BERÄKNINGSMALL FÖR INSTITUTIONER/ENHETER

Transkript

1 BERÄKNINGSMALL FÖR INSTITUTIONER/ENHETER Handledning

2 Innehållsförteckning INLEDNING... 1 DEFINITIONER... 2 TEKNISKA FÖRUTSÄTTNINGAR/KRAV... 2 INNAN DU BÖRJAR... 3 BERÄKNA PROCENTPÅSLAG FÖR GEMENSAMMA KOSTNADER PÅ INSTITUTIONS- /ENHETSNIVÅ... 3 REGISTRERING AV GRUNDUPPGIFTER... 4 REGISTRERA/KONTROLLERA PARAMETRAR... 4 STEG 1. TOTALA KOSTNADER FÖR GRUNDUTBILDNING OCH FORSKNING/FORSKARUTBILDNING... 5 STEG 2. INSTITUTIONSGEMENSAMMA LOKALER OCH LOKALVÅRD... 7 Kostnader för lokalvård... 7 Kostnader för institutionsgemensamma lokaler... 7 STEG 3. ANTAL HELTIDSEKVIVALENT, STÖD- OCH KÄRNVERKSAMHET... 9 Tjänsteomfattning för personal inom stödverksamhet Tjänsteomfattning för personal inom kärnverksamhet STEG 4. KLASSIFICERING AV GEMENSAMMA KOSTNADER Huvudfunktionen Ledning KOSTNADSTYP ÅRSKOSTNAD TKR TJÄNSTERUM KVM TOTAL KOSTNAD GU (TKR)/FO (TKR) Huvudfunktionen Utbildnings- och forskningsadministration Huvudfunktionen Ekonomi- och personaladministration Huvudfunktionen Infrastruktur och service Huvudfunktionen Bibliotek Huvudfunktionen Nivåspecifikt STEG 5. BERÄKNING AV PROCENTPÅSLAG FÖR GEMENSAMMA KOSTNADER Del 1 Beräkning av interna transaktioner och köp av interna tjänster Del 2 Beräkning av lönekostnader, övriga personalkostnader, samt driftskostnader, som ej ingår i fördelningsbasen GODKÄNNANDE OCH RAPPORTERING AV INSTITUTIONENS PROCENTPÅSLAG FÖR GU/FO BERÄKNING AV TOTALT PÅSLAG FÖR SAMTLIGA NIVÅER UNDERLAG TILL FULLKOSTNADSKALKYL KOSTNADSFÖRDELNING LOKALER/LOKALVÅRD Version

3 Inledning På rekommendation av SUHF (Sveriges universitets- och högskoleförbund), har rektor fattat beslut om att Umeå universitet fr.o.m ska införa en ny redovisningsmodell för gemensamma kostnader. Den nya modellen innebär att Umu övergår från en tidigare intäktsbaserad modell till en kostnadsbaserad modell, med syfte att på ett enkelt, rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidra till god intern styrning och kontroll, samt stödja Umu s behov av tillförlitliga beslutsunderlag för verksamhetsstyrning och uppföljning. Införandet av en transparent och tydlig redovisningsmodell är också en förutsättning för att flera externa finansiärer ska kunna bidra till indirekta kostnader vid finansiering av forskningsprojekt vid universitetet. Redovisningsmodellen ska tillämpas med tre fördelningsnivåer; universitetsgemensamma kostnader, fakultetsgemensamma kostnader och institutionsgemensamma kostnader. När det gäller beräkning av den tredje fördelningsnivån, institutionsgemensamma kostnader, ansvarar respektive fakultet i samråd med sina institutioner för att räkna fram procentsatserna för dessa. För att underlätta denna beräkning och för att undvika alltför stora variationer i beräkningssätten, har en beräkningsmall utarbetats som ett hjälpmedel och arbetsverktyg, samt också denna handledning till beräkningsmallen. Beräkningsmallen och handledningen har tagits fram av projektsekreterare Carina Henningsson på uppdrag av projektgruppen för Ny redovisningsmodell. För ytterligare information om modellen och projektet, se projektets hemsida 1

4 Definitioner För att kunna beräkna procentpåslag för gemensamma kostnader måste samtliga kostnader definieras och fastställas om de hör till institutionens/enhetens kärnverksamhet eller stödverksamhet. Nedan följer några definitioner: Kärnverksamhet: Stödverksamhet: Gemensamma kostnader: Direkta kostnader: Indirekta kostnader: All verksamhet som bedrivs vid institutionen/enheten i syfte att uppfylla det övergripande verksamhetsmålet och som inte är att betrakta som stöd eller ledning, d.v.s. grundutbildning och forskning/forskarutbildning. Kärnverksamheten ska bära stödverksamhetens kostnader. De gemensamma aktiviteter som bedrivs av stöd- och ledningsfunktionerna och som gör att kärnverksamheten fungerar, d.v.s. allt annat än grundutbildning och forskning/forskarutbildning. Kostnader som uppstår på grund av stödverksamheten och som finns inom stödverksamheten. Kostnader som uppstår på grund av kärnverksamheten och som finns inom kärnverksamheten. Kostnader som uppstår på grund av stödverksamheten och som finns inom kärnverksamheten. Heltidsekvivalent: Heltidsanställd personal inklusive stipendier och arvoden. Tekniska förutsättningar/krav Beräkningsmallen är en excelfil som du själv kan hämta på projektets hemsida där också denna handledning finns publicerad. Excel-filen för beräkningsmallen heter Beräkningsmall.xlsm och kräver att du har Excel 2007 installerat på din dator. (Du kan parallellt ha både Excel 2003 och Excel 2007 installerat på din dator, och endast använda Excel 2007 för ditt arbete med beräkningsmallen. Observera dock att när du vill återgå till att arbeta med ett dokument i Excel 2003, bör du först öppna programmet Excel 2003 innan du öppnar den fil du vill arbeta med.) 2

