Områdesnämnden för humanvetenskap

Transkript

1 1 (5) BESLUT Dnr SU FV Områdesnämnden för humanvetenskap Fredrik Oldsjö Områdeskanslichef Riktlinjer för hantering av indirekta kostnader i samband med anlitande av lärare anställda vid andra institutioner inom det Humanvetenskapliga området Bakgrund Enligt Humanvetenskapliga områdets strategier ska området verka för att eliminera administrativa hinder för lärarutbyten över institutions- och fakultetsgränser. Bakgrunden till denna åtgärd är återkommande synpunkter från institutioner om att det är administrativt krångligt och ofta dyrare att anlita lärare vid andra institutioner inom universitetet än externa lärare utanför universitetet. Detta skapar onödigt höga kostnader för institutioner som ger utbildning som involverar lärare vid andra institutioner och riskerar att dels motverka satsningar på ämnesöverskridande och fakultetsöverskridande utbildningar, dels missgynna ambitionen att anlita bästa möjliga lärarkompetens för en viss utbildning. Områdesnämnden vill med dessa riktlinjer förtydliga de alternativ som finns vid anlitande av lärare vid andra institutioner inom området och skapa ett system för hantering av indirekta kostnader som är förutsägbart och ekonomiskt rimligt för alla parter. Ersättning genom kontering eller internfakturering Det enklaste sättet att hantera ersättning av lärare mellan institutioner är genom kontering. Det innebär att en lärare för en viss period och till en viss omfattning (% av heltid) inom sin anställning vid heminstitutionen tjänstgör vid en annan mottagande institution. Konteringen avser ren lönekostnad och är inte föremål för ersättning av indirekta kostnader, eftersom heminstitutionens lönekostnad minskar och mottagande institutions lönekostnad ökar och därmed basen för de indirekta kostnaderna flyttar mellan institutionerna i motsvarande grad. Kontering används för längre eller läraruppdrag av viss omfattning men normalt inte för enstaka undervisningstimmar. För kortare eller mindre omfattande läraruppdrag ersätts heminstitutionen istället genom att internfakturera mottagande institution. Ersättningen omfattar normalt både direkta kostnader Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: STOCKHOLM Universitetsvägen 10 A Södra huset, Frescati

2 2 (5) (främst lönekostnad) och indirekta kostnader i enlighet med SUHF:s principer för fullkostnadstäckning. De indirekta kostnaderna baseras på personalkostnaderna och består av dels central OH för förvaltning, universitetsbibliotek och övriga gemensamma kostnader, dels OH för områdes- och fakultetsnivån, dels institutionens eget OH-påslag för sina institutionsgemensamma kostnader. Den senare OH:n för utbildning på grundnivå och avancerad nivå (UGA) varierar mycket mellan olika institutioner inom området. Problemet som uppstår med internfakturering är att hela personalkostnaden för läraren som anlitas stannar på heminstitutionen, vilket innebär att alla indirekta kostnader i redovisningsteknisk mening stannar på heminstitutionen. Om heminstitutionen vill ha full kostnadstäckning med hänvisning till SUHF-modellen, kan det innebära att institutionen internfakturerar mottagande institution alla indirekta kostnader som är förenade med den sålda lärartiden alldeles oavsett om dessa kostnader i praktiken kan hänföras till lärarens faktiska arbetsuppgifter vid mottagande institution. Detta medför att det blir väldigt dyrt för mottagande institution att anlita lärare från en annan institution, i jämförelse med att som timlärare anlita lärare utanför universitetet. SUHF-modellen Sveriges universitets- och högskoleförbund, SUHF, införde 2007 en modell för redovisning av indirekta kostnader vid universitet och högskolor som innebär att alla intäkter och alla kostnader fördelas ner i organisationen till kostnadsbärarna med direkta kostnader som fördelningsbas. SUHF-modellen har införts vid alla lärosäten i Sverige och ska leda till en mer rättvisande redovisning och kalkylering samt även bidra till bättre uppföljning av full kostnadstäckning vid högskolornas olika verksamheter. Modellen har tillkommit framför allt för att skapa enhetlighet vid budgetering och ekonomisk redovisning gentemot externa finansiärer av uppdrags- och bidragsfinansierad verksamhet vid lärosätena. 1 Modellen bygger bland annat på följande grundprinciper: högskolans verksamhet delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet och kärnverksamheten delas in i avgränsade verksamheter, vilka kallas kostnadsbärare stödverksamhetens kostnader (gemensamma kostnader) fördelas på kärnverksamhetens verksamhetsgrenar (utbildning och forskning) de gemensamma kostnaderna fördelas på kostnadsbärarna genom fullständig kostnadsfördelning 1 Se

