Nyhetsbrev e-handel 1/5. Kontaktperson e-faktura

Transkript

1 1/5 Datum Ert datum Kontaktperson e-beställningar Kontaktperson e-faktura ESV Dnr /2009 Handläggare Peter Norén Er beteckning Nyhetsbrev e-handel Detta är ESV:s nyhetsbrev till kontaktpersoner och projektledare för e-beställningar och e-faktura. Här tar vi upp aktuella frågor som rör ert införande av e-beställningar samt information om upphandlingen av statliga ramavtal för e-handelstjänst. Sist i brevet finns också lite praktisk information kring e-faktura. Status upphandling av e-handelstjänst ESV har den 9 november fått prövningstillstånd i Kammarrätten där processen nu pågår och vi får förhoppningsvis en dom under januari/februari. Om Kammarrättens dom faller ut till ESVs fördel kommer ramavtalen att bli avropsbara till sommaren Om Kammarrättens dom faller ut till ESVs nackdel beräknas ramavtalen att bli avropsbara i början av Vi tror att det finns många fördelar med att invänta de kommande statliga ramavtalen för e-handelstjänst. Genom att avropa från dessa säkerställs att anskaffningen av IT-stödet görs i enlighet med LOU och att anskaffningen blir kostnadseffektiv, både för den egna myndigheten och för staten i sin helhet. ESV:s kommande ramavtal utgår från myndigheternas gemensamma krav och är utformade så att den som avropar från dessa ska kunna uppfylla de olika krav som kommer att ställas på myndigheterna inom e-handelsområdet. ESV kommer även att se till att upphandlade system och tjänster vidareutvecklas enligt rådande och framtida regelverk så länge det finns giltiga avropsavtal. Påbörja förändringsarbetet Trots förseningen i ramavtalsupphandlingen kan ni påbörja det nödvändiga förändringsarbetet. Översiktligt så består förändringsarbetet av följande faser (bilden nedan är tagen från ESV:s stödpaket för e-beställning): Drottninggatan 89 Tfn Bankgiro Org.nr/F-skattebevis Faktureringsadress Box Fax Postgiro Ekonomistyrningsverket Stockholm SE (EU) FE 27 registrator@esv.se Strömsund

2 2/5 Myndigheterna kan i nuläget genomföra fas 1-3, som görs innan anskaffningen av ITstöd. Det är först fas 4 som inte kan genomföras utan IT-stöd för e-beställningar. Reglering om e-beställningar Regeringens har beslutat om införandet av e-beställningar i staten i och med den fastslagna Förvaltningspolitiska propositionen 1. Senast den 31 december 2013 ska myndigheter hantera sina beställningar elektroniskt. Regeringen har ännu inte fattat beslut om formell reglering av kraven att hantera beställningar elektroniskt. Kommande ändringar i förordningar bereds för närvarande i Regeringskansliet. Föreslagen införandeplan och etappindelning ESV lämnade i statusrapport om införandet av e-beställningar i staten (ESV 2009:34) till regeringen ett förslag till införandeplan. Införandeplanen anger när enskilda myndigheter senast ska ha infört elektroniska beställningar. ESV har föreslagit ett etappvist införande. Vi har nu gjort en uppdatering av vårt tidigare förslag till etappindelning. De förändringar som är gjorda tar hänsyn till: Förändringar i myndighetsstrukturen (nybildade, nedlagda samt omorganiserade myndigheter). Införandet görs i två etapper, istället för tre etapper som tidigare föreslagits. Införandet senareläggs för vissa myndigheter på grund av ändringen till två etapper. Vi arbetar utifrån denna indelning såvida inte Kammarrättens kommande beslut innebär att upphandlingen av e-handelstjänst ska göras om. Förändringar i myndighetsstrukturen sker löpande. Bifogad sammanställning är därför en ögonblicksbild från december Om er myndighet saknas i införandeplanen så uppmanas ni att kontakta ESV för klargörande om vilken etapp som gäller. Uppföljning av myndigheternas införande ESV kommer från 1 januari 2011 följa upp införandet av e-beställningar i staten. På motsvarande sätt som gjordes för e-faktura görs en så kallad trafikljusmätning. En enkät kommer att skickas till den som tidigare anmält sig som kontaktperson för e- beställningar. I de fall ESV saknar uppgift om kontaktperson kommer vi skicka enkäten via er registrator. Enkäten skickas ut i vecka 51 och vi är tacksamma för ert svar före den 14 januari De kontaktuppgifter vi samlar in i enkäten kommer vi att använda för framtida utskick av nyhetsbrev och information kring e-beställningar. Enkäten syftar till att ge oss information om ni har påbörjat ert förändringsarbete att införa e-beställningar och i så fall hur långt ni har kommit i detta arbete. Enkäten syftar också till att ge oss återkoppling om hur ni bedömer vårt stöd i e-beställningsarbetet och hur det kan förbättras. Resultatet av enkäten kommer att publiceras på ESV:s webbplats. 1 Prop. 2009/10:175

