Handledning för SLU SUHFs redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor

Transkript

1 Handledning för SLU SUHFs redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor Projektledare: Anna Sjölander Projektgrupp: Malin Larsson Lewin Olof Jonsson Lars Thorell Christer Degerman Anna-Carin Öfverström Anna-Lena Herfindal Inger Alderborn Anita Andersson

2 Innehåll 1. Inledning Modellen Kostnadsbärare Direkta och indirekta kostnader Strukturering i huvudfunktioner Redovisningsområden (Verksamhetsgrenar) Lönebaserad fördelning Procentuella pålägg Hantering av lokalkostnader Kalkyl för ansökningar... 6 Bilagor

3 1. Inledning SUHF har tagit fram en modell för hur gemensamma kostnader ska redovisas, SUHFs redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor. Syftet är att tydliggöra såväl internt som för de externa finansiärerna och rättvist fördela de indirekta kostnaderna samt att tillgodose Riksrevisionens krav på bättre kostnads- och intäktsredovisning. En enhällig rekommendation från SUHFs förbundsförsamling (bestående av rektorerna och förvaltningscheferna för alla universitet och högskolor) att införa redovisningsmodellen kom Därefter har rektorerna vid lärosätena beslutat att redovisningsmodellen ska införas. En anpassning till SUHFs modell leder därmed till en gemensam syn med övriga universitet och högskolor. SLUs rektor beslutade i REB att införa redovisningsmodellen. SUHFs redovisningsmodell ska leda till en ökad insyn och transparens, vilket innebär att SLU ska kunna visa de verkliga direkta och indirekta kostnaderna för den bedrivna verksamheten, vare sig det är utbildning, forskning, fortlöpande miljöanalys eller uppdragsverksamhet. Samtliga kostnader ska vara uppföljningsbara och verifierbara samt spegla resursförbrukningen i verksamheten. En transparent och tydlig redovisningsmodell är en förutsättning för att flera externa finansiärer ska kunna bidra till indirekta kostnader vid finansiering av forskningsprojekt. Förhoppningsvis leder det till ett ökat förtroende bland finansiärerna för SLUs och andra universitets och högskolors redovisning. 2. Modellen 2.1 Kostnadsbärare Modellen bygger på att universitetet tar ställning till vilka verksamheter på olika nivåer, som är kärnverksamhet respektive stödverksamhet. All kärnverksamhet delas in i kostnadsbärare och det är stödverksamhetens kostnader som ska fördelas på dessa kostnadsbärare i kärnverksamheten. Kostnadsbärarna finns på den lägsta nivån i kärnverksamheten vid institutionerna men också i mindre omfattning på centrala nivån och fakultetsnivån. Den lägsta kodsträngsdelen, är den lägsta nivån som högskolan vill följa upp i redovisningen. På SLU är det enhet eller forskargrupp som är kostnadsbärare. Det är viktigt att klassificera vilka enheter som är kärnverksamhet respektive stödverksamhet på de olika nivåerna. Det är även viktigt att hålla reda på om det finns både kärnverksamhet och stödverksamhet på en enskild enhet då de ska hållas isär i modellen. 2.2 Direkta och indirekta kostnader En kostnadsbärare ska visa rättvisande intäkter och kostnader. Intäkter är lätt att hänföra till rätt kostnadsbärare då de i regel är projektrelaterade. Kostnaderna kan däremot bestå både av kärnverksamhetens direkta kostnader och av kostnader från stödverksamheten, som för kärnverksamheten är indirekta kostnader. Kostnaderna delas därför in i direkta respektive indirekta kostnader för kostnadsbäraren. 2

4 Direkta kostnader är direkt hänförliga till en viss kostnadsbärare. Begreppet direkta uttrycker att kostnaderna har ett direkt samband och en exakt koppling till en särskild kostnadsbärare. De direkta kostnaderna kan debiteras direkt på kostnadsbäraren i redovisningen. Direkta kostnader är en hel kostnad för kostnadsbäraren eller kan med en naturlig delning/proportionering hänföras till rätt kostnadsbärare. Kostnader av helt slag är t ex resor och konferensavgifter medan löner kan behöva proportioneras (med hjälp av tidrapportering eller bemanningsplanering) för att kunna redovisas på rätt kostnadsbärare. Indirekta kostnader är gemensamma för alla eller flera kostnadsbärare. Kostnaderna kommer inte från kostnadsbärarens egen beslutade verksamhet utan från det indirekta nyttjandet av organisationens gemensamma resurser. Exempel är universitetsgemensamma kostnader, fakultetsgemensamma kostnader och institutionsgemensamma kostnader. De universitetsgemensamma och de fakultetsgemensamma kostnaderna är väl avgränsade organisatoriskt och redovisningstekniskt från kärnverksamhetens kostnader och är därmed enkla att klassificera. Det är vid institutionerna som huvuddelen av universitets kärnverksamhet med kostnadsbärarna finns och i nära anslutning till kostnadsbärarna finns de institutionsgemensamma kostnaderna. De kan därför vara mer komplicerade att klassificera, se SLUs uppdelning i bilaga 1. Definition av indirekta kostnader: Indirekta kostnader kännetecknas av att de inte utan svårighet kan redovisas direkt på en kostnadsbärare (enhet), utan måste fördelas Indirekta kostnader är gemensamma för alla eller flera kostnadsbärare (enheter) och fördelas med hjälp av en förutbestämd fördelningsbas Indirekta kostnader uppkommer inte direkt till följd av en viss aktivitet, utan hänför sig till en infrastruktur och till olika tjänster utan vilka den samlade verksamheten inte kan bedrivas 2.3 Strukturering i huvudfunktioner De gemensamma kostnaderna ska struktureras i sex huvudfunktioner för både universitets-, fakultets- och institutionspåslagen, se bilaga 2. Motivet till indelningen i huvudfunktioner är att universitets- och högskolesektorn ska kunna visa en enhetlig precisering och struktur för gemensamma kostnader. De sex huvudfunktionerna är: 2.1.Ledning 2.2.Utbildnings- och forskningsadministration 2.3.Ekonomi- och personaladministration 2.4.Infrastruktur och service 2.5.Bibliotek 2.6.Nivåspecifikt mm. 3

5 SLUs struktur översätts till modellens struktur med hjälp av en kalkyl, se bilaga 3. Det betyder att SLU inte ska/behöver organisera stödverksamheten i enlighet med funktionerna. Vid strukturering av gemensamma kostnader i funktioner är utgångspunkten att en funktion ska bestå av totalkostnaderna de samlade kostnadsslagen för funktionen i fråga. Exempelvis ingår i funktionen ekonomi- och personaladministration kostnaderna för ekonomi- och personalhandläggare samt ekonomi- och personalchef och deras löner och sociala avgifter, förbrukningsmaterial, resor, konferenser, litteratur, konsulttjänster, systemkostnader, avskrivningar, lokaler etc. Inom funktionerna kan det förekomma extern-/anslagsfinansierad verksamhet och försäljning av varor/tjänster. Intäkterna och motsvarande kostnader för denna kärnverksamhet ska elimineras från de ordinarie funktionskostnaderna, så att de gemensamma kostnaderna inom varje funktion återspeglar stödverksamheten som ska finansieras av kärnverksamheten via påslag. 2.4 Redovisningsområden (Verksamhetsgrenar) Stödverksamheten ska även fördelas på redovisningsområden. SLU har tre redovisningsområden: Grundläggande högskoleutbildning (GU) Forskning och forskarutbildning (FO) Fortlöpande miljöanalys (FoMA) Denna uppdelning görs i samma kalkyl som uppdelningen på de sex huvudfunktionerna. SLU anser det inte meningsfullt att försöka dela upp indirekta kostnader för FO och FoMA, utan dessa kostnader slås samman i kalkylen (FO/FoMA). Till hjälp vid uppdelningen på redovisningsområden kan en schablon användas. Schablonen ska användas där uppdelningen inte är självklar och svår att göra. Den rekommenderade schablonen är direkta löner per redovisningsområde. För institutionspåslaget är det direkta löner per redovisningsområde på institutionen, medan fakultetspåslaget räknas på direkta löner för hela fakulteten. På institutionsnivån och fakultetsnivån ska stödverksamheten räknas bort. På central nivå är det direkta löner per redovisningsområde på hela universitetet. Vid användandet av schabloner är det viktigt att tänka på hur rättvisande uppdelningen blir. Blir uppdelningen mer rättvisande utan schabloner ska inte schablonen användas. 2.5 Lönebaserad fördelning Vid kalkylering ska full kostnadstäckning eftersträvas. Det betyder att alla kostnadsbärare tillsammans ska finansiera de gemensamma kostnaderna, alltså bära sina kostnadsandelar. De gemensamma kostnaderna på de olika fördelningsnivåerna ska därför fördelas på kostnadsbärarna vid institutionerna. Fördelningen görs med en fördelningsbas och SLU använder direkta lönekostnader som bas. Det är enligt SUHFs grundmodell och det är den bas SLU använder sig av sedan tidigare. Den är enkel att beräkna, fördela, redovisa och förutsäga. Det finns även nackdelar med direkta lönekostnader som bas. Höglöneinstitutioner påförs mera indirekta kostnader än låglöneverksamhet. Konsulttjänster och stipendier ligger utanför fördelningsunderlaget. Detta kan skapa vissa orättvisor, men för den interna styrningen och 4

6 för att modellen ska vara så enkel som möjligt är det lämpligt att alla använder sig av samma fördelningsbas. 2.6 Procentuella pålägg Vid fördelning av de gemensamma kostnaderna använder SLU procentuella pålägg från respektive fördelningsnivå med direkta löner som fördelningsbas. Påläggen debiteras kostnadsbärarna direkt från varje fördelningsnivå varje månad med hjälp av en trigger (automatisk bokföring i agresso). Enligt SUHFs modell ska påläggen för redovisningsområdena (verksamhetsgrenarna) beräknas var för sig. Det leder oftast till olika procentuella pålägg för redovisningsområdena. SLUs målsättning är ändå att om möjligt använda samma påslag för GU och FO/FoMA. Detta ska åstadkommas genom att ett direkt avlyft görs i kalkylen från grundutbildningsanslaget med en summa som gör att påslaget för GU blir detsamma som för FO/FoMA. Om påslaget för GU blir lägre än påslaget för FO/FoMA ska olika procentuella påslag för redovisningsområdena användas. Avlyft i kalkylen för stödverksamhet från FO- och FoMAanslagen är inte tillåtet. De enda avlyft som är möjliga från dessa redovisningsområden är för tidsbegränsade strategiska satsningar och Core Facilities, se bilaga 4 (ännu ej färdigställd). Avlyften från grundutbildningsanslaget redovisas tydligt i kalkylen. Först beräknar den centrala nivån det procentuella pålägget för universitetsgemensamma kostnader. De universitetsgemensamma kostnaderna delas upp på redovisningsområden och därefter beräknas fördelningsbaserna för respektive redovisningsområde, som enligt modellen är direkta lönekostnader. De procentuella påläggen beräknas var för sig för redovisningsområdena. Därefter beräknas den summa som behöver lyftas av från grundutbildningsanslaget för att utjämna påslagen. Avlyften redovisas i kalkylen. När universitetspåslaget är fastställt är det fakulteterna som beräknar sina procentuella pålägg. Beräkningen görs på samma sätt som på den centrala nivån med skillnaden att fördelningsbasen är direkta löner på den egna fakulteten. Avlyft från grundutbildningsanslaget görs för att utjämna påslagen. Avlyften redovisas i kalkylen. Därefter kan institutionerna upprätta sina budgetar. Institutionerna beräknar dels sina direkta kostnader och dels sina institutionsgemensamma kostnader uppdelade på redovisningsområden. Institutionerna beräknar det procentuella pålägget för institutionsgemensamma kostnader med utgångspunkt från institutionens budget och fördelningsbasen. Procentuella institutionspålägg beräknas för redovisningsområdena var för sig. Avlyft från grundutbildningsanslaget görs för att utjämna påslagen. Avlyften redovisas i kalkylen. 5

7 2.7 Hantering av lokalkostnader Enligt SUHF-modellen finns det två metoder för beräkning av direkta lokalkostnader: Huvudmetod: Faktiskt beräknade kostnader för kostnadsbäraren med utgångspunkt från nyttjandet. Lokalyta x internhyra per kvadratmeter x tid/nyttjandegrad Alternativmetod: Påläggsberäknade kostnader med utgångspunkt från nyttjandet. Lokalpålägg (%) x direkt lönekostnad SLU använder idag en blandning av de båda metoderna. Idag fördelas internhyran endera till institutionsnivå eller direkt till enhetsnivå (kostnadsbäraren). De institutioner som debiteras på institutionsnivån fördelar med lönebas ner hyran i organisationen med hjälp av en trigger (automatkontering). Målet är att internhyran ska fördelas till enhetsnivån på hela SLU. Internhyran ska inte ingå i påslaget, se bilaga 5. Tillsammans med internhyran bokförs även ett lokaltjänstpåslag. Från och med 2010 kommer yttre och inre skalskydd och del av friställda lokaler ingå i lokaltjänstpåslaget. Lokaltjänstpåslaget ska inte ingå i påslaget. Lokalvården bokförs som en direkt kostnad på ett separat kostnadsslag på samma nivå i redovisningen som internhyran. Den lokalkostnad som ska ingå i påslaget är stödverksamhetens lokalkostnad. Gemensamma lokaler för hela institutionen får även fördelas med institutionspåslaget. 2.8 Kalkyl för ansökningar En naturlig konsekvens av SUHF-modellen blir att också modellen för projektkalkyler för t ex externfinansierade forskningsprojekt förändras på motsvarande sätt. Idag visar kalkylen oftast direkta projektkostnader och ett procentpåslag för indirekta kostnader inklusive lokaler. Procentsatsen har bestämts i en överenskommelse med finansiären och har inget samband med de verkliga indirekta kostnaderna. Med den nya kalkylen enligt SUHF-modellen visas de totala indirekta kostnaderna och finansiären beslutar om bidrag med ett visst belopp eller en viss andel av de totala kostnaderna. I kalkylen tydliggörs behovet av medfinansiering både för universitetet och för finansiären. Vid projektansökan måste institutionen ta ställning till om och i vilken omfattning det finns andra medel, t ex anslag, för att medfinansiera delar av ett projekt som det söks externa medel för. Återredovisning till finansiären upprättas för hela kostnadsbäraren inklusive eventuell medfinansiering. Finansiären får därmed uppgift om sin andel av de totala kostnaderna. 6

8 Vid SLU ska enhet användas som kostnadsbärare vid bidragsansökningar så långt det är möjligt. Där detta är omöjligt kan enheten använda ett projekt/kontrakt eller en grupp av projekt/kontrakt som en tillfällig kostnadsbärare i bidragsansökan och återrapportering. I och med att SUHF-modellen införs omförhandlas successivt avtalen om 35 % OH med forskningsfinansiärerna. Detta leder till att ansökningsblanketterna/kalkylerna från forskningsfinansiärerna kommer att omarbetas till kalkyler enligt SUHF-modellen. Wallenbergstiftelserna och Riksbankens jubileumsfond har redan infört nya blanketter. Vinnova, SNV, SSF, Mistra och KK-stiftelsen planerar att införa nya blanketter under hösten Övriga finansiärer har vi ännu inte fått information ifrån, men diskussioner förs mellan SUHF och finansiärerna. SLU kommer att införa SUHF-modellen från och med 1 januari Under hösten 2009 kommer en SLU-kalkyl enligt SUHF-modellen att utarbetas till hjälp för dem som söker bidrag. För SUHFs förslag till kalkyl, se bilaga 6. För nu gällande kontrakt samt de nya kontrakt som tecknas under 2009 gäller överenskommelsen om procentpåslag för indirekta kostnader inklusive lokaler hela kontraktstiden. Bilagor Bilaga 1. Uppdelning direkta och indirekta kostnader på SLU Bilaga 2. Instruktion för uppdelning på huvudfunktioner Bilaga 3. Kalkyl huvudfunktioner per nivå Bilaga 4. Definition av Core Facilities Bilaga 5. Beslutsunderlag lokalkostnader Bilaga 6. SUHFs förslag till fullkostnadskalkyl 7