EOS-Guide: Budgetera lokalkostnader

Transkript

1 1 EOS-Guide: Budgetera lokalkostnader Innehåll Nyheter... 2 Nya flikar i uppgiften Budget intäkter/kostnader... 2 Välja rätt flik... 2 Fliken Inmatning lokaler gemensamma... 4 Flikarna Inmatning lokaler underkonto och Inmatning lokaler konto... 6 Fördelningar och pålägg... 8 Korrigera redan inmatade lokalkostnader... 8 Rapport som visar budgeterade lokalkostnadspålägg... 8 Uppdaterad:

2 2 Nyheter För att underlätta budget, prognos och uppföljning av lokalkostnader finns det från och med budget 2019 ny funktionalitet i EOS: Tre nya inmatningsflikar i uppgiften Budget intäkter/kostnader Automatisk fördelning av kärnverksamhetens gemensamma lokalkostnader Automatiska pålägg för kärnverksamhetens gemensamma lokalkostnader Nya flikar i uppgiften Budget intäkter/kostnader Från och med budget 2019 finns tre nya flikar för budgetering av lokalkostnader. Det går det inte längre att budgetera lokalkostnader i flikarna Inmatning konto och Inmatning underkonto Inmatning lokaler gemensamma, se sidan 4 Inmatning lokaler underkonto, se sidan 6 Inmatning lokaler konto, se sidan 6 Det viktigaste underlaget till budgeten är för de flesta budgetbeloppen för Upplåtelseavtalen (hyra) från LU Byggnad Lokalserviceavtalen (städ) från LU Service eller om du fått dessa från ditt kansli eller motsvarande. I många fall finns det även andra lokalkostnader som ska budgeteras, så som eventuella tillfälliga externa förhyrningar eller hyror som kommer att debiteras från TimeEdit. Välja rätt flik

3 3 För att underlätta för både redovisningen och nu även i budgeten så finns det möjlighet att fördela lokalkostnader med en schablon. Det kan bli nog så rättvisande och framför allt effektivare! Det finns dock lite förhållningsregler att rätta sig efter och fallgropar att undvika: I den mån endast en specifik verksamhet använder lokalen och kostnaden inte ska belasta annan verksamhet, ska den både budgeteras och redovisas direkt på denna aktivitet. Om det är gemensamma lokaler så måste man skilja på lokalkostnader för kärn- och stödverksamhet. o Alla lokalkostnader som budgeteras och redovisas som stödverksamhet betraktas som indirekta kostnader. o Lokalkostnader för kärnverksamheten betraktas som direkta kostnader. o Ett forskningsprojekt har således ofta både ett OH-pålägg (ska täcka projektets andel av stödverksamhetens lokalkostnader) och ett lokalpålägg (ska täcka projektets andel av kärnverksamhetens gemensamma lokalkostnader). Felklassificerade lokalkostnader kan ha betydelse för projektfinansieringen. I EOS-budget finns det två flikar för budgetering av lokalkostnader som ska belasta en enskild aktivitet och inte ska schablonfördelas till andra, t.ex. undervisningslokaler, enskild lokaler som bara berör ett visst projekt/aktivitet. Budgeten läggs direkt på aktivitet/verksamhet. I en tredje flik budgeteras belopp som ska fördelas ut till samtliga aktiviteter (enligt andel lön & drift), dvs. schablonfördelas, t.ex. kontorslokaler och andra ytor som är gemensamma. Titta gärna hur respektive lokalkostnad budgeterats tidigare år för att undvika stora svängningar, såvida det inte varit uppenbart fel.

4 4 Fliken Inmatning lokaler gemensamma Denna flik används när du ska budgetera lokalkostnader som är gemensamma för institutionen och där det inte finns behov av att exakt särskilja andelar för vilken verksamhet som bedrivs i dem. Kostnaderna kan istället fördelas schablonmässigt mellan all verksamhet. Ex. kontorslokaler och andra ytor som är gemensamma Fliken går även att använda för inmatning på specifika aktiviteter för lokalkostnader som är 100% stödverksamhet. Fördelningen görs då 100% till Stöd. Ex. kostnader för ett bibliotek, fakultetskansliets lokaler, övriga lokalkostnader på institutionen som helt används av stödverksamheten Fliken kan inte användas för budgetering av lokalkostnader till specifik aktivitet i kärnverksamheten. Då ska istället någon av de andra två lokalkostnadsflikarna användas. Inmatningen i fliken är mycket enklare än i de övriga. 1. Lägg in rad för varje typ av gemensam lokalkostnad. Antalet rader du behöver styrs av både vilken typ av kostnad det är och hur mycket du vill specificera den per konto. Förvalt finns en rad för Hyra och en för Övriga lokalkostnader (vilket de flesta klarar sig med). a. Använd t.ex. översta raden (kontogrupp Hyra) för budgetbelopp fr LU Byggnad och nästa rad (kontogrupp Övriga lokalkostnader) för budgetbelopp fr LU Service. b. Lägg in rätt Motpart. Välj Extern för Hyror och motpart 9500/9300 för lokalservice från LU Service.

5 5 c. Välj Aktivitet. Den kommer att användas när raden för stödverksamheten sparas. Fördelningen till Kärnverksamheten sparas på den sk. budgetaktiviteten i bakgrunden. d. Lägg in budgetbeloppet i TKr och med minustecken före. e. Har man övriga lokalkostnader som ska budgeteras på verksamhet 91 läggs det in på ytterligare rader, samt specifikt konto t.ex. TimeEdit kostnader på konto Avsluta varje rad med en fördelning mellan Stöd och Kärn. Summan ska bli 100%. Spara. Fördelningen kan hämtas från budgetsiffrorna som lämnats av LU Byggnad/LU Service och/eller ska de justeras med aktuell andel för den verksamhet som ska bedrivas i lokalerna det aktuella budgetåret. Tänk på att meddela förändrad fördelning till LU Byggnad/LU Service så att det blir rätt i debiteringen i utfallet när året börjar. 3. Den summa som fördelats till Kärnverksamheten måste sedan fördelas mellan utbildning och forskning. Totalbeloppet framgår i kolumnen Kärnverksamhet. Lägg in fördelning i % till Utbildning och Forskning (och ev. Uppdragsutbildning). Spara. 4. När alla inmatningsfält för belopp, kontering och fördelning är sparad, klicka på knappen Uppdatera för att budgetrader för gemensamma lokalkostnader för kärnverksamheten ska fördelas. Läs vidare om fördelningar och pålägg på s.8.

6 6 Flikarna Inmatning lokaler underkonto och Inmatning lokaler konto Dessa flikar används när du ska budgetera lokalkostnaderna på en specifik aktivitet i kärnverksamheten. Ex. Bokade lokaler i TimeEdit, undervisningssal som ska budgeteras på specifik aktivitet, lokal som något projekt hyr på annan ort etc. Flikarna ska inte användas för lokalkostnader som till någon del är gemensamma för kärnverksamheten och ska schablonfördelas. Då ska istället fliken Inmatning lokaler gemensamma användas. Skillnaden mellan flikarna är att den ena används när det räcker med detaljnivån underkonto och den andra om det behövs mer detaljerat konto i budgeten. Tänk på att i största möjliga mån budgetera på rätt motpart, Externt eller Internt, så att rätt information sparas i LU:s totalbudget.

7 7 Fliken Inmatning lokaler underkonto : Kontoval När ska det användas? Vilken motpart ska användas? Vad blir resultatet? Hyra av hyra Oftast Extern, då det antingen gäller extern eller vidarförd av externa kostnader (9099 används i utfallet) Raden sparas på Konto Endast 9300 eller 9500 när det är lokalbokning (när konto används i utfallet) Övriga lokalkostnader av städ etc. Oftast 9500/9300 när man köper lokalservice fr LU Service, annars Extern Raden sparas på konto Fliken Inmatning lokaler konto : Kontoval När ska det användas? Vilken motpart ska användas? Vad blir resultatet? Konto 50* av extern hyra, (ej fördelad via LU Bygg) eller andra LU-Externa kostnader Extern Raden sparas på valt konto 50XXX Konto av hyra etc. till specifik aktivitet i vsh Oftast Extern, då det antingen är externt eller är vidarförd av externa kostnader (9099 används i utfallet) Raden sparas på valt konto Konto av bokade lokaler i TimeEdit vsh Alltid 9300 eller 9500 Raden sparas på valt konto Konto av städ etc. till specifik aktivitet i vsh Oftast 9500/9300 när man köper lokalservice fr LU Service, annars Extern Raden sparas på valt konto Konto 9* Används ej vid inmatning!

8 8 Fördelningar och pålägg Alla lokalkostnader som är budgeterade och fördelade till Stöd i fliken Inmatning lokaler gemensamma fördelas enligt den befintliga rutinen för Budget fördelning indirekta intäkter/kostnader. För lokalkostnader som är fördelade till Kärn i fliken Inmatning lokaler gemensamma, se sid 5 punkt 3, finns en ny fördelningsrutin. Precis som i fördelningsrutinen för stödverksamheten fördelas t.ex. belopp till utbildning mellan och inom verksamheterna utifrån budgeterad påläggsbas. All fördelning till utbildning och forskning, både Hyra och Övriga lokalkostnader, sparas på konto och avstämningsaktiviteten Alla pålägg inom utbildning och forskning sparas på konto på respektive aktivitet med budgeterad påläggsbas. Motbokning ligger på avstämningsaktiviteten Korrigera redan inmatade lokalkostnader Budgeterad lokalkostnad rättas alltid i den flik som användes vid inmatningen både om det är förändring av belopp, någon kodsträngsdel och/eller fördelningsprocent. Alla fördelningsrader från fliken Inmatning lokaler gemensamma syns visserligen i de två andra flikarna, men rättningar ska alltid göras vid källan, dvs. i fliken Inmatning lokaler gemensamma. Klicka på Uppdatera för att spara fördelningar. Rapport som visar budgeterade lokalkostnadspålägg I rapporten Påläggsprocent lokalkostnader (309) visas vilken påslagsprocent för kärnverksamhetens direkta lokalkostnader som EOS räknat fram samt underlaget för beräkningen. Underlaget visar budgeterade lokalkostnader för kärnverksamheten uppdelat på utbildning, uppdragsutbildning och forskning samt budgeterad påläggsbas för dessa. Det är förhållandet mellan kostnaderna och basen som ger påläggsprocenten.