3 3/5 ESV bedömer resultatet efter kriterierna nedan. Dessa kriterier är bestämda utifrån hur lång tid respektive fas i förändringsarbetet beräknas ta. Se ESV:s stödpaket för e- beställningar för beskrivning av de olika faserna, under rubriken Stödpaket e-beställningar. De två införandeetapperna bedöms något olika på grund av att tidpunkten för införandet skiljer ett år. Myndigheter som ingår i etapp 1 ska vara klara den 1 januari 2013 och bedöms vid uppföljningen januari 2011 enligt kriterierna nedan: Tidpunkt Varning Avvikelse Ok Ej tillämpligt Inte påbörjat förändringsarbetet (fas 1) Påbörjat förändringsarbetet (fas 1) Vi skickar enkäten även till myndigheter som ingår i etapp 2 eftersom vi vill ha en lägesrapport för samtliga myndigheter. Myndigheter i etapp 2 ska vara klara den 1 januari 2014 och bedöms inte enligt kriterierna ovan vid denna första uppföljning. Konsekvenser för införandet Figuren nedan visar de två införandeetapperna över tiden. De gröna blocken representerar faserna i förändringsarbetet enligt stödpaketet för e-beställningar. En myndighet i etapp 1 som påbörjar sitt förändringsarbete nu har möjlighet att genomföra förändringarna inom utsatt tid. Stöd och information om e-beställningar Stödpaketet En ny version av stödpaketet för effektivare inköp med e-beställningar finns nu publicerad på under rubriken Stödpaket e-beställningar. Denna

4 4/5 version innehåller nu även fördjupningsavsnitt för fasen 4, Införa nyläget. Dessutom har tidigare faser kompletterats med ytterligare fördjupningar. Informationsdagar och nätverk ESV planerar att anordna fler informationsdagar under Eftersom det framkommit önskemål om nätverkande mellan myndigheter avser vi även att erbjuda aktiviteter för detta och förmedla kontaktuppgifter så att ni själva kan utbyta erfarenheter med varandra. Lanseringsmöten Så snart de nya statliga ramavtalen för e-handelstjänst är tecknade kommer ESV att bjuda in till så kallade lanseringsmöten. Då presenteras information om hur ni genomför avrop från de nya ramavtalen, vad de innehåller och presentation av ramavtalsleverantörerna. Utredning om gemensamt verksamhetsstöd (servicecenter) Regeringen har tillsatt en utredning om bildandet av ett myndighetsgemensamt servicecenter som ska sköta ekonomi- och personaladministration åt andra statliga myndigheter. ESV har fått i uppdrag av regeringen att bistå utredningen. Utredningsarbetet bedrivs i två faser; en analysfas som ska redovisas 15 april 2011 och därefter en genomförandefas med sikte på att servicecentret ska inleda sin verksamhet 1 januari Den exakta gränsdragningen för servicecentrets tjänsteutbud är en av de centrala frågorna i utredningens etapp ett och också ett område som ESV ska bistå utredningen med. En viktig delfråga som vi har identifierat i det sammanhanget är naturligtvis servicecentrets ansvar för e-faktura/e-beställ. Utredningsarbete har precis inletts och det är därför lite för tidigt att ge mer precisa svar kring tjänsteutbudet. Om ni har intresse av en samordning av inköpsfunktioner och att servicecentret ska hantera myndigheternas beställningar i gemensamt inköpssystem så vill vi gärna ta del av era synpunkter och argument för det så att vi kan ta med dessa i utredningsarbetet. För mer information, se: tservicecenter eller kontakta ESV:s projektledare Anders Nyström, , anders.nystrom@esv.se Information om e-faktura Leverantörsanslutning Det finns idag ca 750 leverantörer anslutna i fakturaväxeln och dessa leverantörer visas i WebWatchDog, WWD. Jämför listan i WWD med era egna leverantörer och fortsätt ansluta leverantörer med Svefaktura. Hantering av fakturor från Telia Telias Svefakturor innehåller abonnemangsnumret istället för den beställarreferens ni själva brukar använda. Detta innebär att abonnemangsnumret behöver mappas om till er

5 5/5 beställarreferens för att få till en automatisk distribution i EFH-systemet. Detta kan göras i standarduppsättningen av Contempus eller i Agressos särskilda modul Periodisk faktura. Har ni inte tillgång till funktionaliteten för detta kan ni ändå automatisera distributionen av skannade fakturor från Telia utifrån ett exempel som bifogas detta nyhetsbrev. Arkivering av Svefakturor i fakturaväxeln Itella/ODAB har hittills arkiverat alla myndigheters inkommande och utgående Svefakturor genom fakturaväxeln även om man inte beställt denna tjänst, men de kommer inte kunna göra det framöver förutom för de myndigheter som har avtalat om detta enligt tilläggsavtal för arkiveringstjänst (position B12 och C13 i prislistan). De myndigheter som inte har tilläggsavtal för arkivering ansvarar själva för arkiveringen av Svefakturor för att uppfylla gällande regelverk. Personalförändringar på ESV Anders Nyström, som tidigare varit projektledare för e-beställningar på ESV arbetar nu med uppdraget kring servicecenter. Susanne Neretnieks efterträder Anders i rollen som projektledare för e-beställningar. Ytterligare information & frågor Har ni frågor så kontakta gärna oss på ESV. Enklast är att skicka e-post till e-handel@esv.se. Med vänlig hälsning Peter Norén Funktionsansvarig e-handel Direkt: Mobil: E-post: peter.noren@esv.se Fax: