Institutionen för kliniska vetenskaper

Transkript

1 Institutionen för kliniska vetenskaper Arbetsplatsträff 12 mars 2013 Ny funktionell administration ( GU förnyas ) och administrationen för institutionen för kliniska vetenskaper

2 Ny funktionell administration ( GU förnyas ) - Universitetsgemensamt projekt under hela Översyn av administrativa processer inom samtliga funktionsområden Göteborgs universitet förnyas Delprojekt Stödprocesser Klicka på respektive länk nedan för att komma till de olika delarna Processkartor Stödprocessområde Ekonomi Stödprocessområde Information och kommunikation Processområde Ledning Stödprocessområde Lokaler Stödprocessområde Personal Stödprocessområde Utbildningsadministration - Konsekvens av ny Arbets- och delegationsordning - Syfte att effektivisera administrationen inom Göteborgs universitet att skapa förutsättningar för GU-gemensamma rutiner inom administrationen (normering)

3 V 2011/ 155 Beslut av rektor Slutrapport om implementeringsarbetet avseende ny funktionell administrativ organisation Underlag: PM daterad (Lars Nilsson) Rektor beslutar Ärende Beslut/åtgärd att områdeschefen för det administrativa stödet ges i uppdrag att fullfölja etableringen av en stöd- och servicefunktion inom området och att fullfölja den interna organisationsstrukturen inom området att universitetsdirektören svarar för att en löpande uppföljning av organisationsförändringen sker och att en utvärdering genomförs efter 2015 att i övrigt anteckna avlämnad slutrapport från samordningsgruppen, samt att förklara uppdraget som samordningsledare och samordningsgrupp för implementering av GU förnyas som fullgjort.

4

5 Institutionen för kliniska vetenskaper Inst.råd Administrativ personal Prefekt/ Proprefekt Utbildningsutskott Forskningsutskott Forskarutb. utskott Sektionen för kirurgi Sektionen för Dermatologi, onkologi, radiofysik, radiologi, och urologi Sektionen för anestesiologi, biomaterial, Ortopedi, ÖNH Sektionen för kvinnors och barns hälsa

6 GU förnyas Utdrag ur Ny funktionell administrativ organisation beslutsunderlag och delrapport från implementeringsorganisationen Utgångspunkt i principskissen är att institutionerna ska ha resurser för att klara de dagliga administrativa uppgifterna, med tillgång till expertis inom den gemensamma förvaltningen. Inriktningen bör dock fortsättningsvis vara att fullfölja ambitionen att skapa bärkraftiga institutioner med professionellt administrativt stöd.

7 GU förnyas Utdrag ur Ny funktionell administrativ organisation beslutsunderlag och delrapport från implementeringsorganisationen Principbeslutets inriktning till administrativ organisation grundar sig på följande perspektiv - Den administrativa organisationen ska stödja kärnverksamheten dvs. utbildning, forskning och samverkan - Institutionernas roll stärks genom den nya arbetsordningen och delegationsordningen och den administrativa organisationen ska erbjuda institutionerna det stöd som erfordras i den nya stärkta rollen. - Övergripande ska den gemensamma förvaltningen stå för samordning, normering, effektivisering, expertis och planering. - Organisationsstrukturen inom gemensamma förvaltningen ska fokusera verksamhetsnytta i förhållande till institutioner och fakulteter. - Organisationsstrukturen inom den gemensamma förvaltningen ska stödja samarbete inom densamma.

8 GU förnyas Utdrag ur Ny funktionell administrativ organisation beslutsunderlag och delrapport från implementeringsorganisationen - Det är viktigt att slå fast att prefekterna ansvarar för att institutionerna bemannas på ett sådant sätt att de administrativa uppgifterna kan utföras med tillräckligt god kvalitet. Det innebär att förvaltningen inte ska behöva bemanna sig på ett sådant sätt att man måste svara upp mot samma servicenivå som fakultetskanslierna stått för. Tanken är att institutionerna i princip ska klara alla de dagliga frågorna utan hjälp från någon annan nivå.

9 Hur påverkas vi?

10 Institutionen för kliniska vetenskaper Administrativ personal Pers.handl. Admin.samordn. Admin. chef Ekonomisamordnare Kommunikatör GUP Sekt.ekonom Sekt.ekonom Sekt.ekonom Sekt.ekonom Sektionen för kirurgi Kurs.admin. Avd. admin. Sektionen för Dermatologi, onkologi, radiofysik, radiologi, och urologi Avd. admin. Sektionen för anestesiologi, biomaterial, Ortopedi, ÖNH Avd. admin. Sektionen för kvinnors och barns hälsa Avd. admin.

11 Arbetsfördelning per funktionsområde utgångspunkt GU förnyas - Principen - fler medarbetare bör göra mera av samma eller liknande arbetsuppgifter (idag flertalet medarbetare utför en mängd olika arbetsuppgifter i många systemstöd och alltför sällan) - Minskad sårbarhet utveckla back up -funktioner - Bevara och lära av det som fungerar bra Utbildning - Forskning - Kommunikation - Personal - Ekonomi - Övrigt

12 Administrativa systemstöd Text i grönt innebär att systemstödet i dagsläget används mer eller mindre frekvent på avdelningsnivå Utbildning Forskning Kommunikation Personal Ekonomi Övrigt Ladok Ladok CMS E rek Agresso/EFH Time Edit GUL ISP Maildirect PA reg. Perspektiv GUL Webropol Datalagret EKO GUP Palasso AIDA AKO ER ELIAS Datalagret

13 Övriga administrativa uppgifter - Sekreterarstöd stiftelser - Diktat - Tentamensvakt - Regelbundna ekonomiska uppföljningar utöver GU-krav - Nyttjande av attestbehörigheter i systemstöd utöver egen behörighet - Support vid disputationer - Ansvar för schemaläggning av kurs - Arbetsuppgifter inom ekonomiområdet för SU:s räkning - Patientersättningar enligt särskilda beräkningsgrunder -??

14 Några övergripande frågor - Av institutionens 5368 fakturor 2012 betalades 1726 försent (933 styck 10 dagar eller mer) vem gör vad och varför? - Förekommer det onödiga arbetsuppgifter inom administrationen? - Är det inom den administrativa organisationen oklart vilka administrativa uppgifter som ska utföras? - M.m.

15 Vad är gjort så här långt? - Personal, uppgifterna övertagna från fakultet och utförs i huvudsak på institutionsnivån- administrativ samordnare o administrativ chef utför i dagsläget uppgifterna. - Kommunikation, en kommunikatör samordnar och utvecklar arbetsuppgifter inom området, placering på institutionsnivå. - Utbildning, uppgifterna utförs på avdelningsnivå men kräver i framtiden viss samordning på institutionsnivå samordning på institutionsnivå ej klar. - Forskning, uppgifterna utförs på avdelningsnivå men kräver i framtiden viss samordning på institutionsnivå forskningssamordnare klar. - Ekonomi, sedan tidigare decentraliserat område men ytterligare uppgifter har tillkommit - utbyggnad av såväl resurser som kompetens. 1 ekonomisamordnare och 4 ekonomer utgör basorganisationplacering på såväl sektionsnivå som institutionsnivå. Därutöver finns ytterligare resurser på avdelningsnivå.

16 Funktionsadresser - klinvet@gu.se - Personalhandlaggare.klv@gu.se - Adm.chef.klv@gu.se

17 Vägvalet Till dags datum endast genomfört åtgärder motsvarande minsta möjliga för anpassning till GU förnyas - Fortsättningen! 1. Bibehållen administrativ struktur med en allt i allo administration på avdelningsnivån 2. Fortsatt utveckling i enlighet med funktionsområden ( GU förnyas ) fokus på hög och jämn kvalité samt kostnadseffektivitet- ökade krav på kompetens

18

19 Rutiner och Regler - Reseräkningar - Semesteruttag (bevakning) - Semesterplanering sommaren Förlängning av tid för forskarstuderande - Sjukrapportering och ledigheter (adm) - Flextidsavtal (adm) - Kompensutveckling (medarbetarsamtal)

20 Kronologisk CV o Redovisning av indirekta kostnader vid universitet och högskolor (Rapport mars 2007 av SUHF:s arbetsgrupp för full kostnadstäckning) o SUHF modellen redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor handledning (Rapport oktober 2007, reviderad oktober 2012) o Beslut i november 2007 i SUHF:s förbundsförsamling att rekommendera högskolorna att införa redovisningsmodellen o Rektorsbeslut i april 2008 Ny redovisningsmodell för full kostnadsredovisning vid Göteborgs universitet införs från och med budgetåret 2009 o Förvaltningschefsbeslut i oktober 2008 kompletterande beslutsunderlag o Förvaltningschefsbeslut i oktober 2008 projektgrupp för konsekvensanalys av ny redovisningsmodell, bakgrund och direktiv Lars Nilsson, ekonomienheten

21 Kronologisk CV o Projektgruppen för konsekvensanalys av ny redovisningsmodell (rapport mars 2009 rekommendationer och åtgärdsförslag) o Frågor och svar om full kostnadstäckning och full kostnadsredovisning (Kåre Bremer maj 2009) o Forskningens och utbildningens kostnader (broschyr med beskrivning av den nya redovisningsmodellen, ekonomiavdelningen september 2009) o Den nya redovisningsmodellen för kostnadsredovisning vid Göteborgs universitet (utredningsrapport oktober 2009, Claes Olof Olsson) o Nyheter om full kostnadstäckning (skrivelse till prefekter, januari 2010) o Regler för intern handel inom Göteborgs universitet (Beslut ) o Analys av arbetet med att utveckla och genomföra den nya redovisningsmodellen med kärn och stödverksamhet vid Göteborgs universitet (rapport april 2010, Lars Erik Norbäck och Lars Erik Olsson) o Kommentarer till Norbäck och Olssons rapport (april 2010, Lars Nilsson) Lars Nilsson, ekonomienheten

22 Kronologisk CV o Förvaltningschefsbeslut i maj 2010 gällande vissa revideringar inför 2011 i redovisningsmodellen o Rapport om vissa frågor rörande redovisningsmodell (Peter Rosén, juni 2010) o SUHF modellen i verkligheten (rapport från SUHF januari 2011) o Vissa kompletterande rekommendationer betr. SUHF modellen (SUHF, mars 2011) o SUHF modellen i verkligheten och jämförelser för Göteborgs universitet och dess fakultetsnämnder (rapport juni 2011) o Full kostnadstäckning i verkligheten (SUHF augusti 2011) o Formas nya stödform Mobilty Grant och indirekta kostnader (SUHF, september 2011) o Rekommendationer för redovisning av lokalkostnader (SUHF, september 2011) o Ekonomiska data per institution kostnader för stödverksamheten (underlag mars 2012, ekonomiavdelningen) Lars Nilsson, ekonomienheten