Rapport E-inköpsuppdraget - Processkartläggning inköpsprocessen

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Rapport E-inköpsuppdraget - Processkartläggning inköpsprocessen"

Transkript

1 Rapport E-inköpsuppdraget - Processkartläggning inköpsprocessen Nu-läge och NY-läge hos myndigheterna

2 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice. Datum: Dnr: /2007 ESV-nr: Copyright: ESV Rapportansvarig: Anders Nyström

3 FÖRORD Sammanfattning Regeringen har uppdragit åt Ekonomistyrningsverket (ESV) att kartlägga, kostnadsberäkna, se över tillämpningen av standarder samt ge förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska inköp i staten. En viktig utgångspunkt för att kunna formulera adekvata förslag är att kartlägga den befintliga inköpsprocessen (nu-läget) för att tillsammans med målbilden vara en utgångspunkt för hur den framtida processen (NY-läget) ska utformas. I budgetpropositionen för 2007 (Prop. 2006/07:1 Utgiftsområde 2, Bilaga 1, avsnitt 2) framhåller regeringen att en effektiv förvaltning är en allt viktigare faktor i konkurrensen om företagens etableringar i den globaliserade ekonomin och därmed av stor betydelse för tillväxt och sysselsättning. Medborgare, företag och organisationer ställer allt högre krav på förvaltningen när det gäller kvalitet, tillgänglighet och opartiskhet. Integreringen i EU leder dessutom till att förvaltningen måste arbeta mer sammanhållet. Regeringen menar vidare att det är viktigt att påskynda införandet av effektiva inköpsprocesser. Genom att med stöd av IT utveckla myndigheternas inköp kan kostnadsbesparingar, förenklad hantering och förbättrad kvalitet och service av myndigheternas verksamhet uppnås. En förbättrad samordning av IT-standarder ökar dels förutsättningarna för att effektivt och rättssäkert kunna utbyta information, dels möjligheterna till samordning och bättre service till medborgare och företag. Möjligheten för små och medelstora företag att lämna anbud och leverera varor och tjänster till statsförvaltningen ska särskilt beaktas. 3

4 INNEHÅLL Innehåll Sammanfattning Inledning Processanalys med modellering Arbetsmetodik Läsanvisningar för processmodellen Avgränsningar Inköpsprocessen: Nu-läge Detaljering av Analysera behov Detaljering av Besluta om inköp Detaljering av Val av anskaffningsform Detaljering av Avropa enligt avtal Detaljering av Kontrollera att leverantören kan leverera enligt beställning Detaljering av Leveransbevaka Detaljering av Ta emot och kontrollera leverans Detaljering av Granska, bokför och betala faktura Inköpsprocessen: NY-läge Detaljering av Beskriva behov Detaljering av Bestäm anskaffningsbehov Detaljering av Beställa Detaljering av Besluta Detaljering av Bevaka Detaljering av Bekräfta leveransens kvalitet Detaljering av Betala Tillhandahålla myndighetens utbud Tillhandahålla statligt utbud Upphandla Intern försörjning Lagar, förordningar och vissa myndighetsinterna styrdokument Ordlista Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva Utgåvehistorik Version Datum Större förändringar sedan föregående version P Första version upprättad P Uppdaterad inför utskick till deltagare i processkartläggningar 4

5 INNEHÅLL 5

6 INLEDNING 1 Inledning Verksamhetens krav och behov utgör utgångspunkten för lösningarna i NY-läget. Detta innebär att representanter för myndigheterna spelar en viktig och aktiv roll dels då det gäller att definiera hur man vill arbeta (roller och arbetsprocesser), hur man vill kunna nyttja systemstöd på bästa sätt och för att förankra och införa lösningar som föreslås inom ramen för e-inköpsuppdraget. Resultatet av processkartläggningarna ingår som en del av e-inköpsuppdragets förstudie, som slutredovisas till regeringen per 1 oktober Under processkartläggningen har vi fokuserat på affärsprocesser och framför allt på verksamhetsprocesser. Med process så menar vi: ett återkommande mönster av aktiviteter/transformationer som driver ett objekt genom dess livscykel och ger ett mervärde till brukaren 6

7 PROCESSANALYS MED MODELLERING 2 Processanalys med modellering Under processanalysen kartlägger vi hur verksamheten bedrivs idag (nu-läge) eller hur vi vill att den skall bedrivas i framtiden (NY-läge). I processmodellen ser vi om varje process skapar ett värde och om våra arbetsinsatser därmed är motiverade. Processmodellen beskriver ett normalflöde, men processteg kan pågå som parallella aktiviteter. Vi beskriver vad som utförs (aktiviteter), vilka resurser som tas i anspråk, vad resultatet är samt vem som är ansvarig alternativt utförare för processen (roll). 2.1 Arbetsmetodik Dokumentet innehåller processmodeller för Inköpsprocessens nu-läge och NY-läge som tagits fram vid en serie av seminarier under vintern Vi har arbetat med tre arbetsgrupper där nu-läget har beskrivits av samtliga arbetsgrupper och NY-läget av två grupper. Följande myndigheter har medverkat: Myndigheter Banverket, CSN, Domstolsverket, Ekonomistyrningsverket, Försäkringskassan, Försvarsmakten, Kammarkollegiet, Karolinska Institutet Kriminalvården, KTH, Lantbruksuniversitetet, Lantmäteriverket, Livsmedelsverket, Luftfartsverket, Lunds Universitet, Skatteverket Naturvårdsverket, NUTEK, Post- och Telestyrelsen, Regeringskansliet Riksgälden, Rikspolisstyrelsen, SIDA, SKL/Eskilstuna Kommun, SKL/Skövde Kommun, Skogsstyrelsen, Statens institutionsstyrelse, Stockholms Universitet, Sveriges Kommuner & Landsting, Tullverket Uppsala Universitet, Vägverket, Verva och Vinnova Uppdragsgivare och projektledare: Anders Nyström Victoria Callenmark Seminarieledning och dokumentation: Kvitter Javelin Marie Spagnolatti ESV Metamatrix AB Guide Konsult AB Guide Konsult AB 2.2 Läsanvisningar för processmodellen Dokumentationen presenteras på följande sätt: Process Process Beskriver vad som görs (aktiviteter) Förädlingsobjekt Beskriver processens input och resultat. Det är i 7

8 PROCESSANALYS MED MODELLERING Informationsresurs A Beställare förädlingsobjektet vi finner huruvida varje process skapar ett värde Resurs (notplan) Beskriver vilka resurser som tas i anspråk Informationsobjekt Beskriver utbytet av information mellan process och notplanen Ansvarig/utförare Beskriver vem (roll) som är ansvarig/utförare av processen 2.3 Avgränsningar Processmodellen inkluderar inte detaljering av Upphandling eftersom denna process ligger utanför de delar av Inköpsprocessen som avser avrop/beställning. Upphandlingsprocessen kommer att beskrivas i ett senare skede av annan myndighet. Vi har dock valt att visa processen för att kunna referera till denna där så behövs. Vidare har vi av samma skäl valt att exkludera processen för Intern försörjning, det vill säga då myndigheten kan tillgodose behovet genom andra åtgärder än inköp. Exempel på Intern försörjning är intern lagerhållning och omfördelning av resurser. Vi har även valt att inte beskriva processen för Reklamation av produkt eftersom denna med stor sannolikhet kommer att ligga utanför ett eventuellt elektroniskt inköpsstöd. 8

9 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3 Inköpsprocessen: Nu-läge 9

10 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Syfte Syftet med processen är att genomföra ett inköp eller om avtal saknas en upphandling som motsvarar en kravställares behov av produkt(er). Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Behovet är inte ordentligt analyserat Behovet uppstår i köpögonblicket Det är svårt att följa upp gjorda inköp Kontroll mot ramavtal sker inte Ramavtalen är svårtolkade för beställaren Hög andel av icke godkända inköp En hög andel av otillåten direktupphandling förekommer. Andelen kan i vissa fall uppgå till 60 %. Start Processen kan initieras på följande sätt: En beställare har ett behov av en eller flera produkt(er) Aktiviteter Analysera behov Syftet med processen är att en beställare skall beskriva sitt behov så att en kostnadskalkyl kan göras. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för beslut. Besluta om inköp Syftet med processen är att utifrån ett behov av en produkt kontrollera om tillräckliga resurser finns för att göra ett inköp. Val av anskaffningsform Syftet med processen är att en beställare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren kunna bestämma huruvida behovet skall lämnas till en upphandlare/inköpare eller om beställaren själv kan gå vidare med att välja leverantör och direktupphandla. Avropa enligt avtal Syftet med processen är att en beställare skall avropa en eller flera produkter samt ta emot en orderbekräftelse från leverantör. 10

11 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Kontrollera att leverantör kan leverera enligt beställning Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning. Leveransbevaka Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning samt förbereda inför leverans. Ta emot och kontrollera leverans Syftet med processen är att ta emot en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen. Granska, bokför och attestera faktura Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. Roller Attestant Beställare Beslutsfattare Granskare Godsmottagare Leveranskontrollant Resultat Processens resultat är: En faktura klar för betalning 11

