GÖTEBORGS UNIVERSITET Kap 1 Presentation Ekonomiavdelningen

Transkript

1 1 Presentation av ekonomihandboken Intressenter/målgrupp Syfte/målsättning Sökning i ekonomihandboken Organisatoriska begrepp och roller Förslag till ändringar Underhåll och uppdateringar Hemsida för ekonomiavdelningen Ekonomi- och upphandlingsnytt Övrig litteratur... 5 Sid 1-1

2 Sid 1-2

3 PRESENTATION AV EKONOMIHANDBOKEN 1.1 Intressenter/målgrupp Personal med administrativa/ekonomiadministrativa arbetsuppgifter eller ledningsuppgifter inom universitetet. 1.2 Syfte/målsättning Syftet med ekonomihandboken är att enkelt och tydligt beskriva regler, riktlinjer och rutiner vid Göteborgs universitet. Den skall ge stöd vid tillämpning av ekonomiadministrativa processer och regelverk. I handboken behandlas främst regler, riktlinjer och rutiner som är gemensamma för hela universitetet. I en decentraliserad organisation, med delegerat ekonomiskt ansvar och med många användare, finns ett stort behov av stöd för att arbeta efter samma grundmall och struktur. Användarna har olika bakgrund och utbildning liksom olika förutsättningar beroende av verksamhetens karaktär. Decentraliserad ekonomihantering ställer ökade krav på tydliga grundläggande gemensamma regler och rutiner. 1.3 Sökning i ekonomihandboken Sökning på ord och begrepp i ekonomihandboken kan göras på olika sätt genom att utnyttja sökfunktionen i pdf-dokumentet. Öppna pdfdokumentet med det aktuella kapitlet. Sedan kan du antingen - klicka på kikaren till vänster om dokumentet eller - använda sökfunktionen i verktygsraden ovanför dokumentet eller - använda snabbkommando Ctrl+F (alt. Välj Redigera och Sök i menyraden). Ett sökfönster visas där man skriver in eftersökt ord och klickar på Nästa. Ordet letas upp i pdf-dokumentet och markeras med blått. För att fortsätta sökningen på det aktuella ordet i kapitlet klickar man återigen på Nästa och får då upp nästa ställe där ordet förekommer. 1.4 Organisatoriska begrepp och roller I ekonomihandboken används vanligtvis följande organisatoriska begrepp: fakultetsnämnd/fakultet; häri innefattas även enheter såsom Sahlgrenska akademin, universitetsbiblioteket och gemensamma verksamheter. institution; häri innefattas även avdelningar och särskilda enheter inom universitetet, dekanus; detta chefsbegrepp innefattar även överbibliotekarie och motsvarande befattningar. prefekt; häri innefattas även avdelningsföreståndare, avdelningschefer och motsvarande befattningar. Sid 1-3

4 1.5 Förslag till ändringar Eftersom handboken skall vara till hjälp och stöd tas synpunkter och önskemål om förändringar tacksamt emot. I de fall man finner fel, oklarheter eller i övrigt har synpunkter på handboken är det viktigt att så snart som möjligt informera ekonomiavdelningen (gunilla.annerstedt@gu.se). 1.6 Underhåll och uppdateringar Målsättningen är att handboken ska uppdateras löpande. Varje sida i handboken är daterad med datum för kapitlets senaste uppdatering. Ekonomihandboken finns från och med 2003 enbart på ekonomiavdelningens hemsida ( 1.7 Hemsida för ekonomiavdelningen ansvarar för och samordnar ekonomiadministration, upphandling och inköpsfrågor för hela myndigheten. På avdelningens hemsida ( finner du kontinuerligt uppdaterad information. Här finns, under rubriken Kontakt, även information om - vilka uppgifter vi arbetar med på ekonomiavdelningen - hur vi är organiserade - vem som arbetar med vad - hur personerna kan nås Under rubriken Fakultetskanslier finns kontaktuppgifter till dem som arbetar med ekonomiadministration på respektive fakultetskansli/motsv. På hemsidan återfinns förutom ekonomihandboken även andra handböcker och manualer för exempelvis Agresso. Här finns utgivna nummer av ekonomi- och upphandlingsnytt, tidplaner och dokument för uppföljning, faktauppgifter om LOP m fl bra att ha -uppgifter. Du finner även länkar till våra stödsystem Agresso, Perspektiv och till Kontraktsreskontran EKO liksom till pågående projekt inom ekonomiadministrationen. Här finns också länkar till blankettbiblioteket mm. 1.8 Ekonomi- och upphandlingsnytt EkonomiNytt är ett nyhetsbrev som i första hand vänder sig till ekonomer verksamma vid fakulteter, institutioner, avdelningar och enheter inom Göteborgs universitet och är en viktig kanal för information om nyheter och förändringar inom det ekonomiska området. Genom EkonomiNytt informerar ekonomiavdelningen vid gemensamma förvaltningen om rutiner, regelverk och lagstiftning som påverkar bokföring, redovisning samt intern styrning och kontroll. Information om de ekonomiadministrativa stödsystemen AGRESSO med flera ingår också. EkonomiNytt utkommer med cirka tio nummer per år. UpphandlingsNytt är en viktig kanal för information om nyheter och förändringar inom området avtal och inköp. Genom UpphandlingsNytt Sid 1-4

5 informerar ekonomiavdelningen vid gemensamma förvaltningen om nytecknade ramavtal, pågående upphandlingar samt tips och förändringar m m. Information kring lagstiftningen ingår också som en återkommande ruta. UpphandlingsNytt utkommer med cirka fyra nummer per år. 1.9 Övriga regelverk Ekonomistyrningsverket (ESV) ger varje år ut en bok med författningar, föreskrifter och anvisningar. Den heter EA ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet och publiceras i elektronisk form på ESV:s hemsida ( där den även kan på kan beställas i tryckt form. I regleringsbrevet för respektive budgetår finns också uppgifter om vilken verksamhet universitetet får bedriva, ekonomisk återrapportering mm. Sid 1-5