E-post: Enkätundersökning: Statskontorets kartläggning av myndigheternas användning av Ekonomistyrningsverkets transaktionsdatabas (TDB)

Transkript

1 1 (8) E-post: Enkätundersökning: Statskontorets kartläggning av myndigheternas användning av Ekonomistyrningsverkets transaktionsdatabas (TDB) Hej! Vi kontaktar er med anledning av att Statskontoret har fått i uppdrag att analysera behovet av Ekonomistyrningsverkets transaktionsdatabas (TDB) samt att föreslå en framtida hantering. TDB innehåller viss information om statliga myndigheters inköp av varor och tjänster från utomstatliga leverantörer. Enkäten skickas till de myndigheter som rapporterar genom Hermes oavsett om myndigheten i dag rapporterar till TDB eller ej. Det är myndighetens uppfattningar om TDB som är i fokus i undersökningen. Vi tror att den person som är ansvarig för ekonomifunktionen på myndigheten har bäst förutsättningar att bedöma vem som bör besvara undersökningen. Ni ombeds lämna endast ett enkätsvar som representerar myndighetens uppfattning. För att underlätta myndighetens arbete finns möjlighet att få frågorna skickade i PDF-format. Vänligen kontakta Marie Römpötti om ni önskar få frågorna skickade även i PDF-format (se nedan för kontaktuppgifter). Observera att enkätsvaret ska lämnas via länken nedan. Syftet med Statskontorets uppdrag är att ta fram ett samlat och aktuellt beslutsunderlag inför ett ställningstagande om TDB:s framtid. I uppdraget ingår att Statskontoret ska analysera och kartlägga användningen av och bedöma det framtida behovet av TDB. Som en viktig del i kartläggningen av hur myndigheterna använder sig av TDB har Statskontoret valt att genomföra denna enkätundersökning. Undersökningen är riktad till de myndigheter som rapporterar genom Hermes, där TDB ingår som en del. Statskontorets syfte med enkäten är därmed att kartlägga hur dessa myndigheter i dag använder sig av och ser på TDB. För att Statskontoret även ska få en bild av hur myndigheterna ser på databasens framtida hantering och användbarhet omfattar enkäten även frågor som rör utvecklingsbehov och möjligheter samt eventuella brister hos TDB. Statskontoret är en statlig myndighet som på uppdrag av regeringen analyserar statligt finansierad verksamhet. I januari 2011 publicerade Statskontoret promemorian Ett utvecklat upphandlingsstöd som bl.a. omfattar en beskrivning av TDB samt en bedömning av databasens ändamålsenlighet [länk till promemorian]. Det nuvarande uppdraget syftar till att fördjupa och uppdatera den tidigare promemorian. Resultaten från

2 2 (8) undersökningen kommer att ingå som del i Statskontorets rapport till Regeringen som lämnas den 31 oktober Du kommer att kunna ta del av rapporten via Statskontorets hemsida, Det är frivilligt att delta i enkäten. Era svar utgör dock en mycket viktig del av vårt underlag och Statskontoret vill på förhand tacka för Er medverkan! Vi skulle behöva Era svar senast den 3 september Om Ni har några frågor om enkäten var vänlig kontakta Marie Römpötti via e-post: marie.rompotti@statskontoret.se, eller på telefon: Klicka på länken nedan för att komma till enkäten. Med vänlig hälsning Marie Römpötti Utredare Statskontoret Telefon: E-post: marie.rompotti@statskontoret.se

3 3 (8) [Här börjar enkäten] Statskontorets kartläggning av myndigheternas användning av Ekonomistyrningsverkets transaktionsdatabas (TDB) Inledning Anvisningar Enkäten riktar sig både till myndigheter med tidigare erfarenhet av TDB och till myndigheter som saknar tidigare erfarenhet av databasen. Om inget annat anges ska svaren i avsnittet om rapportering baseras på myndighetens erfarenheter av inrapporteringen till TDB före en eventuell överlämning av rapporteringen till Statens servicecenter. Beskrivning av TDB Databasen ska innehålla information om statliga myndigheters inköp av varor och tjänster från utomstatliga leverantörer. Den består av ett antal uppgifter som på transaktionsnivå beskriver myndighetens inköp, leverantörens namn och organisationsnummer, beloppet samt konto för inköpet. I databasen klassificeras myndigheternas inköp efter ett urval av s.k. s-koder, vilket gör det möjligt att koppla information till olika leverantörer och att i viss mån presentera dem i olika grupper av varor och tjänster. TDB är knuten till Hermes och de myndigheter som ska rapportera in till TDB listas i ESV:s föreskrifter till förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. Databasens ursprungliga syfte var att bidra till en effektiv och rationell upphandlingsprocess genom att skapa förutsättningar för fler statliga ramavtal genom en samlad statistik över myndigheternas inköp från utomstatliga leverantörer. Databasen skulle även kunna fungera som stöd för vissa andra statliga aktörer, kunna användas av inrapporterande myndigheter exempelvis i deras internrevision samt för att samordna inköp och upphandling mellan myndigheter verksamma inom samma geografiska område eller inom närliggande verksamhetsområden. Man diskuterade även möjligheten att använda TDB för att effektivisera beräkningen av EUavgiften. Bakgrundsfrågor 1. Rapporterar er myndighet in uppgifter om myndighetens inköp till TDB?, vi hanterar själva rapporteringen

