Ekonommöte information och kommunikation

Transkript

1 Ekonommöte information och kommunikation Välkomna! Information och kommunikation Kvalitetssäkring Fika Nyheter inför nytt 2014 Frågor

2 Syfte Detta önskar vi ha som tema för dessa informations- och dialogmöten Vi vill bli bättre på att informera verksamheten och på att hitta ändamålsenliga kommunikationsformer, bland annat för att ge Er goda möjligheter att professionellt sköta ert arbete. Vi måste, gemensamt, bli bättre på att säkra kvalité och korrekthet i underlag till redovisning, uppföljning och budgetering. Vi önskar ha dialog. Ekonominheten

3 Vägar för information och kommunikation EA-webben Administrativa supporten Ekonominytt och Inköpsnytt Utskick till funktionsmailadresser Informationsmöten Utbildningar

4 Administrativa supporten Utgångspunkter för förslaget om supportverksamhet inom Administrativt stöd (ur PM inför rektors beslut): Det är prefektens ansvar att bemanna institutionen på ett sådant sätt att de administrativa uppgifterna kan utföras med tillräckligt god kvalitet. Detta innebär att gemensamma förvaltningen inte ska behöva bemanna sig på ett sådant sätt att man måste svara upp emot samma servicenivå som fakultetskanslierna stått för. Institutionerna ska i princip klara alla de dagliga frågorna utan hjälp från någon annan nivå. När den nya administrativa organisationen införs kommer en övergångshantering som kräver ett förmodat ökad stöd till institutionerna att bibehållas under en begränsad tid. Gemensamma förvaltningen har ett ansvar att driva utvecklingen av universitetets processer och rutiner. För dessa uppgifter krävs en organisation och ett arbetssätt som på ett effektivt sätt kan förmedla direktiv och information till institutioner och fakulteter och samtidigt erbjuda stöd. Supporten ska erbjuda det stöd verksamheten har behov av, särskilt mot bakgrund av att institutionerna står inför en ny situation med nya uppgifter och ansvar. Stödet ska vara lättillgängligt och av hög kvalitet.

5 Ärenden till administrativa supporten jan-sep 2013 Samtal Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Genomsnittlig svarandeprocent Totalt Andel besvarade 89% 92% 93% 95% 94% 91% 95% 94% 97% 93% varav: Personal- och lönefrågor % Ekonomiadministration % Arkiv och registratur % Mail

6 Ekonomiadministration Frågeområde Redovisning 12% Annat 17% Leverantörsresk ontra 40% IF och omför 3% Inköpssystem 1% Anläggningar 2% EKO 9% Kundreskontra 16%

7 Ekonomi- och Inköpsnytt Ekonominytt är ett nyhetsbrev som i första hand vänder sig till ekonomer verksamma vid fakulteter, institutioner, avdelningar och enheter inom Göteborgs universitet. Innehåller information om nyheter och förändringar inom det ekonomiska området. Genom Ekonominytt informerar ekonomienheten vid gemensamma förvaltningen om rutiner, regelverk och lagstiftning som påverkar bokföring, redovisning samt intern styrning och kontroll. Information om de ekonomiadministrativa stödsystemen AGRESSO med flera ingår också. Ekonominytt utkommer med cirka 10 nummer per år. Inköpsnytt är en viktig kanal för information om nyheter och förändringar inom området avtal och inköp. Genom Inköpsnytt informerar ekonomienheten vid gemensamma förvaltningen om nytecknade ramavtal, pågående upphandlingar samt tips och förändringar m m. Information kring lagstiftningen ingår också. Inköpsnytt utkommer med ca 2-3 nummer per år. Prenumerera via medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/

8 Utskick till funktionsmailadresser - t ex anvisningar för årsuppföljning, budgetanvisningar, inbjudan till utbildningar, frågor rörande intern kontroll, användarlistor m m Informationsmöten - t ex dagens möte, åtminstone två gånger per år

9 Utbildningar inom ea-området 2013 Ekonomispelet Utbildning i de ekonomiadministrativa systemen (AGRESSO, EKO och EA datalager) Inköpsutbildning (teori och systemdemonstration) Utbildning i Perspektiv (budget- och prognosverktyg) Kontraktsregistrering (VT) och nyheter i EKO v 6.0 (HT)

10 Exempel från EA-webben

11 Kvalitetssäkring Resultaträkning (tkr)

12 Kvalitetssäkring Balansräkning (tkr)

13

14 Kvalitetssäkring av redovisningen Bästa verktyget checklistan anger: När Vad Hur Vem Analys och åtgärd enligt checklista ger rättvisande redovisning

15

16

17

18 Kontrollrapporter

19 Uppföljning av inköp

20 Uppföljning av inköp N Avtal saknas Köp från leverantör utan avtal som överstiger kr ska kommenteras (T1, T2 samt helår) En mall för redovisning kommer att finnas till helårsredovisningen

21 Ny e-tjänst Prisma Ny e-tjänst för hantering av ansökningar, granskning och hantering av forskningsbidrag = Prisma (gäller VR, Formas och Forte (tidigare FAS)) GU har ett organisationskonto som ska användas vid ansökan Bidragsmedel från statliga bidragsgivare förvaltas av GU Ansökan ska alltid godkännas av prefekt Gäller alla personer som söker medel i universitetets namn

22 Inför 2014 ur budgetanvisningarna till fakulteterna Beslut & MBL Bidragsverksamhet Finansiering och kostnadsfördelning Balanserat kapital

23 Budgetbeslut MBL-information ska lämnas om budgetförutsättningar fakultets- och universitetsnivå Förhandlingsskyldighet enligt MBL gäller om budgeten får personella eller organisatoriska konsekvenser - institutioner Beslut om budget fattas av prefekten efter beredning i institutionsrådet Budget lämnas in även om formellt beslut inte är fattat markeras tydligt på underlagen

24 Bidragsverksamhet Budgetera bidragsintäkterna modigare Befintliga projekt oförbrukade bidrag Ansökningar i EKO och hos forskarna Historik hur var det förra året? Påläggsberäkningarna blir fel procentsatsen för hög

25 Nya fördelningsmetoder 2014 Universitetsbibliotekets verksamhet Universitetsgemensamma verksamheter Lokalkostnader IT-tjänster Övriga infrastrukturtjänster (campusservice, servicecenter och undervisningslokaler)

26 Nya fördelningsmetoder 2014 Universitetsbiblioteket, nuvarande metod Viktad andel av UBs kostnader i % Fördelningsgrund Allmän del 20 Fakultetens andel av totala kostnader, senaste bokslut Studentdel 40 Genomsnitt helårsstudenter under 4 år Forskningsdel 40 Bibliometri och externa medel under 4 år Universitetsbiblioteket, ny metod Viktad andel av UBs kostnader i % Fördelningsgrund Allmän del 12 Fakultetens andel av totala kostnader, senaste bokslut Studentdel 50 Helårsstudenter, senaste bokslut Forskningsdel 38 Bokförda lönekostnader inom forskningsverksamheten, senaste bokslut

27 Nya fördelningsmetoder 2014 Kostnadsomslutning Direkta personal- och driftkostnader ALF/TUA Samverkan med VGR/Chalmers enl avtal Praktikkostnader/VFU Mariestadsverksamhet Svenskt NMR-centrum Kostnader för stödverksamheten LUNs stödverksamhet

28 Nya fördelningsmetoder 2014 Universitetsgemensamma verksamheter, nuvarande metod Kostnadsomslutning = kostnader med vissa undantag Fakultetens procentuella andel i relation till de övriga Fakultetens andel av de gemensamma kostnaderna Beloppet beräknat fördelat mellan utbildning och forskning Universitetsgemensamma verksamheter, ny metod Kostnadsomslutning inom utbildning resp forskning läses av i redovisningen (med vissa undantag) Fakultetens procentuella andel i relation till de övriga inom utbildning resp forskning Fakultetens andel av de gemensamma kostnaderna inom utbildning resp forskning

29 Ny fördelningsmetoder 2014 Uppdrag Tillvalstjänster GVfakturan Bastjänster Förflyttningar mellan finansieringsrören

30 Det balanserade kapitalet ska arbeta i verksamheten.