12 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.1 Detaljering av Analysera behov Beställare Behov Specificera behov Genomför marknadsundersökning Sammanställ behov Beskrivet behov Syfte Syftet med processen är att en beställare skall beskriva sitt behov så att en kostnadskalkyl kan göras. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för beslut. Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Behovet är inte ordentligt beskrivet och/eller utrett Marknadsanalysen görs av beställaren, vilket gör att tid tas från beställarens egentliga arbetsuppgifter Behovet uppstår i köpögonblicket Start Processen kan initieras på följande sätt: En beställare har ett behov av en eller flera produkt(er) 12

13 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Aktiviteter Specificera behov Beställaren har ett behov av att göra ett inköp av en produkt och specificerar detta behov. Behovet kan ha uppstått i verksamheten eller via regerings-direktiv. Genomför marknadsanalys Beställaren genomför en marknadsanalys för att kunna avgöra om det är ett genomförbart och realistiskt behov. Sammanställ behov Beställaren sammanställer behov och krav i en kravspecifikation, alternativt presenterar behovet muntligt. Roller Beställare Resultat Processens resultat är: Ett beskrivet behov av en eller flera produkter. 13

14 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.2 Detaljering av Besluta om inköp Syfte Syftet med processen är att utifrån ett behov av en produkt kontrollera om tillräckliga resurser finns för att göra ett inköp. Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Beslut om inköp sker först när fakturan attesteras, dvs beslutet kommer efter genomfört köp Start Processen kan initieras på följande sätt: En budgetansvarig får ett beskrivet behov om inköp för beslut. 14

15 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Aktiviteter Kontrollera om budget finns Beställaren meddelar det specificerade behovet till Budgetansvarig, som kontrollerar om det finns utrymme i budgeten för att uppfylla det specificerade behovet, alternativt om låneram finns. Besluta om genomförande av inköp Budgetansvarig tar del av kravspecifikationen och beslutar om inköpet samt om vilka medel som skall användas. Beslutet kan dokumenteras skriftligt eller kommuniceras muntligt. Roller Budgetansvarig Resultat Processens resultat är: Budgetansvarig har fattat ett inköpsbeslut (godkänt eller avslagit) 15

16 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.3 Detaljering av Val av anskaffningsform Syfte Syftet med processen är att en beställare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren kunna bestämma huruvida behovet skall lämnas till en upphandlare/inköpare eller om beställaren själv kan gå vidare med att välja leverantör och direktupphandla. Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Kontroll mot ramavtal sker inte Ramavtalen är svårtolkade för beställaren En hög andel av otillåten direktupphandling förekommer. Andelen kan i vissa fall uppgå till 60 %. Start Processen kan initieras på följande sätt: Ett godkänt inköpsbeslut 16

17 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Aktiviteter Kontrollera beloppsgränser Beställaren kontrollerar de riktlinjer som finns avseende beslutade beloppsgränser för att avgöra vilken anskaffningsform som är lämplig Kontrollera om interna avtal finns Beställaren kontrollerar om det finns interna avtal som uppfyller behovet Kontrollera om statliga avtal finns Beställaren kontrollerar på om det finns statliga avtal tillgängliga som uppfyller behovet. Besluta om anskaffningsform Beställaren beslutar hur beställningen skall genomföras. Det finns fyra olika alternativ: - Beställning mot befintligt avtal - Genomför direktupphandling om regelverket tillåter detta - Genomför otillåten direktupphandling - Lämna uppdrag till upphandlare/inköp om att genomföra upphandling Roller Beställare Resultat Processen har två alternativa resultat: Ett identifierat avtal - avropa/beställ enligt avtal genomförs eller Ett ej identifierat avtal - lämna uppdrag till upphandlare/inköpare om upphandling/tillåten direktupphandling - genomför otillåten direktupphandling 17

18 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.4 Detaljering av Avropa enligt avtal Syfte Syftet med processen är att en beställare skall avropa en eller flera produkter samt motta orderbekräftelse från leverantör. Problem Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempel genom omfördelning av resurser Kontroll mot ramavtal sker inte Ramavtalen är svårtolkade för beställaren En hög andel av otillåten direktupphandling förekommer. Andelen kan i vissa all uppgå till 60 %. Inköp sker inte alltid efter det mest ekonomisk fördelaktiga alternativet Inköp sker från kända leverantörer, utan att beakta om leverantören har ett avtal med myndigheten Start Processen kan initieras på följande sätt: 18

19 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Ett identifierat avtal Aktiviteter Skapa avrops-/beställningsunderlag Beställaren/upphandlaren skapar ett avropsunderlag och kan ha till sin hjälp en rekvisitionsblankett som underlag vid inköp. Beställ produkt Beställaren beställer produkterna via exempelvis brev, telefon, fax, via fysisk besök i butik eller Internet. Mottag ordererkännande Beställaren kan motta ett ordererkännande som bekräftar att leverantören har mottagit ordern. I vissa fall är ordererkännande och orderbekräftelse ett och samma meddelande. Mottag orderbekräftelse Beställaren mottar en orderbekräftelse som bekräftar lagd order. Beställaren kontrollerar att det är rätt produkter och att kvantitet överensstämmer med den gjorda beställningen samt att leveranstiden motsvarar beställaren krav. Roller Beställare Resultat Processens resultat är: Ett genomfört avrop/beställning 19

20 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.5 Detaljering av Kontrollera att leverantören kan leverera enligt beställning Syfte Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning. Problem Uppföljning av leveransförmågan hos leverantören sker sällan Leveransen kan ske innan avtal finns påskrivna mellan beställare och leverantör Oklara uppdragsbeskrivningar vid köp av tjänster Start Processen kan initieras på följande sätt: En beställning Aktiviteter Mottag påskrivet avtal Beställaren mottar ett från leverantören påskrivet avtal. Avtalet kan vara i form av en ifylld rekvisition, ett signerat konsultavtal eller liknade. 20

21 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Mottag leveransbekräftelse Beställare mottar en leveransbekräftelse från leverantören innehållande planerat datum för leveransen och leveransadress(er). En leveransbekräftelse kan också vara i form av en uppdragsbeskrivning vid tjänsteleverans. Roller Beställare Resultat Processens resultat är: En bekräftad leverans 21

22 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.6 Detaljering av Leveransbevaka Syfte Syftet med processen är att verifiera att leverantören kan leverera i enlighet med önskad beställning samt förbereda inför leverans. Problem Uppföljning av leveransförmågan hos leverantören sker sällan Myndigheten är dåligt förberedda inför leveranser Start Processen kan initieras på följande sätt: En bekräftad leverans Aktiviteter Mottag leveransbesked Beställaren mottar från leverantören ett leveransbesked innehållande uppgifter om när leveransen skall ske och vad leveransen består av. 22

23 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Bedöm konsekvenser Beställaren bedömer konsekvenserna av leveransbeskedet och kan i vissa fall annullera beställningen om leverantören inte kan leverera rätt produkt, i rätt tid. Beställaren meddelar då budgetansvarig om att beställningen har blivit annullerad och eventuellt skapas en ny beställning. Justera order utifrån leveransbesked Beställaren justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta kan inträffa när leverantören meddelar att en delleverans skall ske eller om leverantören erbjuder en utbytesvara. Förbered inför leverans Beställaren förbereder inför leveransen. Förberedelserna kan bestå i att ordna passerkort och arbetsplats till konsulter, förbereda lagringsutrymme vid varuleverans mm. Ta emot leveransavisering Beställaren tar emot en leveransavisering innehållande datum och tid för leveransen. För vissa varugrupper är det av väsentlig vikt att varorna hanteras korrekt vid leverans (t ex kylvaror). Roller Beställare Resultat Processens resultat är: En mottagen leveransavisering och ett förberett leveransmottagande 23

24 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.7 Detaljering av Ta emot och kontrollera leverans Syfte Syftet med processen är att ta emot en leverans från en leverantör och utvärdera den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen. Problem Uppföljning av leveransförmågan hos leverantören sker sällan Myndigheten är dåligt förberedda inför leveranser Start Processen kan initieras på följande sätt: En leverans inkommer, och i vissa fall sker även en leveransavisering Aktiviteter Mottag leverans Godsmottagaren mottar leveransen. 24

25 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Kvittera leverans Godsmottagaren kvitterar leveransen efter att ha kontrollerat att leveransen inte är skadad samt att antal kollin överensstämmer med följesedeln. Kontrollera kvalitet och kvantitet Leveranskontrollanten kontrollerar mottagen leverans med avseende på kvalitet och kvantitet. Leveranskontrollanten använder beställningen och orderbekräftelsen som underlag i denna kontroll. Vid felaktig leverans reklameras produkten. Justera order utifrån leverans Leveranskontrollanten justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta är vanligt vid beställningar av viktvaror där leveransen oftast inte exakt motsvarar den exakta beställningen. Godkänn leverans Om leveransen motsvarar de uppställda kvalitets och kvantitetskraven godkänner Leveranskontrollanten leveransen i annat fall reklameras produkten. Roller Beställare Resultat Processens resultat är: Leveranskontrollanten har godkänt leveransen av en produkt eller Leveranskontrollanten har reklamerat leveransen av en produkt 25

