KOM I GÅNG MED DIN HANDBOK STANDARD FRÅN THOLIN & LARSSON

Transkript

1 KOM I GÅNG MED DIN HANDBOK STANDARD FRÅN THOLIN & LARSSON

2 Kom i gång med din handbok Standard Innehåll 1 Börja redigera 2 Arbetsbordet 3 Redaktörsfliken 3.1 Uppstart: Att-göra-listor 4 Redigera innehåll i redaktörsfliken 4.1 Aktivera/dölj artikel 4.2 Handbokens innehållsstruktur 4.3 Artiklar 4.4 Redigera artikel 4.5 Symboler i verktygsfält 4.6 Versionskontroll i artiklar Lägg till ny bilaga i arkivet Administrationsfliken 5.1 Alternativ 5.2 Användare Startsida Handboken som app Hjälpknappen och Redaktörsguiden

3 1 Börja redigera Logga in i handboken Länken till handboken hittar du i samma mail som denna PDF fanns bifogad. Exempel: mg.mclg.se

4 2 Arbetsbordet Arbetsbordet är uppdelat i två delar. Under Mitt arbetsbord hittar du genvägar till bland annat redigera innehåll, lägga upp användare m.m. I den andra delen hittar du länkar till nyttig information, samt nyheter och uppdateringar från Tholin & Larsson. Senaste ändringar Här ser du de senaste ändringarna som du i handboken. Under rubriken Senaste ändringar - Tholin & Larsson ser du de senaste ändringarna i våra Lag, föreskrift eller praxis-texter. Innehåll nyheter och tips Här får du ta del av nyheter och tips från Tholin & Larsson som rör ämnena i handboken, samt blir notifierad när ett nytt redaktörsbrev kommer ut. Produkt nyheter och tips Här får du ta del av nyheter och tips från Tholin & Larsson som rör uppdateringar och förbättringar av den tekniska plattformen.

5 3 Redaktörsfliken Till vänster om arbetsbordet ser du en fast ruta med genvägar som följer med vart du än är i redaktörsläget. Rutan följer med genom hela redaktörsläget. Här kan du redigera texter, lägga till nytt material, se vilka ändringar som gjorts i handboken, se uppdateringar från Tholin & Larsson m.m. Mina favoriter Du kan favoritmärka artiklar som du arbetar med ofta. De samlas då som genvägar under Mina favoriter. Uppstart: Att-göra-listor Läs mer på nästa sida. Innehåll Här hittar du alla mappar och artiklar i handboken. Arkiv I arkivet lägger du upp blanketter, dokument och bilder från din dator som du sedan kan lägga in i handboken. Papperskorg Här lägger sig dina raderade dokument eller blanketter. Dina böcker Har du fler handböcker från oss kan du växla mellan handböckerna i drop down-menyn.

6 3.1 Uppstart: Att-göra-listor De förslagstexter du valde då du etablerade handboken ligger samlade under Uppstart: Att-göralistor. Här ligger även rekommenderade texter att gå igenom innan man släpper handboken till övriga medarbetare. Listorna finns till för att du på ett snabbt och enkelt sätt ska kunna gå igenom artiklarna en efter en innan handboken släpps. Artiklarna i dessa listor är alltid till en början dolda för slutanvändare, vilket innebär att det bara är du som redaktör som kan se dem. Aktivera en artikel När du gått igenom Att-göra listorna och är färdig med dina ändringar kan du aktivera texterna genom att ta bort markeringen Dölj för slutanvändare. Läs mer i nästa avsnitt. När texten är aktiverad, kan du radera den från Uppstart: Att-göra-listor.

7 4 Redigera innehåll i redaktörsläget 4.1 Aktivera/dölja en artikel Nedan ser du en del av strukturen i handboken. Artikeln som är orange är dold för slutanvändare. För att aktivera en dold artikel för slutanvändaren markerar du artikeln i listan och väljer Visa valda för slutanvändare från drop down-menyn som finns under Val. Du kan också omvänt välja att dölja artikeln för slutanvändaren genom att trycka på Dölj valda för slutanvändare under valmenyn.

8 4.2 Handbokens innehållsstruktur Nedan ser du en fullständig översikt över innehållet i handboken. Namnen på artiklar och mappar kan inte redigeras i Standard-handböcker. Symbolerna framför titeln på varje objekt hjälper dig att tyda om det är en mapp ( ) eller en artikel ( ). Symbol som ger översikt över innehållet Vi har infört en egen symbol på artiklar som är upprättade av Tholin & Larsson ( ). Detta för att du ska få en tydlig översikt över innehåll som ni har skapat själva. Artiklarna från Tholin & Larsson blir inte längre möjliga att radera, endast dölja. Detta införs för att vi lättare ska kunna kommunicera ändringar och förändringar i guiderna ut till dig.

