-upphandling (2009-2011) Ansvar: ESV

Läs mer

Processbeskrivning Avrop

Processbeskrivning Avrop ProcIT-P-008 Processbeskrivning Avrop Lednings- och kvalitetssystem Fastställd av 2012-06-20 Innehållsförteckning 1 Inledning 3 1.1 Symboler i processbeskrivningarna 4 2 Avropsprocessen 5 2.1 Ge råd/informera

Läs mer

Inköps- och upphandlingsriktlinjer

Inköps- och upphandlingsriktlinjer Inköps- och upphandlingsriktlinjer Antagen av kommunstyrelsen/2016-11-08 2 (8) Innehållsförteckning 1 Riktlinjer för Inköp och upphandling... 3 1.1 Inköp och upphandlingar... 3 1.2 Behöriga beställare...

Läs mer

Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det?

Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det? Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det? 2007-10-29 E-fakturaprojektet ESV Eva Wern Sören Pedersen Verva - Arena Program e-fakturaprojektet i svenska staten Val av standard för e-faktura

Läs mer

N 1 REGLEMENTE FÖR INKÖPSDELEGERADE JÄMTE LOKALA ANVISNINGAR FÖR ANSKAFFNING AV VAROR OCH TJÄNSTER INOM KIRUNA KOMMUNS FÖRVALTNINGAR

N 1 REGLEMENTE FÖR INKÖPSDELEGERADE JÄMTE LOKALA ANVISNINGAR FÖR ANSKAFFNING AV VAROR OCH TJÄNSTER INOM KIRUNA KOMMUNS FÖRVALTNINGAR N 1 REGLEMENTE FÖR INKÖPSDELEGERADE JÄMTE LOKALA ANVISNINGAR FÖR ANSKAFFNING AV VAROR OCH TJÄNSTER INOM KIRUNA KOMMUNS FÖRVALTNINGAR Antaget av kommunfullmäktige 1988-06-14, 119 Komplettering i anvisningarna

Läs mer

Rapport. Regeringsuppdrag. Införandet av elektroniska inköp i staten. Delrapport ESV 2008:14

Rapport. Regeringsuppdrag. Införandet av elektroniska inköp i staten. Delrapport ESV 2008:14 Regeringsuppdrag Rapport Införandet av elektroniska inköp i staten Delrapport ESV 2008:14 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade

Läs mer

Riktlinjer för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer för upphandling och inköp Dnr ks 09/127 Riktlinjer för upphandling och inköp Ånge kommunkoncern Antagen av kommunstyrelsen 2010-02-02, 14 841 81 Ånge kommun tel 0690-250 100 e-post ange@ange.se

Läs mer

Nyhetsbrev e-handel 1/5. Kontaktperson e-faktura

Nyhetsbrev e-handel 1/5. Kontaktperson e-faktura 1/5 Datum Ert datum Kontaktperson e-beställningar 2010-12-21 Kontaktperson e-faktura ESV Dnr 10-743/2009 Handläggare Peter Norén Er beteckning Nyhetsbrev e-handel Detta är ESV:s nyhetsbrev till kontaktpersoner

Läs mer

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Revisionsrapport Attestrutiner Östhammars kommun Datum: 080918 Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av de förtroendevalda

Läs mer

Bilaga 4 - Mall för upphandlingskontrakt Upphandling av Färskt hängmörat kött

Bilaga 4 - Mall för upphandlingskontrakt Upphandling av Färskt hängmörat kött DIARIENR UE/120027 Bilaga 4 - Mall för upphandlingskontrakt Upphandling av Färskt hängmörat kött Anm: Texter med blå teckenfärg kommer att fastställas i samband med upprättande av upphandlingskontraktet.

Läs mer

Revisionsrapport. Örebro universitets årsredovisning Sammanfattning. Förordning om intern styrning och kontroll

Revisionsrapport. Örebro universitets årsredovisning Sammanfattning. Förordning om intern styrning och kontroll Revisionsrapport Örebro universitet Fakultetsgatan 1 701 82 Örebro Datum Dnr 2009-03-30 32-2008-0701 Örebro universitets årsredovisning 2008 Riksrevisionen har granskat Örebro universitets årsredovisning,

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: INKÖPSPROCESSEN Beslutad: Dnr KFKS 2013/668-004 Upprättad: 2013-11-13 Uppdaterad: Övergripande information som rör Inköpsprocessen: Under anbudstiden

Läs mer

Ändring i delegationsordning / attestordning

Ändring i delegationsordning / attestordning RÄTTELSEBESLUT 1 2010-09-30 (Korrigerat 2010-12-20) Dnr EK 2010/43 Ändring i delegationsordning / attestordning Bakgrund 2009-01-01 infördes en ny organisation för gemensam förvaltning och service, under

Läs mer

Löpande granskning av rutin för upphandling

Löpande granskning av rutin för upphandling Revisionsrapport Länsstyrelsen i Uppsala län Hamnesplanaden 3 751 86 Uppsala Datum Dnr 2008-03-19 32-2007-0588 Löpande granskning av rutin för upphandling Som ett led i den årliga revisionen av Länsstyrelsen

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern Fastställda av KS 144 2012-05-15 1(6) Sten-Inge Lilja sten-inge.lilja@bengtsfors.se till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern E-post Telefon Fax Hemsida Bengtsfors

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling Fastställt av kommunfullmäktige 2006-06-21 143 Ersätter kommunfullmäktiges beslut 1994-10-27 90 Senast förändrat av kommunfullmäktige 2008-08-27, 184 INLEDNING 3 OMFATTNING 3

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1(5) ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1 Omfattning För att upprätthålla en god intern kontroll krävs bl.a. ändamålsenliga regelverk och rutiner för kontroll av verifikationer. Kontroller i enlighet med

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Datum: 2013-12-20 Dnr: Sida: 1 (8) Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Dessa tillämpningsanvisningar avser att tydliggöra antagna riktlinjerna för upphandling och inköp, samt

Läs mer

Svensk författningssamling

Svensk författningssamling Svensk författningssamling Förordning om myndigheters bokföring; SFS 2000:606 Utkom från trycket den 4 juli 2000 utfärdad den 31 maj 2000. Regeringen föreskriver följande. Inledande bestämmelser Förordningens

Läs mer

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför

Läs mer

Upphandlingspolicy. Antagen i Kommunfullmäktige

Upphandlingspolicy. Antagen i Kommunfullmäktige Upphandlingspolicy Antagen i Kommunfullmäktige 2011-02-09 Ekonomiavdelningen Datum Upphandlingsfunktionen 2010-12-20 Upphandlingspolicy för Vårgårda kommun Styrdokument Vid all upphandling skall, utöver

Läs mer

Dokumentation av direktupphandlingar

Dokumentation av direktupphandlingar Dokumentation av direktupphandlingar Den 1 juli 2014 höjs direktupphandlingsgränsen. Samtidigt införs en utökad dokumentationsplikt som innebär att upphandlande myndigheter och enheter ska dokumentera

Läs mer

AVTAL. Ramavtal Möbler

AVTAL. Ramavtal Möbler Sidan 1 av 5 AVTAL Ramavtal 73-03 Möbler 1 Parter Mellan Brio Lek & Lär, nedan kallad leverantören, och Gotlands kommun, 621 81 VISBY, nedan kallad köparen, har följande avtal träffats. 2 Omfattning Successiva

Läs mer

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November 2005. 2005 Deloitte All rights reserved.