26 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE 3.8 Detaljering av Granska, bokför och betala faktura Syfte Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. Problem Beslut om inköp sker först när fakturan attesteras, dvs beslutet kommer efter genomfört köp Start Processen kan initieras på följande sätt: Leverantören har skickat en faktura för en produkt till myndigheten Aktiviteter Mottag faktura Granskare mottar fakturan. 26

27 INKÖPSPROCESSEN: NU-LÄGE Kontrollera mot specifikation Granskaren kontrollerar att fakturan överensstämmer mot specifikation. Med specifikation avses beställning, följesedel, tidsrapporter mm Kontera Granskaren lägger ett konteringsförslag om kontering saknas. Kontrollera kontering Attestanten kontrollerar att konteringen är komplett och korrekt samt att budget finns. Attestera faktura Attestanten godkänner fakturan för bokföring. Bokför faktura Fakturan bokförs och blir då klar för betalning. Roller Granskare Attestant Resultat Processens har följande resultat: En faktura klar för betalning 27

28 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4 Inköpsprocessen: NY-läge 28

29 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 29

30 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Syfte Syftet med processen är att en kravställare skall genomföra ett inköp enligt gällande regelverk och inköpsrutiner med stöd av inköpssystem som säkerställer att behovet uppfylls och att tillhörande faktura konteras, bokförs betalas korrekt. Effekter Förenklar arbetet att systematiskt kunna kontrollera om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempelvis genom omfördelning av resurser eller utnyttja befintligt lager ( internköp ) Systemet bidrar till ett arbetsflöde som ordentligt analyserar behovet av önskat inköp Beställning via systemet minskar risken för inköp där behovet uppstår i köpögonblicket Systemet underlättar uppföljning av gjorda inköp Inköpsstatistik kan enkelt erhållas, ger underlag för bättre uppföljning av inköp Kontroll mot gällande avtal hanteras av systemet, beställarna behöver därför inte tolka avtalen. Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på en och samma plats där myndigheter sedan kan ta del av dem Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Start Processen kan initieras på följande sätt: En kravställare har ett behov av en eller flera produkt(er) Aktiviteter Beskriva behov Syftet med processen är att en kravställare skall beskriva sitt behov och ge ett underlag för kostnadsberäkning och vilken anskaffningsform som lämpar sig. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för val av anskaffningsform. Bestäm anskaffningsform Syftet med processen är att en beställare/beställningssamordnare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren/beställnings-samordnare kunna ge rekommendation huruvida behovet skall uppfyllas genom intern försörjning eller upphandling. Beställa Syftet med processen är att en beställare skall söka och/eller skapa en beställning på en eller flera produkter och sedan skicka beställningen för beslut. Beställning utgör ett beslutsunderlag när den lämnas över till beslutsprocessen. 30

31 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Besluta Syftet med processen är att en budgetansvarig/beställningssamordnare skall kontrollera att beställningen följer regelverket, stämma av mot attestliggare och budget för godkänna eller avslå beställningen. Godkänns beställningen skickar ordern vidare till leverantör. Bevaka Syftet med processen är att en beställare bevakar beställningen genom att ta emot meddelanden från leverantören i form av ordererkännande, orderbekräftelse, leveransbesked och leveransavisering. Utifrån leveransbeskedet kan beställaren avgöra om leveransen ska annulleras ifall den inte uppfyller förväntningarna annars utmynnar processen i leverans. Bekräfta leveransens kvalitet Syftet med processen är att leveransgodkännare/leveransmottagare tar emot en leverans från en leverantör och utvärderar den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen för att verifiera att leveransen håller måttet. Betala Syftet med processen är att budgetansvarig hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda. Roller Kravställare Beställare Beställningssamordnare Budgetansvarig Leveransgodkännare Leveransmottagare Resultat Processens resultat är: En betald faktura 31

32 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.1 Detaljering av Beskriva behov Kravställare Beskriva behov Behov Analysera behov Sök produkt (kan ske genom att söka på favoriter, vara/tjänst, namn, produktnummer, leverantör, produktgrupp, avtal, fritext) Skapa favoritlista Hämta mallar Läs upp produkt(er) Jämför produkter(er) Välj produkt och antal/volym/mängd Beskrivet behov Syfte Syftet med processen är att en kravställare skall beskriva sitt behov och ge ett underlag för kostnadsberäkning och vilken anskaffningsform som lämpar sig. Det beskrivna behovet lämnas sedan vidare för val av anskaffningsform. Effekter Arbetssättet och systemstödet underlättar för systematiska kontroller där behovet är motiverat och om det kan täckas på annat sätt än via nyinköp t ex genom omfördelning av resurser eller via intern försörjning. Behovet beskrivs tydligt och utreds innan man går vidare i processen Marknadsanalysen görs av de som är kunniga på området och frigör tid för kravställaren Minskad risk för att behovet uppstår i köpögonblicket Start Processen kan initieras på följande sätt: En kravställare har ett behov av en eller flera produkt(er) 32

33 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Aktiviteter Analysera behov Kravställaren har ett behov av att göra ett inköp av en eller flera produkt(er) och specificerar detta behov. Behovet kan ha uppstått i verksamheten eller via regeringsdirektiv. Genomför marknadsanalys Beställaren genomför en marknadsanalys för att kunna avgöra om det är ett genomförbart och realistiskt behov. Söka produkt Kravställaren söker via systemet efter produkter, alternativt hämtar upp tidigare beställning eller mall på likande inköp, utifrån gällande produktkataloger. Sammanställ behov Kravställaren sammanställer behov och krav i en beställning vilken utgör en kravspecifikation och sparar/skickar beställningen. Därmed är beställning överlämnad till nästa processteg. Roller Kravställare Resultat Processens resultat är ett beskrivet behov av en eller flera produkter. 33

34 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.2 Detaljering av Bestäm anskaffningsbehov Beställare Beställningssamordnare Bestäm anskaffningsform Beskrivet behov Sök avtal Läs avtal Ta ställning till anskaffning om avtal saknas Ge rekommendation beroende på behov och anskaffningsform Vid behov, initiera upphandling Kan behovet tillgodoses på annat sätt än genom köp? Bestämd anskaffningsform Syfte Syftet med processen är att en beställare/beställningssamordnare skall kunna identifiera leverantörer med avtal som uppfyller den godkända kravspecifikationen. Om avtal saknas skall beställaren/beställnings-samordnaren kunna ge rekommendation huruvida behovet skall uppfyllas genom intern försörjning eller upphandling. Effekter Förenklar arbetet att systematiskt kunna kontrollera om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempelvis genom omfördelning av resurser eller utnyttja befintligt lager Kontroll mot gällande avtal hanteras i systemet Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på en och samma plats där myndigheter sedan kan ta del av dem Kontroll mot gällande avtal hanteras av systemet, beställarna behöver därför inte tolka avtalen. Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Start Processen kan initieras på följande sätt: 34

35 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE En beställare eller beställningssamordnare får ett beskrivet behov för beslut om anskaffningsform. Aktiviteter Kontrollera beloppsgränser Beställaren/beställningssamordnaren kontrollerar de riktlinjer som finns avseende beslutade beloppsgränser för att avgöra vilken anskaffningsform som är lämplig Kontrollera om interna avtal finns Beställaren/beställningssamordnaren kontrollerar via sökning i systemet om det finns interna avtal som uppfyller behovet. Systemet skall kunna hantera sökning av gällande interna avtal. Kontrollera om statliga avtal finns Beställaren/beställningssamordnaren kontrollerar via sökning i systemet om det finns statliga avtal tillgängliga som uppfyller behovet. Systemet skall kunna hantera sökning av gällande statliga avtal. Ta ställning till anskaffning om avtal saknas Beställaren/beställningssamordnaren hanterar behov som avser produkt(er) som saknar avtal. Rekommendera anskaffningsform Beställaren/beställningssamordnaren ger rekommendation om inköpsbehovet ska tillfredsställas genom intern försörjning eller via upphandling. Vid behov kan beställaren/beställningssamordnaren initiera upphandling. Roller Beställaren Beställningssamordnaren Resultat Processens resultat är vald anskaffningsform. 35

36 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.3 Detaljering av Beställa Syfte Syftet med processen är att en beställare skall söka och/eller skapa en beställning på en eller flera produkter och sedan skicka beställningen för beslut. Beställning utgör ett beslutsunderlag när den lämnas över till beslutsprocessen. Effekter Förenklar arbetet att systematiskt kunna kontrollera om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempelvis genom omfördelning av resurser eller utnyttja befintligt lager Beställning via systemet minskar risken för inköp där behovet uppstår i köpögonblicket (se ovanstående punkt) Kontroll mot gällande avtal hanteras i systemet Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på en och samma plats där myndigheter sedan kan ta del av dem Kontroll mot gällande avtal hanteras av systemet, beställarna behöver därför inte tolka avtalen. Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Start Processen kan initieras på följande sätt: 36

