Användning av OH-verktyget vid Göteborgs universitet

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET HANDLEDNING Ekonomiavdelningen Användning av OH-verktyget vid Göteborgs universitet OH-verktyget vid Göteborgs universitet är ett web-baserat verktyg för beräkning av pålägg för indirekta kostnader, lokalkostnader och IT-kostnader. Påläggen används i ekonomisystemet för bokföring av indirekta kostnader, lokalkostnader och IT-kostnader på kärnverksamhetens kostnadsbärare. Verktygets funktionalitet och användargränssnitt år uppdelad på tre olika nivåer: universitetsnivå, fakultetsnivå och institutionsnivå. Gemensamma regler för handhavandet Belopp Alla belopp ska vara i tusental kr. Spara. När man registrerat siffror och vill lämna en åtgärdssida, ska uppgifterna sparas genom att klicka på knappen Spara. Återställ formulär Innehållet i de skrivbara fälten återställs till de värden som var när sidan laddades ner till webbläsaren i datorn. Redigering När man är färdig med redigeringen (inmatningen) av siffror i en åtgärdssida, tryck på Klar. Detta hindrar inte att siffrorna senare kan ändras. Logga ut När OH-verktyget lämnas ska detta ske genom Logga ut. 1. Universitetsnivån Inloggning Web-adress: Användarnamn: GU Lösenord: endast känt av behörig Nytt år Då övergång till registrering av nytt budgetår ska initieras, väljes nytt år. Föregående år läggs då i ett arkiv. Det går inte att ångra denna åtgärd. Universitet Redigera universitetsgemensamma kostnader, fördelningsbas och överföringsfaktorer (för 4- rörsinstitutioner) De universitetsgemensamma kostnaderna kan fördelas mellan utbildning och forskning med två metoder, antingen genom 1. med fördelningsbas eller genom 2. annan fördelning, som utförts vid sidan om OH-verktyget. Överföringsfaktorer för 4-rörsinstitutioner.

2 Vissa universitetsgemensamma kostnader berör inte uppdragsutbildning och uppdragsforskning. Omfattningen av dessa i procent bestäms inför varje budgetår och anges i budgetförutsättningarna. Då särskilda pålägg för uppdragsverksamhet beräknas på institutionsnivån ska fördelningen av de universitetsgemensamma kostnaderna förskjutas så att anslag/bidragsverksamheten ska belastas mer än uppdragsverksamheten, i den omfattning som procentsatsen anger. Det som utgör beräkningsgrund är den fördelningsbas med uppdelning på anslag/bidrags- och uppdragsverksamhet som angetts för dessa institutioner. Fyll i fördelningsbasen. Fördelningsbasen utgörs av utfallet för direkta löne- och driftkostnader (exkl. interna kostnader) i kärnverksamheten för hela GU senaste avslutade räkenskapsår, uppdelat mellan utbildning och forskning. Särskild rapport finns i AGRESSO Ekonomi/ Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell som visar detta. OH-verktyget åstadkommer en fördelning mellan utbildning och forskning av de belopp som finns under Ofördelat i 1. med fördelningsbas genom att använda fördelningsbasens relation mellan utbildning och forskning. Efter fördelning Här presenteras: - fördelningen av de universitetsgemensamma kostnaderna uppdelat på utbildning och forskning, fördelat genom fördelningsbasen eller genom annan fördelning. - fördelningen av de universitetsgemensamma kostnaderna per fakultet. Inmatningsstatus Status för inmatning av uppgifter visas här för fakultetsuppgifter (från universitetsnivå och fakultetsnivå) och för institutionsuppgifter (från fakultetsnivån och institutionsnivån) genom Klar eller Ej klar. Översikt Visar de totala indirekta kostnaderna, uppdelat per funktion och på de tre nivåerna. Resultat pålägg Välj fakultet för att visa institutionernas pålägg för indirekta kostnader och lokalkostnader. Fakultet Redigera fördelning bibliotekskostnader, annan fördelning samt fördelningsbas Välj fakultet. Ange fördelning av bibliotekskostnader och annan fördelning av universitetsgemensamma kostnader för respektive fakultet när dessa fördelningar har skett genom annan fördelning. Tills vidare fördelas den totala kostnaden per fakultet (utan uppdelning mellan utbildning och forskning) genom en särskild metod som bestämdes Fördelning mellan utbildning och forskning av respektive fakultets kostnad sker vid sidan om genom att varje funktion fördelas var för sig per fakultet och separat för utbildning och forskning. Varje fakultetss andel inom utbildning respektive forskning utgör fördelningsnyckel. Ange fakultetens fördelningsbas. Fördelningsbas är fakultetens utfall av direkta löne- och driftkostnader inom kärnverksamheten (exkl. interna kostnader) uppdelat mellan utbildning och forskning senaste avslutade räkenskapsår. Särskild rapport finns i AGRESSO Ekonomi/ Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell som visar detta. Ny användare Användare är personer på fakultetskanslierna som ska ha behörighet till verktyget. Fyll i personnamn, önskat lösenord och markera fakultet. Redigera användare Ändra uppgifter om användare Ta bort användare Välj användare och klicka på Ta bort.