3 3 (5) alla högskolor tillämpar kostnadsbas för fördelning på kostnadsbärare, där huvudbasen är direkta lönekostnader (alternativbas är direkta löne- och driftskostnader) samtliga intäkter och kostnader ska fördelas på kostnadsbärare, vilket möjliggör uppföljning av full kostnadstäckning. De ovan kursiverade avsnitten under punkterna syftar till att markera de principer som särskilt har motiverat heminstitutioner att begära full kostnadstäckning vid uthyrning av lärare. Universitetets tidigare riktlinjer från fastställde rektor Riktlinjer för köp och försäljning av lärartjänster vid Stockholms universitet (Dnr SU ). Riktlinjerna är utformade i enlighet med SUHF-modellen och innebär bland annat att mottagande institution ska ersätta heminstitutionen för både direkta och indirekta kostnader. De indirekta kostnaderna inkluderar såväl institutionens egen OH som institutionens kostnader för lärarens forskning och kompetensutveckling. Det framgår dock på s. 3 att Efter överenskommelse mellan de berörda prefekterna kan den del av påslaget som rör heminstitutionernas egna institutionsgemensamma kostnader exkluderas från fakturan. Riktlinjerna från 2009 är inaktuella i vissa avseenden, t ex vad avser fastställda timlönekostnader. En revidering av riktlinjerna påbörjades tidigare på Avdelningen för planering och ledningsstöd men har inte slutförts. Argumenten för områdesgemensamma riktlinjer När det gäller utbildning finns många olika möjligheter att definiera kostnadsbärare, beroende på förutsättningarna vid en enskild institution. Det är ofta svårare att definiera kostnadsbärare för utbildning än vad det är för externa forskningsprojekt. I handledningen till SUHFmodellen finns också visst utrymme för flexibilitet, givet att grundprinciperna i systemet efterföljs. I och med att kontering bör vara det främsta alternativet för ersättning mellan heminstitution och mottagande institution, bör internfakturering bara förekomma när en lärare anlitas i mycket liten omfattning i praktiken för enstaka timmar eller för ett mindre undervisningsuppdrag utsträckt över en längre tid. Det bör därmed vara fullt förenligt med fullkostnadsprincipen om de indirekta kostnaderna för sådana strötimmar på institutionsnivå kvittas mellan institutionerna, eftersom båda parter kan anses ha indirekta kostnader för läraren och heminstitutionen ändå har arbetsgivaransvaret för läraren ifråga och därmed kan anses ha ansvaret för fullkostnadstäckningen av läraren.

4 4 (5) Naturvetenskaplig fakultet fattade beslut om en överenskommelse som innebär att den fakultetsgenomsnittliga procentsatsen för indirekta kostnader ska användas vid köp av lärartjänster inom fakulteten. Institutionerna får därmed inte ersättning för sina institutionsgemensamma kostnader. Det finns flera skäl även för Humanvetenskapliga området att exkludera institutionens OH vid internfakturering av lärartjänster: Av de indirekta kostnader som heminstitutionen har för läraren i fråga hänförs en mycket liten del till lärarens arbete vid mottagande institution. Om läraren ska utföra mer omfattande arbete vid mottagande institution bör kontering användas för att reglera ersättningen mellan institutionerna. Huvuddelen av kostnaderna för att administrera lärarens arbete ligger i praktiken vid mottagande institution. Det är där undervisningen som läraren ska utföra administreras, planeras, genomförs och utvärderas. Ett ökat utbyte av lärarkompetens kan över tid förväntas komma alla institutioner till del i ungefär lika stor omfattning, vilket motiverar ett enkelt system för ersättning genom internfakturering mellan institutionerna. Mer omfattande utbyten av lärarkompetens bör regleras genom kontering. Ett rimligt förslag är därför att i likhet med den Naturvetenskapliga fakulteten exkludera institutionens påslag för indirekta kostnader vid internfakturering av lärartid mellan institutioner. Denna princip omfattar även lokalkostnaden för en anställd lärares arbetsplats. Det innebär att heminstitutionen endast ska fakturera för dels de centrala indirekta kostnaderna för förvaltning, universitetsbibliotek och övriga gemensamma kostnader 2, dels områdesnivåns kostnader 3, dels de indirekta kostnaderna för respektive fakultet. 4 Faktureringen ska baseras på lärarens faktiska lön och inte på en schablonlön. 2 För området uppgår dessa 2016 till totalt tkr för UGA. 3 För 2016 uppgår dessa till totalt 330 tkr för UGA. 4 För 2016 uppgår dessa totalt till tkr, varav Humfak tkr, Jurfak tkr och Samfak tkr.

5 5 (5) Sammanlagt innebär påslagen för dessa nivåer följande indirekta totalkostnader för 2016 på UGA per fakultet: Humfak 36,0 % Jurfak 40,9 % Samfak 34,8 % Riktlinjerna innebär att heminstitutionen endast får lägga innevarande års procentsats för fakulteten enligt ovan på lärarens faktiska lön vid fakturering till mottagande institution. Vid kontering aktualiseras inte frågan om påslag. Beslut För att främja samarbete och ökat internt utnyttjande av den breda lärarkompetens som finns inom området beslutar Områdesnämnden för humanvetenskap att följande riktlinjer ska gälla vid anlitande av lärare anställda på andra institutioner inom Humanvetenskapliga området: Kontering ska i första hand användas. Internfakturering ska användas endast när lärare anlitas i en så begränsad omfattning att kontering inte är praktiskt motiverat, till exempel vid enstaka timmar per lärare och termin. Vid internfakturering ska heminstitutionen enbart ersättas för lärarens faktiska lönekostnad för genomförd undervisning (arbetsinsatsens andel av lön + lkp) samt innevarande års indirekta kostnader på central nivå, områdesnivå och fakultetsnivå. Heminstitutionen ska därmed inte fakturera mottagande institution för institutionens egna indirekta kostnader eller för kostnader exempelvis för lärarens arbetsrum eller lärarens forskning och kompetensutveckling. Riktlinjerna gäller för nya överenskommelser som ingås mellan institutioner inom området från och med