9 4.3 Artiklar En artikel kan bestå av två delar, A-text och B-text. Bilden visar hur du överst på artikeln kan se vilka kategorier artikeln består av. Blått indikerar A-text och rött indikerar B-text. A-text A-text beskriver exempelvis riktlinjer, rutiner och policys på arbetsplatsen. A-text är den del kunden/redaktören själv ansvarar för och den enda delen som kunden/redaktören kan redigera samt dölja. B-text B-text är den text som beskriver vad lagen säger om ämnet i artikeln. Den här delen uppdateras löpande av Tholin & Larsson. Den här delen kan också kunden/redaktören välja att dölja/visa, men inte redigera själv. B-texten bör dock vara synlig för alla.

10 4.4 Redigera artikel Klicka på den artikel du vill redigera. Välj därefter Redigera för att göra ändringar inuti artikeln. 4.5 Symboler i verktygsfält Förutom de vanligaste symbolerna som du kanske känner igen från andra ordbehandlingsprogram (t.ex. fetstil, storlek, marginaljustering o.s.v.) finns även följande funktioner: Återställer teckenformatet till Normal. Här kan du lägga till en rubrik inuti artikeln. Lägg till/redigera en extern länk till en hemsida. Här hittar du HTML koden. Visa i fullskärm. Med denna funktion kan du länka till övrigt innehåll i handboken, såsom andra artiklar, bilagor etc. OBS! Om du ska länka till en annan guide, måste du använda Infoga/redigera länk och skriva in URL:en som visas i slutanvändarläge. Lägg till fil från arkiv. Lägg till bild från arkiv. OBS! Bilden måste vara i bildformat t.ex. jpg. eller tif. Spara

11 4.6 Versionskontroll i artiklar Typ av ändring Funktionen versionskontroll innebär att du kan spåra vilken typ av ändring som gjorts i en artikel. I drop down-menyn Typ av ändring kan du välja mellan tre alternativ: 1. Teknisk rättelse - Inte ny version Denna funktion är alltid förinställd när du redigerar en artikel. Denna inställning använder du dig av när du gör små ändringar i artiklar, exempelvis rättar stavfel eller gör omformuleringar som inte innebär betydande förändring av artikelns tidigare innehåll. 2. Ny version Aktivera Den här funktionen skapar en ny version av en artikel och är användbar när du gör en ny viktig uppdatering, till exempel om du uppdaterar en policy eller lägger till ett nytt betydande stycke i en artikel. Ny version Aktivera är sammankopplad till Senast ändrat på startsidan, vilket innebär att du från slutanvändarläget kan se uppdateringen. 3. Ny version Utkast Du kan också arbeta med ett utkast av en ny artikel. Utkastet är då dolt för slutanvändare tills du väljer att aktivera det. Först när du aktiverar utkastet ersätts den äldre artikeln av den nya versionen och kan ses av slutanvändaren.

12 Ändringsmeddelande/logg Här kan du manuellt skriva in vilken ändring du har gjort i artikeln. Denna funktion är bra att använda sig av om man är flera som redigerar i handboken. Via kugghjulet bredvid Redigeraknappen kan du få upp en översikt över vilka ändringar som gjorts i en artikel. 4.7 Lägg till ny bilaga/ fil eller artikel som resurs Lägga till en resurs En resurs kan vara en bild, en fil, eller en länk till en artikel i handboken. Du lägger till en resurs genom knappen "Lägg till" under artiklar eller mappar och väljer därefter vilken typ av resurs du vill koppla till artikeln eller mappen. För fullständig guide, se Redaktörsguiden. Klickar du på lägg till en fil kommer du till arkivet. Ligger filen redan i ert arkiv, eller om du vill använda en blankett från Tholin & Larssons arkiv, så letar du upp filen i arkivet. Markera därefter rutan bredvid filen och tryck Ok för att koppla den som resurs.