3 Ny fakultet Ange fakultetens namn. Ange fakultetens metod för fördelning till institutioner av universitetsgemensamma kostnader: Med fördelningsbas eller Annan fördelning. Redigera fakultet Välj fakultet och ändra önskade uppgifter. Ta bort fakultet Välj fakultet och avregistrera denna genom att trycka på Ta bort. 2. Fakultetsnivån Inloggning Web-adress: Användarnamn: GU Lösenord: 20fakultet08 Namn: Markera ditt namn i rullisten Lösenord: Ange ditt lösenord. Läggs upp på universitetsnivån. Fakultet Redigera fakultetsgemensamma kostnader De fakultetsgemensamma kostnaderna kan antingen anges i tabellen enligt 1. med fördelningsbas eller 2. annan fördelning. Används alternativ 1. med fördelningsbas gör OH-verktyget en fördelning av belopp under Ofördelat efter relationen mellan utbildning och forskning enligt en fördelningsbas. Fördelningsbasen är fakultetens utfall av direkta löne- och driftkostnader (exkl. interna kostnader) inom kärnverksamheten, uppdelat på utbildning och forskning, senast avslutade räkenskapsår. Fördelningsbasen har redigerats av universitetsnivån. Det är även möjligt att kombinera de båda alternativen. I nästa steg fördelas varje funktion för sig och separat för utbildning och forskning per institution, efter varje institutions fördelningsbas (dvs. varje institutions relativa andel inom utbildning respektive forskning). Överföringsfaktorer för 4-rörsinstitutioner. Av de fakultetsgemensamma kostnaderna kan vissa fastställas att inte beröra uppdragsverksamheten vid institutionerna. Varje fakultet kan då beräkna hur stor andel i procent just dessa kostnader utgör av de fakultetsgemensamma kostnaderna inom utbildning respektive forskning. Då särskilda pålägg för uppdragsverksamhet beräknas på institutionsnivån ska fördelningen av de fakultetsgemensamma kostnaderna förskjutas så att anslag/bidragsverksamheten ska belastas mer än uppdragsverksamheten, i den omfattning som procentsatsen anger. Det som utgör beräkningsgrund är den fördelningsbas med uppdelning på anslag/bidrags- och uppdragsverksamhet som angetts för dessa institutioner. Efter fördelning Här presenteras: - de universitetsgemensamma kostnader som fakulteten har, uppdelad per funktion och på utbildning och forskning - de fakultetsgemensamma kostnaderna - fakultetens fördelningsbas för indirekta kostnader - varje institutions universitets- och fakultetsgemensamma kostnader Inmatningsstatus

4 Status för inmatning av uppgifter för fakulteten och institutionerna visas för indirekta kostnader och lokalkostnader. Visar om det är fakulteten eller institutionen som är klar eller inte klar med sin inmatning. Översikt Visar fakultetens totala fakultets- och institutionsgemensamma kostnaderna per funktion. Resultat pålägg För varje institution visas påläggen för indirekta kostnader, lokalkostnader och IT-kostnader Institution Redigera annan fördelning och fördelningsbas I de fall där universitets- och fakultetsgemensamma kostnader inte fördelas genom en fördelningsbas utan som annan fördelning ska uppgifterna anges här för varje institution. Vilket alternativ för fördelning som valts för de universitetsgemensamma kostnader ska meddelas universitetsanvändaren för redigering. För de institutioner som ska beräkna särskilda pålägg för uppdrags- respektive uppdragsforskning måste detta först anges under Redigera institution. Fördelningsbasen ska i dessa fall delas upp mellan anslag/bidrag och uppdrag enligt utfallet i nämnda rapport. De universitetsgemensamma kostnaderna kommer att belasta anslag/bidrag med en förskjutning av kostnader motsvarande den procentsats som centralt bestämts. På samma sätt om även fakulteten gör en reducering av sina fakultetsgemensamma kostnader för uppdragsverksamhet, kommer även för dessa en förskjutning av kostnader att ske till anslag/bidrag motsvarande den procentsats man angett. Den interna uppdelningen mellan anslag/bidrag och uppdrag i fördelningsbasen bör justeras (i samråd med institutionen) om kostnadsfördelningen under det kommande budgetåret kommer att avvika på ett betydande sätt från fördelningsbasåret. Det ideala är om kostnadsfördelningen är densamma i fördelningsbasen som i budgeten. Justering får bara ske inom utbildning respektive forskning och inte dem emellan. Förskjutningen av de gemensamma kostnaderna kommer att ske utöver en justering av kostnadsfördelningen. Redigera lokalkostnader och IT-uppgifter För varje institution anges de lokalkostnader och IT-infrastrukturkostnader som fakulteten bestämt samt institutionens fördelningsbas. Fördelningsbasen utgörs av direkta lönekostnader i kärnverksamheten senast avslutade räkenskapsår, uppdelat på utbildning och forskning (se rapport i AGRESSO Ekonomi/ Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell). Ny användare Personer som ska ha behörighet till OH-verktyget registreras. Redigera användare Här ändras uppgifter om användarna. Ta bort användare Markera användare och tryck därefter på Ta bort. Ny institution Nya institutioner registreras här. Redigera institution Här anges institutionens namn och ansvarsställe. Om särskilda pålägg för uppdragsutbildning och uppdragsforskning ska beräknas vid institutionen, markera Ja i rullisten Ta bort institution Markera institution och tryck på Ta bort.

5 3. Institutionsnivån Inloggning Web-adress: Användarnamn: GU Lösenord: 20institution08 Namn: Markera ditt namn i rullisten Lösenord: Ange ditt lösenord. Läggs upp av fakulteten. Institution Redigera institutionsgemensamma kostnader och budgeterade kostnader De institutionsgemensamma kostnaderna ska fördelas mellan utbildning och forskning. Det kan antingen ske genom 1. med fördelningsbas eller 2. annan fördelning. Används 1. med fördelningsbas gör OH-verktyget en fördelning av belopp under Ofördelat mellan utbildning och forskning efter institutionens fördelningsbas. Fördelningsbasen utgörs av utfallet av direkta löne- och driftkostnader (exkl. interna kostnader) i kärnverksamheten, uppdelat på utbildning och forskning, senast avslutade räkenskapsår. Fördelningsbasen har redigerats av fakultetsnivån. Har all fördelning av de institutionsgemensamma kostnaderna skett utanför OH-verktyget ifylls beloppen i 2. annan fördelning. Budgeterade direkta löne- och driftkostnader för det aktuella budgetåret ifylls. Dessa belopp utgör nämnaren i divisionen för påläggsberäkningen av de indirekta kostnaderna. En institution som beräknar särskilda pålägg för sin uppdragsutbildning och/eller uppdragsforskning behöver få sina institutionsgemensamma kostnader uppdelade mellan anslag/bidrag och uppdrag. Anges kostnaderna i 1. med fördelningsbas får man denna uppdelning mer eller mindre automatiskt efter den fördelningsbas som fakulteten redigerat, beroende på hur mycket man lagt in under Ofördelat eller Gemensam. Belopp i 2. annan fördelning får tas fram vid sidan av OH-verktyget. Överföringsfaktor. Av de institutionsgemensamma kostnaderna kan vissa fastställas att inte beröra uppdragsutbildning eller uppdragsforskning vid institutionen. Institutionen kan då beräkna hur stor andel i procent just