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November 2005. 2005 Deloitte All rights reserved. Region Skåne s- och attestrutinen Insert Picture November 00 00 Deloitte All rights reserved. Kostnader Beskrivning av inköpsrutin Huvudbok Processing Accounts Payable Utbetalning Kassa bank Kostnader

Läs mer

Revisionsrapport. Oxelösunds kommun. Granskning av avtalshantering. Karin Jäderbrink Lars Edgren 2013-01-14

Revisionsrapport. Oxelösunds kommun. Granskning av avtalshantering. Karin Jäderbrink Lars Edgren 2013-01-14 Revisionsrapport Granskning av avtalshantering Karin Jäderbrink Lars Edgren Oxelösunds kommun 2013-01-14 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Revisionsfråga och kontrollmål

Läs mer

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Detta dokument beskriver hur professionella inköp och upphandlingar ska göras, vilka generella riktlinjer som finns och hur ansvarsfördelningen ser

Läs mer

Avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning

Avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning 1 (7) Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Juridik och upphandling INSTRUKTION VID FÖRNYAD Avrop från ramavtal med förnyad konkurrensutsättning Denna checklista och instruktion har tagits fram för att

Läs mer

Handledning om krav på e-handel

Handledning om krav på e-handel Krav på e-handel vid upphandlingar av varor och tjänster Handledning om krav på e-handel Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Ulla Karin Josefsson, Statens inköpscentral (SIC) vid Kammarkollegiet Upphandlingsdagarna

Läs mer

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Dnr: Rev 33-2012 Genomförd av: Revisionsenheten Thomas Vilhelmsson Vilhelm Rundquist Behandlad av Revisorskollegiet den 19 februari 2014 1 Innehåll 1 Sammanfattning...

Läs mer

Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel

Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel Innehåll Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel... 1 SYFTE... 2 BESKRIVNING... 2 Hitta

Läs mer

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005 Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005 1 E-handel och e-fakturering i kommuner och landsting Sveriges Kommuner och Landsting (Svenska Kommunförbundet och

Läs mer

Växjö! Europas grönaste stad

Växjö! Europas grönaste stad Växjö! Europas grönaste stad Växjö kommun Växjö kommun: 89 000 invånare 6500 kommunanställda 8 förvaltningar/nämnder 5 kommunala bolag (förvaltningar + bolag = Kommunkoncernen) Växjö kommuns totala årliga

Läs mer

RIKTLINJER FÖR UPPHANDLING VID UPPSALA UNIVERSITET

RIKTLINJER FÖR UPPHANDLING VID UPPSALA UNIVERSITET 1 (8) Universitetsledningens kansli Leif Petersson 2003-10-07 RIKTLINJER FÖR UPPHANDLING VID UPPSALA UNIVERSITET 2 (8) Innehållsförteckning 1. Bakgrund 1.1 Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) 1.2 Affärsmässighet

Läs mer

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Beslutade

Läs mer

Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen

Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen Sida 1 av 6 Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen Obligatorisk information till leverantörer som önskar ansluta sig till Lantmännens e-handelsplattform PaL rutiner & villkor I texten nedan kommer

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Mariestad Antaget av Kommunstyrelsen Mariestad 2015-09-14 Datum: 2015-08-28 Dnr: Sida: 2 (13) Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för

Läs mer

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för inköp i Essunga kommun Dessa riktlinjer grundar sig på Upphandlingspolicy för Essunga kommun. Riktlinjerna gäller för alla kommunala förvaltningar.

Läs mer

En enklare förvaltning - till nytta för medborgare och företag

En enklare förvaltning - till nytta för medborgare och företag Offentliga rummet 2007-05-30 Bo Frändén bo.franden@verva.se 08-5505 5745 Grundfakta om VERVA Enrådighetsverk med ett råd Generaldirektör Lena Jönsson chef för myndigheten 6 Enheter Ca 100 anställda 60

Läs mer

Riktlinjer för delegering av attesträtt

Riktlinjer för delegering av attesträtt UFV 2016/1022 Riktlinjer för delegering av attesträtt Attest- och utbetalningsregler Fastställd av rektor 2016-06-21 Innehållsförteckning 1. Inledning 3 1.1 Definition attest 3 2. Syfte med attest- och

Läs mer

Rapport Prognosmetod för kommunal fastighetsavgift och statlig fastighetsskatt på bostäder

Rapport Prognosmetod för kommunal fastighetsavgift och statlig fastighetsskatt på bostäder Rapport Prognosmetod för kommunal fastighetsavgift och statlig fastighetsskatt på bostäder 2010:1 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade

Läs mer

Högskolan Väst Planering, Ekonomi, Juridik och ledningsstöd E-beställning från Effector

Högskolan Väst Planering, Ekonomi, Juridik och ledningsstöd E-beställning från Effector Högskolan Väst Planering, Ekonomi, Juridik och ledningsstöd 2015-09-07 E-beställning från Effector Innehåll Beställning av fika... 2 Logga in... 2 Beställningsförfarande... 2 Sök fram produkter för leverantören...

Läs mer

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Elisabet Håkansson Januari 2006 Innehållsförteckning 1. Inledning sidan 2 2. Syfte/metod sidan 2 3. Rutin elektronisk hantering

Läs mer

Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun

Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun 2012-10-19 Sidan 1 av 5 Kommunstyrelseförvaltningen Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun Förutsättningar Härnösands kommun (kommunen) bedriver en verksamhet vars tyngdpunkt ligger

Läs mer

Skapa beställning och leveranskvittera

Skapa beställning och leveranskvittera Skapa beställning och leveranskvittera Inköpsprocessen i Proceedo består av följande moment 1. Beställning 2. Godkännande av attestant 3. Order till leverantör (skickas automatiskt) 4. Leveranskvittens

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 ATTESTREGLEMENTE 1 Bakgrund och syfte Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Internkontrollens huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten

Läs mer

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning Revisionsrapport Göteborgs universitet Box 100 405 30 Göteborg Datum Dnr 2012-02-13 32-2011-0676 Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen Riksrevisionen har som ett led i den årliga

Läs mer

Finansdepartementet. Magnus Enzell Finansdepartementet

Finansdepartementet. Magnus Enzell Finansdepartementet Magnus Enzell Att utveckla den svenska förvaltningen En förvaltning förverkligar politiska mål En effektiv förvaltning skapar grogrund för tillväxt Stolta anor men stor ryggsäck Förvaltningspolitisk doktrin:

Läs mer

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Reglemente 2001-02-26, 3 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare

Läs mer

Visma Proceedo. Beställa IT-produkter - beställare. Version 1.2 / 140610

Visma Proceedo. Beställa IT-produkter - beställare. Version 1.2 / 140610 Visma Proceedo Beställa IT-produkter - beställare 1 Innehållsförteckning FÖRORD... 3 VANLIG BESTÄLLARE LÄGGER EN BESTÄLLNING FRÅN IT OCH TELE-AVTALET... 4 Syfte och leveransadress... 8 Kontering... 8 Flödet...

Läs mer

RAMAVTAL Köp av korrektionsglas till insatsbåge för skyddsmaskglasögon 90 och skyddsglasögon 07 L

RAMAVTAL Köp av korrektionsglas till insatsbåge för skyddsmaskglasögon 90 och skyddsglasögon 07 L FMV-2801-14 1(7) BILAGA 1 UTKAST RAMAVTAL Köp av korrektionsglas till insatsbåge för skyddsmaskglasögon 90 och skyddsglasögon 07 L Denna dag har följande avtal ( avtalet ) träffats mellan A. Försvarets

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun FÖRFATTNINGSSAMLING Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Antagen av kommunstyrelsen 2014-03-31, 52 1 2014-01-27 Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Riktlinjer till samtliga kommunens

Läs mer

AVTAL. Ramavtal Möbler

AVTAL. Ramavtal Möbler Sidan 1 av 4 AVTAL Ramavtal 73-03 Möbler 1 Parter Mellan Tranås Skolmöbler AB, nedan kallad leverantören, och Gotlands kommun, 621 81 VISBY, nedan kallad köparen, har följande avtal träffats. 2 Omfattning

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn Revisionsrapport Granskning av inköpsrutinen och köptrohet mot leverantörer Borgholm Energi AB Malin Kronmar Caroline Liljebjörn 7 februari 2012 Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Revisionsfråga

Läs mer

5. Kan man ställa krav på att en Öppen utbildning ska genomföras i kundens lokaler?

5. Kan man ställa krav på att en Öppen utbildning ska genomföras i kundens lokaler? Datum Sid 1 (5) Frågor och svar på ramavtal för IT-utbildning Avrop 1. Hur långt kan ett Kontrakt (Leveransavtal) vara? Ett Kontrakt måste avropas och tecknas inom Ramavtalets giltighetstid och kan vara

Läs mer

Läkemedelsförsörjning - Instruktion för läkemedelsbeställning i Inköpssystemet

Läkemedelsförsörjning - Instruktion för läkemedelsbeställning i Inköpssystemet Beskrivning Diarienr: Ej tillämpligt 1(21) Dokument ID: 08-83415 Fastställandedatum: 2014-12-22 Giltigt t.o.m.: 2015-12-22 Upprättare: Jessica A Eriksson Fastställare: Jessica Eriksson Läkemedelsförsörjning

Läs mer

Nuvarande MSBFS 2009:10 Förslag till ny föreskrift Tillämpningsområde Tillämpningsområde 1 1 första stycket 2 1 andra stycket 3 2 första stycket

Nuvarande MSBFS 2009:10 Förslag till ny föreskrift Tillämpningsområde Tillämpningsområde 1 1 första stycket 2 1 andra stycket 3 2 första stycket 15-12-07 1/6 Tillämpningsområde 1 Denna författning innehåller bestämmelser om myndigheternas arbete med informationssäkerhet och deras tillämpning av standarder i sådant arbete. 2 Författningen gäller

Läs mer

Kort om Skogsstyrelsen

Kort om Skogsstyrelsen SKOGSSTYRELSEN 5 Kort om Skogsstyrelsen Skogsstyrelsen är myndigheten för frågor som rör skog och som arbetar på medborgarnas uppdrag för att landets skogar ska vårdas och brukas så att skogen ger en uthålligt

Läs mer

Brf Båtsmannen Större 3 org. nr 769604-5298

Brf Båtsmannen Större 3 org. nr 769604-5298 GRÄNSDRAGNINGSLISTA A 2009-03-30 TEKNISKT ADMINISTRATIVA ARBETSUPPGIFTER Beställaren erhåller tjänster av SBC avseende tekniskt administrativa arbetsuppgifter (teknisk förvaltare) som rör fastighetens

Läs mer

Hur blir du leverantör till Vårgårda kommun?

Hur blir du leverantör till Vårgårda kommun? Hur blir du leverantör till Vårgårda kommun? Hur blir du leverantör till Vårgårda kommun? Vårgårda kommun gör varje år inköp för en stor summa pengar. Alla inköp måste vara upphandlade enligt de lagar

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun 11 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 7 Sammanfattning På uppdrag

Läs mer

Förslag till myndighetsfrågor i EA-värderingen 2015

Förslag till myndighetsfrågor i EA-värderingen 2015 1/11 Datum Handläggare 2015-06-17 Anne-Marie Ögren ESV-dnr 3.2-540/2014 Förslag till myndighetsfrågor i EA-värderingen 2015 1 Finansiella befogenheter Fråga M1 Hantering av inomstatliga bidrag Myndigheter

Läs mer

Kommittédirektiv. En myndighet för samordning av elektronisk identifiering och signering. Dir. 2010:69

Kommittédirektiv. En myndighet för samordning av elektronisk identifiering och signering. Dir. 2010:69 Kommittédirektiv En myndighet för samordning av elektronisk identifiering och signering Dir. 2010:69 Beslut vid regeringssammanträde den 17 juni 2010 Sammanfattning En särskild utredare ska förbereda och

Läs mer

Föreskrifter och riktlinjer för intern styrning och kontroll på Universitetskanslersämbetet

Föreskrifter och riktlinjer för intern styrning och kontroll på Universitetskanslersämbetet BESLUT 1(7) Avdelning Ledningskansliet Handläggare Agnes Ers 08-563 086 63 agnes.ers@uka.se Föreskrifter och riktlinjer för intern styrning och kontroll på Universitetskanslersämbetet Bakgrund Syftet med

Läs mer

Anställd ska avstå från att delta i inköp om misstanke om jävssituation finns.

Anställd ska avstå från att delta i inköp om misstanke om jävssituation finns. Sidan 1 av 10 Regler för inköp vid Mälardalens högskola Beslutad av förvaltningschef 2013-11-18 1. Inledning Alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom statlig verksamhet styrs av lag (2007:1091)om

Läs mer

Inköpsrutin Norsjö kommun

Inköpsrutin Norsjö kommun Inköpsrutin Norsjö kommun Reviderad: 2013-05-08 Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-06-11 1 ALLMÄNNA INKÖPSREGLER Normalt gäller att följande regler ska tillämpas vid inköp av varor och tjänster för kommunens

Läs mer

Granskning av inköpsrutinen och köptrohet

Granskning av inköpsrutinen och köptrohet www.pwc.se Revisionsrapport Malin Kronmar Carl-Magnus Stensson Granskning av inköpsrutinen och köptrohet Mönsterås kommun Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga...

Läs mer

F10 - Sökning i ramavtalsdatabasen

F10 - Sökning i ramavtalsdatabasen F10 - Sökning i ramavtalsdatabasen INNEHÅLL 1 Generellt...1 1.1 Beskrivning av rutinen...1 1.1.1 Koppling till övriga rutiner...1 1.1.2 Navigationsväg...1 1.1.3 Arbetsflödet...1 2 Sök avtal...2 2.1 Sök

Läs mer

Kort om. Direktupphandling - till lågt värde 2011:06

Kort om. Direktupphandling - till lågt värde 2011:06 Kort om Direktupphandling - till lågt värde 2011:06 Vad är direktupphandling? En direktupphandling är en upphandling utan krav på annonsering. Det är ett enklare förfarande jämfört med övriga upphandlingsförfaranden

Läs mer

Rapport Årligt yttrande Europeiska regional utvecklingsfonden (ERUF) - Regionala program

Rapport Årligt yttrande Europeiska regional utvecklingsfonden (ERUF) - Regionala program Rapport Årligt yttrande 2011 Europeiska regional utvecklingsfonden (ERUF) - Regionala program 2012-13 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade

Läs mer

Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar

Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar 1(2) 2013-03-15 LJ2013/426 Förvaltningsnamn Avsändare Landstingsstyrelsen Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar Bakgrund Med början våren 2013 kommer successivt system med elektronisk

Läs mer

Handläggare Datum Diarienummer 2015-01-09

Handläggare Datum Diarienummer 2015-01-09 U^lsf 2G l -01 -ft Uppsala r "KOMMUN UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Handläggare Datum Diarienummer 2015-01-09 Utbildningsnämnden Attestanvisning och attestinstruktion 2015 Förslag till beslut Utbildningsnämnden

Läs mer

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161. Riktlinje 2014-01-27 Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS 2013/0267-8 Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996,

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet Yvonne Lundin Kristianstads Renhållnings AB, Kristianstads Biogas AB Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 2 1.3 Metod och

Läs mer

Guide till projektmodell - ProjectBase

Guide till projektmodell - ProjectBase Guide till projektmodell - ProjectBase Innehållsförteckning 1. Projektmodellen ProjectBase 2 2. Vad är ett projekt? 2 3. Syfte och mål 2 4. Projektets livscykel 3 5. Styrdokument och checklistor 4 6. Organisation

Läs mer