5 Innan du börjar När du har öppnat beräkningsmallen måste du till att börja med att aktivera makron. Det gör du genom att till höger om meddelandet Säkerhetsvarning Makron har inaktiverats., klicka på rutan Alternativ. En dialogruta öppnas då och du väljer att Aktivera innehållet. Se bilden till höger. Klicka därefter OK och dialogrutan stängs. Du kan nu välja vad du vill göra genom att klicka på någon av knapparna i huvudmenyn. Beräkna procentpåslag för gemensamma kostnader på institutions-/enhetsnivå Grunden till de uppgifter som du registrerar i beräkningsmallen ska i första hand baseras på utfallet från året innan det år det framräknade procentpåslaget ska gälla. Observera dock att om du känner till att stora förändringar kommer att ske kommande år, beträffande t.ex. tjänster eller kostnader, bör du ta hänsyn till dessa, genom att korrigera/komplettera de registrerade uppgifterna i beräkningsmallen. Detta för att komma så nära full kostnadstäckning av de gemensamma kostnaderna som möjligt. Påbörja din beräkning genom att klicka på knappen Beräkning procentpåslag som du hittar överst i huvudmenyn. Som stöd för din registrering finns hjälpdialogrutor som visas när du klickar på celler du ska registrera ett värde i. Det finns också flera dialogrutor som innehåller förklaringstexter och som visas när du för muspekaren över celler som har en liten röd triangel högst upp i högra hörnet av cellen. 3

6 Registrering av grunduppgifter Till att börja med registrerar du vilken institution/enhet som beräkningen avser, samt vilket/vilka institutionsnummer institutionen/enheten har. Fälten med institutionsnummer är villkorade så att du endast kan fylla i ett 4-siffrigt nummer mellan Fyller du i något annat får du felmeddelandet Ej giltigt institutionsnr. som visas i bilden nedan. Om din institution omfattar flera enheter, har du möjlighet att registrera detta. Generellt gäller i hela beräkningsmallen att du enbart ska fylla i de vita cellerna. Samtliga fält i övrigt är skrivskyddade (gröna) och ska normalt sett inte fyllas i. När du har fyllt i institutionens/enhetens namn och nummer går du vidare i beräkningen genom att klicka på knappen Registrera/kontrollera parametrar. Registrera/kontrollera parametrar På den här sidan registrerar du parametervärden som gäller för hela beräkningsmallen och som ligger till grund för vissa automatiska beräkningar längre fram i mallen. Även här är fälten villkorade vilket betyder att ett felmeddelande visas om du fyller i cellerna felaktigt. Det första parametervärdet du ska registrera är det årtal som det framräknade procentpåslaget i mallen ska gälla för. Det andra parametervärdet är den lokalkostnad per kvadratmeter som Lokalförsörjningsenheten har fastställt för aktuellt år. 4

7 Sist i parameterrutan kan du registrera de procentsatser som har fastställts för universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma kostnader, dels för grundutbildning, dels för forskning/forskarutbildning. Dessa uppgifter registrerar du om du vill utnyttja stödfunktionen för budgetering av totala påslag, och som automatiskt beräknas under knappen "Beräkning påslag samtliga nivåer", se ytterligare beskrivning av stödfunktionen längre fram i manualen. Uppgifter om aktuella procentsatser kan du hitta på projektets hemsida När du har registrerat samtliga parametervärden går du vidare genom att klicka på knappen Gå vidare till steg 1. Du kan genomgående i mallen backa till föregående sida eller klicka på knappen Åter huvudmeny för att direkt återvända till huvudmenyn. Steg 1. Totala kostnader för grundutbildning och forskning/forskarutbildning Till grund för samtliga beräkningar ligger institutionens/enhetens totala kostnader. Därför måste du allra först registrera dessa i steg 1. Lämpligtvis utgår du ifrån budgetverktyget "Budget & Prognos", där du från huvudmenyn väljer visningsbilden "V10 Visning Budget Orgenhet" eller "V11 Visning Budget Institution", om din institution/enhet omfattas av flera organisationsnummer. I visningsbilden ser du för respektive verksamhet dels utfallet för föregående år, dels ackumulerat utfall för innevarande år. 5

8 En viktig förändring med den nya redovisningsmodellen är att ett procentpåslag kommer att gälla för gemensamma kostnader inom verksamhetsgrenen grundutbildning och en annat för gemensamma kostnader inom verksamhetsgrenen forskning/forskarutbildning. Ytterligare en förändring är att fr.o.m ska samtliga gemensamma kostnader bokföras på särskilda verksamheter - verksamhet 10 när det gäller gemensamma kostnader tillhörande grundutbildning, och verksamhet 20 när det gäller gemensamma kostnader tillhörande forskning/forskarutbildning. Detta för att kunna följa upp och se om full kostnadstäckning verkligen har uppnåtts. Till verksamhetsgrenen grundutbildning hör verksamheterna 10, 11, 12 och 13, samt till verksamhetsgrenen forskning/forskarutbildning verksamheterna 20, 21, 22 och 23. Om utfallssiffrorna (summan av kostnader för lönekostnader, övriga personalkostnader, lokalkostnader, driftskostnader, avskrivningar och finansiella kostnader) från visningsbilden i "Budget & Prognos" är representativa även för kommande års utfall, registrerar du dessa under steg 1 i beräkningsmallen under respektive verksamhet, se bilden nedan. Observera att om du känner till att stora förändringar kommer att ske beträffande tjänster och/eller kostnader, bör du ta hänsyn till dessa genom att justera de siffror som du registrerar i steg 1 så att dessa blir representativa för det år beräknade procentsatser ska gälla. Observera att fälten för Fördelade gemensamma kostnader är skrivskyddade och ej ska fyllas i. Observera också att värden ska anges i tkr (liksom de som anges i "Budget och Prognos"). För att minimera risken att värden ej anges i tkr är cellerna villkorade till max 5 positioner. I beräkningsmallen finns också kolumner för de nya verksamheterna 10 och 20 där gemensamma kostnader ska bokföras fr.o.m När du har registrerat samtliga utfallsvärden för institutionens/enhetens samtliga verksamheter, går du vidare genom att klicka på knappen Gå vidare till steg 2. Observera att du i varje steg i beräkningsmallen har möjlighet att backa för att korrigera registrerade uppgifter i det tidigare steget, alternativt återvända direkt till huvudmenyn. 6

9 Steg 2. Institutionsgemensamma lokaler och lokalvård I den nya redovisningsmodellen ska kostnaderna för lokaler och lokalvård fördelas ner till projektnivå, d.v.s. kostnaden ska konteras ända ner till externa projekt för den uppdragsoch bidragsfinansierade verksamheten, samt till stöd- och kärnverksamheten för anslagsverksamheterna grundutbildning respektive forskning/forskarutbildning. Grundmodellen är att institutionens lokalkostnader och kostnader för lokalvård fördelas per planerad heltidsekvivalent (heltidsanställd). Vägledning till hur denna fördelning kan ske återfinns under knappen Kostnadsfördelning lokaler/lokalvård som du hittar i huvudmenyn. De institutioner och enheter som vill använda en annan fördelning har möjlighet att arbeta fram en egen fördelning som sedan används och som är fast under året. Kostnader för lokalvård Kostnaden för lokalvård debiteras enligt LOAV, d.v.s. enligt samma yta som Lokalförsörjningen använder vid debitering av förhyrda lokaler, och fördelas därefter på institutions-/enhetsnivå förslagsvis per planerad heltidsekvivalent och till institutionens/enhetens kärn- respektive stödverksamhet (se definitioner på sid 1). Baserat på registrerade uppgifter i beräkningsmallen, finns stöd för beräkning av kostnader för lokalvård per heltidsekvivalent (knappen Underlag till fullkostnadskalkyl ), samt automatiskt fördelning av dessa på kärn- respektive stödverksamhet (knappen Kostnadsfördelning lokaler/lokalvård ). Ange därför den totala beräknade kostnaden för lokalvård för aktuellt år högst upp i steg 2. Kostnader för institutionsgemensamma lokaler Lokalkostnaderna kan delas upp i två kategorier, dels de lokaler som används som tjänsterum eller laboratorium och som kan kopplas antingen direkt till t.ex. en lärare/forskare/doktorand (kärnverksamhet) eller till t.ex. en prefekt/studierektor/personaladministratör (stödverksamhet), dels de lokaler som betraktas som institutionsgemensamma och som generellt används av samtliga (både stöd- och kärnverksamhet) vid institutionen/enheten. Som stöd för att klassificera lokaler som kärnverksamhet, stödverksamhet, eller som institutionsgemensamma, finns en mall "Klassificering av 7

10 lokalkostnader på institutionsnivå" framtagen och publicerad på projektets hemsida. Utgångspunkten vid klassificeringen bör dock alltid vara användningen/nyttjandet av lokalen. Kostnaden för de institutionsgemensamma lokalerna ska i sin tur fördelas till kärnverksamhet och stödverksamhet. För att kunna göra denna fördelning måste du först beräkna ytan och kostnaden för de institutionsgemensamma lokaler som finns vid din institution/enhet. Det gör du också i steg 2, där du i tabellen kan du välja om du vill specificera varje enskild lokalyta som betraktas som institutionsgemensam, eller om du vill ange dessa som en total kvm-yta. Om raderna inte räcker till för att registrera de gemensamma lokalerna, kan du klicka på knappen Infoga rad för ytterligare rumsbenämningar längst ned till vänster. Då infogas en ny rad överst i tabellen. Längst ner i tabellen summeras den gemensamma lokalytan, och beroende på vilken lokalhyra du har angett som parametervärde, beräknas den totala gemensamma lokalkostnaden i tkr. Nästa steg är att fördela de gemensamma lokalkostnaderna och kostnaderna för lokalvård till institutionens stöd- och kärnverksamhet. För att kunna göra det måste du definiera vilka tjänster vid din institution/enhet som är att betrakta som stöd- respektive kärnverksamhet. Det gör du i steg 3 "Antal heltidsekvivalent, stöd- och kärnverksamhet", som du når genom att klicka på knappen Gå vidare till steg 3. 8

11 Steg 3. Antal heltidsekvivalent, stöd- och kärnverksamhet De totala kostnaderna för lokalvård som registrerades i steg 2, samt de gemensamma lokalkostnaderna som beräknades, ska enligt den nya redovisningsmodellen fördelas på stöd- och kärnverksamhet. Denna fördelning ska stå i relation till antalet heltidsanställda (heltidsekvivalent) inom institutionens/enhetens stöd- respektive kärnverksamhet. Denna fördelning får du genom att i steg 3 registrera tjänsteomfattningen först för stödverksamheten, därefter för kärnverksamheten. Så här ser steg 3 ut: Förslagsvis utgår du ifrån lönespecifikationen i budgetmallen och uppdaterar/kompletterar uppgifterna i steg 3 med de förändringar som du vet har skett under året och/eller som kommer att ske under kommande år. Kom ihåg att lönekostnaderna för de tjänster du anger i steg 3 ska återspeglas i de totala kostnaderna som du registrerar i steg 1 Totala kostnader för grundutbildning och forskning/forskarutbildning. Observera också att du ska ange tjänsteomfattningen per helår, vilket betyder att om personen ifråga har haft en tjänst motsvarande 50 % i 6 månader, ska du registrera 25 % i tjänsteomfattning per helår för denna person. 9

12 Tjänsteomfattning för personal inom stödverksamhet Registrera först all personal som vid institutionen har klassificerats som stödpersonal, och som tillsammans utgör institutionens stödverksamhet. Som stöd för att klassificera tjänster/roller som kärn- eller stödverksamhet, finns en mall "Klassificering av roller på institutionsnivå" framtagen och publicerad på projektets hemsida. Utgångspunkten vid klassificeringen bör dock alltid vara arbetsuppgifterna/arbetsinnehållet i tjänsten. Fr.o.m bokförs all stödpersonal antingen på verksamhet 10 eller 20 beroende på om stödet tillhör grundutbildning eller forskning/forskarutbildning. Observera att i de fall ett projekt (kostnadsbärare) via externa medel finansierar teknisk/administrativ personal till mer än 30 %, får tjänsten klassificeras som kärnverksamhet och därmed också lönekostnaden fördelas ut som en direkt kostnad på projektet. Tjänsteomfattningen i dessa fall ska då registreras längre ner i tabellen under rubriken Befattning Kärnverksamhet. Observera också att uppdraget som prefekt, enhetschef, och studierektor ska klassificeras som stödverksamhet och därmed också särkonteras på verksamhet 10 eller 20 i de fall personens resterande tjänsteomfattning tillhör kärnverksamheten. Om raderna inte räcker till för att registrera stödpersonalen, kan du klicka på knappen Infoga rad för ytterligare personal inom stödverksamheten till höger om tabellen. Tjänsteomfattning för personal inom kärnverksamhet Registrera därefter alla lärare, forskare, doktorander, m.fl., som har klassificerats som kärnverksamhet samt deras tjänsteomfattning per verksamhet (v-het 11, 12, 13, 21, 22 eller 23). Observera att även stipendier, utbildningsbidrag, och arvoden (som institutionen/enheten beräknar utbetala för genomförd undervisning/forskning) ska inkluderas i institutionens/enhetens tjänsteomfattning för kärnverksamhet och därmed också ingå i det totala antalet heltidsekvivalent. Om raderna inte räcker till för att registrera kärnpersonalen, kan du klicka på knappen Infoga rad för ytterligare personal inom kärnverksamheten till höger om tabellen. Längst ner i tabellen summeras antalet heltidsekvivalent (heltidsanställda) för institutionens samlade stöd- respektive kärnverksamhet uppdelat på respektive verksamhet. Slutligen summeras institutionens totala antal heltidsekvivalent, dels för grundutbildning, dels för forskning/forskarutbildning. Se exemplet nedan. Denna beräkning, tillsammans med beräkningen i steg 2 "Institutionsgemensamma lokaler och lokalvård", ligger senare till grund för fördelningen av kostnaderna för de institutionsgemensamma lokalerna och kostnaderna för lokalvård på institutionens stödoch kärnverksamhet. Gå vidare i beräkningen av procentpåslag genom att klicka på knappen Gå vidare till steg 4. 10

13 Steg 4. Klassificering av gemensamma kostnader I steg 4 ska du nu specificera vilka gemensamma kostnader som finns vid din institution/enhet. Dessa kan t.ex. vara arvodes- och lönekostnader för stödpersonal, kostnader för stödpersonalens arbetsrum, driftskostnader för stödpersonalen, eller driftskostnader som klassificerats som gemensamma för hela institutionen/enheten. Enligt modellen ska dessa gemensamma kostnader struktureras i följande sex huvudfunktioner: 1. Ledning 2. Utbildnings- och forskningsadministration 3. Ekonomi- och personaladministration 4. Infrastruktur och service 5. Bibliotek 6. Nivåspecifikt m.m. Huvudfunktionen Ledning Till att börja med ska du specificera de gemensamma kostnaderna som avser ledningsfunktioner, se bilden nedan. Som du ser finns exempel angivna beträffande vilken typ av ledningsfunktion som ska anges här. Sammanfattningsvis kan man säga att de kostnader som ska anges här ska avse högsta ledningen på institutionen och vara ledningsanknutna, såsom arvodes- och lönekostnader, lokalkostnader, eller driftskostnader (t.ex. rese- och hotellkostnader) för ledningen. Ange under rubriken Ledning namnet på, eller funktionen för, den person du vill registrera gemensamma kostnader för. Observera att du till samtliga vita celler kan infoga kommentarer med ytterligare information som kan vara användbart för t.ex. någon annan person som ska arbeta med institutionens/enhetens beräkningsmall. Till driftskostnader kan det t.ex. vara bra att kommentera vilka specifika baskonton som avses. Kostnadstyp Kostnadstyp kan antingen vara arvodes-, löne-, eller lokalkostnader för de personer som har klassificerats som stödfunktion. Generellt för respektive huvudfunktion finns också möjlighet att ange driftskostnader som avser stödpersonal, eller som har klassificerats som gemensamma. 11

14 Tjänsteomfattning Tjänsteomfattningen avser den tid, eller andel av sin totala tjänst som respektive person har lön för att vara t.ex. prefekt eller studierektor. (Exempel: En person arbetar deltid, varav 25 % som studierektor och 25 % som lärare, d.v.s. en total tjänsteomfattning på 50 %, varav hälften avser en stödfunktion. Du ska då också ange hälften, 50 %, som tjänsteomfattning för denna person.) När det gäller arvodeskostnaden är omfattningen alltid 100 % - därför är denna uppgift default och behöver ej fyllas i. Däremot när det gäller omfattningen för löne- och lokalkostnaden så kan den variera och ska därför fyllas i med den procentsats som gäller för respektive person. Observera att omfattningen av lokalkostnaden vanligtvis är densamma som omfattningen av lönekostnaden, förutom i de fall där personen i fråga inte har någon annan tjänst, eller kanske är deltidsanställd. I sådana fall finns det ingen annan verksamhet som kan bära resterande del av lokalkostnaden och omfattningen som ska fyllas i för stödverksamheten blir då 100 %. Årskostnad tkr Årskostnaden som ska fyllas i är den totala arvodes- respektive lönekostnad för aktuell person per helår i tusentals kronor (tkr). Förslagsvis hämtar du denna uppgift från lönesystemet Primula för respektive stödfunktion. Observera dock att fram t.o.m inkluderar lönekostnaden i Primula ej lokalt lönepåslag. Därför finns fr.o.m. version 2 av beräkningsmallen en inbyggd funktion som automatiskt lägger till det lokala lönepåslaget (2,5 % år 2009) vid beräkning av den totala kostnaden. Därav den differens som uppstår mellan den årskostnad som du registrerar och den totala kostnad som beräknas. Fr.o.m kommer dock lokalt lönepåslag att vara inkluderat i Primula, vilket du bör ta hänsyn till om du hämtar lönekostnaden från Primula efter detta datum (för att undvika dubbla kostnader av lokalt lönepåslag). Kom ihåg att årskostnaden du anger i steg 4 ska återspeglas i de totala kostnaderna som du registrerar i steg 1. För kostnadstypen lokaler registreras inga kostnader utan dessa beräknas automatiskt baserat på den lokalkostnad per kvm som du har registrerat som parametervärde. Tjänsterum kvm Som tidigare har beskrivits kan kostnaderna för lokaler delas upp i två kategorier, dels kostnader för lokaler som används som tjänsterum eller laboratorium och som kan kopplas direkt till en lärare, forskare eller teknisk/administrativ personal (stödfunktionernas tjänsterum), dels kostnader för lokaler som betraktas som institutionsgemensamma och som används av samtlig personal vid institutionen. Registreringen av de uppgifter som ligger till grund för beräkning av de institutionsgemensamma lokalkostnaderna, finns beskrivet under rubrikerna Steg 2. Institutionsgemensamma kostnader och lokalvård och Steg 3. Andel tjänster, stöd- och kärnverksamhet. Beräkningen av lokalkostnaden för stödfunktionernas tjänsterum och eventuell annan lokal som enbart nyttjas av stödverksamheten, t.ex. serverrum, sker däremot här under steg 4. Registrera därför antalet kvm som gäller för tjänsterummet för aktuell stödfunktion. Baserat på den lokalkostnad per kvm som du har angett som 12

15 parametervärde, och på den omfattning som tjänsterummet nyttjas för aktuell stödfunktion, summeras lokalkostnaden i kolumnen Total kostnad. Total kostnad I kolumnen Total kostnad sker ingen registrering, utan beroende på vad du har registrerat i de föregående kolumnerna, beräknas och anges här en total kostnad för respektive kostnadstyp. Samtliga celler i denna kolumn är därför skrivskyddade. GU (tkr)/fo (tkr) Eftersom den nya redovisningsmodellen skiljer på procentpåslaget för grundutbildning (GU) respektive forskning/forskarutbildning (FO), måste den totala kostnaden som har beräknats för stödfunktionernas olika kostnadstyper också fördelas mellan GU och FO. Om den totala kostnaden redan i institutionens redovisning är fördelad mellan de båda verksamheterna, framgår fördelningen mellan GU och FO av utfallssiffrorna, annars måste en uppskattning av fördelningen göras -- en uppskattning som därefter även måste återspeglas i redovisningen genom korrekt kontering av arvodes-, löne-, lokal- och driftskostnader. Den fördelning mellan GU och FO som du registrerar måste tillsammans motsvara summan av Total kostnad, annars får du ett felmeddelande om detta. Huvudfunktionen Utbildnings- och forskningsadministration På liknande sätt som för den första huvudfunktionen Ledning, ska gemensamma kostnader specificeras för den andra huvudfunktionen Utbildnings- och forskningsadministration, se bilden nedan. Här ska specifika kostnader inom både grund- och forskarutbildning anges, t.ex. studieinformation, studievägledning, schemaadministration och forskningsadministration, liksom samverkan med omvärlden, t.ex. internationalisering, EU-stöd och juridisk service. 13

16 Huvudfunktionen Ekonomi- och personaladministration Här ska kostnaderna för både ekonomi- och personaladministration specificeras. När det gäller ekonomiadministration kan kostnaderna avse t.ex. institutionens ekonomioch/eller budgetadministratör. De kan också avse kostnader för budgetering, redovisning, uppföljning, bokslut, etc. De personaladministrativa kostnaderna avser främst institutionens personaladministratör, men också driftskostnader som uppstår i samband med anställningsärenden, rehabilitering, reseräkningshantering, facklig verksamhet, planeringsdagar, etc. Observera att här anges också övriga personalkostnader som konteras i kontoklass 4* och som uppstår i samband med t.ex. frisk-, sjuk-, och hälsovård för stödpersonal. Även kostnader för personalutveckling och rekrytering/avveckling för stödpersonal tas med här. Kostnaderna summeras längst ner i huvudfunktionen Ekonomi- och personaladministration, se bilden till höger. Huvudfunktionen Infrastruktur och service Under denna huvudfunktion finns fyra delrubriker; Fastighetsplanering, IT-drift och underhåll, Information/Kommunikation, samt Logistik och service. 14

17 Under Fastighetsplanering kan t.ex. kostnader för lokalplanering och säkerhets- /miljöfrågor specificeras. IT-drift och underhåll kan innehålla lönekostnader för IT-tekniker och/eller institutionens webbmaster, liksom driftskostnader för t.ex. programvaror och datortillbehör. Här anges också avskrivningskostnaderna för gemensamma skrivare, kopiatorer eller annan gemensam utrustning. I de fall institutionen betraktar persondatorer som institutionsgemensamma anges också avskrivningskostnaderna för dessa här. Notera att fr.o.m ingår kostnaden för VHS-tjänster ej längre i det universitetsgemensamma påslaget, vilket betyder att kostnaden istället, via fakulteterna, faktureras institutionerna som i sin tur klassificerar kostnaden som en stödkostnad under "IT-drift och underhåll". Till Information/Kommunikation räknas institutionens kostnader för telefoni, marknadsföring, internt/extern information, samt löne- och lokalkostnader för informationsadministratör i de fall institutionen/enheten har en egen sådan. Den sista delrubriken Logistik och Service innefattar kostnader för post- /godshantering, diarieföring, vaktmästeri, reception, etc. Huvudfunktionen Bibliotek De kostnader som ska anges här är kostnader som är relaterade till institutionens egen biblioteksverksamhet (om sådan finns) och kostnader för prenumerationer av tidskrifter, artikeldatabaser, etc. Huvudfunktionen Nivåspecifikt Under denna huvudfunktion anges extraordinära/nivåspecifika poster som ej kan klassificeras under någon av de övriga huvudfunktionerna, men som ändå är att betrakta som kostnader för stödverksamheten. Till exempel kan de räntekostnader som avser låneränta för eventuella gemensamma anläggningstillgångar anges här. Övriga räntekostnader bör normalt sett inte uppstå för stödverksamheten. Observera att fr.o.m faktureras berörda institutioner/enheter USE (Umeå School of Education) gemensamma kostnader. Denna kostnad är en del i berörd institutions/enhets påslag för institutionsgemensamma kostnader och ska därför anges under huvudfunktionen "Nivåspecifikt". 15

18 Under denna huvudfunktion beräknas också andelen gemensamma lokalkostnader och andelen kostnader för lokalvård avseende stödfunktioner - kostnader som därmed också kostnadstäcks via institutionens/enhetens procentpåslag. Denna beräkning grundar sig på den registrering som tidigare har skett, i steg 2 Institutionsgemensamma lokaler och lokalvård och i steg 3 Antal heltidsekvivalent, stöd- och kärnverksamhet. Liksom för övriga huvudfunktioner summeras kostnaderna för funktionen Nivåspecifikt längst ner, dels för verksamheten GU, dels för FO. I och med att kostnaderna har klassificerats för den sjätte och sista huvudfunktionen har samtliga gemensamma kostnader registrerats och du kan gå vidare till steg 5, där du registrerar vilka undantag du vill göra från fördelningsbasen innan den slutgiltiga beräkningen av procentpåslaget sker. Steg 5. Beräkning av procentpåslag för gemensamma kostnader I steg 5 summeras beräkningarna i de tidigare stegen och en slutberäkning sker av vilket procentpåslag som krävs för att full kostnadstäckning ska uppnås vid din institution/enhet. Observera att innan slutlig beräkning kan göras, ska du beräkna och registrera summan av de kostnader som är undantagna från fördelningsbasen vid din institution/enhet och som därmed ej kommer att generera ett procentpåslag för gemensamma kostnader. Denna typ av kostnader kan delas upp i två grupper, dels de som avser interna transaktioner och köp av interna tjänster med motpart 9*, dels de som ingår i budgetkodgrupperna Lönekostnader, Övriga personalkostnader, samt Driftskostnader men som enligt modellen ej ska inkluderas i fördelningsbasen. Som stöd för beräkning av dessa kostnader kan du via budgetverktyget "Budget & Prognos", se utfallet och därefter prognostisera och summera utfallet för de båda grupperna för kommande år. Detta gör du uppdelat i två delar. Del 1 Beräkning av interna transaktioner och köp av interna tjänster Del 1 Beräkning av interna transaktioner och köp av interna tjänster utgör visningsbilden "V70 Visning Bas per Org (eller V71 Visning Bas per Institution" om din institution/enhet omfattas av flera organisationsnummer), där fördelningsbasen automatiskt visas för motparterna

19 Här måste du nu ändra motpart så att endast interna transaktioner och köp av interna tjänster visas. Ändra därför uppgifterna i rutan för motpart till 9*. I bilden som visas därefter ser du dels utfallet för föregående år och ackumulerat utfall för innevarande år. Du ska nu bedöma om delsummorna för respektive budgetkodgrupp och verksamhet (grundutbildning och forskning/forskarutbildning) är representativa även för kommande år, samt eventuellt justera dessa. Därefter summerar du dessa kostnader med kostnaderna (ev. justerade) som beskrivs nedan i del 2 Beräkning av lönekostnader, övriga personalkostnader, samt driftskostnader, som ej ingår i fördelningsbasen. Del 2 Beräkning av lönekostnader, övriga personalkostnader, samt driftskostnader, som ej ingår i fördelningsbasen Del 2 Beräkning av lönekostnader, övriga personalkostnader, samt driftskostnader, som ej ingår i fördelningsbasen utgör också till en början visningsbilden "V70 Visning Bas per Org (eller V71 Visning Bas per Institution" om din institution/enhet omfattas av flera organisationsnummer), där fördelningsbasen visas genom att JA är angivet till höger om rutan för bas. Här ska du nu ändra så att det står NEJ i rutan för bas och * i rutan för motpart. På så vis listas de kostnader som enligt modellen ej ska inkluderas i fördelningsbasen. 17

20 På samma sätt som för interna transaktioner och köp av interna tjänster, ska du nu bedöma om delsummorna för respektive budgetkodgrupp och verksamhet (grundutbildning och forskning/forskarutbildning) är representativa även för kommande år, samt eventuellt justera dessa. Därefter summerar du dessa kostnader med kostnaderna (ev. justerade) som tidigare har beskrivits under rubriken Del 1, Beräkning av interna transaktioner och köp av interna tjänster, samt registrerar slutligen dessa i beräkningsmallens steg 5 Beräkning av procentpåslag för gemensamma kostnader se bilen nedan. Summan av undantagen som tidigare har beskrivits som del 1 och del 2, registrerar du i de vita cellerna under respektive verksamhet och för budgetkodgrupperna lönekostnader, övriga personalkostnader, samt driftskostnader. Summan av undantagen kommer därmed att minska institutionens/enhetens fördelningsbas med motsvarande belopp. Observera att eftersom stödverksamheten fram t.o.m bokförs på samma verksamheter som kärnverksamheten, så kommer utfallssiffrorna med kostnader som beskrivs under del 1 och 2 att även inkludera stödverksamheten fram t.o.m. 2010, då stödverksamheten bokförs på verksamheterna 10 och 20. Detta innebär att summan av undantagen som du minskar fördelningsbasen med egentligen är något för hög, vilket i sin tur innebär att procentpåslaget egentligen skulle vara något lägre än det som räknas fram. Om du tycker att det finns anledning att ta hänsyn till detta under denna övergångsperiod måste du uppskatta summan av undantag som enbart avser stödverksamheten och minska den totala summan av undantag som du registrerar i steg 5. Notera dock att detta enbart är aktuellt under övergången till den nya modellen och där utfallssiffror avser perioder fram tom I övrigt görs i detta steg inga registreringar av uppgifter, utan en summerande beräkning av de uppgifter som har skett i de tidigare stegen görs enligt följande: I den första kolumnen för respektive verksamhet summeras institutionens/enhetens totala kostnader som har registrerats i steg 1 (verksamhet 10, 11, 12 och 13 för GU, samt verksamhet 20, 21, 22 och 23 för FO). 18

21 I den andra kolumnen summeras institutionens gemensamma kostnader för stödverksamheten, och som har registrerats för respektive verksamhet (GU/FO) i steg 4. Dessa kostnader utgör därmed institutionens totala kostnader för stödverksamheten. I den tredje kolumnen anges de direkta kostnaderna som utgör differensen mellan institutionens/enhetens totala och gemensamma kostnader, och som därmed också utgör institutionens/enhetens kostnader för kärnverksamhet. Det är också kärnverksamheten som ska bära de kostnader som uppstår i stödverksamheten. Observera att inte samtliga kostnader i kärnverksamheten är kostnadsbärare. Vid Umeå universitet har beslut fattats om att det är kärnverksamhetens löne- och driftskostnader (fördelningsbas), exklusive lokaler, stipendier och avskrivningar, som ska bära stödverksamhetens gemensamma kostnader. Från basen är också interna transaktioner och köp av interna tjänster undantagna. Storleken på aktuell fördelningsbas finns också speciellt specificerad för respektive verksamhet i steg 5. Slutligen i steg 5 beräknas det procentpåslag som bör gälla för att institutionen/enheten ska uppnå full kostnadstäckning för GU respektive FO. Procentpåslaget beräknas genom att summan av de gemensamma kostnaderna divideras med fördelningsbasen för respektive verksamhet. Den nya redovisningsmodellen innebär att procentpåslagen differentieras mellan Grundutbildning och Forskning/Forskarutbildning, därför summeras också beräkningarna i steg 5 i dessa båda verksamheter. Återgå till huvudmenyn genom att klicka på knappen Åter huvudmeny eller spara och stäng excelfilen för att avsluta. Godkännande och rapportering av institutionens procentpåslag för GU/FO Den beräkning som du har gjort sparar du som en vanlig fil genom att genom att klicka på Office-knappen längst upp till vänster och välja alternativet Spara som. Framräknat procentpåslag godkänns därefter genom att institutionens/enhetens prefekt/motsvarande skickar in filen med institutionens beräkningsmall till respektive fakultets budgetsamordnare för vidarebefordran till Ekonomiadministrativa enheten, som i sin tur registrerar procentsatserna för automatisk triggning av påslag via ekonomisystemet Raindance. 19

22 Beräkning av totalt påslag för samtliga nivåer Fr.o.m kommer resurstilldelningen till institutionerna/enheterna att förändras och medel för universitetsgemensam- och fakultetsgemensam stödverksamhet kommer att tilldelas. Detta eftersom också kostnaderna för universitetsgemensam- och fakultetsgemensam stödverksamhet kommer att debiteras institutionerna/enheterna genom procentpåslag. Som stöd vid budgetering av dessa påslag finns knappen Beräkning påslag samtliga nivåer som du hittar i huvudmenyn och som leder dig vidare till bilden nedan. I den här bilden sker inga registreringar, utan baserat på de uppgifter som du tidigare har registrerat i beräkningsmallen beräknas de påslag som kommer att göras för gemensamma kostnader på universitets- och fakultetsgemensam nivå. Observera att en förutsättning för att beräkningen ska fungera är att du i fliken Parametrar har registrerat de procentsatser som har beslutats för universitets- och fakultetsgemensam nivå. Beslutade procentsatser för aktuellt år återfinns på projektets hemsida. Observera också att eftersom stödverksamheten fram t.o.m bokförs på samma verksamheter som kärnverksamheten, kommer beräknade påslag för kärnverksamheten (11, 12, 13, 21, 22 och 23) i bilden ovan även att inkludera stödverksamheten. Detta innebär att om du väljer att använda dig av beräknade påslag som stöd vid din budgetering bör du uppskatta hur mycket av universitets- och fakultetsgemensamt påslag som avser stödverksamheten och budgetera detta särskilt under verksamhet 10 och 20. Totalt sett för GU respektive FO har detta dock ingen betydelse. Institutionsgemensamt påslag sker aldrig på institutionens/enhetens stödverksamhet, utan enbart på kärnverksamheten. 20

23 Underlag till fullkostnadskalkyl Fr.o.m ska full kostnadstäckning tillämpas vid samtliga nya projektansökningar. För beräkning av projektets direkta och indirekta kostnader finns ett stödverktyg Fullkostnadskalkyl framtaget och publicerat på projektets hemsida. I projektansökningar ska medel sökas för projektets andel av gemensamma kostnader, liksom för projektets andel av kostnader för gemensamma lokaler och lokalvård. Som hjälpmedel för att beräkna dessa kan fullkostnadskalkylen användas och underlagen till beräkningarna i denna kan hämtas genom att klicka på knappen Underlag till fullkostnadskalkyl som du når från huvudmenyn och som leder dig till följande bild. Här beräknas kostnaderna för gemensamma lokaler och lokalvård per heltidsekvivalent (heltidsanställd). Här beräknas också fördelningen av gemensamma kostnader per huvudfunktion. Samtliga beräkningar utgör underlag till den fullkostnadskalkyl som kan användas som stödverktyg vid beräkning av direkta och indirekta kostnader i samband med nya projektansökningar. Några registreringar av uppgifter sker alltså inte här. För ytterligare information om hur uppgifterna i Underlag till fullkostnadskalkyl används, se handledningen till stödverkstyget Fullkostnadskalkyl. 21

24 Kostnadsfördelning lokaler/lokalvård I den nya redovisningsmodellen definieras kostnader för lokaler och lokalvård som en direkt kostnad och ska därför fördelas på stöd- och kärnverksamhet och vidare till kostnadsbärare på externa projekt. Grundmodellen är att hela institutionens/enhetens kostnader för lokaler och lokalvård fördelas per planerad heltidsekvivalent. Som stöd för denna fördelning finns knappen Kostnadsfördelning lokaler/lokalvård som du når via huvudmenyn. och som leder dig till bilden nedan. Bilden ser komplex ut med anledning av att Lokalförsörjningen fakturerar 4 ggr/år och samma fördelningar görs därför i bilden fyra gånger. Fördelningen baseras på de fakturabelopp för respektive tidsperiod som du fyller i, dels för lokalhyra, dels för lokalvård. Under rubriken Fördelningsgrunder återges institutionens/enhetens totala antal heltidsekvivalent och registrerad kvm-hyra/år, baserat på registrerade uppgifter under knappen Beräkning procentpåslag. Kontrollera att dessa uppgifter är korrekta. Utifrån dessa uppgifter beräknas och fördelas därefter kostnaden för lokalvård, gemensamma lokaler och direkta lokaler för stöd- och kärnverksamhet för grundutbildning respektive forskning/forskarutbildning. 22

25 Fördelningen av kostnader för lokalvård, baserat på registrerade tjänster i beräkningsmallens steg 3 Antal heltidsekvivalent, stöd och kärnverksamhet. Fördelningen av gemensamma lokaler beräknas på totalt antal registrerade kvm i steg 2 Institutionsgemensamma lokaler & lokalvård samt på fördelningen stöd- och kärnverksamhet i steg 3 Antal heltidsekvivalent, stöd och kärnverksamhet. Fördelningen av kostnaden för direkta lokaler för stödverksamheten är direkt hämtat från registrerade kvm i steg 4 Klassificering av gemensamma kostnader. Resterande fakturerat belopp från Lokalförsörjningen utgör därefter kostnaden för direkta lokaler för kärnverksamheten, som i sin tur därefter ska fördelas vidare till kostnadsbärare på externa projekt. Grundmodellen är även här att fördela kostnaden per heltidsekvivalent, men i likhet med institutionens/enhetens samtliga kostnader för lokaler och lokalvård, har institutioner och enheter möjlighet att arbeta fram en egen fördelning om så önskas. 23