13 Arkivet 1. Om du ska lägga till en ny fil som inte finns i arkivet, så måste du ladda upp den när du kommer till arkivet. Tryck på Skapa-knappen uppe till höger och därefter Ny fil. 2. Välj sedan Skapa och därefter Ny fil uppe i högra hörnet, se nedan. 3. Slutligen klickar du på Välj fil (den kan också heta Browser, Bläddra eller liknande. Det beror på vilken webbläsare och vilket språk du använder) och väljer filen lokalt på din dator och laddar upp. När filen är uppladdad, bockar du i rutan bredvid den fil du vill lägga in i guiden och trycker på Ok nere till höger. Bilagor (mapp) Du kan nu lägga till bilagor i mappen Bilagor genom att klicka på Skapa, välj Ny bilaga, och sedan hämta bilagor från arkivet.

14 5 Administrationsfliken Under Administration hanterar du utseendet av handboken samt lägger till användare och redigerar startsidan. 5.1 Alternativ Under administrationsfliken och rubriken Alternativ får du upp två alternativ: Färg och logo Under färg och logo kan du byta namn på handboken, lägga till logotyp samt ändra färg på länkar, originalfärg och dekor.

15 Generella inställningar Inställningen Kräver kommentar vid ändring av artikel innebär att du är tvungen att skriva ett ändringsmeddelande i loggen för att kunna spara en ändring av en artikel. Inställningar för slutanvändarläge Du kan också göra inställningar för hur du vill att handboken ska se ut för slutanvändarna. Här kan du välja att inte visa senaste ändringar till slutanvändaren, som annars visas till höger när de anställda loggar in i handboken. Denna inställning är alltid förinställd vid etableringen av handboken. Du kan också välja att dölja Lag, föreskrift eller praxis-texterna med en knapp. Användarna måste då klicka på denna för att se lagförklaringen.

16 5.2 Användare Under Administrationsfliken kan du hantera användare. Du kan välja om du vill lägga till en ny person eller en ny fleranvändare. Ny person När du upprättar en användare som ny person måste du fylla i denna informationen i rutan nedan. Användarnamnet måste vara unikt för alla användare. Det kan därför vara klokt att välja något som är unikt för användaren, t.ex. en e-postadress. Du kan göra användaren till redaktör eller administrator. Som redaktör kan man endast redigera i handboken, och som administrator kan man redigera, ändra utseende i guiden samt lägga upp användare. När du upprättat användaren, bockar du i rutan Sänd information om inloggning på e- post. Har ni flera handböcker och användaren också ska ha tillgång till dessa kryssar man i detta under Andra applikationer. Vill du ta bort en användare bockar du i rutan bredvid namnet och trycker på Deaktivera valda element.

17 Ny fleranvändare Du kan upprätta en ny fleranvändare till handboken. Då använder sig de anställda av ett och samma användarnamn och lösenord för att komma åt handboken. Handboken på intranät När du upprättar en fleranvändare kan du välja att sända login länken till dig själv. Du får då en krypterad länk (flerbrukarlänken) via e-post som du kan lägga upp på ett intranät eller sända ut till de anställda när de ska få tillgång till guiden. När de sedan klickar på den länken kommer de direkt in i guiden utan inloggning. Om det inte finns något intranät Har ni inget intranät, eller vill att de anställda ska logga in för att nå handboken, kan ni upprätta fleranvändaren och sedan ge ut användarnamn och lösenord istället. Använd då URL:en (ex mclg.se) till er guide för att komma till inloggningen. Fleranvändare till appen Samma fleranvändare kan också användas till appen. Läs mer om detta i Redaktörsguiden som finns under Hjälp i den webbaserade handboken.

18 5.3 Startsidor Startsidan är den bilden du möts av när du loggar in i handboken. Du kan byta ut standardbilden mot en egen bild. Klicka på Startsida, och sedan på pennan. Vill du byta ut standardbilden, så raderar du först standardbilden och lägger upp/hämtar bilden du vill använda från arkivet via Lägg till bild från arkivet ( ).

19 6 Handboken som app Det finns en guide för hur du installerar appen tillsammans med en mall du kan fylla i och sända ut till de anställda när de ska få tillgång till appen. Du hittar guiden till handboksappen i Redaktörsguiden i den webbaserade handboken, som du kan läsa mer om på nästa sida.

20 7 Redaktörsguiden I denna Kom i gång-manual har vi samlat de viktigaste avsnitten för att du, så enkelt som möjligt, skall komma igång med din handbok. I Redaktörsguiden som finns under Hjälp, kan du söka och finna svar på ytterligare frågor rörande handboken. Observera att det är samma redaktörsguide till alla våra handböcker, och att vissa funktioner därför ej är tillgängliga för Standardhandböckerna.

21