4 4 (8) b. Ja, Statens servicecenter hanterar rapporteringen till TDB åt myndigheten. c. Nej 2. Uppskatta för hur stora belopp er myndighet köpte in varor och tjänster från andra än statliga myndigheter under 2012? Härmed avses samtliga sådana inköp, oavsett om inköpen exempelvis sker via statliga ramavtal, myndighetsspecifika avtal eller direktupphandling samt oavsett om myndigheten valt att inkludera inköpen i rapporteringen till TDB. a. Svar: tkr b. Uppgiften saknas 3. Ange vilket/vilka av nedanstående alternativ som bäst beskriver hur myndighetens inköpsfunktion är organiserad. a. Inköpen sköts centralt, dvs. hanteras av en funktion b. Inköpen är decentraliserade, dvs. hanteras lokalt/regionalt eller liknande c. Annat alternativ: d. Ingen uppfattning 4. Samarbetar eller har er myndighet samarbetat med någon annan myndighet om upphandling, exempelvis inom ett geografiskt område eller en viss produktkategori? i. Ange exempel på sådan samverkan, t.ex. med vilken/vilka myndigheter och avseende vilken/vilka produkter. 1. Svar: Skulle er myndighet kunna ha användning för TDB? Frågorna i detta avsnitt syftar till att kartlägga den eventuella och potentiella användningen av TDB hos de myndigheter som inte rapporterar in till databasen. För en beskrivning av TDB i dess nuvarande utformning se inledningen till enkäten. Denna del av enkäten inleds med frågor om TDB som den fungerar i dag. Den nuvarande utformningen av TDB har dock fått viss kritik. Enkäten omfattar därför även frågeställningar som utgår från att TDB vidareutvecklas för att öka användbarheten. En sådan utveckling skulle exempelvis kunna omfatta en mer nyanserad produktkodning samt

5 5 (8) information kring upphandlingsform, såsom ramavtal, direktupphandling etc. 5. Känner er myndighet till TDB sedan tidigare? Följande fråga besvaras av de som svarat ja på föregående fråga. 6. Har er myndighet använt information hämtad från TDB? I början av enkäten listas några av de möjliga användningsområdena. i. Vänligen ange vilken information samt på vilket sätt den använts, dvs. vilken nytta myndigheten haft av informationen. Ange även om det varit vid enstaka tillfällen eller mer återkommande. 1. Svar: ii. Vänligen ange varför: c. Känner inte till att denna möjlighet finns 7. Använder er myndighet någon annan källa eller metod för att ta fram sådan information som TDB används eller skulle kunna användas till (se t.ex. den tidigare beskrivningen av TDB)? i. Vänligen ange vilka källor och/eller metoder ni använder i dessa fall. 1. Svar: 8. Ett av syftena med TDB var bl.a. att databasen skulle kunna användas som stöd inför nya ramavtalsupphandlingar (nya områden, användning av ramavtal, tidigare leverantör). Vid tidigare kartläggningar av TDB:s användningsområden har databasen främst använts för att kontrollera den inrapporterade statistiken från leverantörerna leverantörer inom ramen för de statliga ramavtalen. TDB har även använts som ett komplement i analyser av statliga ramavtalsområden och samordnade upphandlingar. Vilka av alternativen nedan har er myndighet använt TDB till? a. Kontroll av inrapporterad statistik från leverantörer på de statliga ramavtalen b. Komplement i analyser av statliga ramavtalsområden och samordnade upphandlingar c. Komplement i analyser av samordnade upphandlingar

6 6 (8) d. Annat liknande: e. Inget av dessa alternativ f. Ingen uppfattning Följande fråga ska endast besvaras av de som svarat nej på första frågan i detta avsnitt. 9. Bedömer ni att er myndighet skulle kunna ha någon nytta av informationen som ingår i TDB? i. Vänligen ange hur: i. Vänligen ange varför: 10. Bedömer ni att TDB som den är utformad i dag skulle kunna användas till något ytterligare utöver det som beskrevs inledningsvis? i. Beskriv vilka ytterligare användningsområden myndigheten ser framför er. 1. Svar: 11. Bedömer ni att er myndighet skulle kunna ha någon nytta av informationen som ingår i TDB om TDB utvecklas i enlighet med beskrivningen ovan? ii. Vänligen ange hur samt om möjligt vilken typ av ytterligare information detta skulle kräva i TDB: ii. Vänligen ange varför: 12. Skulle en eventuell avveckling av TDB leda till några konsekvenser för er myndighet? i. Beskriv konsekvenserna och uppskatta om möjligt de ekonomiska effekterna för myndigheten av dessa konsekvenser. Vänligen ange både eventuella positiva och negativa konsekvenser. 1. Svar:

7 7 (8) Följande fråga riktar sig till samtliga som besvarar enkäten. Sammanfattande bedömning 36. Hur stor nytta anser ni sammanfattningsvis att er myndighet har av informationen i TDB? a. Mycket stor b. Stor c. Liten d. Mycket liten e. Ingen f. Ingen uppfattning 37. Hur stora uppskattar ni att de negativa konsekvenserna sammanfattningsvis skulle bli för er myndighet vid en avveckling av TDB? a. Mycket stora b. Stora c. Små d. Mycket små e. Inga f. Ingen uppfattning 38. Har ni några ytterligare synpunkter på hur TDB skulle kunna utvecklas för att öka nyttan med databasen? a. Svar: Övrigt 39. Eventuella övriga kommentarer och synpunkter. a. Svar: 40. Vänligen ange kontaktperson hos myndigheten som vi kan kontakta för frågor kring enkäten och Statskontorets fortsatta arbete. Namn Funktion E-post Telefonnummer

8 8 (8) Tack för att Ni tagit Er tid att besvara enkäten. Om Ni har några frågor eller kommentarer kontakta gärna Marie Römpötti på Statskontoret. Med vänlig hälsning Marie Römpötti Utredare Statskontoret Telefon: E-post: