Internrevisionens årsrapport

Transkript

1 Internrevisionens årsrapport år 2009

2 Inledning Vårt mål är att internrevisionen ska vara en respekterad och oberoende resurs vars arbete präglas av objektivitet, integritet och opartiskhet. De granskningar som genomförs och baseras på en risk- och väsentlighetsanalys ska stödja verksamhetsansvarigas uppgift att förbättra och utveckla arbetet med styrning, ledning, uppföljning och resultatvärdering. Internrevisionen åtar sig även rådgivningsuppdrag från rektor och styrelsen om uppdraget kan bidra till att förbättra myndighetens process för intern styrning och kontroll. Råd och stöd lämnas också till övriga inom universitetet i den mån som förutsättningar finns. Internrevisionen kommunicerar löpande sitt granskningsarbete till rektor och styrelsen. Föreliggande rapport utgör endast en kortfattad sammanfattning av det gångna året. Stödjande och styrande dokument för revisionsuppdraget Vårt arbete styrs främst av internrevisionsförordningen samt arbetsordning och riktlinjer för revisionen som beslutats av universitetsstyrelsen. Vi kvalitetssäkrar löpande vårt revisionsarbete även i förhållande till ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Kvalitetsprogrammet har anpassats till lokala förutsättningar och förhållanden vid Umeå universitet. Intern styrning och kontroll Förordningen om intern styrning och kontroll ställer krav på att universitetet har ett systematiserat sätt att arbeta med styrning och kontroll av sin verksamhet. Grundsynen är att arbetet ska utgöra en integrerad del i alla verksamheter och ses som en ständigt fortgående process. Nyckelbegreppen riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation skall ses som ledningens verktyg att styra och följa upp sin verksamhet. Universitetsledningen har utarbetat en riskanalys och dokumenterat processen för intern styrning och kontroll. Från internrevisionens sida konstaterar vi med tillfredsställelse att universitetet uppfyller förordningens krav på en formaliserad och dokumenterad process för den interna kontrollen. Granskningar och aktiviteter under året Till grund för granskningsinsatserna under år 2009 ligger den riskanalys som styrelsen godkänt vid sammanträde i november

3 Flertalet av granskningarna sker genom studier av för uppdraget relevant dokumentation, enkäter eller djupintervjuer. Under året har följande granskningar genomförts. Uppföljning av granskningar 2009 Granskning Redovisning inför styrelsen Beslut i styrelsen Uppföljning Individuella studieoch finansieringsplaner för doktorander 15 april 2009 Överlämnar till rektor IR:s förslag till åtgärder. I synnerhet bör fakultetsnämndernas tillsynsansvar skärpas. Universitetsledningen återkommer med ett samlat åtgärdsförslag vid styrelsesammanträdet den 11 juni Styrelsen godkänner universitetsledningens förslag till åtgärder den 11 juni 2009 vilket bl a innebär att förslaget till åtgärder ska i huvudsak vara genomförda och slutrapporterade till rektor senast den 30 nov Åtgärder är vidtagna. Återstår arbete inom två av områdena. Rapport till rektor lämnas i februari Lokalutnyttjande och lokalplanering 11 juni 2009 Överlämnar till rektor IR:s förslag till åtgärder. Godkänner universitetsledningens förslag till åtgärder. 3

4 Granskning Redovisning inför styrelsen Beslut i styrelsen Uppföljning IT-organisationen 15 april 2009 Överlämnar till rektor IR:s förslag till åtgärder. Att rektor tar fram total kostnad för hela IT samt plan för att strukturera IT-verksamheten. Ska återkomma den 11 juni Styrelsen godkänner den 11 juni universitetsledningens förslag till åtgärder samt uppdrar till rektor att implementera förslagen samt att återkomma med total ITkostnad. Godkänner IT-strategin och uppdrar till rektor att implementera handlingsplanen vid sammanträde den 5 november. Decentraliserad utbildning 5 nov 2009 Överlämnar till rektor IR:s förslag till åtgärder. Uppdrar till rektor att återkomma med samlat åtgärdsförslag vid styrelsemöte den 17 dec Samlat åtgärdsförslag flyttat till styrelsesammanträde 16 februari Universitetets informationsarbete 17 dec 2009 Överlämnar till rektor IR:s förslag till åtgärder. Uppdrar till rektor att återkomma med ett samlat åtgärdsförslag vid styrelsesammanträdet den 16 februari