dessa kostnader utgör av de institutionsgemensamma kostnaderna inom utbildning respektive forskning. Då särskilda pålägg för uppdragsverksamhet beräknas vid en institution ska fördelningen av de institutionsgemensamma kostnaderna förskjutas så att anslag/bidragsverksamheten ska belastas mer än uppdragsverksamheten, i den omfattning som procentsatsen anger. Det som utgör beräkningsgrund är den fördelningsbas med uppdelning på anslag/ bidrag och uppdragsverksamhet som angetts för varje institution. För de universitetsgemensamma kostnaderna sker en fastställd förskjutning av dessa kostnader till anslag/bidragsverksamheten medan varje fakultet avgör om deras fakultetsgemensamma kostnader också hanteras på samma sätt. Redigera lokal- och IT-uppgifter Institutionens lokalkostnader visas. Beloppet har redigerats av fakultetsnivån. Lokalkostnaderna ska fördelas mellan direkta lokalkostnader och indirekta lokalkostnader. De indirekta lokalkostnaderna ska ingå i budgeten för stödverksamheten. Fördelning indirekta lokalkostnader används inte i beräkningen av lokalpåläggen utan finns med för att institutionens totala lokalkostnaders fördelning på direkta och indirekta lokalkostnader ska visas. De direkta lokalkostnaderna ska fördelas mellan utbildning och forskning för att pålägg för utbildning och forskning ska kunna beräknas.

6 Då lokalkostnader finns som är ofördelade kan fördelning ske genom 1. med fördelningsbas. OH-verktyget fördelar då lokalkostnader under Ofördelat efter fördelningsbasens relation mellan utbildning och forskning. Fördelningsbasen utgörs av direkta lönekostnader i kärnverksamheten senaste avslutade räkenskapsår. Fördelningsbasen har redigerats av fakultetsnivån. Har all fördelning av lokalkostnader mellan utbildning och forskning skett vid sidan om OHverktyget ska tabell 2. annan fördelning ifyllas. Institutionens IT-infrastrukturkostnader visas. Beloppet har redigerats av fakultetsnivån. IT-kostnaderna ska fördelas mellan direkta IT-kostnader och indirekta IT-kostnader. De indirekta IT-kostnaderna ska ingå i stödverksamhetens budget. Fördelning indirekta IT-kostnader används inte i beräkningen av IT-påläggen utan finns med för att institutionens totala ITkostnaders fördelning på direkta och indirekta IT-kostnader ska visas. De direkta IT-kostnaderna ska fördelas mellan utbildning och forskning. Då IT-kostnader finns som är ofördelade kan fördelning ske genom 1. med fördelnngsbas. OH-verktyget fördelar då ITkostnader under Ofördelat i enlighet med fördelningsbasens relation mellan utbildning och forskning. Redigera budgeterade direkta lönekostnader. De budgeterade lönekostnaderna för utbildning och forskning ifylls. Dessa belopp utgör nämnaren vid divisionen för påläggsberäkningen för både lokalkostnader och IT-kostnader. Efter fördelning Här presenteras: - de universitetsgemensamma kostnader institutionen har per funktion och uppdelad på utbildning och forskning - de fakultetsgemensamma kostnader institutionen har per funktion och uppdelad på utbildning och forskning - fördelningen av de institutionsgemensamma kostnaderna enligt fördelningsbas eller annan fördelning - institutionens fördelningsbas för indirekta kostnader - de direkta lokalkostnaderna fördelade efter fördelningsbas eller efter annan fördelning - de direkta IT-kostnaderna fördelade efter fördelningsbas eller efter annan fördelning - institutionens fördelningsbas för direkta lokal- och IT-kostnader Resultat pålägg Här presenteras påläggen för indirekta kostnader och lokal- och IT-kostnader.