37 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE En beställare får ett beskrivet behov med tillhörande vald anskaffningsform för att kunna skapa en beställning. Aktiviteter Sök beställning Beställaren använder eventuellt tidigare beställning eller mall som underlag för ny beställning. Flera olika sökbegrepp finns, några exempel är produkt-namn, produktgrupp, avtal, leverantör mm Skapa beställning Beställaren skapar beställning. I beställning finns produkt, konterings-uppgifter, diareienummer/avtalsnummer, beställningsnummer, leverantörs-uppgifter, meddelanden etc angivet. Spara beställning Beställaren kan spara beställningen för vidare bearbetning. Skicka beställning Beställaren skickar beställningen för beslut. Roller Beställare Resultat Processens resultat är en för beslut skickad beställning. 37

38 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.4 Detaljering av Besluta Budgetansvarig Beställningssamordnare Besluta Beställning Kontrollera att beställning är komplett (följer regelverk). Vilket innebär att beställningen: Faller inom ramen för myndighetens verksamhet Faller inom ramen för de resurser som myndigheten disponerar Är i enlighet med gällande regler Kontrollera mot attestliggare Kontrollera att budget finns Godkänn eller avslå order och meddela beställare Attestera order Skicka order till leverantör Godkänd order Syfte Syftet med processen är att en budgetansvarig/beställningssamordnare skall kontrollera att beställningen följer regelverket, stämma av mot attestliggare och budget för godkänna eller avslå beställningen. Godkänns beställningen skickar ordern vidare till leverantör. Effekter Förenklar arbetet att systematiskt kunna kontrollera om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, exempelvis genom omfördelning av resurser eller utnyttja befintligt lager Systemet bidrar till ett arbetsflöde som ordentligt analyserar behovet av önskat inköp Beställning via systemet minskar risken för inköp där behovet uppstår i köpögonblicket (se ovanstående punkt) Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Inköpet attesteras tidigt i processen Start Processen kan initieras på följande sätt: 38

39 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE En budgetansvarig eller beställningssamordnare får en beställning för beslut Aktiviteter Kontrollera att beställningen är komplett Budgetansvarig eller beställningssamordnare kontrollerar att beställningen faller inom ramen för myndighetens verksamhet att den följer giltiga regelverk. Kontrollera attestliggare Budgetansvarig eller beställningssamordnare försäkrar sig om att behörigheterna är de rätta angående beställningen och dess berörda roller. Kontrollera att budget finns Budgetansvarig eller beställningssamordnare kontrollerar att det finns utrymme i budgeten för att uppfylla det specificerade behovet som beställningen avser. Godkänn eller avslå order Budgetansvarig eller beställningssamordnare tar på grundval av tidigare aktiviteter beslut om beställningen ska avslås eller om order ska skickas till leverantör samt avgör vilka medel som ska användas. Attestera order Budgetansvarig eller beställningssamordnare attesterar ordern. Skicka order Budgetansvarig eller beställningssamordnare skickar godkänd order till vald leverantör, alternativt till intern försörjningsenheten. Roller Budgetansvarig Beställningssamordnare Resultat Processens resultat är en godkänd order 39

40 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.5 Detaljering av Bevaka Beställare Bevaka Godkänd order Mottag ordererkännande från leverantör Mottag orderbekräftelse från leverantör Mottag leveransbesked från leverantör Bedöm konsekvenser av leveransbeskedet Annullera beställning, om leverantören inte kan leverera rätt produkt, i rätt tid, meddela beställaren om att ny beställning behöver göras Förbered inför leverans Ta emot leveransavisering Aviserad/ bekräftad leverans Syfte Syftet med processen är att en beställare bevakar beställningen genom att ta emot meddelanden från leverantören i form av ordererkännande, orderbekräftelse, leveransbesked och leveransavisering. Utifrån leveransbeskedet kan beställaren avgöra om leveransen ska annulleras ifall den inte uppfyller förväntningarna annars utmynnar processen i leverans. Effekter Uppföljning av leveransförmågan hos leverantörer Beställare och leverantör är överens om detaljer angående leveransen innan den ankommer Uppdragsbeskrivningar kan tydliggöras och kommuniceras Systemet och arbetssättet underlättar kommunikationen mellan beställare och leverantör, vilket minskar risken för fel Start Processen kan initieras på följande sätt: En godkänd order inkommer till beställare 40

41 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Aktiviteter Mottag ordererkännande Beställaren mottar från leverantören ett leveranserkännande vilken innehåller leverantörens besked om att kunna leverera det beställaren önskar. Mottag orderbekräftelse Beställaren mottar en orderbekräftelse från leverantören vilken innehåller leverantörens åtagande angående leveransen. Leveranserkännandet innehåller uppgifter om när leveransen skall ske och vad leveransen består av samt utgör ett kvitto att beställaren och leverantören är överens om vad ordern avser. Bedöm konsekvenser Beställaren bedömer konsekvenserna av leveransbeskedet och kan i vissa fall annullera beställningen om leverantören inte kan leverera rätt produkt, i rätt tid. Beställaren meddelar då beställare om att beställningen har blivit annullerad och eventuellt skapas en ny beställning. Justera order utifrån leveransbesked Beställaren justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta kan inträffa när leverantören meddelar att en delleverans skall ske eller om leverantören erbjuder en utbytesvara. Förbered inför leverans Beställaren förbereder inför leveransen. Förberedelserna kan bestå i att ordna passerkort och arbetsplats till konsulter, förbereda lagringsutrymme vid varuleverans mm. Ta emot leveransavisering Beställaren tar emot en leveransavisering innehållande datum och tid för leveransen. För vissa varugrupper är det av väsentlig vikt att varorna hanteras korrekt vid leverans (t ex kylvaror). Roller Beställare Resultat Processens har två resultat: En aviserad/bekräftad leverans 41

42 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.6 Detaljering av Bekräfta leveransens kvalitet Syfte Syftet med processen är att leveransgodkännare/leveransmottagare tar emot en leverans från en leverantör och utvärderar den mottagna leveransen mot beställningen och orderbekräftelsen för att verifiera att leveransen håller måttet. Effekter Uppföljning av leveransförmågan hos leverantörer Beställare och leverantör är överens om detaljer angående leveransen innan den anländer Systemet och arbetssättet underlättar kommunikationen mellan beställare och leverantör, vilket minskar risken för fel Myndigheten är förberedd på leveransen Start Processen kan initieras på följande sätt: En leveransavisering och en leverans inkommer Aktiviteter Mottag leverans Godsmottagaren mottar leveransen. 42

43 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Kvittera leverans Leveransmottagaren kvitterar leveransens fraktsedel efter att ha kontrollerat att leveransen inte är skadad samt att antal kollin överensstämmer med följesedeln. Kontrollera kvalitet och kvantitet Leveransgodkännaren kontrollerar mottagen leverans med avseende på kvalitet och kvantitet. Leveransgodkännaren använder beställningen och orderbekräftelsen som underlag i denna kontroll. Vid felaktig leverans reklameras produkten. Justera order utifrån leverans Leveransgodkännaren justerar eventuellt ordern utifrån leveransen. Detta är vanligt vid beställningar av viktvaror där leveransen oftast inte exakt motsvarar den exakta beställningen. Registrera inleverans Inleveransen registreras samt om leveransen inte motsvarar uppgifterna i ordern avseende t ex antal hanteras delleverans(er) och eventuella andra avvikelse i leveransen. Genomför kvalitets- och funktionskontroll Leveransgodkännare eller leveransmottagare verifierar att inleveransen uppfyller förväntningarna gällande kvalitet och funktion. Godkänn leverans Om leveransen motsvarar de uppställda kvalitets och kvantitetskraven godkänner Leveransgodkännaren leveransen i annat fall reklameras produkten. Beställare och budgetansvarig meddelas och avvikelsehantering inleds. Roller Leveransgodkännare Leveransmottagare Resultat Processens resultat är: Leveransgodkännare eller leveransmottagare har godkänt leveransen av en produkt alternativt reklamerat leveransen av en produkt 43

44 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.7 Detaljering av Betala Budgetansvarig Betala Faktura Godkänd leverans Läs upp faktura inklusive toleransnivåer Läs upp order Läs upp leveransgodkännade Kontrollera att fakturans pris, antal, villkor stämmer mot order inkl. ev. angivna toleransnivåer (öresavrundning, vikt mm) Om matchning godkänn faktura för betalning Om matchning ej kan ske skicka fakturan i manuellt fakturaflöde Betald faktura Syfte Syftet med processen är att hantera fakturor från att de inkommer till myndigheten till att de är korrekt betalda på ett effektivt sätt. Effekter Hanteringen av fakturor förenklas och automatiseras Lätta att upptäcka fel och att åtgärda dem Start Processen kan initieras på följande sätt: Leverantören har skickat en faktura för en produkt till myndigheten Aktiviteter Mottag/läs upp faktura Systemet läser fakturan inklusive definierade toleransnivåer. Läs upp order Systemet läser upp ordern. 44