5 Uppföljning av granskningar från 2008 Granskning Redovisning inför styrelsen Beslut i styrelsen Uppföljning 2009 Uppföljning 2010 Upphandling 1 oktober 2008 Styrelsen godkänner universitetsledningens förslag till åtgärder med anledning av rapporten. Förslag till ny upphandlingspolicy är på remiss. Styrningen av arbetet bör förtydligas. Ingen återredovisning till styrelsen Ett första förslag till handbok för upphandling finns. Diskussion om införande av beställningssystem pågår. Kursvärderingar 20 november 2008 Godkänner universitetsledningens förslag till åtgärder för att förbättra processen för kursvärderingar. Ingen återredovisning till styrelsen Åtgärder påbörjade genom delprojektet att utveckla ett universitetsgemensamt system för kursvärderingar. Delbeslut om universitetsgemensamma kursvärderings frågor. Arbetet med processerna fortgår. Uppdragsutbildning 20 november 2008 Godkänner universitetsledningens förslag till åtgärder. Ingen återredovisning till styrelsen. Åtgärder pågår och planeras. Uppföljning genomförd av uppdragsutbildning endast i årsredovisningen. 5

6 Bisysslor 18 december 2008 Godkänner universitetsledningens förslag till åtgärder. Åtgärder pågår. Ingen återredovisning till styrelsen. Våra uppföljningar avseende granskningar år 2008 finns utförligare presenterade i promemorior som överlämnats till planeringschefen. Intern kontroll 2009 Internrevisionen arbetar löpande med granskning av den interna kontrollen dels via besök på institutioner och enheter, dels genom datoriserade stickprovskontroller. Vi har bland annat granskat efterlevnaden av ekonomiadministrativa regler såsom representation, inköp, telefoni, skatteregler med mera. Avsteg sker från regelverket främst beträffande inköpsprocessen. Vi har också granskat protokollen från fakultetsnämnderna, USE:s styrelse, utskott och kommittéer. Resultatet av granskningarna visar överlag en god ordning i dokumentation av beslut. Råd och anvisningar för att ytterligare förbättra kvaliteten i protokollen har lämnats. Iakttagelserna har kommunicerats med ansvariga handläggare. Övrigt Andra aktiviteter under året har varit bland annat löpande samråd med riksrevisionen och ekonomistyrningsverket. Riksrevisionen har också stickprovsmässigt granskat akter och rapporter inom internrevisionen utan några egentliga påpekanden. Löpande samråd sker med ekonomiadministrativa enheten och planeringsenheten. Regelbunden kommunikation och dialog sker också med universitetets ledning. Kunskapsinhämtning och kompetensutveckling har skett genom deltagande i nätverkträffar, seminarier, kurser och konferenser. Internrevisionen arrangerade i augusti 2009 en konferens för nätverket för internrevisorer inom universitet och högskolor i Norden för ett 25-tal deltagare. Rektor, förvaltningschef samt universitetsjurist var några av talarna vid konferensen som i huvudsak var förlagd till campus. 6

7 Internrevisionens resurser Internrevisionsförordningen anger att internrevisionen ska ledas av en chef som ska vara anställd i myndigheten. är internrevisionschef. är internrevisor på 100 %. Internrevisionens budget och utfall framgår av nedanstående sammanställning: Budget 2009 Resultat 2009 Resultat 2008 Ingående kapital + 39 Personalkostnader Lokalkostnader Öv driftkostnader Summa kostnader Gem avsättningar Lokaler Försäljn tjänster Summa intäkter Årets resultat Utgående kapital Orsaken till underskottet mot budget är att omfattningen av tjänster avseende EUrevision inom institutionerna ej uppgått till den budgeterade intäkten. Från och med 1 Kostnader föranledda av nätverksmöte i Umeå för internrevisorer vid Nordens högskolor och universitet 2 Ökade intäkter i förhållande till 2008 p g a debitering av självkostnad för deltagande i nätverksträffen. 7

8 2010 kommer internrevisionen dock, enligt rektorsbeslut, att vara helt anslagsfinansierad och försäljning av revisionstjänster därmed att upphöra. 8