Rutiner för ekonomisk uppföljning vid Stockholms universitet

Transkript

1 1 (15) Beslut Dnr SU FV Handläggare: Serhat Ok Controller Planeringsavdelningen Rutiner för ekonomisk uppföljning vid Stockholms universitet Detta beslut ersätter tidigare beslut fattat av rektor om Rutiner för ekonomisk uppföljning vid Stockholms universitet. Med anledning av Ernst & Youngs granskning av universitetets budget-, prognos- och uppföljningsprocess (revisionsrapport ) har rektor uppdragit åt förvaltningschefen att utarbeta rutiner för ekonomisk uppföljning inom universitetet utifrån den åtgärdsplan som redovisades för universitetsstyrelsen (dnr SU ). Rutinerna ska innehålla en övergripande struktur för uppföljningen samt sätta gemensamma ramar för hur uppföljningen ska ske och till vem/vilket organ resultaten av uppföljningen ska kommuniceras. 1. Universitetets budget-, prognos och uppföljningsprocess Stockholms universitet har en ekonomimodell som är uppbyggd och anpassad efter den decentraliserade organisation som råder vid universitetet. Universitetet har ett knappt sjuttiotal institutioner/enheter som leds av prefekter (eller motsvarande) med ansvar för såväl verksamhet som ekonomi. Den grundläggande principen är att beslut och ansvar ska ligga så nära berörd verksamhet som möjligt. Den ekonomiska planeringen och budgetprocessen inom universitetet kan kortfattat beskrivas enligt följande. Verksamhetsplaneringen samt det centrala anslagsfördelningsbeslutet tillhör de universitetövergripande planeringsdokumenten som utgör ramen för den ekonomiska planeringen på övriga organisatoriska nivåer. I universitetsstyrelsens och rektors anslagsfördelningsbeslut fördelas anslagsmedel för att bedriva verksamhet. Anslagsfördelningsbesluten riktas till områdesnämnderna, som i sin tur ansvarar för att fördela anslagsmedlen vidare, via fakultetsnämnderna, till institutionerna, d.v.s. institutionerna tilldelas en ekonomisk ram innehållande anslagsmedel för utbildning på Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: Universitetsvägen 12 Telefax: Stockholm E-post:

2 2 (15) grundnivå och avancerad nivå (UGA) respektive för forskning och utbildning på forskarnivå (FUF). 2. Utgångspunkten för de gemensamma rutinerna vid universitetet Den ekonomiska uppföljningen är en del av universitetets verksamhetsuppföljning. Förutom de formella rapporteringskrav som ställs på myndigheten (t.ex. via regleringsbrevet) ska universitetets ekonomiska uppföljning bidra till en effektiv resursanvändning. Utgångspunkten för uppföljningsarbetet är att det ska karakteriseras av öppenhet och transparens. Det ska utföras systematiskt, ha en regelbunden frekvens och vara av hög kvalitet. Uppföljningsarbetet ska utföras i dialog med ekonomiansvariga (prefekter, avdelningschefer eller motsvarande) för att säkerhetsställa att adekvat och kvalitetssäkrad information används. Resultatet av uppföljningen ska därefter presenteras och redovisas i olika beslutande organ inom verksamheten, vilka i sin tur ska besluta om eventuella åtgärder. 2.1 Rutiner för ekonomisk uppföljning inom universitetet Den ekonomiska uppföljningen ska utgå från vad som ska rapporteras centralt (enligt nedanstående anvisningar) till Planeringsavdelningen, vilken i sin tur sammanställer, granskar och redovisar uppföljningen för universitetsledningen. Dock bör den rapporteringen som anges i anvisningarna betraktas som ett minimum vad gäller innehåll, genomförande och omfattning. Utifrån den decentraliserade organisation och modell som råder vid universitetet kan respektive område/fakultet själv bestämma över hur frekvent, hur omfattande och på vilket sätt som den ekonomiska uppföljningen ska ske och den kan därför med fördel göras både mer frekvent och mer omfattande än vad som ska rapporteras centralt. Generellt gäller det att uppföljningen ska göras i sådan omfattning att beslutsfattare känner sig trygga med kvaliteten i de underlag som inhämtats samt får god kännedom om hur de ekonomiska resurserna förbrukats i verksamheten. Uppföljningen är således nödvändigt för att effektiv ekonomisk styrning ska kunna bedrivas inom universitetet. Den ekonomiska uppföljningen som hanteras centralt utgår från information som rapporterats i universitetets budget- och uppföljningssystem Mercur 1. Utgångspunkten är hur respektive område, fakultet och institution samt hur universitetsförvaltningen m.fl. 2 har presterat och utvecklats i första hand i förhållande till budget men också i förhållande till tidigare års resultat. För att uppföljningen ska vara värdefull och av hög kvalitet behöver redogörelsen omfattas av ett antal punkter, vilka redovisas i nedan anvisningar. 1 Enligt förvaltningschefsbeslut daterat (dnr SU ) ska fullständig budget över institutionernas samtliga kostnader och intäkter årligen läggas in i budgetverktyget Mercur. 2 Gäller samtliga förvaltningsavdelningar, Stockholms Universitetsbibliotek (SUB) samt övriga och gemensamma redovisningsenheter.

3 3 (15) Områdeskanslierna ansvarar för att den ekonomiska uppföljningen genomförs och dokumenteras inom respektive område. I dialogen med ekonomiansvariga (prefekter eller motsvarande) ska kanslierna vid behov bidra med ekonomisk rådgivning till beslutsfattare inom de olika resultatenheterna. Det kan t.ex. vara ekonomisk rådgivning som berör budgetering och/eller upprättande av ekonomisk prognos. Resultatet av uppföljningen ska därefter i lämplig form och omfattning presenteras och redovisas för områdesnämnderna. Vidare ska den ekonomiska uppföljning som rör universitetsförvaltningen m.fl. följa nedan redovisade anvisningar i dess tillämpliga delar. 3. Anvisningar för central rapportering 3.1 Frekvens Den ekonomiska uppföljningen ska rapporteras två gånger per kalenderår, i anslutning till halvårsbokslutet och till helårsbokslutet. Vad gäller uppföljningen vid halvårsbokslutet ska redogörelsen vara Planeringsavdelningen tillhanda senast den 20 september. Vad gäller uppföljningen vid helårsbokslutet ska redogörelsen vara Planeringsavdelningen tillhanda senast den 20 mars. 3.2 Underlag och redogörelse Planeringsavdelningen tillhandahåller underlag (enligt excelmallen i bilagan) till respektive område (HS och N) vilket utgör delunderlag till vad som ska kommenteras och därefter kommuniceras vidare till Planeringsavdelningen. 3 Vid uppföljningen som görs vid halvårsbokslutet ska en prognos för respektive områdes helårsresultat, uppdelat på respektive post i resultaträkningen, anges i bifogad excelmall. Avviker prognosen för helårsresultatet mer än 10 % mot budgeterat resultat ska detta kommenteras i en kompletterad redogörelse. Om resultatet vid helårsbokslutet avviker mer än 10 % i förhållande till tidigare erhållna helårsprognos ska såväl område som fakultet kommentera och motivera orsakerna till det. 3 Underlaget är data från universitetets budget- och uppföljningssystem Mercur rapport EKUPA.

4 4 (15) Innehåll Allmänt Redogör: för periodens 4 resultat och dess utveckling jämfört med budgeterat resultat, både med avseende på område och på fakultet. Motivera och ange eventuella orsaker till väsentliga avvikelser (10 % eller mer) mellan budget och resultat i resultaträkningens poster. Redogör dessutom för hur resultatet förhåller sig till föregående periods resultat och kommentera utvecklingen mellan jämförelseåren. hur resultatet fördelar sig på nämnd respektive institutionsnivå (alla institutioner aggregerade), både med avseende på område och på fakultet. för en eventuell under- respektive överprestation och hur mycket det har påverkat områdets respektive fakultetens resultat. 5 hur resultatet fördelar sig på UGA och FUF, både med avseende på område och fakultet. 6 hur mycket respektive område och fakultet har i ackumulerat myndighetskapital vid periodens slut jämfört med motsvarande period föregående år. hur stora de ej förbrukade bidragen är och hur de utvecklats i förhållande till jämförelseperioden, både med avseende på område och på fakultet. Nyckeltal Redovisa: kvoten peridens resultat relativt periodens intäkter, både på områdes- och på fakultetsnivå. andelen personal-, lokal- respektive driftskostnader i förhållande till områdets/fakultetens totala kostnader, samt kommentera hur dessa kvoter har utvecklat sig i förhållande till jämförelseperioden. andelen ackumulerat myndighetskapital för perioden i relation till respektive områdes/fakultets intäkter, samt hur denna kvot har utvecklats i relation till jämförelseperioden. hur kvoten ej förbrukade bidrag förehåller sig till områdets/fakultetens bidragsintäkter samt hur den har utvecklats i förhållande till jämförelseperioden. 4 Perioden avser jämförelse mellan helår/helår eller halvår/halvår. 5 Behöver endast redovisas vid helårsuppföljningen. 6 Behöver endast redovisas vid helårsuppföljningen.