45 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Läs upp leveransgodkännande Systemet kontrollerar att leveransen är godkänd. Matcha faktura mot order, leverans och toleransnivåer Systemet kontrollerar att fakturans pris, antal och ytterligare villkor stämmer mot order inklusive angivna toleransnivåer och att leveransen är godkänd. Godkänn faktura Om faktura, order och leverans matchar godkänner systemet fakturan för betalning. Om matchning ej kan ske via systemet skicka fakturan i manuellt fakturaflöde. Roller Budgetansvarig Resultat Processens har två alternativa resultat: En korrekt betald faktura för produkt eller En reklamerad faktura för produkt 45

46 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.8 Tillhandahålla myndighetens utbud Myndighetens e-handelssamordnare Läs in produktkatalog Kvalitetssäkra produktkatalog, anpassa utbud Informera internt inom myndigheten Publicera produktkatalog, förändringar och händelser Informera om avsteg från avtal till statens e handelssamordnare Syfte Syftet med processen är att förse myndigheten med giltiga och uppdaterade produktkataloger som grundas på gällande avtal, interna såväl som statliga ramavtal. Effekter Kontroll mot gällande avtal hanteras i systemet, beställaren behöver därför inte tolka avtalen Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på en och samma plats där myndigheter sedan kan ta del av dem Andelen icke godkända inköp kan minskas i och med det arbetsflöde och de kontroller som utförs av systemet Statens och myndigheternas gällande avtal lagras central och gör tillgängliga på ett sådant sätt att myndigheterna alltid får tillgång till de senaste versionerna av avtalen. Minskar dubbelarbete gällande uppdateringar av avtal vilket bidrar till högre kvalitet och bättre resursutnyttjande. Start Processen kan initieras genom att en myndighet behöver tillgång till ett statligt ramavtals produktkatalog eller att en leverantör som myndigheten har egna avtal med har skickat en uppdaterad produktkatalog till myndigheten. Aktiviteter Läs in produktkatalog Myndighetens e-handelssamordnare läser in de produktkataloger som finns att tillgå. 46

47 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE Kvalitetssäkra produktkatalog Myndighetens e-handelssamordnare kvalitetssäkra produktkatalog samt anpassar utbudet efter gällande riktlinjer. Informera internt Myndighetens e-handelssamordnare informerar myndigheten om gällande avtal och produkter de har i tillämpliga kataloger. Publicera produktkatalog Myndighetens e-handelssamordnare publicerar produktkatalogen samt ser till förändringar och händelser är korrekt införda. Informera om avsteg från avtal till statens e-handelssamordnare Myndighetens e-handelssamordnare informerar om eventuella avsteg från statliga ramavtal till statens e-handelssamordnare som för en förteckning över avstegen. Roller Myndighetens e-handelssamordnare Resultat Processen resulterar i korrekta och lättillgängliga produktkataloger som underlättar för myndigheterna när de ska anskaffa produkter och/eller tjänster enligt avtal. 47

48 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.9 Tillhandahålla statligt utbud Start Processen kan initieras genom att en myndighet har upphandlat ett statligt ramavtal eller att en ansluten leverantör har skickat en uppdaterad produktkatalog till statens e- handelssamordnare. Aktiviteter Kvalitetssäkra produktkatalog Statens e-handelssamordnare kvalitetssäkra produktkatalog samt anpassar utbudet efter gällande riktlinjer. Kvalitetssäkra s-kod Statens e-handelssamordnare kvalitetssäkrar s-koden för de ingående produkterna. Tillgängliggör produktkatalog Staten e-handelssamordnare tillgängliggör produktkatalogerna för myndigheterna och meddelare om att det finns en ny katalog publicerad.. Roller Staten e-handelssamordnare Resultat Processen resulterar i korrekta och lättillgängliga statliga produktkataloger. 48

49 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.10 Upphandla Syfte Syftet med processen är att genomföra en upphandling där tidigare avtal saknas. En upphandling genomförs på uppdrag av en budgetansvarig, upphandling sköts av rollen upphandlare/inköpare. Processen ligger utanför detta uppdrag och har därför inte detaljerats. Effekter Kontroll mot gällande avtal hanteras i systemet och lagras på enda ett ställe Gällande avtal, riktlinjer, regler och policies hålls uppdaterade på centralt varifrån myndigheten sedan kan ta del av dem 49

50 INKÖPSPROCESSEN: NY-LÄGE 4.11 Intern försörjning Syfte Syftet med processen är att tillgodose ett behov genom intern försörjning. Intern försörjning innebär att omfördela interna resurser för att täcka det uppkomna behovet. Processen ligger utanför detta uppdrag och har därför inte detaljerats. Effekter Kostnadsbesparingar genom minskat antal inköp Bättre utnyttjande av resurser 50

51 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH VISSA MYNDIGHETSINTERNA STYRDOKUMENT 5 Lagar, förordningar och vissa myndighetsinterna styrdokument Detta avsnitt innehåller de externa krav samt vissa interna krav som utgör styrningen av processerna. Arbetsordning Arkivförordningen (1991:446) Arkivlagen (1990:782) Avtalslagen (1915:218) Basnivå för informationssäkerhet (BITS) BFN R 10 Systemdokumentation och behandlingshistorik BFN U88:11 Bokföring av tvistiga skulder BFNAR 2000:5 Arkivering BFNAR 2000:6 Verifikationer BFNAR 2001:2 Löpande bokföring Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet - EA-boken Föreskrift om hantering av elektroniska fakturor (VERVAFS 2007:1) Föreskrift om statliga myndigheters arbete med säkert elektroniskt informationsutbyte, VERVAFS 2007:2 Föreskrift (PTSFS 2006:3) om skyldighet att tillhandahålla specificerad telefonräkning Förordning (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring Förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll Förordning om åtgärder för fredstida krishantering och höjd beredskap (2002:472) Handledning för myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering IT-säkerhetspolicy Lag (1964:528) om tillämplig lag beträffande internationella köp av lösa saker Lag (1998:167) om tillämplig lag för avtalsförpliktelser Lag (2002:562) om elektronisk handel och andra informationssamhällets tjänster Lag (2007:1091) om offentlig upphandling Lag (2007:1092) om offentlig upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster Lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer Mervärdesskattelag (1994:200) Miljöpolicy 51

52 LAGAR, FÖRORDNINGAR OCH VISSA MYNDIGHETSINTERNA STYRDOKUMENT Myndighetsförordning (2007:515) Personuppgiftslagen (1998:204) RA-FS 1997:4 Arkiv hos statliga myndigheter RA-FS 2003:1 Föreskrifter om tekniska krav för ADB-upptagningar RA-FS 2003:2 Upptagningar för automatisk databehandling RA-FS 2003:3 Föreskrifter och allmänna råd om överlämnande av upptagningar för automatisk databehandling (ADB-upptagningar) till RA och landsarkiven RA-FS 2004:3 Föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapshandlingar Sekretesslagen (1980:100) Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS2001:1) 52

53 ORDLISTA 6 Ordlista Beställare Roll som innebär att sammanfatta och genomföra beställning Jmf Plocka ihop varukorg Beställningssamordnare Roll som samordnar vissa beställningar för hela eller delar av myndigheten. Budgetansvarig Roll som innebär rätt att ingå ekonomiska förpliktelser för myndighetens räkning. Person som har behörighet att godkänna beställning och kontering. Inköpare Se rollen Upphandlare Kravställare Roll som innebär att formulera krav på produkten och dess egenskaper inklusive antal och volym. Representerar en brukare eller grupp av brukare. Leveransgodkännare Roll som innebär att granska och godkänna att leveransens kvalitet och kvantitet överensstämmer med lagd order. Kan vid behov initiera leveransavvikelsehantering. Leveransmottagare Roll som innebär att ta emot leveransen och kontrollera mot följesedel eller motsvarande till exempel tidsrapporter eller liknande. Myndighetens e-handelssamordnare Roll som innebär att administrera, informera och uppdatera produktinformation i systemet. Systemet arbetar på uppdrag av/i samråd med upphandlare. Produkt Sammanfattande benämning för vara och/eller tjänst. Statlig e-handelssamordnare Roll som innebär att administrera, informera och uppdatera produktinformation i systemet avseende statliga ramavtal. Systemet arbetar på uppdrag av/i samråd med upphandlare. Upphandlare Roll som innebär att genomföra upphandlingar i enlighet med LoU och myndighetens interna regelverk. Försörjer myndigheten med avtal samt strategisk avtalsförvaltning. 53

54 ESV utvecklar och förvaltar en effektiv ekonomisk styrning av staten. Vi tar fram bra beslutsunderlag för den ekonomiska politiken. Vi skapar goda förutsättningar för regering och riksdag till en tydlig och effektiv styrning av statliga myndigheter. Vi säkerställer god tillgång för myndigheterna till bra metoder och effektivt stöd i sin verksamhetsstyrning ESV har bred och djup kompetens och arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna.

Rapport. Regeringsuppdrag. Införandet av elektroniska inköp i staten. Delrapport ESV 2008:14

Rapport. Regeringsuppdrag. Införandet av elektroniska inköp i staten. Delrapport ESV 2008:14 Regeringsuppdrag Rapport Införandet av elektroniska inköp i staten Delrapport ESV 2008:14 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade

Läs mer

Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling

Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling IT-avdelningen 2008-02-18 Utgåva 0.9 Processkartläggning INKA-projektet Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen inklusive upphandling 2 (85) Innehållsförteckning PROCESSANALYS MED MODELLERING... 3 ARBETSMETODIK...

Läs mer

9. Utforma regler, rutiner och policies. 8. Planera, följa upp, styra Styr. Köpa produkter ( inköpsprocessen ) 2. Bestäm anskaffningsform

9. Utforma regler, rutiner och policies. 8. Planera, följa upp, styra Styr. Köpa produkter ( inköpsprocessen ) 2. Bestäm anskaffningsform 9. Utforma regler, rutiner och policies 8. Planera, följa upp, styra Styr Anskaffa genom internförsörjning eller på annat sätt Köpa produkter ( inköpsprocessen ) Upphandla Ej tillgodosett 1. Beskriva 2.

Läs mer

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte

Läs mer

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till: Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Högst 505 800 kronor, dvs. högst 28 procent

Läs mer

Elektroniska inköp steget före e-fakturan. Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008

Elektroniska inköp steget före e-fakturan. Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008 Elektroniska inköp steget före e-fakturan Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008 Bakgrund Politiska mål för e-förvaltning Strategi och nationell handlingsplan Förändringar inom upphandlingsområdet Enhet

Läs mer

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering Introduktion till regeringsuppdraget automatiserad ärendehantering Innehåll 1. Inledning 1 Bakgrund 2 Syfte 3 2. Förberedelser 4 Intervjuer 5 Planera för processanalyser 6 Anlita seminarieledare 6 Rapportera

Läs mer

Val av affärsprocess - vägledning

Val av affärsprocess - vägledning Val av affärsprocess - vägledning Syftet med detta dokument är att underlätta vid valet mellan SFTI:s olika affärsprocesser vid införande av e-handel. Detta görs genom att på en övergripande nivå förklara

Läs mer

Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI 2008-12-15. Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén

Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI 2008-12-15. Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén Aktuellt om e-handel och e-fakturering inom SFTI 2008-12-15 Kerstin Wiss Holmdahl Peter Norén Aktuellt & Nyheter Svefaktura sprids mer och mer E-beställningar i staten Sveordern, ny standard för enkla

Läs mer

E-handel i offentlig sektor i Sverige

E-handel i offentlig sektor i Sverige E-handel i offentlig sektor i Sverige DIFI EHF-konferens Mats Goffhé Sören Pedersen Agenda E-handel i offentlig sektor i Sverige: Status idag och framåtblick Hur tar man hem nyttan med e-handel? Obligatoriskt

Läs mer

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: 2015-04-10 Reviderad: - Dnr: DUC 2014/1879/10 Ersätter: - Relaterade dokument: Bilaga 1, Upphandlingsprocessen. Bilaga 2, Handläggningsordning

Läs mer

Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt?

Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt? Elektronisk handel - Mål och syfte - - Förberedelser & Införande - Vad tänka på särskilt? Kerstin Wiss Holmdahl, SKL Vad innebär elektronisk handel? Mål och syfte? Ett sätt att - styra inköpsprocessen

Läs mer

Frågor och svar E-handel läkemedel Proceedo 2015-05-28

Frågor och svar E-handel läkemedel Proceedo 2015-05-28 och svar E-handel läkemedel Proceedo 2015-05-28 Allmänt Sid 1 Beställning Sid 2 Leveranser och leveranskvittens Sid 4 Ekonomi Sid 5 Fakturor & attest Sid 5 Övrigt Sid 6 Allmänt När kommer jag att kunna

Läs mer

Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det?

Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det? Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det? 2007-10-29 E-fakturaprojektet ESV Eva Wern Sören Pedersen Verva - Arena Program e-fakturaprojektet i svenska staten Val av standard för e-faktura

Läs mer

Rollanalys INKA- och EL-projektet

Rollanalys INKA- och EL-projektet 1 (8) IT-avdelningen 2008-02-15 Rollanalys INKA- och EL-projektet Nuläge Administratör Avnämare Beställare Betalningsinstitut Budgetansvarig Godsmottagare Handläggare leverantörsfunktionen person som hjälper

Läs mer

1C:Från inköp till betalning - hela processen

1C:Från inköp till betalning - hela processen A Basware Presentation 1C:Från inköp till betalning - hela processen Mia Lenman Matti Bjerking 6:e okt 2011 En disciplinerad och systematisk förbättringsprocess applicerat på alla typer av inköp av råvaror,

Läs mer

Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen

Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen Effektiva inköp i svenska staten E-inköpsdagen 12 maj 2009 Regeringen g vill effektivisera inköpsprocessen i tre steg E-faktura (2005-2008) E-beställning (2009-2013) E-upphandling (2009-2011) Ansvar: ESV

Läs mer

Nyhetsbrev e-handel 1/5. Kontaktperson e-faktura

Nyhetsbrev e-handel 1/5. Kontaktperson e-faktura 1/5 Datum Ert datum Kontaktperson e-beställningar 2010-12-21 Kontaktperson e-faktura ESV Dnr 10-743/2009 Handläggare Peter Norén Er beteckning Nyhetsbrev e-handel Detta är ESV:s nyhetsbrev till kontaktpersoner

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern Fastställda av KS 144 2012-05-15 1(6) Sten-Inge Lilja sten-inge.lilja@bengtsfors.se till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern E-post Telefon Fax Hemsida Bengtsfors

Läs mer

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn -1 - Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning och syfte s. 2 2. Upphandlingsprocessen s. 2-5 2.1 Tröskelvärden 2.2 Upphandlingar över tröskelvärdet 2.3 Upphandlingar

Läs mer

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Beslutade

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1(5) ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1 Omfattning För att upprätthålla en god intern kontroll krävs bl.a. ändamålsenliga regelverk och rutiner för kontroll av verifikationer. Kontroller i enlighet med

Läs mer

Riktlinjer för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer för upphandling och inköp Dnr ks 09/127 Riktlinjer för upphandling och inköp Ånge kommunkoncern Antagen av kommunstyrelsen 2010-02-02, 14 841 81 Ånge kommun tel 0690-250 100 e-post ange@ange.se

Läs mer

Ändring i delegationsordning / attestordning

Ändring i delegationsordning / attestordning RÄTTELSEBESLUT 1 2010-09-30 (Korrigerat 2010-12-20) Dnr EK 2010/43 Ändring i delegationsordning / attestordning Bakgrund 2009-01-01 infördes en ny organisation för gemensam förvaltning och service, under

Läs mer

Inköpsrutin Norsjö kommun

Inköpsrutin Norsjö kommun Inköpsrutin Norsjö kommun Reviderad: 2013-05-08 Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-06-11 1 ALLMÄNNA INKÖPSREGLER Normalt gäller att följande regler ska tillämpas vid inköp av varor och tjänster för kommunens

Läs mer

Sortera post - Centralt

Sortera post - Centralt Extern Centralt Vaktmästeri Förvaltning Sortera post - Centralt Skicka fakturor via internpost (Lev. Skickat fel) Osorterad post Tömma postboxen (samtliga lev.fakt hänvisas till boxen) Utsorterad post

Läs mer

Riktlinjer för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer upphandling och inköp Dnr Ks 11/159 Riktlinjer för upphandling och inköp Ånge kommunkoncern Antagen av kommunstyrelsen 2011-06-07 110 841 81 Ånge kommun tel 0690-250 100 e-post ange@ange.se

Läs mer

Löpande granskning av rutin för upphandling

Löpande granskning av rutin för upphandling Revisionsrapport Länsstyrelsen i Uppsala län Hamnesplanaden 3 751 86 Uppsala Datum Dnr 2008-03-19 32-2007-0588 Löpande granskning av rutin för upphandling Som ett led i den årliga revisionen av Länsstyrelsen

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling Fastställt av kommunfullmäktige 2006-06-21 143 Ersätter kommunfullmäktiges beslut 1994-10-27 90 Senast förändrat av kommunfullmäktige 2008-08-27, 184 INLEDNING 3 OMFATTNING 3

Läs mer

Rapport Avveckling av transaktionsdatabasen (TDB) Slutrapport ESV 2014:48

Rapport Avveckling av transaktionsdatabasen (TDB) Slutrapport ESV 2014:48 Rapport Avveckling av transaktionsdatabasen (TDB) Slutrapport ESV 2014:48 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Datum:

Läs mer

Grundkurs elektronisk handel

Grundkurs elektronisk handel Inbjudan till... Grundkurs elektronisk handel 21-22 oktober 2015 i Stockholm Grundkurs elektronisk handel Syftet med denna kurs är att gå igenom vad elektronisk handel innebär, hur man kan införa e-handel

Läs mer

Svensk författningssamling

Svensk författningssamling Svensk författningssamling Förordning om myndigheters bokföring; SFS 2000:606 Utkom från trycket den 4 juli 2000 utfärdad den 31 maj 2000. Regeringen föreskriver följande. Inledande bestämmelser Förordningens

Läs mer

Läkemedelsförsörjning - Instruktion för läkemedelsbeställning i Inköpssystemet

Läkemedelsförsörjning - Instruktion för läkemedelsbeställning i Inköpssystemet Beskrivning Diarienr: Ej tillämpligt 1(21) Dokument ID: 08-83415 Fastställandedatum: 2014-12-22 Giltigt t.o.m.: 2015-12-22 Upprättare: Jessica A Eriksson Fastställare: Jessica Eriksson Läkemedelsförsörjning

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Datum: 2013-12-20 Dnr: Sida: 1 (8) Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Dessa tillämpningsanvisningar avser att tydliggöra antagna riktlinjerna för upphandling och inköp, samt

Läs mer

Förslag till myndighetsfrågor i EA-värderingen 2015

Förslag till myndighetsfrågor i EA-värderingen 2015 1/11 Datum Handläggare 2015-06-17 Anne-Marie Ögren ESV-dnr 3.2-540/2014 Förslag till myndighetsfrågor i EA-värderingen 2015 1 Finansiella befogenheter Fråga M1 Hantering av inomstatliga bidrag Myndigheter

Läs mer

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för inköp i Essunga kommun Dessa riktlinjer grundar sig på Upphandlingspolicy för Essunga kommun. Riktlinjerna gäller för alla kommunala förvaltningar.

Läs mer

Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar

Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar 1(2) 2013-03-15 LJ2013/426 Förvaltningsnamn Avsändare Landstingsstyrelsen Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar Bakgrund Med början våren 2013 kommer successivt system med elektronisk

Läs mer

Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel

Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel Innehåll Rutinbeskrivning Proceedo Orderbekräftelse och Leveranskvittens för läkemedel... 1 SYFTE... 2 BESKRIVNING... 2 Hitta

Läs mer

Anställd ska avstå från att delta i inköp om misstanke om jävssituation finns.

Anställd ska avstå från att delta i inköp om misstanke om jävssituation finns. Sidan 1 av 10 Regler för inköp vid Mälardalens högskola Beslutad av förvaltningschef 2013-11-18 1. Inledning Alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom statlig verksamhet styrs av lag (2007:1091)om

Läs mer

Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen

Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen Sida 1 av 6 Nytt inköpssystem inom hela Lantmännenkoncernen Obligatorisk information till leverantörer som önskar ansluta sig till Lantmännens e-handelsplattform PaL rutiner & villkor I texten nedan kommer

Läs mer

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Revisionsrapport Attestrutiner Östhammars kommun Datum: 080918 Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av de förtroendevalda

Läs mer

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum 2014-02-03. Från och med 2014-03-01 och tillsvidare

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum 2014-02-03. Från och med 2014-03-01 och tillsvidare STYRDOKUMENT Dnr V 2013/658 ATTESTORDNING Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Pam Fredman, rektor Ekonomienheten Beslutsdatum 2014-02-03 Giltighetstid Sammanfattning

Läs mer

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning Revisionsrapport Göteborgs universitet Box 100 405 30 Göteborg Datum Dnr 2012-02-13 32-2011-0676 Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen Riksrevisionen har som ett led i den årliga

Läs mer

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Dnr: Rev 33-2012 Genomförd av: Revisionsenheten Thomas Vilhelmsson Vilhelm Rundquist Behandlad av Revisorskollegiet den 19 februari 2014 1 Innehåll 1 Sammanfattning...

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun 11 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 7 Sammanfattning På uppdrag

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 ATTESTREGLEMENTE 1 Bakgrund och syfte Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Internkontrollens huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet Yvonne Lundin Kristianstads Renhållnings AB, Kristianstads Biogas AB Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 2 1.3 Metod och

Läs mer

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005 Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005 1 E-handel och e-fakturering i kommuner och landsting Sveriges Kommuner och Landsting (Svenska Kommunförbundet och

Läs mer

Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson

Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson PM Verkskansliet Datum Dnr RA 230-2011/4207 2011-09-15 Ulrika Sturesdotter Andersson Gallring av EU-revisionsunderlag Riksarkivet får ibland frågor om hur myndigheterna ska hantera handlingar som kan vara

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn Revisionsrapport Granskning av inköpsrutinen och köptrohet mot leverantörer Borgholms kommun Malin Kronmar Caroline Liljebjörn 7 februari 2012 Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Revisionsfråga

Läs mer

Kort om. Direktupphandling - till lågt värde 2011:06

Kort om. Direktupphandling - till lågt värde 2011:06 Kort om Direktupphandling - till lågt värde 2011:06 Vad är direktupphandling? En direktupphandling är en upphandling utan krav på annonsering. Det är ett enklare förfarande jämfört med övriga upphandlingsförfaranden

Läs mer

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd 1 Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd ESV Cirkulär Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd till förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling KS 2011-156 Antagna av kommunfullmäktige den 22 november 2011 166. Riktlinjer för upphandling gäller kommunens samtliga nämnder och verksamheter och kommunens bolag. Riktlinjerna

Läs mer

Visma Proceedo. Beställa IT-produkter - beställare. Version 1.2 / 140610

Visma Proceedo. Beställa IT-produkter - beställare. Version 1.2 / 140610 Visma Proceedo Beställa IT-produkter - beställare 1 Innehållsförteckning FÖRORD... 3 VANLIG BESTÄLLARE LÄGGER EN BESTÄLLNING FRÅN IT OCH TELE-AVTALET... 4 Syfte och leveransadress... 8 Kontering... 8 Flödet...

Läs mer

Utforma säkerhetsprocesser

Utforma säkerhetsprocesser Utforma säkerhetsprocesser www.informationssäkerhet.se 2 Upphovsrätt Tillåtelse ges att kopiera, distribuera, överföra samt skapa egna bearbetningar av detta dokument, även för kommersiellt bruk. Upphovsmannen

Läs mer

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November 2005. 2005 Deloitte All rights reserved.

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November 2005. 2005 Deloitte All rights reserved. Region Skåne s- och attestrutinen Insert Picture November 00 00 Deloitte All rights reserved. Kostnader Beskrivning av inköpsrutin Huvudbok Processing Accounts Payable Utbetalning Kassa bank Kostnader

Läs mer

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

E-utvecklingsråd i Jönköpings län E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar

Läs mer

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Detta dokument beskriver hur professionella inköp och upphandlingar ska göras, vilka generella riktlinjer som finns och hur ansvarsfördelningen ser

Läs mer

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161. Riktlinje 2014-01-27 Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS 2013/0267-8 Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996,

Läs mer

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar

Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Reglemente 2001-02-26, 3 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn Revisionsrapport Granskning av inköpsrutinen och köptrohet mot leverantörer Borgholm Energi AB Malin Kronmar Caroline Liljebjörn 7 februari 2012 Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Revisionsfråga

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Kort om Skogsstyrelsen

Kort om Skogsstyrelsen SKOGSSTYRELSEN 5 Kort om Skogsstyrelsen Skogsstyrelsen är myndigheten för frågor som rör skog och som arbetar på medborgarnas uppdrag för att landets skogar ska vårdas och brukas så att skogen ger en uthålligt

Läs mer

Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun

Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun 2012-10-19 Sidan 1 av 5 Kommunstyrelseförvaltningen Riktlinjer för upphandlingar och inköp i Härnösands kommun Förutsättningar Härnösands kommun (kommunen) bedriver en verksamhet vars tyngdpunkt ligger

Läs mer

e-handel i praktiken 2013-04-10 Mikael Wickström, Chef inköpsenheten, Avdelningen för Verksamhetsstöd mikael.wickstrom@skatteverket.

e-handel i praktiken 2013-04-10 Mikael Wickström, Chef inköpsenheten, Avdelningen för Verksamhetsstöd mikael.wickstrom@skatteverket. e-handel i praktiken 2013-04-10 Mikael Wickström, Chef inköpsenheten, Avdelningen för Verksamhetsstöd mikael.wickstrom@skatteverket.se Agenda Helhetssyn Organisation Förutsättningar ehandel Skatteverket

Läs mer

Katrineholms kommuns författningssamling

Katrineholms kommuns författningssamling Kommunstyrelsens handling nr 38/2008 Katrineholms kommuns författningssamling Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Antaget av kommunfullmäktige 1992-02-24, 86 Reviderat av kommunfullmäktige

Läs mer

Anvisningar för inköp vid SLU

Anvisningar för inköp vid SLU 1(10) Dnr SLU ua 2014.2.4.4-3548 STYRANDE DOKUMENT Sakområde: Ekonomiadministration, upphandling, stiftelser och bolag Dokumenttyp: Anvisningar Beslutsfattare: Ekonomichef Avdelning/kansli: Ekonomiavd/Inköpsenheten

Läs mer

Inköpsorder finner man under Inköp Orderbearbeting Order.

Inköpsorder finner man under Inköp Orderbearbeting Order. Inköpsorder reservdelar De angivna menyhänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision. Inköpsorder finner man under Inköp Orderbearbeting Order. Inköpsordern är uppdelad i skärmbilderna Inköpsorderhuvud

Läs mer

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING FÖRFATTNINGSSAMLING Nr KS 14 b 1 (5) VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING Fastställd av kommunstyrelsen 2013-05-07, 101 Sammanfattning Vägledande råd och bestämmelser är ett komplement till

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun 2 November 2012 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 5 Sammanfattning

Läs mer

Handledning Övergång från e-fakturalösning till e-handelstjänst. Hantering av räkenskapsinformation. 2012:31 version 3

Handledning Övergång från e-fakturalösning till e-handelstjänst. Hantering av räkenskapsinformation. 2012:31 version 3 Handledning Övergång från e-fakturalösning till e-handelstjänst Hantering av räkenskapsinformation 2012:31 version 3 ESV:s handledningar ska vara ett stöd vid tolkning av föreskrifter och allmänna råd

Läs mer

PaletteArena. PaletteContract

PaletteArena. PaletteContract PaletteArena PaletteContract Palette Arena Vilka är vi? Maria Hult Per Gunnar Berndtsson Palette Arena Historia Hur började allt? Palette Club, vilka är det? Palette Arena Nutid Palette i dag Hur många

Läs mer

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Elisabet Håkansson Januari 2006 Innehållsförteckning 1. Inledning sidan 2 2. Syfte/metod sidan 2 3. Rutin elektronisk hantering

Läs mer

Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen

Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen Förslag till beslut: Styrelsen godkänner förslag till delegationsordning. Styrelsen godkänner attestordning

Läs mer

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING

FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING Attestreglemente Omfattning 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt

Läs mer

Avesta kommun. Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster. KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11

Avesta kommun. Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster. KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11 Avesta kommun Övergripande granskning - Representation och Direktupphandling av konsulttjänster KPMG AB 2012-09-19 Antal sidor: 11 2012 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a

Läs mer

Rapport Prognosmetod för kommunal fastighetsavgift och statlig fastighetsskatt på bostäder

Rapport Prognosmetod för kommunal fastighetsavgift och statlig fastighetsskatt på bostäder Rapport Prognosmetod för kommunal fastighetsavgift och statlig fastighetsskatt på bostäder 2010:1 ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade

Läs mer

En enklare förvaltning - till nytta för medborgare och företag

En enklare förvaltning - till nytta för medborgare och företag Offentliga rummet 2007-05-30 Bo Frändén bo.franden@verva.se 08-5505 5745 Grundfakta om VERVA Enrådighetsverk med ett råd Generaldirektör Lena Jönsson chef för myndigheten 6 Enheter Ca 100 anställda 60

Läs mer

Tommy Klang Upphandlingschef Skövde kommun. Målet är att göra bra affärer! Få en organisation som förstår processen!

Tommy Klang Upphandlingschef Skövde kommun. Målet är att göra bra affärer! Få en organisation som förstår processen! Tommy Klang Upphandlingschef Skövde kommun Målet är att göra bra affärer! Få en organisation som förstår processen! Tydlig organisation 3 nivåer 1. Inköpssamordnare 2. Direktupphandlare (3 000-270 000)

Läs mer

Yrkeskläder och skor 2012-2. Avropsstöd 2015-01-07

Yrkeskläder och skor 2012-2. Avropsstöd 2015-01-07 Avropsstöd Yrkeskläder och skor 2012-2 Innehåll 1. Inledning... 3 2. Omfattning... 3 3. Avrop på ramavtalet... 3 4. Beställning... 3 4.1. Kundkonto... 4 4.2. Kundtjänst... 4 5. Pris... 4 6. Leveransvillkor...

Läs mer

Attestreglemente för Orsa kommun

Attestreglemente för Orsa kommun Orsa kommun 2007-01-01 1(6) för Orsa kommun 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagt

Läs mer

Attestreglemente för Eda kommun

Attestreglemente för Eda kommun Attestreglemente för Eda kommun 1 Reglementets omfattning mm Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive alla in- och utbetalningar, löneadministration för kommunens anställda,

Läs mer

Kommunal Författningssamling

Kommunal Författningssamling Kommunal Författningssamling Dokumenttyp Dokumentnamn Nämnd Förvaltning Reglemente Kommunstyrelsen Kommunkansliet Antagen Kommunfullmäktige 2015-09-14 Paragraf 77/2015 Ansvar Ekonomichef / Kanslichef Antagen

Läs mer

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:

Syftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende: ATTESTREGLEMENTE med tillämpningsanvisningar Omfattning Detta reglemente gäller för Ystads kommuns samtliga transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts

Läs mer

Riktlinjer för direktupphandling

Riktlinjer för direktupphandling Riktlinjer för direktupphandling för Ystads kommun med helägda bolag Inklusive blankett för dokumentation av direktupphandlingar Tillämpningsanvisningar till inköps- och upphandlingspolicyn antagen i Kommunfullmäktige

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens riktlinjer

Rekryteringsmyndighetens riktlinjer Rekryteringsmyndighetens riktlinjer Riktlinjer om urvalstjänster 2012:1 beslutade den 24 september 2012 Definition av begreppet urvalstjänster Urvalstjänster är de uppdrag som Rekryteringsmyndigheten utför

Läs mer

Budgetunderlag 2016 2018 för. Upphandlingsmyndigheten. Dnr Fi S 2014:19/2015/9 2015-03-04

Budgetunderlag 2016 2018 för. Upphandlingsmyndigheten. Dnr Fi S 2014:19/2015/9 2015-03-04 Dnr Fi S 2014:19/2015/9 2015-03-04 Utredningen om inrättande av Upphandlingsmyndigheten S 2014:19 Budgetunderlag 2016 2018 för Upphandlingsmyndigheten I enlighet med förordning (2000:605) om årsredovisning

Läs mer

Inköpshandbok Orsa kommun 2011-02-01

Inköpshandbok Orsa kommun 2011-02-01 Inköpshandbok Orsa kommun 2011-02-01 INLEDNING 3 Syfte 3 Målsättning 3 Omfattning 3 Begreppsförklaring/Definitioner 4 PROCESSORGANISATION 5 Förvaltningar 5 Brukare 5 Beställare 5 Inköpssamordnare 5 Beslutsattestant

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling UPPH2012-0066 Fastställda av Landstingsstyrelsen 2013-05-27 Gäller fr.o.m. 2013-07-01 Tidigare riktlinjer upphör därmed att gälla. Landstingets ledningskontor Upphandlingsenheten

Läs mer

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING 30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING Bakgrund... 3 Syfte... 3 Vision... 3 Att alla beställningar görs

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner 1 (5) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.0 Fastställd: KF 2009-09-16, 64 Uppdateras: av ekonomiska transaktioner Paragrafen efter rubriken är hänvisning till reglementet för attest

Läs mer

Riktlinjer vid direktupphandling för Bollebygds kommun

Riktlinjer vid direktupphandling för Bollebygds kommun Styrdokument 1 (5) 2014-12-05 Fastställd: Kommunstyrelsen 2014-12-01 198 Gäller för: samtliga nämnder och verksamheter Dokumentansvarig: Ekonomichef Reviderad: Dnr : KS2014/345 Riktlinjer vid direktupphandling

Läs mer

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor Revisionsrapport* Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor Februari 2007 Robert Heed Josefin Loqvist Göran Persson-Lingman *connectedthinking INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och revisionell

Läs mer

Agenda Seminarium 6/12

Agenda Seminarium 6/12 Sid 1 Agenda Seminarium 6/12 13:00-13:10 Irene Andersson, projektledare för förstudien Kort presentation, namn och företag Introduktion Hans Sundström, enhetschef IT-upphandlingen 13:10-13:45 - Förstudierapporten

Läs mer

E-beställningar. Raindanceportalen version 2013 vår

E-beställningar. Raindanceportalen version 2013 vår E-beställningar Raindanceportalen version 2013 vår Manualen innehåller steg för steg hur du gör en beställning, inlevererar en beställning och hur fakturorna matchas mot order. Ekonomiavdelningen 2014-01-29

Läs mer

POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende

POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende Antagen av Kommunstyrelsen 2007-05-21, KS 117 Inledning För att verksamheten i kommunen skall fungera och servicenivån till

Läs mer

Ramavtalsupphandlingar inom IT-området

Ramavtalsupphandlingar inom IT-området Revisionsrapport Kammarkollegiet Box 2218 103 15 Stockholm Datum Dnr 2010-01-27 32-2009-0520 Ramavtalsupphandlingar inom IT-området Riksrevisionen har som ett led i den årliga revisionen av Kammarkollegiet

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Inledning: Kommunen är totalt sett en mycket stor köpare av varor och tjänster. Denna upphandlingspolicy syftar till att kommunens medel används effektivt

Läs mer

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner

Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Beslut i styrelsen 2011-03-18 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 ANSÖKAN OM MEDEL 2 2 AKTIVITET/PROJEKTS GENOMFÖRANDE 2 3 UTBETALNING AV MEDEL BEVILJADE AV STYRELSEN

Läs mer