5 5 (15) Institutionsfakta Redovisa: antalet institutioner per område och fakultet som visar ett underskott under den aktuella perioden. antalet institutioner per område och fakultet som visar ett överskott under den aktuella perioden. antalet institutioner som har ett negativ sparat myndighetskapital under den aktuella perioden, både med avseende på område och på fakultet. antalet institutioner som har ett positivt sparat myndighetskapital under den aktuella perioden, både med avseende på område och på fakultet. antalet institutioner som har ett sparat myndighetskapital som överstiger 10 procent av respektive institutions intäkter (under den aktuella perioden), både med avseende på område och på fakultet. antalet institutioner som har ett sparat myndighetskapital som överstiger -10 procent av respektive institutions intäkter (under den aktuella perioden), både med avseende på område och på fakultet. Lista: de institutioner som har högst andel sparat myndighetskapital samt hur det sparade kapitalet har utvecklats för dessa under de två senaste perioderna. (Redovisa tre institutioner per fakultet samt område.) Redogör dessutom också för orsaker samt eventuellt vidtagna åtgärder för senaste årets utveckling. de institutioner vars sparade myndighetskapital har ökat mest under perioden och ange orsakerna till varför det sparade kapitalet (i förhållande föregående period) utvecklats på det viset samt eventuella åtgärder. (Redovisa tre institutioner per fakultet samt område.) de institutioner som har lägst andel sparat myndighetskapital samt hur det sparade kapitalet har utvecklats för dessa under de två senaste perioderna. (Redovisa tre institutioner per fakultet samt område.) Redogör dessutom för orsaker samt eventuellt vidtagna åtgärder för senaste årets utveckling. de institutioner som har högst andel sparat myndighetskapital relativt dess intäkter under den aktuella perioden. (Redovisa tre institutioner per fakultet samt område.) Redogör dessutom för orsaker samt eventuellt vidtagna åtgärder för senaste årets utveckling.

6 6 (15) de institutioner som har lägst andel sparat myndighetskapital relativt dess intäkter under den aktuella perioden. (Redovisa tre institutioner per fakultet samt område.) Redogör dessutom för orsaker samt eventuellt vidtagna åtgärder för senaste årets utveckling. 3.3 Rapportering Den ekonomiska uppföljningen ska dokumenteras och redogöras utifrån bifogad excelmall och ska vara kompletterad med en detaljerad redovisning utifrån ovanstående rapporteringskrav. 7 Dessutom ska den innehålla information om eventuellt ytterligare åtgärder/aktiviteter som är intressanta att belysa och som universitetsledningen behöver veta. 4. Tillämpning av universitetets gemensamma rutiner för ekonomisk uppföljning Tillämpning av dessa rutiner kommer regelbundet att följas upp och utvärderas av Planeringsavdelningen för att därefter vid behov revideras. 7 I bilagan finns exempel på hur redogörelsen kan redovisas.

7 7 (15) Bilaga Uppföljningsmall i Excel, halvår

8 Uppföljningsmall i Excel, helår 8 (15)

9 9 (15) Exempel på redogörelse i Word-dokument. Ett inledande stycke som sammanfattar området/fakultetens verksamhet med avseende på ekonomin. Redovisning av de punkter som finns under rubriken Allmänt. Komplettera och kommentera redovisningen med text som lyfter fram eller understryker ev. trender eller orsaker till redovisad utveckling. Redovisning av de punkter som finns under rubriken Nyckeltal. Redovisning av de punkter som finns under rubriken Institutionsfakta. Utgå från nedan tabellutformning. Redovisa antalet institutioner som visar ett underskott under den aktuella perioden. Gäller redovisning av området. Område/fakultet Fakultet 3 Kommentera ev. trend/utveckling under tabellen. Redovisa antalet institutioner som visar ett överskott under den aktuella perioden. Gäller redovisning av området. Område/fakultet

10 10 (15) Fakultet 3 Kommentera trend/utveckling under tabellen. Redovisa antalet institutioner med negativt sparat myndighetskapital. Område Fakultet 3 Kommentera trend/utveckling under tabellen. Redovisa antalet institutioner med positivt sparat myndighetskapital. Område Fakultet 3 Kommentera trend/utveckling under tabellen. Redovisa antalet institutioner med ett sparat myndighetskapital som överstiger 10% av intäkterna. Område/fakultet

11 11 (15) Fakultet 3 Kommentera trend/utveckling under tabellen. Redovisa antalet institutioner med sparat myndighetskapital som överstiger -10% av intäkterna. Område Fakultet 3 1 Kommentera trend/utveckling under tabellen. Lista de institutioner med högst andel sparat myndighetskapital, dess utveckling under de senaste två åren samt ev. vidtagna åtgärder. Fördelning, mnkr Område

12 12 (15) o.s.v. - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 1. - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 2 - O.s.v. Lista de institutioner vars myndighetskapital har ökat mest, orsaker till utvecklingen samt ev åtgärder. Fördelning, mnkr Område Skillnad o.s.v.

13 13 (15) - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 1. - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 2 - O.s.v. Lista de institutioner med lägst andel sparat myndighetskapital, dess utveckling under de senaste två åren samt ev. vidtagna åtgärder. Fördelning, mnkr Område o.s.v. - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 1. - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 2 - O.s.v.

14 14 (15) Lista de institutioner som har högst andel sparat myndighetskapital relativt dess intäkter samt ev. vidtagna åtgärder. Fördelning Område Sparat kap. (mnkr) Intäkter (mnkr) Sparat kap/intäkter (%) o.s.v. - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 1. - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 2 - O.s.v. Lista de institutioner som har lägst andel sparat myndighetskapital relativt dess intäkter samt ev. vidtagna åtgärder. Fördelning Område Sparat kap. Intäkter (mnkr) Sparat kap/intäkter (%)

15 15 (15) (mnkr) o.s.v. - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 1. - Kommentar och ev. vidtagna orsaker 2 - O.s.v.